Guida per i People Manager

Gestisci il tuo team con un'efficacia senza precedenti grazie a Workplace.


In qualità di People Manager svolgi un ruolo importante nella definizione di norme e abitudini di lavoro che aiutano il tuo team a collaborare al meglio. Si tratta di un'enorme responsabilità, ma siamo qui per aiutarti.
Questa guida illustra suggerimenti e best practice utili che ogni People Manager dovrebbe conoscere per gestire il team al meglio.
Gruppo per il tuo team

Gruppo per il tuo team

Crea uno spazio centralizzato che consenta a te e al tuo team di comunicare e aggiornarvi reciprocamente sui progetti in corso. Su Workplace questo spazio è noto come gruppo del team. Crearne uno è semplicissimo. Per creare il gruppo per il tuo team:
  1. Clicca su Crea gruppo nel riquadro a sinistra nella sezione Notizie. Potresti dover cliccare su Altro... prima.
  2. Inserisci il nome del gruppo e seleziona l'impostazione sulla privacy desiderata. Per un gruppo del team, ti consigliamo di crearne uno segreto o chiuso.
  3. Digita i nomi dei membri del team uno a uno per aggiungerli al gruppo.
  4. Assicurati che la chat sia attivata.
  5. Clicca su Crea gruppo.
Il gruppo del team include la tab File, dove troverai tutti i file condivisi nel gruppo. Anche i gruppi con 250 membri o meno possono avere una chat, che puoi usare per i messaggi istantanei oppure per le chiamate o videochiamate.
Per scoprire di più sui gruppi, guarda il video di seguito.
Post
I post sono il modo principale con il quale condividerai aggiornamenti e informazioni importanti con il tuo team. Il motivo è che contribuiscono a mantenere organizzate le discussioni tramite i commenti e sono facili da ritrovare anche dopo giorni, settimane e mesi. Questo li rende la soluzione ideale su Workplace per condividere informazioni che il tuo team avrà bisogno di consultare di nuovo o alle quali vorrà rispondere in futuro.
Usa i post per condividere aggiornamenti regolari con il tuo team e incoraggia i membri a fare lo stesso. Ad esempio, all'inizio della settimana, invita i membri del team a scrivere un post in cui parlano dei risultati ottenuti la settimana precedente, delle priorità per la settimana appena iniziata e di eventuali problemi che stanno affrontando. In questo modo saprai su cosa lavora ognuno e al tempo stesso vedrai eventuali problemi o elementi bloccanti con i quali puoi aiutare i tuoi dipendenti. Assicurati di far diventare questo comportamento un'abitudine creando anche tu questi post.
Ecco alcuni suggerimenti utili da considerare quando si usano i post di Workplace:
  • Fissa i post con risorse importanti del team in alto nel gruppo per fare in modo che sia facile trovarli.
  • Quando aggiungi un PDF al tuo post, i membri del gruppo possono aggiungere commenti e feedback come annotazioni.
  • Taggare le persone per attivare le notifiche è il modo più efficace per avere la certezza che vedano il post.
  • Cerca di non pubblicare post al di fuori dell'orario di lavoro. Programmali in modo che siano pubblicati il giorno successivo.
  • Quando condividi o fornisci molte informazioni, prova a creare una nota. Con le note puoi incorporare foto e video, consentire al gruppo di apportare modifiche e aggiungere un'immagine di copertina per attirare l'attenzione delle persone.
  • Se i tuoi riporti diretti lavorano a turni, possono usare i post di Workplace per trovare altri dipendenti che coprano il loro turno. Tieni presente che la copertura dei turni deve essere attivata da un amministratore di sistema di Workplace. Scopri di più sulla copertura dei turni nel Centro assistenza.
Ulteriori suggerimenti e best practice utili per padroneggiare l'arte dei post su Workplace sono disponibili in Teorie fondamentali di "postologia".
Chat
La chat è perfetta quando ti serve una risposta rapida o vuoi avere una conversazione informale con il tuo team. Avvia una chat con una persona o un gruppo di persone e condividi file, foto, video, GIF e altro. Per prendere decisioni più rapidamente, puoi usare anche chiamate o videochiamate. Guarda il video di seguito per una breve panoramica di come funziona la chat.
Assicurati che i tuoi riporti diretti capiscano quando usare la chat e quando i post. Se noti che qualcuno usa la chat per condividere risorse importanti, invitalo a condividerle tramite un post.
Ecco alcuni suggerimenti su Workplace Chat:
Pianifica, organizza e documenta le riunioni

Pianifica, organizza e documenta le riunioni del team

Le riunioni sono una parte importante della collaborazione del tuo team. Puoi gestirle su Workplace seguendo questi semplici suggerimenti:
1. Crea un evento per la tua riunione in programma
Crea un evento dal gruppo del tuo team e invita i relativi membri. Assicurati di attivare gli inviti del calendario in modo che tutti possano riservare il tempo nell'apposito strumento che usano. Potrai monitorare le risposte agli inviti su Workplace.
2. Definisci il programma con l'aiuto del team
Usa i sondaggi per individuare gli argomenti di discussione da trattare durante la riunione. I membri del team potranno votare quelli desiderati ma anche aggiungerne di nuovi al sondaggio.
3. Usa le videochiamate o i video in diretta per la riunione
Puoi avviare una videochiamata o una chiamata da qualsiasi gruppo o chat individuale cliccando sulle icone in alto a destra nello schermo.
Per registrare la riunione, prova a trasmettere in diretta con altri organizzatori. Se usi un video in diretta, la riunione sarà trasmessa nel gruppo del tuo team in tempo reale. Al termine della trasmissione, verrà pubblicata automaticamente una registrazione nel gruppo in modo che le persone in fusi orari diversi e coloro che non hanno potuto partecipare possano recuperare la riunione.
4. Condividi le note
Dopo la riunione del team, assicurati di pubblicare le relative note e i passaggi successivi nel gruppo del tuo team. Puoi aggiungere le note ai post sotto forma di testo e @menzionare le persone, in modo che ricevano una notifica.
Gestisci le relazioni individuali

Gestisci le relazioni individuali

Crea gruppi segreti individuali per gestire le relazioni con i dipendenti diretti. Userai questi gruppi per condividere aggiornamenti, fornire e richiedere feedback, gestire le prestazioni, assegnare attività, fare domande e così via.
I gruppi segreti individuali ti consentono di interagire privatamente con ognuno dei tuoi dipendenti diretti e fornire feedback e indicazioni individuali che potrebbe non essere opportuno o utile condividere con l'intero gruppo.
Condividi il lavoro del tuo team

Condividi il lavoro del tuo team

Condividi il serio lavoro svolto dal tuo team con tutta l'organizzazione usando i gruppi interfunzionali. Gruppi come "Successi di vendita", "Annunci di marketing" e "Da sapere " sono ottimi strumenti per tenere tutti al corrente dei risultati del tuo team e per raccogliere preziosi feedback. Ecco come crearne uno:
  1. Clicca su Crea gruppo nel riquadro a sinistra nella sezione Notizie. Potresti dover cliccare su Altro... prima.
  2. Assegna al gruppo un nome chiaro e breve che ne faccia capire subito lo scopo.
  3. Rendi il gruppo aperto per consentire a tutti di iscriversi e vedere i post.
  4. Disattiva la chat. I gruppi interfunzionali spesso hanno molti membri e le chat possono essere troppo affollate.
  5. Invita i membri uno a uno definendo regole di iscrizione automatica per il gruppo.
  6. Assegna una descrizione al gruppo chiarendo come intendi utilizzarlo e se vuoi che le persone lo usino per condividere feedback e porre domande.
Invita i tuoi riporti diretti a pubblicare nel gruppo quando hanno attività da condividere. Puoi menzionare le persone nei commenti usando la @ per assicurarti che ricevano una notifica.
Organizza risorse e best practice fondamentali

Organizza risorse e best practice fondamentali

Il gruppo del tuo team contiene anche la tab Formazione. Puoi usarla per organizzare post importanti in guide di formazione. Le guide di formazione sono ottime per l'onboarding di nuovi membri del team o la formazione e l'acquisizione di nuove competenze da parte degli altri iscritti. Puoi creare brevi quiz per verificare le nozioni apprese e monitorare il completamento delle guide. Per scoprire di più, guarda il video di seguito.
Esprimi il tuo apprezzamento verso il team

Esprimi il tuo apprezzamento verso il team

È importante mostrare ai tuoi riporti diretti che apprezzi il loro lavoro e impegno. Esprimere il tuo apprezzamento può aiutarti a plasmare la cultura del team, incentivare la produttività e alzare il morale. Quando l'apprezzamento viene espresso pubblicamente davanti a tutta l'organizzazione, può migliorare la visibilità dei singoli membri del team e metterne in mostra i traguardi raggiunti.
Puoi esprimere apprezzamento per uno specifico membro del team tramite il pulsante Ringrazia disponibile nel suo profilo. È un ottimo modo per inviare un messaggio rapido ma d'impatto. Se vuoi ringraziare una persona che lavora in un altro team puoi inviare una notifica anche al suo manager.
Dai priorità a equilibrio e benessere

Dai priorità a equilibrio e benessere

Aiuta il team a stabilire limiti sani rispetto al loro orario di lavoro usando strumenti come Non disturbare e Stato.
Non disturbare ti consente di disattivare le notifiche quando hai bisogno di particolare concentrazione o al di fuori degli orari di lavoro. Puoi attivarle in base alle necessità o impostare una programmazione automatica. Quando attivi Non disturbare, viene mostrata una luna crescente accanto alla tua immagine del profilo. I colleghi che ti scrivono su Workplace Chat riceveranno un messaggio automatico che li informa del fatto che hai attivato Non disturbare e non ti è stata inviata una notifica in merito al loro messaggio.
Puoi impostare uno Stato su Workplace per far sapere ai colleghi quando sei assente per malattia, in viaggio, in smart working e così via. Il tuo stato sarà visibile nel tuo profilo Workplace e su Workplace Chat.
Altre risorse utili

Altre risorse utili