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10 strategie per incoraggiare l'uso di Workplace

10 strategie per incoraggiare l'uso di Workplace

Suggerimenti e tattiche utili per convincere più persone nella tua organizzazione a utilizzare Workplace.


Quando si inserisce un nuovo strumento nella propria azienda, la parte più difficile è convincere tutti a usarlo. Questo è dovuto al fatto che cambiare le abitudini lavorative delle persone non è facile, ma i cambiamenti tendono a ripagare con grandi risultati. Un maggior utilizzo di Workplace e un maggior coinvolgimento può comportare un migliore accesso alle informazioni e una conoscenza più approfondita, una copertura maggiore delle tue comunicazioni interne e più opportunità di sviluppare relazioni tra team e sedi.
Se hai notato che nella tua organizzazione Workplace viene usato poco, siamo qui per aiutarti. Questa guida presenta 10 strategie chiave per coinvolgere più persone e fare in modo che usino Workplace attivamente.
1. Aggiungi Workplace alla tua procedura di inserimento
1. Aggiungi Workplace alla tua procedura di inserimento
Inserisci Workplace nella procedura di inserimento della tua organizzazione seguendo questi passaggi:
  • Condividi le istruzioni per l'attivazione del profilo con i nuovi dipendenti fin dal primo giorno. Per l'attivazione del profilo tramite le istruzioni con codice di acceso, clicca qui.
  • Interagisci con il nuovo personale tramite un nuovo gruppo per l'inserimento dei nuovi dipendenti su Workplace.
  • Archivia i materiali relativi all'inserimento nell'area risorse.
Vuoi scoprire di più sull'uso di Workplace per l'inserimento dei dipendenti? Dai un'occhiata a questa guida.
2. Coinvolgi i People Manager
2. Coinvolgi i People Manager
I People Manager hanno un'influenza incredibile: se utilizzano Workplace per i lavori di tutti i giorni, gli altri impiegati tendono a seguirne l'esempio. Spiega ai People Manager il valore aggiunto che Workplace può apportare al loro team. Ecco alcuni punti chiave che puoi condividere:
  • Workplace è intuitivo, di uso comune e facile da usare. Questo permette a tutto il team di partecipare alle conversazioni, collaborare e restare aggiornato.
  • Workplace consente ai team di aumentare la propria visibilità all'interno dell'organizzazione. I gruppi per gli annunci ai team, ad esempio i gruppi per le informazioni di marketing, consentono di condividere le vittorie e i momenti di orgoglio con più persone.
  • Workplace consente sia la comunicazione simultanea che asincrona. Le chat e le videochiamate ti consentono di ricevere risposte in tempi rapidi e di collaborare in tempo reale (comunicazione simultanea). I post sono meglio per le comunicazioni che non richiedono una risposta immediata e che devono poter essere ritrovate facilmente giorni, settimane e mesi dopo (comunicazione asincrona).
Un ottimo modo per coinvolgere più People Manager consiste nel creare un gruppo chiuso o segreto "People Manager di [nome dell'azienda]". Usa il gruppo per condividere le best practice di gestione e incoraggiare i membri a condividere tra di loro le proprie idee e conoscenze in forma di post.
Condividi le risorse seguenti per supportare i People Manager quando iniziano a usare Workplace:
3. Invia promemoria agli account non attivati
3. Invia promemoria agli account non attivati
Invia promemoria alle persone che sono state invitate, ma non hanno attivato i loro account. Ecco come inviare un promemoria su Workplace:
  • Vai alla pagina Persone del Pannello di amministrazione.
  • Clicca sul menu ... in alto a destra nella schermata.
  • Seleziona Invia una notifica per attivare l'account.
  • Scegli se inviare una notifica a tutti gli account non attivati o un promemoria ad account specifici usando un modello CSV.
  • Personalizza il tuo invito, sottolinea i vantaggi esclusivi che Workplace offre a tutti i dipendenti e a tutta l'organizzazione.
  • Clicca su Invia.
Puoi anche inviare dei promemoria dai leader usando la funzione stampa unione. I promemoria per l'attivazione dell'account inviati dai leader dell'organizzazione attirano maggiormente l'attenzione delle persone rispetto agli inviti di Workplace standard. Inoltre, indicano a tutti che la comunicazione e l'interazione su Workplace sono una priorità dell'organizzazione.
4. Usa i plug-in per condividere i contenuti di Workplace su altri strumenti
4. Usa i plug-in per condividere i contenuti di Workplace su altri strumenti
I plug-in consentono agli amministratori di condividere in tutta sicurezza i post o i feed dei gruppi di Workplace su altre piattaforme come SharePoint, siti web interni o intranet. Usali per migliorare la visibilità di aggiornamenti aziendali importanti e aumentare la copertura dei tuoi contenuti.
I plug-in di Workplace rispettano la privacy dei contenuti originali mostrandoli solo agli utenti che hanno effettuato l'accesso a Workplace nello stesso browser. In questo modo si incoraggiano più persone ad accedere a Workplace per visualizzare i contenuti importanti condivisi su altri canali aziendali. Scopri di più sui plug-in nelle Risorse tecniche.
Workplace post embedded in SharePoint5. Centralizza le risorse aziendali nell'area risorse di Workplace
5. Centralizza le risorse aziendali nell'area risorse di Workplace
Usa Workplace come il luogo centrale per le risorse aziendali chiave come:
  • Benefit, spese, ferie pagate e normative di viaggio
  • Manuali per i dipendenti e materiali per i nuovi assunti
  • Missione, valori e obiettivi aziendali
  • Risorse relative a diversità e inclusione, salute e benessere
  • Risorse per team e reparti
L'archiviazione delle risorse in un unico posto permette alle persone di risparmiare tempo e riduce la disinformazione. Inoltre, consente a più persone di scoprire annunci aziendali importanti, comunicazioni ed eventi per la creazione di una comunità che avvengono su Workplace. Scopri di più nella Piattaforma dedicata all'area risorse.
Knowledge Library benefits category6. Organizza competizioni amichevoli per l'attivazione
6. Organizza competizioni amichevoli per l'attivazione
Organizza competizioni per l'attivazione a livello di team, reparto o regione per incentivare l'attivazione dei profili. Puoi assegnare premi, ad esempio pranzi o buoni regalo, per i tassi di attivazione più elevati.
  1. Accedi a Insights nel Pannello di amministrazione e vai alla tab Persone.
  2. Scorri verso il basso fino alla tabella Persone su Workplace e filtra i risultati per sede, reparto o ruolo.
  3. Decidi il tipo di competizione che desideri organizzare e il premio per i vincitori.
  4. Condividi le regole, le scadenze e gli incentivi del concorso con i manager. Assicurati di includere il tasso di attivazione attuale di ogni sede, team o reparto e un incentivo efficace per ottenere un tasso di attivazione superiore all'80%.
  5. Esegui il follow up con i contatti per monitorare i successi.
  6. Celebra ogni team e condividine i successi.
Le organizzazioni spesso usano anche le donazioni in beneficenza per incentivare l'attivazione dei profili. Ad esempio, per ogni profilo attivato, l'organizzazione donerà 1 € per una causa importante.
7. Trasferisci i flussi di lavoro comuni su Workplace
7. Trasferisci i flussi di lavoro comuni su Workplace
Crea gruppi per i flussi di lavoro ripetitivi che possono essere eseguiti su Workplace. Ecco alcune idee:
  • Un gruppo per le domande e risposte HR o un gruppo helpdesk IT: per consentire ai dipendenti di trovare rapidamente le risposte alle proprie domande.
  • Gruppo relativo alle strutture: per segnalare in modo rapido ed efficace i problemi relativi a strutture e attrezzature.
  • Gruppo per la copertura dei turni: per consentire al personale operativo di richiedere un cambio turno o di subentrare nei turni disponibili. Scopri di più sulla copertura dei turni nel Centro assistenza.
Puoi usare i bot per automatizzare le attività e i flussi di lavoro ripetitivi direttamente da Workplace. Ad esempio, il bot Workplace Zendesk di Azuronaut consente alle persone di creare e ricevere aggiornamenti per i propri ticket di assistenza sia dai gruppi di Workplace che da Workplace Chat.
Le integrazioni per la condivisione di contenuto sono un altro modo efficace per fare in modo che più persone interagiscano su Workplace. Consentono ai team di condividere su Workplace i file di altri strumenti come SharePoint, Google Drive, Dropbox e molto altro con i membri del gruppo che vi hanno accesso. Scopri tutte le integrazioni disponibili nella directory delle integrazioni.
integrations8. Organizza sessioni di domande e risposte con i leader aziendali
8. Organizza sessioni di domande e risposte con i leader aziendali
Le sessioni di domande e risposte offrono ai dipendenti l'opportunità esclusiva di porre domande e interagire direttamente con il team dirigenziale. Per questo motivo, sono una strategia popolare per coinvolgere i dipendenti e convincerli a usare Workplace.
Per i video in diretta, tutto quello di cui hai bisogno è un cellulare o un computer per trasmettere a tutte le persone dell'azienda. Organizza una rapida sessione di domande e risposte con il CEO, o metti insieme un panel che include anche ospiti esterni. Qui trovi alcune idee di 5 clienti di Workplace che hanno usato i video in diretta per coinvolgere maggiormente i dipendenti.
Trovi tutto quello che ti serve sapere sull'organizzazione di un evento usando i video in diretta nella Piattaforma delle risorse per i video in diretta.
Live video with multiple hosts9. Aggiungi promemoria visivi nelle aree di lavoro
9. Aggiungi promemoria visivi nelle aree di lavoro
Scegli tra un'ampia gamma di poster, one-pager e altri contenuti multimediali stampati per promuovere Workplace a tutti i dipendenti. Scopri tutti i materiali promozionali disponibili qui.
10. Prova questi trucchi
10. Prova questi trucchi
Il tuo team IT può aiutarti a coinvolgere più persone apportando modifiche ai dispositivi gestiti dall'azienda. Ecco alcune idee:
  • Imposta Workplace come schermata iniziale predefinita sui browser web.
  • Cambia lo sfondo del desktop degli utenti e aggiungi screensaver che promuovono Workplace su tutti i computer.
  • Aggiungi Workplace al pannello di Office 365.
  • Installa l'app Workplace Chat su tutti i computer gestiti dall'azienda usando il nostro MSI. Scopri di più nelle Risorse tecniche.
Per aumentare l'adozione di Workplace serve tempo e ci sono molte alte strategie oltre a quelle indicate qui che possono funzionare per la tua organizzazione. Dai un'occhiata alle risorse disponibili nel Centro delle risorse per i clienti e su Workplace Academy per scoprire nuovo modi in cui tu e i tuoi utenti potete sfruttare al massimo Workplace. Ecco un paio di esempi: