Guida rapida al lancio

Guida all'implementazione rapida di Workplace per amministratori.

Sei qui perché hai deciso di trasformare il modo di connettere, comunicare e collaborare dell'organizzazione usando Workplace. È davvero entusiasmante e non vediamo l'ora di aiutarti a iniziare.

Cambiare il modo in cui lavora l'organizzazione non è impresa da poco, ma siamo qui per aiutarti. Questa guida rapida al lancio è stata creata sulla base di migliaia di implementazioni efficaci di Workplace. Usala per pianificare ed eseguire rapidamente il lancio di Workplace.

Questa guida ti spiegherà gli aspetti seguenti:

  1. Passaggi da eseguire prima di iniziare
  2. Configurazione tecnica di Workplace
  3. Selezione e formazione dei promotori
  4. Sviluppo della struttura dei gruppi
  5. Coinvolgimento dei dirigenti e dei People Manager
  6. Comunicazione del lancio di Workplace

Scopri di più sul ruolo di amministratore di Workplace e sulle funzionalità disponibili per la gestione di Workplace nel nostro evento di formazione dal vivo sulle informazioni di base per gli amministratori di Workplace. Qui troverai formazione pratica e interattiva, nonché assistenza da parte degli specialisti per la configurazione e la gestione di Workplace.

Prima di iniziare

Prima di iniziare

Punta sull'approvazione e sul coinvolgimento del direttivo:

Convinci i dirigenti sui vantaggi dell'introduzione di Workplace per gli obiettivi dell'organizzazione. In base agli obiettivi, incoraggiali a essere d'esempio adottando i comportamenti che vuoi vedere su Workplace. Ad esempio, se i dirigenti vogliono ricevere feedback dai dipendenti che lavorano a contatto con i clienti, chiedi loro di interagire con questi dipendenti direttamente su Workplace tramite sondaggi e sessioni di domande e risposte in diretta.

Per maggiori indicazioni sulla definizione dei fattori chiave aziendali e del valore che Workplace porterà all'organizzazione, consulta il workshop sulla valutazione del valore.

Crea un team di progetto per Workplace:

Crea un team di progetto per Workplace per iniziare a pianificare il lancio. Ecco come è composto un tipico team di progetto per Workplace:

  1. Supporto direttivo: per promuovere l'accettazione di Workplace e la direzione dei vertici dell'organizzazione
  2. Project manager: per gestire il progetto e coordinare le risorse durante l'implementazione
  3. Manager IT/risorse umane: per migrare tutti i dipendenti ed effettuare l'integrazione con un identity provider/SSO se applicabile
  4. Responsabile comunicazione interna: per pianificare e mettere in pratica la strategia di comunicazione interna
  5. Promotori di Workplace: per definire i contenuti di Workplace per il lancio e sostenere la piattaforma Parleremo dei promotori di Workplace con maggiore dettaglio più avanti.
1. Configurazione tecnica di Workplace

1. Configurazione tecnica di Workplace

Probabilmente, avrai bisogno di aiuto da parte dei team IT dell'azienda per configurare Workplace e predisporre ogni elemento per il lancio. Fai in modo che seguano questi passaggi per configurare Workplace per l'organizzazione:

Suggerimento avanzato: integra Workplace con altri strumenti di lavoro usati dall'organizzazione prima del lancio. Le integrazioni per la condivisione dei file sono un ottimo punto di partenza in quanto semplificano la condivisione e la collaborazione sui file all'interno di Workplace. Scopri le integrazioni disponibili nella Directory delle integrazioni.

2. Promotori di Workplace

2. Promotori di Workplace

Seleziona un piccolo e diversificato gruppo di persone dell'organizzazione e richiedi il loro sostegno per creare gruppi, promuovere l'adozione di Workplace e preparare il resto dell'organizzazione a usarlo.

Scelta dei promotori:

Scegli circa 5 promotori per ogni 100 dipendenti nell'azienda. Scegli i promotori in base a quanto sono influenti e alla loro attitudine a essere i primi ad adottare le novità. I People Manager sanno essere ottimi promotori, in quanto influenzano i comportamenti lavorativi nei rispettivi team.

Se fai parte di in un'organizzazione con personale operativo, assicurati di coinvolgere i manager operativi come promotori nelle prime fasi del lancio. Queste persone sono fondamentali per motivare e coinvolgere nel progetto i loro dipendenti diretti. Inoltre, svolgeranno un importante ruolo di sostegno per chi ha bisogno di assistenza per accedere all'account o imparare a usare Workplace.

Preparazione dei promotori:

3. Creazione dei gruppi

3. Creazione dei gruppi

Crea un insieme di gruppi principali e aggiungi i membri prima di invitare l'organizzazione su Workplace. Quando crei i gruppi, tieni in considerazione quanto segue:

  • Privacy: in che modo le persone si iscrivono al gruppo e chi può vedere i post.
  • Autorizzazioni per la pubblicazione: chi può pubblicare i post nel gruppo.

Privacy

  • Aperto: tutti possono iscriversi e vedere i membri e i post.
  • Chiuso: tutti possono richiedere di iscriversi ma solo i membri vedono i post.
  • Segreto: per iscriversi e vedere i post, è necessario ricevere un invito. I gruppi segreti non sono visibili nelle ricerche. Solo i membri e gli amministratori possono vederli.

Autorizzazioni per la pubblicazione

  • Tutti possono pubblicare post.
  • I post richiedono l'approvazione degli amministratori.
  • Solo gli amministratori possono pubblicare contenuti.

Userai i gruppi di persone per assegnare i membri ai gruppi in base a criteri come reparto, titolo professionale, luogo e altri. Scopri come creare i gruppi di persone nel Centro assistenza di Workplace.

È possibile organizzare i gruppi principali in base a 2 tipi di comunicazione:

1. Comunicazione aziendale

I gruppi di annunci e discussione per tutta l'azienda semplificano le comunicazioni e creano connessioni più solide dalla sede principale ai reparti operativi.

  • Crea un gruppo aperto "Annunci di [nome dell'azienda]".
    • Contrassegna questo gruppo come ufficiale.
    • Aggiungi altri amministratori per la gestione del gruppo quando sei assente.
    • Rendilo un gruppo predefinito per iscrivere tutti i dipendenti in automatico.
    • Imposta le autorizzazioni alla pubblicazione per soli amministratori.
    • Usa il gruppo per condividere aggiornamenti e informazioni importanti per tutta l'azienda.
  • Crea gruppi di annunci aperti per le varie aree geografiche, come "Annunci per [luogo]".
    • Aggiungi altri amministratori per la gestione del gruppo quando sei assente.
    • Imposta le autorizzazioni alla pubblicazione per soli amministratori.
    • Usa i gruppi di persone (sincronizzati con i profili Workplace) per assegnare i membri ai gruppi in base al luogo.
    • Usa questo gruppo per condividere notizie e aggiornamenti relativi alle specifiche aree geografiche.
  • Crea gruppi di discussione aperti per tutta l'azienda e in base alle aree geografiche, come "Discussione di [nome dell'azienda]" e "Discussione di [sede]".
    • Aggiungi altri amministratori per la gestione del gruppo quando sei assente.
    • Imposta le autorizzazioni di pubblicazione per consentire a tutti di pubblicare post o per rendere necessaria l'approvazione degli amministratori.
    • Rendi il gruppo di discussione per tutta l'azienda un gruppo predefinito. Usa i gruppi di persone (sincronizzati con i profili Workplace) per assegnare i membri ai gruppi delle aree geografiche in base al luogo.
    • Invita i dipendenti a condividere domande e ad avviare discussioni di lavoro nel gruppo.
  • Suggerimento avanzato: crea gruppi social aperti per celebrare i contributi e le prestazioni delle persone. Il gruppo sarà uno spazio per tutta l'azienda per esprimere riconoscenza per i colleghi.
    • Imposta le autorizzazioni per consentire a tutti di pubblicare post.

2. Collaborazione del team

Qui è dove si svolgono le attività lavorative giornaliere. Le persone useranno i gruppi di reparto e team per condividere aggiornamenti di lavoro, collaborare sui file, comunicare tramite testo, voce e videochiamate e molto altro.

  • Crea gruppi chiusi per i team e reparti dell'organizzazione e rendi amministratore il manager.
  • Imposta le autorizzazioni per consentire a tutti di pubblicare post.
  • Invita i promotori a creare gruppi chiusi per ogni progetto, nonché gruppi segreti per le comunicazioni con i manager o i dipendenti diretti.

Non sai di preciso quali gruppi sono i più adatti a te? Iscriviti alla nostra formazione in diretta Come lavorare su Workplace per scoprire di più sui casi d'uso di Workplace e su come sfruttarli nell'azienda. Troverai risposta a tutte le tue domande tramite formazione pratica e interattiva, oltre all'assistenza a cura di specialisti.

4. Coinvolgimento di dirigenti e People Manager

4. Coinvolgimento di dirigenti e People Manager

La dirigenza userà Workplace per condividere aggiornamenti, mantenere informati i dipendenti e comunicare con tutta l'organizzazione. Assicurati che i dirigenti sappiano usare Workplace e ne conoscano i vantaggi per loro e per l'azienda.

Ecco alcune risorse da condividere con la dirigenza:

Coinvolgi i People Manager nel lancio di Workplace fin dall'inizio. Maggiore sarà la loro conoscenza di Workplace, maggiori saranno i vantaggi dello strumento per i team. Ecco alcune risorse da condividere con loro:

5. Comunicazioni per il lancio

5. Comunicazioni per il lancio

Crea entusiasmo tra i dipendenti riguardo al lancio con comunicazioni incentrate sul valore che Workplace apporterà alle attività giornaliere. Usa questo modello di piano di comunicazione per promuovere Workplace e introdurre rapidamente i dipendenti allo strumento.

6. Invio degli inviti

Passaggio 6: Invia gli inviti

Dopo aver configurato i gruppi e aver comunicato il lancio al team, è tutto pronto per inviare gli inviti. Usa le comunicazioni evidenziate nel piano di comunicazione per il lancio rapido per condividere le informazioni sull'attivazione del profilo e per continuare a invitare i dipendenti a iscriversi e interagire su Workplace dopo il giorno del lancio.

Assicurati che i dipendenti siano a conoscenza delle varie risorse formative e di assistenza disponibili. Condividi i link ai contenuti introduttivi a Workplace per aiutare i dipendenti a ottimizzare i tempi e usare Workplace al meglio:

Altre guide utili

Altre risorse utili

Dopo il lancio di Workplace, assicurati di dare un'occhiata a una serie di altre risorse per misurare l'efficacia del lancio, capire come usare il Pannello di amministrazione di Workplace e stimolare l'uso e il coinvolgimento dopo il lancio.

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Come lanciare Workplace

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Informazioni di base per gli amministratori di Workplace

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