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Gestione degli account

Scopri come puoi creare, aggiornare e disattivare gli account degli utenti su Workplace.

Indice

Panoramica

Panoramica

Lo scopo di Workplace è dare voce a tutti i membri della tua organizzazione, che tu lavori nella sede centrale o nel reparto produttivo. Siamo consapevoli che non tutti i dipendenti dispongono di un indirizzo e-mail aziendale, perciò abbiamo creato i codici di accesso. Con i codici di accesso, i dipendenti possono attivare i loro account senza la necessità di un indirizzo e-mail aziendale.

Abilitazione degli account senza indirizzo e-mail

Abilitazione degli account senza indirizzo e-mail

Prima di poter creare utenti senza indirizzo e-mail, dovrai abilitare questa funzionalità all'interno del tuo ambiente Workplace. Puoi usare i passaggi seguenti per attivare la creazione di account senza indirizzo e-mail:

1
Effettua l'accesso come un amministratore che dispone dell'autorizzazione per modificare le impostazioni dell'azienda assegnata al suo ruolo.

2
Accedi al Pannello di amministrazione e vai alla sezione Impostazioni.

3
Scorri verso il basso in Impostazioni azienda finché non visualizzi l'impostazione Creazione di account con i codici di accesso.

4
Seleziona la casella Consenti ai colleghi senza un indirizzo e-mail di accedere a Workplace usando un codice di accesso.

5
Clicca sul pulsante Salva.
?
Ora la tua istanza dovrebbe essere abilitata alla creazione di utenti senza indirizzo e-mail una volta che uscirai dal tuo account ed effettuerai nuovamente l'accesso.
Creazione degli account senza indirizzo e-mail

Creazione di un account senza un indirizzo e-mail

Per creare un utente senza indirizzo e-mail, i campi EmployeeID eName sono obbligatori. Tutti gli altri campi sono facoltativi, ma ti invitiamo comunque a compilare il maggior numero possibile di campi per creare profili più completi per i tuoi dipendenti.

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Non compilare il campo dell'indirizzo e-mail se hai intenzione di creare un utente senza indirizzo e-mail. Quando questo campo è compilato, Workplace considererà l'account come un account con un indirizzo e-mail valido e non verrà generato alcun codice di accesso per tale account.

Segui questi passaggi per creare un account senza indirizzo e-mail:

1
Effettua l'accesso come un amministratore a cui è stata assegnata l'autorizzazione per aggiungere e rimuovere account.

2
Accedi al Pannello di amministrazione e vai alla sezione Persone.

3
Clicca sul pulsante + Aggiungi persone.

4
Seleziona l'opzione Aggiungi una persona.

5
Inserisci nome e cognome nel campo Nome.

6
Inserisci un ID dipendente (può trattarsi di qualsiasi formato ad eccezione di un formato e-mail).

7
Cambia l'autenticazione impostandola su Password se l'SSO è selezionato per impostazione predefinita.

8
Clicca sul pulsante Aggiungi.
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Gli ID dipendente devono essere univoci per ogni utente all'interno della tua organizzazione, altrimenti visualizzerai un errore durante la creazione dell'utente.
Gestione degli account senza indirizzo e-mail

Gestione degli account senza indirizzo e-mail

Gestione manuale degli account senza indirizzo e-mail

Puoi gestire manualmente un utente senza indirizzo e-mail, uno alla volta, nello stesso modo in cui creeresti manualmente un utente con un indirizzo e-mail.

Gestione di gruppo degli account senza indirizzo e-mail

Puoi gestire gli utenti senza indirizzo e-mail in gruppo usando un foglio di calcolo nello stesso modo in cui gestiresti gli utenti con un indirizzo e-mail in gruppo.

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È possibile gestire collettivamente gli utenti senza indirizzo e-mail e quelli con un indirizzo e-mail aziendale utilizzando lo stesso foglio di calcolo. Nel modello vedrai le colonne per Employee Id e Manager Employee Id.

Gestione degli account senza indirizzo e-mail tramite API Account Management

Puoi gestire gli utenti senza indirizzo e-mail tramite l'API Account Management nello stesso modo in cui gestiresti gli utenti con un indirizzo e-mail tramite l'API.

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È possibile gestire contemporaneamente gli utenti senza indirizzo e-mail così come quelli con un indirizzo e-mail tramite l'API.
Recupero dei codici di accesso

Recupero dei codici di accesso

Recupero dei codici di accesso per un utente senza indirizzo e-mail

Una volta creato correttamente un utente senza indirizzo e-mail, potrai recuperare il codice di accesso per tale utente nel modo seguente:

1
Effettua l'accesso come un amministratore a cui è stata assegnata l'autorizzazione per aggiungere e rimuovere account.

2
Accedi al Pannello di amministrazione e vai alla sezione Persone.

3
Clicca sull'icona ... accanto all'utente senza indirizzo e-mail di cui desideri recuperare il codice di accesso.

4
Seleziona l'opzione Ottieni il codice di accesso.

5
Copia e salva il codice di accesso di 16 cifre per tale utente.

Recupero dei codici di accesso per più utenti senza indirizzo e-mail contemporaneamente

Una volta creati correttamente gli utenti senza indirizzo e-mail, potrai recuperare il codice di accesso di tali utenti nel modo seguente:

1
Effettua l'accesso come un amministratore a cui è stata assegnata l'autorizzazione per aggiungere e rimuovere account.

2
Accedi al Pannello di amministrazione e vai alla sezione Persone.

3
Filtra gli utenti per cui vuoi ottenere un link di attivazione nella barra di ricerca (ad es. gli account invitati ma non ancora attivati).

4
Clicca sul pulsante ... nella barra superiore e seleziona Esporta le informazioni sui dipendenti.

5
Seleziona l'opzione Ottieni il codice di accesso.

6
Se lo desideri, seleziona Invia codici di accesso anche ai manager. Così facendo, invierai ai manager un'e-mail con i codici di accesso per le persone che gestiscono. Scegli questa opzione se hai la certezza che il tuo Organigramma di Workplace sia aggiornato.

7
Clicca su Invia codici.
Primo accesso mediante codici di accesso

Primo accesso mediante codice

Quando ricevi un codice di accesso, puoi effettuare il tuo primo accesso a Workplace e attivare il tuo account tramite un browser web o usando l'app mobile.

Per attivare un account tramite un browser web:


2
Clicca su Crea un account con il tuo codice di accesso.

3
Inserisci il tuo codice di accesso di 16 cifre e clicca sul pulsante Continua.

4
Scegli un nome utente e imposta una password.

5
Seleziona la casella Accetto le Condizioni.

6
Clicca su Continua. Il tuo account verrà creato.

Per attivare un account tramite un'app mobile:

1
Apri l'app Workplace.

2
Clicca su Crea un account.

3
Clicca su Crea un account con un codice di accesso.

4
Inserisci il tuo codice di accesso di 16 cifre e clicca su Continua.

5
Scegli un nome utente e imposta una password.

6
Seleziona la casella Accetto le Condizioni.

7
Clicca su Continua. Il tuo account verrà creato.
Reimpostazione della password

Reimpostazione della password per gli account senza indirizzo e-mail

Se hai dimenticato la password, dovrai seguire questi passaggi per reimpostarla:

1
Inserisci il tuo nome utente nella casella di testo nella pagina di accesso. Clicca su Continua.

2
Clicca su Hai dimenticato la password?.

3
Inserisci il nome utente nella casella di testo.

4
Inserisci il nuovo codice di accesso che è stato inviato al tuo amministratore di sistema.

5
Imposta una nuova password.
Conversione di un account senza indirizzo e-mail in account con indirizzo e-mail

Conversione di un account senza indirizzo e-mail in account con indirizzo e-mail

Nel caso in cui venga assegnato un indirizzo e-mail aziendale a un utente senza indirizzo e-mail, è possibile compilare il campo dell'indirizzo e-mail per quell'utente. Quando il campo dell'indirizzo e-mail viene aggiornato correttamente, l'utente non sarà più connesso tramite i codici di accesso e verrà considerato come un utente con un indirizzo e-mail aziendale.

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Quando converti un utente senza indirizzo e-mail in un utente con un indirizzo e-mail aziendale, non potrai più riconvertirlo in un utente senza indirizzo e-mail.
Uso di deep link per l'app mobile di Workplace

Uso di deep link per l'app mobile di Workplace

I codici di accesso hanno uno schema URL che ti consentirà di usare deep link con l'URL del codice di accesso per rimandare direttamente all'app mobile di Workplace. Ciò significa che puoi condividere questo URL specifico tramite un portale web o un altro meccanismo di consegna in modo che l'utente finale possa semplicemente cliccare su un link che lo indirizzerà al flusso di attivazione all'interno dell'app mobile di Workplace.

1
Crea un URL generato dal codice, formattato nel modo seguente:
fb-work-emailless://accesscode?access_code="[access code]"

2
Assicurati di recuperare il codice di accesso per l'ID utente corretto.

3
Ora dovresti ottenere un URL simile al seguente:
fb-work-emailless://accesscode?access_code=abcdefghijklmnop
?
Puoi recuperare i codici di accesso attraverso l'esportazione delle persone nel Pannello di amministrazione o attraverso l'API Account Management di Workplace.