Guida per i People Manager

Gestisci il tuo team con un'efficacia senza precedenti grazie a Workplace.


In qualità di People Manager, rivesti un ruolo importante nella definizione delle norme e delle abitudini di lavoro che aiutano il tuo team a lavorare e collaborare meglio. Si tratta di un'enorme responsabilità, ma noi siamo qui per aiutarti.
Puoi usare Workplace per centralizzare le comunicazioni del team e sfruttare funzioni come attività, post celebrativi, formazione e così via per creare una cultura del team più forte e aumentare la produttività. Questa guida ti illustra i suggerimenti e le best practice su Workplace che ogni People Manager dovrebbe conoscere, per gestire il team al meglio.
Gruppo per il tuo team

Gruppo per il tuo team

Crea uno spazio centralizzato per te e il tuo team dove comunicare e aggiornarvi reciprocamente sui progetti in corso. Su Workplace questo spazio è noto come gruppo del team. Crearne uno è semplicissimo. Per creare il gruppo per il tuo team:
  1. Clicca su Crea gruppo nel riquadro a sinistra nella sezione Notizie. Potresti dover cliccare su Altro... prima.
  2. Inserisci il nome del gruppo e seleziona l'impostazione sulla privacy desiderata. Per un gruppo del team, ti consigliamo di crearne uno segreto o chiuso.
  3. Digita i nomi dei membri del team uno a uno per aggiungerli al gruppo.
  4. Assicurati che la chat sia attivata.
  5. Clicca su Crea gruppo.
Il gruppo del team include la tab File, dove troverai tutti i file condivisi nel gruppo. Anche i gruppi con 250 membri o meno possono avere una chat, che puoi usare per i messaggi istantanei oppure per le chiamate o videochiamate.
Per scoprire di più sui gruppi, guarda il video di seguito.
Post
I post sono il modo principale con il quale condividerai aggiornamenti e informazioni importanti con il tuo team. Il motivo è che contribuiscono a mantenere organizzate le discussioni tramite i commenti e sono facili da ritrovare anche dopo giorni, settimane e mesi. Questo li rende la soluzione ideale su Workplace per condividere informazioni che il tuo team avrà bisogno di consultare di nuovo o alle quali vorrà rispondere in futuro.
Usa i post per condividere aggiornamenti regolari con il tuo team e incoraggia i membri a fare lo stesso. Ad esempio, all'inizio di ogni settimana, chiedi a tutti di condividere un post nel quale descrivano i risultati ottenuti nella settimana precedente, le priorità per quella successiva e gli eventuali problemi riscontrati. In questo modo saprai su cosa lavora ognuno e al tempo stesso vedrai eventuali problemi o elementi bloccanti con i quali puoi aiutare i tuoi dipendenti. Assicurati di far diventare questo comportamento un'abitudine creando anche tu questi post.
Ecco alcuni suggerimenti utili da tenere a mente quando usi i post su Workplace per comunicare:
  • Fissa i post con risorse importanti del team in alto nel gruppo per fare in modo che sia facile trovarli.
  • Crea un post delle attività per tenere traccia dei lavori da svolgere. Puoi taggare i colleghi per assegnare loro specifiche attività. A lavoro ultimato, potranno spuntare le attività svolte, così tutti i membri saranno aggiornati sul relativo stato.
  • Quando aggiungi un PDF al tuo post, i membri del gruppo possono aggiungere commenti e feedback come annotazioni.
  • Taggare le persone per attivare le notifiche è il modo più efficace per avere la certezza che vedano il post.
  • Cerca di non pubblicare post al di fuori dell'orario di lavoro. Programmali in modo che siano pubblicati il giorno successivo.
  • Quando condividi o fornisci molte informazioni, prova a creare una nota. Con le note puoi incorporare foto e video, consentire al gruppo di apportare modifiche e aggiungere un'immagine di copertina per attirare l'attenzione delle persone.
  • Se i tuoi riporti diretti lavorano a turni, possono usare i post di Workplace per trovare altri dipendenti che coprano il loro turno. Tieni presente che la copertura dei turni deve essere attivata da un amministratore di sistema di Workplace. Scopri di più sulla copertura dei turni nel Centro assistenza.
Per altri suggerimenti e best practice utili per creare post di Workplace di successo, segui il corso Fundamental Theories of Postology.
Chat
La chat è perfetta quando ti serve una risposta rapida o vuoi avere una conversazione informale con il tuo team. Avvia una chat con una persona o un gruppo di persone e condividi file, foto, video, GIF e altro. Per prendere decisioni più rapidamente, puoi usare anche chiamate o videochiamate. Guarda il video di seguito per una breve panoramica di come funziona la chat.
Assicurati che i tuoi riporti diretti capiscano quando usare la chat e quando i post. Se noti che qualcuno usa la chat per condividere risorse importanti, invitalo a condividerle tramite un post.
Ecco alcuni suggerimenti su Workplace Chat:
Pianifica, organizza e documenta le riunioni

Pianifica, organizza e documenta le riunioni del team

Le riunioni sono una parte importante della collaborazione del tuo team. Puoi gestirle su Workplace seguendo questi semplici suggerimenti:
1. Crea un evento per la tua riunione in programma
Crea un evento dal gruppo del tuo team e invita i relativi membri. Assicurati di attivare gli inviti del calendario in modo che tutti possano riservare il tempo nell'apposito strumento che usano. Potrai monitorare le risposte agli inviti su Workplace.
2. Definisci il programma con l'aiuto del team
Usa i sondaggi per individuare gli argomenti di discussione da trattare durante la riunione. I membri del team potranno votare quelli desiderati ma anche aggiungerne di nuovi al sondaggio.
3. Usa le videochiamate o i video in diretta per la riunione
Puoi avviare una videochiamata o una chiamata da qualsiasi gruppo o chat individuale cliccando sulle icone in alto a destra nello schermo.
Per registrare la riunione, prova a trasmettere in diretta con altri organizzatori. Se usi un video in diretta, la riunione sarà trasmessa nel gruppo del tuo team in tempo reale. Al termine della trasmissione, verrà pubblicata automaticamente una registrazione nel gruppo in modo che le persone in fusi orari diversi e coloro che non hanno potuto partecipare possano recuperare la riunione.
4. Condividi note e attività
Dopo la riunione del team, assicurati di pubblicare le relative note e i passaggi successivi nel gruppo del tuo team. Puoi aggiungere note come testo al tuo post e usare le attività per documentare lavori da svolgere. Menziona le persone usando la @ in un'attività, così riceveranno una notifica. Potranno spuntare le attività una volta che le avranno completate.
Gestisci le relazioni individuali

Gestisci le relazioni individuali

Crea gruppi individuali segreti con ognuno dei tuoi riporti diretti. Userai questi gruppi per condividere aggiornamenti, fornire e richiedere feedback, gestire le prestazioni, assegnare attività, fare domande e così via.
I gruppi individuali segreti ti consentono di interagire in privato con ognuno dei tuoi riporti diretti e fornire indicazioni e feedback personalizzati che potrebbero essere non pertinenti o appropriati da condividere con tutti.
Condividi il lavoro del tuo team

Condividi il lavoro del tuo team

Condividi il duro lavoro svolto dal tuo team con tutta l'organizzazione grazie ai gruppi interfunzionali. Gruppi come "Vendite concluse", "Comunicazioni di marketing" e "Informazioni di supporto" sono ottimi per mantenere tutti informati sui risultati del team e per raccogliere feedback preziosi. Ecco come crearne uno:
  1. Clicca su Crea gruppo nel riquadro a sinistra nella sezione Notizie. Potresti dover cliccare su Altro... prima.
  2. Assegna al gruppo un nome chiaro e breve che ne faccia capire subito lo scopo.
  3. Rendi il gruppo aperto per consentire a tutti di iscriversi e vedere i post.
  4. Disattiva la chat. I gruppi interfunzionali spesso hanno molti membri e le chat possono essere troppo affollate.
  5. Invita i membri uno a uno definendo regole di iscrizione automatica per il gruppo.
  6. Aggiungi una descrizione al gruppo per spiegare come sarà usato e se desideri che i membri condividano feedback e facciano domande tramite i post.
Invita i tuoi riporti diretti a pubblicare nel gruppo quando hanno attività da condividere. Puoi menzionare le persone nei commenti usando la @ per assicurarti che ricevano una notifica.
Organizza risorse e best practice fondamentali

Organizza risorse e best practice fondamentali

Il gruppo del tuo team contiene anche la tab Formazione. Puoi usarla per organizzare post importanti in guide di formazione. Le guide di formazione sono ottime per l'onboarding di nuovi membri del team o la formazione e l'acquisizione di nuove competenze da parte degli altri iscritti. Puoi creare brevi quiz per verificare le nozioni apprese e monitorare il completamento delle guide. Per scoprire di più, guarda il video di seguito.
Esprimi il tuo apprezzamento verso il team

Esprimi il tuo apprezzamento verso il team

È importante mostrare ai tuoi riporti diretti che apprezzi il loro lavoro e impegno. Esprimere il tuo apprezzamento può aiutarti a plasmare la cultura del team, incentivare la produttività e alzare il morale. Quando apprezzi qualcuno davanti all'intera organizzazione, aumenti anche la visibilità dei membri del team mostrandone i risultati.
Quando raggiungi un obiettivo importante, prova a creare un post celebrativo sia nel gruppo del tuo team sia nel gruppo interfunzionale. Potrai scegliere tra diverse GIF e immagini o caricarne una delle tue. Potrai anche taggare i membri del team in modo che ricevano una notifica e che tutti vedano chi ha contribuito al successo ottenuto.
Puoi anche esprimere apprezzamento per uno specifico membro del team, usando il pulsante Ringrazia disponibile nel suo profilo. È un ottimo modo per inviare un messaggio rapido ma d'impatto. Se ringrazi un membro di un altro team, puoi anche attivare l'invio di una notifica al suo responsabile.
Dai priorità a equilibrio e benessere

Dai priorità a equilibrio e benessere

Aiuta il tuo team a definire limiti adeguati in merito agli orari di lavoro con strumenti quali Non disturbare e Stato.
Non disturbare ti consente di disattivare le notifiche quando hai bisogno di particolare concentrazione o al di fuori degli orari di lavoro. Puoi attivarle in base alle necessità o impostare una programmazione automatica. Quando attivi Non disturbare, viene mostrata una luna crescente accanto alla tua immagine del profilo. I colleghi che ti scrivono su Workplace Chat riceveranno un messaggio automatico che li informa del fatto che hai attivato Non disturbare e non ti è stata inviata una notifica in merito al loro messaggio.
Puoi impostare uno Stato su Workplace per far sapere ai colleghi quando sei assente per malattia, in viaggio, in smart working e così via. Il tuo stato sarà visibile nel tuo profilo Workplace e su Workplace Chat.
Altre risorse utili

Altre risorse utili