Guida rapida al lancio

Questa guida illustra i passaggi chiave da seguire per lanciare Workplace in maniera efficace nelle organizzazioni composte da un massimo di 500 membri.


Sei qui perché hai deciso di trasformare il modo di connettersi, comunicare e collaborare della tua organizzazione attraverso Workplace. È davvero entusiasmante e non vediamo l'ora di aiutarti a iniziare.
Cambiare il modo in cui un'organizzazione lavora non è impresa da poco, ma siamo qui per aiutarti. Questa guida rapida al lancio è stata creata sulla base di migliaia di implementazioni efficaci di Workplace. Usala per pianificare ed eseguire rapidamente il lancio di Workplace.
Questa guida ti spiegherà gli aspetti seguenti:
  • Passaggi da eseguire prima di iniziare
  • Configurazione tecnica di Workplace
  • Selezione e formazione dei promotori
  • Sviluppo della struttura dei gruppi
  • Coinvolgimento dei dirigenti e dei People Manager
  • Comunicazione del lancio di Workplace
Scopri di più sul ruolo di amministratore di Workplace e sulle funzioni disponibili per la sua gestione nel nostro evento di formazione dal vivo sulle informazioni di base per gli amministratori di Workplace. Qui troverai formazione pratica e interattiva, nonché assistenza da parte degli specialisti per la configurazione e la gestione di Workplace.
Prima di iniziare
Prima di iniziare
Punta sull'approvazione e sul coinvolgimento del direttivo
Convinci i dirigenti sui vantaggi dell'introduzione di Workplace per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. In base agli obiettivi, incoraggiali a essere d'esempio adottando i comportamenti che vuoi vedere su Workplace. Ad esempio, se i dirigenti vogliono ricevere feedback dal personale operativo e dai dipendenti che lavorano a contatto con i clienti, chiedi loro di interagire con questi dipendenti direttamente su Workplace tramite sondaggi e sessioni di domande e risposte in diretta.
Per maggiori indicazioni sulla definizione degli elementi chiave di business e del valore che Workplace porterà all'organizzazione, consulta il Workshop sulla valutazione del valore.
Crea un team di progetto per Workplace
Crea un team di progetto per Workplace per iniziare a pianificare il lancio. Ecco come è composto un tipico team di progetto per Workplace:
  1. Supporto direttivo: per promuovere l'accettazione di Workplace e la direzione dei vertici dell'organizzazione
  2. Project manager: per gestire il progetto e coordinare le risorse durante l'implementazione
  3. Manager IT/risorse umane: per migrare tutti i dipendenti ed effettuare l'integrazione con un identity provider/SSO se applicabile
  4. Responsabile comunicazione interna: per pianificare e mettere in pratica la strategia di comunicazione interna
  5. Promotori di Workplace: per definire i contenuti di Workplace per il lancio e sostenere la piattaforma Parleremo dei promotori di Workplace con maggiore dettaglio più avanti.
1. Configurazione tecnica di Workplace
1. Configurazione tecnica di Workplace
Probabilmente, avrai bisogno di aiuto da parte dei team IT dell'azienda per configurare Workplace e predisporre ogni elemento per il lancio. Fai in modo che seguano questi passaggi per configurare Workplace per l'organizzazione:
  1. Se gli utenti useranno uno o più domini aziendali per accedere a Workplace (ad es. @azienda.com), assicurati che questi siano contrassegnati come verificati nel Pannello di amministrazione di Workplace.
  2. Crea gli utenti su Workplace ma non inviare subito gli inviti. Ti consigliamo di creare i gruppi e preparare l'organizzazione prima di invitare gli utenti a iscriversi. Scopri di più sul ciclo di vita degli account nella sezione Risorse tecniche di Workplace.
  3. Per impostazione predefinita, Workplace chiederà agli utenti di creare una password per il proprio account al primo accesso. Con il piano Advanced, gli amministratori di Workplace possono abilitare l'accesso SSO come livello di sicurezza aggiuntivo.
  4. Quando è tutto pronto per il lancio, invita gli utenti ad accedere a Workplace. Gli utenti dotati di un indirizzo e-mail riceveranno un invito personalizzabile via posta elettronica, tramite il quale attivare l'account. Per gli utenti sprovvisti di indirizzo e-mail, potrebbe essere necessario distribuire codici monouso per il primo accesso a Workplace.
Suggerimento avanzato: integra Workplace con altri strumenti di lavoro usati dall'organizzazione prima del lancio. Le integrazioni per la condivisione dei file sono un ottimo punto di partenza in quanto semplificano la condivisione e la collaborazione sui file all'interno di Workplace. Scopri le integrazioni disponibili nella Directory delle integrazioni.
2. Promotori di Workplace
2. Promotori di Workplace
Seleziona un piccolo e diversificato gruppo di persone dell'organizzazione e richiedi il loro sostegno per creare gruppi, promuovere l'adozione di Workplace e preparare il resto dell'organizzazione a usarlo.
Scelta dei promotori:
Scegli circa 5 promotori per ogni 100 dipendenti nell'azienda. Scegli i promotori in base a quanto sono influenti e alla loro attitudine a essere i primi ad adottare le novità. I People Manager sanno essere ottimi promotori, in quanto influenzano i comportamenti lavorativi nei rispettivi team.
Se fai parte di in un'organizzazione con personale operativo, assicurati di coinvolgere i manager operativi come promotori nelle prime fasi del lancio. Queste persone sono fondamentali per motivare e coinvolgere nel progetto i loro dipendenti diretti. Inoltre, svolgeranno un importante ruolo di sostegno per chi ha bisogno di assistenza per accedere all'account o imparare a usare Workplace.
Preparazione dei promotori:
  • Usa il modello di e-mail contenuto nel piano di comunicazione per il lancio rapido (passaggio 4) per inviare ai promotori una notifica relativa al loro ruolo in fase di lancio.
  • Trasmetti il corso di base per gli utenti di Workplace per insegnare loro a usare Workplace.
  • Offri loro l'accesso anticipato invitandoli su Workplace.
  • Crea un gruppo Workplace segreto chiamato "Promotori di Workplace" e aggiungili. Userai il gruppo per comunicare con i promotori prima, durante e dopo il lancio.
3. Creazione dei gruppi
3. Creazione dei gruppi
Crea un insieme di gruppi principali e aggiungi i membri prima di invitare l'organizzazione su Workplace. Quando crei i gruppi, tieni in considerazione quanto segue:
  • Privacy: in che modo le persone si iscrivono al gruppo e chi può vedere i post
  • Autorizzazioni per la pubblicazione: chi può pubblicare i post nel gruppo
Privacy
  • Aperto: tutti possono iscriversi e vedere i membri e i post.
  • Chiuso: tutti possono richiedere di iscriversi ma solo i membri vedono i post.
  • Segreto: per iscriversi e vedere i post, è necessario ricevere un invito. I gruppi segreti non sono visibili nelle ricerche. Solo i membri e gli amministratori possono vederli.
Autorizzazioni per la pubblicazione
  • Tutti possono pubblicare post.
  • I post richiedono l'approvazione degli amministratori.
  • Solo gli amministratori possono pubblicare contenuti.
Usa i gruppi di persone per assegnare i membri ai gruppi in base a criteri come reparto, titolo professionale, luogo e così via. Scopri come creare gruppi di persone nel Centro assistenza di Workplace.
È possibile organizzare i gruppi principali in base a 3 tipi di comunicazione:
1. Comunicazione aziendale
I gruppi relativi agli annunci e alle discussioni rilevanti per tutta l'azienda semplificano le comunicazioni e connettono in maniera più efficace la sede principale e i reparti operativi.
  • Crea un gruppo aperto denominato "Comunicazioni di [nome dell'azienda]".
    • Aggiungi altri amministratori per la gestione del gruppo quando sei assente.
    • Rendilo un gruppo predefinito per iscrivere tutti i dipendenti in automatico.
    • Imposta le autorizzazioni alla pubblicazione solo per gli amministratori.
    • Usa il gruppo per condividere aggiornamenti e informazioni importanti per tutta l'azienda.
  • Crea gruppi riservati alle comunicazioni aperti per le varie aree geografiche, come "Comunicazioni per [luogo]".
    • Aggiungi altri amministratori per la gestione del gruppo quando sei assente.
    • Imposta le autorizzazioni alla pubblicazione solo per gli amministratori.
    • Usa i gruppi di persone (sincronizzati con i profili Workplace) per assegnare i membri ai gruppi in base alla sede.
    • Usa questo gruppo per condividere notizie e aggiornamenti relativi a una specifica area geografica.
  • Crea gruppi di discussione aperti per tutta l'azienda e in base alle aree geografiche, come "Discussione di [nome dell'azienda]" e "Discussione di [sede]".
    • Aggiungi altri amministratori per la gestione del gruppo quando sei assente.
    • Imposta le autorizzazioni di pubblicazione per consentire a tutti di pubblicare post o per rendere necessaria l'approvazione degli amministratori.
    • Rendi il gruppo relativo alle discussioni rilevanti per tutta l'azienda un gruppo predefinito. Usa i gruppi di persone (sincronizzati con i profili Workplace) per assegnare i membri ai gruppi specifici per le aree geografiche in base alla sede.
    • Invita i dipendenti a condividere domande e ad avviare discussioni di lavoro nel gruppo.
  • Suggerimento avanzato: crea gruppi social aperti per mostrare apprezzamento verso i contributi e le prestazioni delle persone. Il gruppo sarà uno spazio a disposizione di tutta l'azienda per esprimere riconoscenza verso i colleghi.
    • Imposta le autorizzazioni per consentire a tutti di pubblicare post.
2. Flussi di lavoro comuni e ripetitivi
Usa i gruppi per snellire processi e flussi di lavoro, ad esempio:
  • Gruppo di domande e risposte sulle Risorse umane o di Assistenza informatica: per aiutare le persone a trovare risposta alle domande.
  • Gruppo relativo alle strutture: per segnalare in modo rapido ed efficace problemi relativi a strutture e attrezzature.
  • Gruppo per la copertura dei turni: per consentire al personale operativo di richiedere un cambio turno o di subentrare nei turni disponibili. Scopri di più sulla copertura dei turni nel Centro assistenza.
3. Collaborazione del team
Qui è dove si svolgono le attività lavorative giornaliere. Le persone useranno i gruppi di reparto e team per condividere aggiornamenti di lavoro, collaborare sui file, comunicare tramite messaggi scritti, chiamate e videochiamate e molto altro.
  • Crea gruppi chiusi per i team e i reparti dell'organizzazione e rendi amministratore il relativo responsabile.
  • Imposta le autorizzazioni per consentire a tutti di pubblicare post.
  • Invita i promotori a creare gruppi chiusi per ogni progetto e gruppi segreti per le comunicazioni con i manager o i dipendenti diretti.
Suggerimento avanzato: invita i People Manager e i responsabili dei reparti a creare gruppi per le comunicazioni del team e del reparto come "Comunicazioni di marketing", "Lanci di nuovi prodotti" e "Vendite concluse". Questi gruppi sono utili a tenere tutti al corrente degli sviluppi all'interno dell'organizzazione.
4. Coinvolgimento di dirigenti e People Manager
4. Coinvolgimento di dirigenti e People Manager
La dirigenza userà Workplace per condividere aggiornamenti, mantenere informati i dipendenti e comunicare con tutta l'organizzazione. Assicurati che i dirigenti sappiano usare Workplace e ne conoscano i vantaggi per loro e per l'azienda.
Ecco alcune risorse da condividere con la dirigenza:
Coinvolgi i People Manager nel lancio di Workplace fin dall'inizio. Maggiore sarà la loro conoscenza di Workplace, maggiori saranno i vantaggi dello strumento per i team. Ecco alcune risorse da condividere con loro:
5. Comunicazioni per il lancio
5. Comunicazioni per il lancio
Crea entusiasmo tra i dipendenti riguardo al lancio con comunicazioni incentrate sul valore che Workplace apporterà alle loro attività giornaliere. Una strategia di comunicazione a tutto tondo è fondamentale per assicurarti la partecipazione di un maggior numero di membri della tua organizzazione. Per aiutarti, abbiamo creato un modello di piano di comunicazione per il lancio con messaggi chiave fondamentali per qualsiasi lancio di Workplace. S
6. Invio degli inviti
6. Invio degli inviti
Dopo aver configurato i gruppi e aver comunicato il lancio al team, è tutto pronto per inviare gli inviti. Usa le comunicazioni evidenziate nel piano di comunicazione per il lancio rapido per condividere le informazioni sull'attivazione del profilo e per continuare a invitare i dipendenti a iscriversi e interagire su Workplace dopo il giorno del lancio.
Assicurati che i dipendenti siano a conoscenza delle varie risorse formative e di assistenza disponibili. Condividi i link ai contenuti introduttivi a Workplace per aiutare i dipendenti a ottimizzare i tempi e usare Workplace al meglio:
Altre risorse utili
Altre risorse utili
Dopo il lancio di Workplace, assicurati di dare un'occhiata a una serie di altre risorse per misurare il successo del lancio, capire come usare il Pannello di amministrazione di Workplace e stimolare l'adozione e il coinvolgimento dopo il lancio.