Sicurezza dei dipendenti su Workplace

Una strategia efficace per la sicurezza dei dipendenti non inizia né finisce durante una situazione di emergenza. Deve essere progettata in modo accurato affinché i dipendenti siano consapevoli del fatto che esiste una strategia per la loro sicurezza e sappiano come comportarsi in caso di emergenza. Trasformare Workplace in una parte integrante della tua strategia per la sicurezza dei dipendenti garantisce a questi ultimi la possibilità di usare uno strumento che conoscono già per ricevere assistenza in caso di necessità.

Sensibilizzazione sulla sicurezza

Crea un posto protetto in cui dipendenti possono porre domande sulla sicurezza e per garantire una comunicazione chiara che illustri loro il piano di emergenza dell'organizzazione.

Creazione di un gruppo per Q&A sulla sicurezza globale

• Usa questo gruppo aperto per tenere aggiornati i dipendenti durante un'emergenza e ricevere da loro feedback su aspetti riguardanti la sicurezza fisica e tecnologica. Incoraggia le persone a pubblicare contenuti nel gruppo se hanno domande o dubbi riguardanti un episodio avvenuto nel luogo di lavoro (da attività sospette a catastrofi naturali).
• Assicura la coerenza del tuo format differenziando i post per le situazioni di emergenza da quelli di tipo informativo. I post per le situazioni di emergenza possono essere contrassegnati come importanti, in modo da aumentarne la visibilità nell'organizzazione.
• Assicurati di disporre di un team di amministratori del gruppo che rispondano alle domande inviate dai dipendenti. Se hai una forza lavoro globale o che lavora 24 ore su 24, è particolarmente importante definire le aspettative sui tempi di risposta.
• Se si tratta di un'emergenza, pubblica contenuti pertinenti nel gruppo e contrassegna il post come importante per aumentarne la visibilità. Se usi la funzione Safety Check (descritta più dettagliatamente di seguito), assicurati di collegarla a questo gruppo per i dipendenti in modo da ricevere gli aggiornamenti sulle emergenze.
• Assicurati inoltre di fornire un canale riservato per affrontare eventuali preoccupazioni; il gruppo deve essere infatti usato solo per le informazioni pubbliche.
• Suggerimento avanzato: aggiungi un post fissato in alto con informazioni importanti sulla sicurezza dei dipendenti, a cui questi ultimi possono accedere facilmente dal gruppo. Nel post fissato in alto, inserisci anche i link a eventuali documenti e siti importanti al di fuori di Workplace.

Passa all'azione con la funzione Safety Check

La funzione Safety Check di Workplace ti consente di contattare rapidamente i dipendenti per verificare chi sta bene e chi ha bisogno di aiuto durante un'emergenza, a prescindere da chi siano e da dove si trovino. Anche se speriamo che tu non debba mai usare la funzione Safety Check, essere in grado di agire in modo rapido e consapevole durante una situazione di emergenza è importantissimo. Ecco le best practice relative all'uso della funzione Safety Check.

Strategia di comunicazione per i dipendenti

• Fai in modo che l'amministratore delegato annunci la funzione Safety Check a tutti i dipendenti e su tutti i tuoi canali di comunicazione, inclusi Workplace, e-mail ed eventi generali in programma. Aiuta i dipendenti a capire che la loro sicurezza è la prima preoccupazione dell'organizzazione.
• Suggerimento avanzato: spiega in modo chiaro che la funzione Safety Check deve essere usata solo in situazioni di emergenza reali o nelle esercitazioni annunciate, in modo che i dipendenti imparino a prendere SEMPRE seriamente questa funzione. Non sottovalutare l'importanza della funzione Safety Check usandola per altri scopi.
• Crea un'e-mail con stampa unione per tutti gli utenti di Workplace non richiesti, con il messaggio Safety Check. Per poter garantire la sicurezza di tutti i membri della comunità di lavoro che usano la funzione Safety Check, i dipendenti che non lo hanno già fatto devono attivare il proprio account Workplace. Trova le istruzioni sulla stampa unione e un modello di e-mail di Safety Check qui.
• Informa tutti i dipendenti del fatto che verrà condotta un'esercitazione per la gestione delle emergenze in data <DATE> e incoraggia la partecipazione generale.
• Includi nella comunicazione le istruzioni per scaricare Workplace e Workplace Chat sui dispositivi mobili (iOS o Android). La possibilità di connettersi con i dipendenti, soprattutto in una situazione di emergenza, è essenziale e, se le persone non sono registrate in Workplace, non potrai monitorarne la sicurezza con la funzione Safety Check.

Come prepararsi alle emergenze

• Usa un gruppo per coordinare le persone responsabili della sicurezza dei dipendenti durante una situazione di emergenza. Si tratta generalmente di un team di persone che si occupano di sicurezza e risorse umane. Ognuna di loro deve essere aggiunta come operatore di situazioni di emergenza e deve poter usare la funzione Safety Check.
• Assegna in modo chiaro i ruoli di responsabilità per l'invio di messaggi e la gestione della funzione Safety Check in qualunque momento e tieni in considerazione i seguenti fattori:
  • Team da coinvolgere
  • Copertura in base all'area geografica
  • Copertura in base alla programmazione
  • Copertura per le festività
• Imposta i tuoi standard su come reagire di fronte a una determinata situazione di emergenza. In base al tipo di situazione di emergenza, stabilisci quanto segue:
  • Abbiamo intenzione di chiudere le nostre strutture?
  • Che livello di copertura di personale manterremo nei luoghi a rischio?
  • Quali servizi possiamo fornire ai nostri dipendenti?
  • Che messaggi dovremmo inviare ai nostri dipendenti colpiti nelle varie fase della situazione di emergenza?
• Esercitazioni

• Safety Check include una funzione per le esercitazioni che puoi inviare ai dipendenti in modo che imparino a familiarizzare con lo strumento e che può diventare parte integrante delle tue procedure di esercitazione per le emergenze.
• È importante organizzare esercitazioni periodiche usando la funzione Safety Check per consentire ai dipendenti di acquisire familiarità. NON USARE la funzione Safety Check per motivi non legati alla sicurezza dei dipendenti. Questo ridurrebbe l'efficacia dello strumento in caso di una reale situazione di emergenza.

Analisi regolare della strategia per la sicurezza dei dipendenti

Per migliorare la reattività in caso di situazioni di emergenza future, è importante condurre un'analisi globale dopo che si è verificata un'emergenza. In qualsiasi momento, puoi fare riferimento alla funzione Safety Check dell'evento relativo alla situazione di emergenza consultando la dashboard corrispondente. Puoi anche esportare i tuoi risultati per analizzare più facilmente i dati delle risposte in base all'utente.

Fattori da analizzare:

• Qual è stato il livello di coordinamento del team addetto alla sicurezza nell'inviare un Safety Check e monitorarne le risposte?
• Quanti dipendenti hanno usato la funzione Safety Check tra quelli che hanno ricevuto il messaggio? Quanti non l'hanno usata?
  • Ricontatta le persone che non hanno risposto al Safety Check per scoprire il motivo della mancata risposta. Inserisci i loro feedback nella tua strategia per la sicurezza dei dipendenti da usare per eventuali Safety Check che potresti aver bisogno di inviare in futuro.
• Spiega a tutti i nuovi dipendenti cos'è la funzione Safety Check e come usarla.
  • Inserisci questa spiegazione nel tuo programma di formazione annuale per i dipendenti.
• Per ottimizzare l'applicazione della funzione Safety Check è fondamentale che tutti i dipendenti usino Workplace. Rendere Workplace obbligatorio durante la fase di inserimento migliora la tua capacità di controllare la sicurezza di ogni dipendente durante una situazione di emergenza.

Riferimenti:

Articolo del Centro assistenza sull'abilitazione di Safety Check per gli amministratori di sistema