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Guida per gli amministratori dei gruppi

Guida per gli amministratori dei gruppi

Guida completa alla configurazione e alla gestione dei gruppi di Workplace.


Se hai creato almeno un gruppo su Workplace, sei ufficialmente amministratore di un gruppo. In qualità di amministratore di un gruppo, puoi controllarne le impostazioni, tra cui autorizzazioni per la pubblicazione, privacy, modalità di aggiunta dei membri e così via. Questo implica anche nuove responsabilità in termini di gestione delle comunicazioni all'interno del gruppo e di monitoraggio delle relative metriche.
Questa guida ti spiegherà come configurare fin da subito il gruppo in modo che abbia successo e come gestirlo efficacemente per tutti i membri del gruppo.
Configurazione di un gruppo
1. Configurazione di un gruppo
Quando crei un gruppo di Workplace, prendi in considerazione alcuni fattori importanti:
  • Scopo del gruppo: per cosa intendi usare il gruppo?
  • Impostazioni sulla privacy: chi può vedere il gruppo e i suoi post?
  • Autorizzazioni per la pubblicazione: chi può pubblicare nel gruppo?
Scopo del gruppo
I gruppi vengono generalmente creati per i seguenti scopi:
  • Comunicazioni aziendali, regionali e specifiche per uffici
  • Flussi di lavoro comuni e ripetitivi, ad esempio:
    • Gruppo di domande e risposte sulle Risorse umane o di Assistenza informatica: per aiutare le persone a trovare risposta alle proprie domande.
    • Gruppo relativo alle strutture: per segnalare in modo rapido ed efficace problemi relativi a strutture e attrezzature.
    • Gruppo per la copertura dei turni: per consentire al personale operativo di richiedere un cambio turno o di subentrare nei turni disponibili. Scopri di più sulla copertura dei turni nel Centro assistenza.
  • Comunicazioni social per favorire la connessione tra colleghi e la condivisione di interessi ed esperienze comuni
  • Collaborazione tra reparti, team e progetti
  • Comunicazioni interne ai reparti, come nuovi lanci, campagne di marketing, vendite concluse, ecc.
  • Comunicazione individuali tra manager e dipendenti diretti
Impostazioni sulla privacy
Sono disponibili tre tipi di impostazioni sulla privacy diversi per i gruppi di Workplace:
  • Aperto: chiunque può trovare il gruppo usando la ricerca e vederne i post. I contenuti dei gruppi aperti sono visibili nella sezione Notizie di tutti.
  • Chiuso: chiunque può trovare il gruppo usando la ricerca di Workplace, vederne la descrizione e richiedere di iscriversi. Solo i membri possono vedere i post.
  • Segreto: per iscriversi a un gruppo segreto, è necessario ricevere un invito. Solo i membri possono trovare il gruppo usando la ricerca e vederne i post.
Nota: gli amministratori di sistema possono vedere tutti i gruppi di Workplace, anche quelli segreti.
Questa tabella ti indica a grandi linee quali impostazioni sulla privacy sono più efficaci per ogni tipo di gruppo:
Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names
Autorizzazioni per la pubblicazione
A seconda dello scopo del gruppo, potresti voler limitare chi è autorizzato a pubblicare contenuti oppure richiedere l'approvazione di tutti i post prima della pubblicazione. Ad esempio, i gruppi per le comunicazioni aziendali sono generalmente gestiti da team per le comunicazioni interne. Per ridurre i contenuti poco interessanti e avere la certezza che siano pubblicati solo i messaggi più importanti, gli amministratori del gruppo possono stabilire di essere gli unici a poter pubblicare. Di seguito sono riportate le impostazioni disponibili per le autorizzazioni:
  • Tutti: chiunque vede il riquadro di composizione dei post e questi vengono pubblicati automaticamente nel gruppo.
  • Solo amministratori: solo gli amministratori possono pubblicare nel gruppo. Gli altri non vedranno il riquadro di composizione.
  • Approvazione dei post: tutti vedono il riquadro di composizione e possono inviare post, che però saranno visibili nel gruppo solo se approvati da un amministratore o moderatore.
Scopri come modificare le autorizzazioni per la pubblicazione nel gruppo nel Centro assistenza di Workplace.
Altri passaggi importanti per configurare un gruppo
Dopo aver stabilito quali sono i fattori più importanti da tenere in considerazione, il passo successivo è verificare che lo scopo e le linee guida del gruppo siano comunicati in modo chiaro ai membri e a qualsiasi altra persona dell'organizzazione che vi ha accesso.
  1. Assegna al gruppo un nome intuitivo che ne descriva chiaramente lo scopo. Un nome efficace rende il gruppo più facile da trovare tramite la ricerca. Ecco alcuni esempi: "Team marketing", "Comunicazioni aziendali", "Feedback Centro assistenza", "Progetto ristrutturazione sito web", "Domande e risposte IT".
  2. Aggiungi una descrizione che indichi chiaramente ai membri in che modo usare il gruppo e chi dovrebbe farne parte.
  3. Aggiungi un'immagine di copertina. Le immagini di copertina definiscono il tono del gruppo. Una foto dello staff è ideale per i gruppi dedicati a team, comunicazioni e social. Per informazioni sulle dimensioni dell'immagine di copertina, consulta questa guida.
2. Gestione delle iscrizioni
2. Gestione delle iscrizioni
Aggiunta di membri al gruppo
Una volta completati i primi passaggi fondamentali, puoi iniziare ad aggiungere membri. Gli amministratori del gruppo hanno a disposizione vari modi per farlo:
  1. Invito individuale: consente di invitare i colleghi singolarmente. Questa opzione è adatta ai gruppi per team di piccole dimensioni.
  2. Iscrizione automatica ai gruppi: consente di invitare i membri in base a criteri del profilo. Esamineremo l'iscrizione automatica in modo dettagliato più avanti.
Se sei un amministratore di sistema, disponi di due metodi per controllare l'iscrizione al gruppo dal Pannello di amministrazione.
  1. Gruppo predefinito: gli amministratori possono rendere un gruppo predefinito in modo da aggiungere automaticamente tutti coloro che fanno parte della tua organizzazione. Questa impostazione è particolarmente indicata per i gruppi rivolti a tutti i dipendenti, ad esempio quelli relativi alle comunicazioni aziendali. Scopri come trasformare un gruppo in un gruppo predefinito nel Centro assistenza.
  2. Gruppi di persone: gli amministratori di sistema possono creare gruppi di persone per ordinare i membri dell'organizzazione in base a criteri quali luogo, reparto, sezione e altro. Chiunque soddisfi i criteri stabiliti sarà aggiunto automaticamente al gruppo di persone. Gli amministratori di sistema possono quindi assegnare i gruppi di persone a determinati gruppi in modo da automatizzare l'iscrizione in base ai criteri del profilo. Scopri come creare un gruppo di persone nel Centro assistenza.
Iscrizione automatica ai gruppi
Gestire un gruppo di grandi dimensioni può richiedere molto tempo, soprattutto se devi aggiungere i membri singolarmente man mano che entrano a far parte dell'organizzazione, modificare i ruoli o effettuare il trasferimento in un nuovo luogo. Per semplificare la gestione dei membri, puoi usare l'iscrizione automatica ai gruppi.
Questo tipo di iscrizione consente agli amministratori di stabilire regole per aggiungere automaticamente al gruppo persone adeguate in base a informazioni del profilo quali luogo, reparto, sezione e altro. Dopo aver creato e applicato le regole, l'iscrizione automatica al gruppo funziona in due modi:
  1. Chiunque soddisfi i criteri stabiliti sarà aggiunto al gruppo.
  2. I membri del gruppo le cui informazioni del profilo vengono modificate e non soddisfano più i criteri stabiliti dalle regole per l'iscrizione saranno rimossi automaticamente dal gruppo. Le persone rimosse da un gruppo ricevono una notifica.
Ovviamente, per ogni regola esistono delle eccezioni. Se vuoi inserire nel gruppo membri che non soddisfano i criteri del profilo definiti nelle regole per l'iscrizione automatica, puoi aggiungerli manualmente uno a uno.
Per istruzioni dettagliate su come stabilire regole per l'iscrizione automatica al tuo gruppo, visita il Centro assistenza.

L'iscrizione automatica al gruppo deve essere attivata nel tuo Workplace da un amministratore di sistema. Prima di attivare l'iscrizione automatica al gruppo, gli amministratori di sistema devono verificare che i campi del profilo dei membri della community di Workplace siano compilati. Questo tipo di iscrizione dipende infatti dalle informazioni (campi) del profilo come luogo, reparto, sezione e altro. Scopri di più sui campi del profilo nella Guida per gli amministratori di sistema. Per scoprire come attivare l'iscrizione automatica al gruppo nel tuo Workplace, visita il Centro assistenza di Workplace.

Richieste di iscrizione
I gruppi aperti sono impostati automaticamente per essere accessibili a tutti i membri della tua organizzazione senza che debbano richiedere l'autorizzazione. Puoi modificare queste impostazioni per limitare l'approvazione delle iscrizioni ai soli membri del gruppo o ai soli amministratori e moderatori.
I gruppi chiusi e segreti sono impostati automaticamente in modo che tutti i membri possano approvare o invitare nuovi utenti. Puoi modificare queste impostazioni per permettere ai soli amministratori e moderatori di approvare nuove persone.
Preapprovazioni delle iscrizioni
Risparmia tempo approvando automaticamente le richieste di iscrizione da parte delle persone che fanno parte di altri gruppi gestiti da te. Ad esempio, se sei amministratore di un gruppo di progetto, approva automaticamente il gruppo del team per consentire a tutti i membri di iscriversi facilmente.
Notifica delle richieste di iscrizione
Se il tuo gruppo è chiuso o segreto, ricevi una notifica ogni volta che qualcuno chiede di iscriversi. Usa queste notifiche per approvare le richieste di iscrizione.
Puoi disattivare le notifiche per le richieste di iscrizione, ma te lo sconsigliamo. Disattivando queste notifiche, potresti perderti qualche richiesta di iscrizione e le persone dovranno aspettare di più per iscriversi al gruppo. Se disattivi le notifiche, puoi comunque gestire le richieste da Opzioni di amministrazione.
Aggiunta di amministratori al gruppo
È opportuno che un gruppo abbia almeno due amministratori. Per semplificare la gestione di comunicazioni, richieste e altro nei gruppi di maggiori dimensioni, ad esempio quelli per le comunicazioni aziendali, è consigliabile disporre di più amministratori. Per rendere qualcuno amministratore di un gruppo:
  1. Nel gruppo, clicca su Membri sotto il nome del gruppo. Potresti dover cliccare prima su Altro.
  2. Clicca su ... accanto al collega che vuoi rendere amministratore.
  3. Clicca su Invita a diventare amministratore e conferma la tua scelta.
3. Gestione dei contenuti
3. Gestione dei contenuti
Contenuti segnalati
In qualità di amministratore del gruppo, è tua responsabilità gestire i contenuti segnalati dai membri. Se i membri segnalano post e commenti, questi sono visibili nella sezione Contenuti segnalati dai membri in Opzioni di amministrazione. Puoi mantenere o eliminare i post e i commenti, nonché disattivare, rimuovere o bloccare chi li ha creati.
Configurazione dell'ordine dei post
Puoi stabilire l'ordine dei post nel feed del gruppo per semplificare l'individuazione dei contenuti più importanti. Per farlo, accedi a Impostazioni in Opzioni di amministrazione e scorri verso il basso fino a Ordine dei post predefinito. Le opzioni disponibili sono due:
  1. Nuove attività: nel feed del gruppo vengono visualizzati per primi i post con commenti recenti.
  2. Post recenti: i post più recenti rimangono sempre visualizzati nella parte superiore del feed del gruppo.
Approvazione dei post
Se configuri le autorizzazioni per la pubblicazione in modo che sia richiesta l'approvazione di un amministratore, ricevi una notifica ogni volta che un membro del gruppo prova a condividere un post. A quel punto, puoi accedere a Post in sospeso in Opzioni di amministrazione per controllare e approvare o rifiutare il post.
Guide di formazione
Ogni gruppo dispone di una tab Formazione dove è possibile creare guide per organizzare i contenuti didattici e formativi condivisi nel gruppo. Puoi anche aggiungere quiz alle guide di formazione e monitorare il completamento delle guide.
Inizialmente, solo gli amministratori di sistema possono vedere questa tab, ma non appena un amministratore del gruppo inizia ad aggiungervi contenuti, diventa visibile a tutti.
Scopri come funzionano le guide di formazione in questo corso autogestito su Workplace Academy.
4. Configurazione delle integrazioni
4. Configurazione delle integrazioni
In qualità di amministratore del gruppo, hai anche la possibilità di aggiungere integrazioni ad uso dei membri. Le integrazioni per la condivisione di file sono utili per qualsiasi gruppo, ma sono particolarmente importanti per i gruppi di team, progetti e feedback interfunzionali. Le integrazioni per la condivisione di file semplificano la presentazione degli elementi su cui stai lavorando e sono ideali per raccogliere il feedback di altre persone. I membri del gruppo potranno vedere solo i contenuti a cui hanno accesso.
Le integrazioni multimediali sono ottime per i gruppi di discussione, dal momento che consentono alle persone di condividere facilmente notizie interessanti e interagire con altri membri. Prova a creare un gruppo aperto "Novità del settore" e incoraggiare le persone a usarlo per condividere articoli e tenersi reciprocamente aggiornate.
5. Monitoraggio del coinvolgimento
5. Monitoraggio del coinvolgimento
Insights sul gruppo offre 3 dashboard interattive che puoi usare per monitorare le interazioni. Ogni report è anche scaricabile, per consentirti di verificare in maniera più approfondita il modo in cui i membri usano il gruppo.
Gli insights del gruppo di permettono di monitorare i seguenti elementi:
  • Dettagli sulla crescita: crescita delle iscrizioni e delle richieste di iscrizione al gruppo
  • Dettagli sull'interazione: misurazione di post, commenti e reazioni in un dato periodo di tempo e giorni e orari in cui i membri interagiscono di più, nonché accesso ai post più popolari del gruppo
  • Dettagli sui membri: possibilità di capire quali sono le persone più attive
  • Formazione: monitoraggio del completamento delle guide e dei post di formazione
Usa questi dati per identificare facilmente le persone più attive e connetterti con loro o per programmare importanti post dei dirigenti negli orari e nei giorni di picco. Dal momento che i report sono disponibili per un massimo di 60 giorni, potrai monitorare l'impatto delle tue azioni e individuare quelle più efficaci.
6. Archiviazione dei gruppi
6. Archiviazione dei gruppi
È importante archiviare il gruppo quando non è più pertinente o quando non viene più usato. Questo alleggerisce i risultati di ricerca permettendo ai dipendenti di trovare con facilità i gruppi attivi che cercano. Dopo l'archiviazione del gruppo, tutti i contenuti sulla relativa pagina continueranno a essere accessibili ai membri.
Per archiviare un gruppo:
  1. Accedi al gruppo che vuoi archiviare e clicca su ... sotto l'immagine di copertina, quindi su Opzioni di amministrazione.
  2. Scorri verso il basso fino ad Archivia gruppo e clicca su Archivia.
  3. Clicca su Conferma.
Altre risorse utili
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