Gestione delle riunioni su Workplace

5 suggerimenti che ti aiuteranno a programmare, organizzare e documentare le riunioni su Workplace.

Organizzare riunioni può essere difficile, soprattutto quando i dipendenti sono sparsi per il Paese o in tutto il mondo.

Workplace rende più semplice connettersi, condividere il lavoro e instaurare interazioni umane genuine con tutte le persone dell'organizzazione, ovunque e in qualsiasi momento. Questa guida illustra come usare Workplace per pianificare, organizzare, documentare e trasmettere in diretta le riunioni.

Come fare su Workplace

Usa i sondaggi per preparare la riunione1. Usa i sondaggi per preparare la riunione

I sondaggi sono un ottimo modo per programmare gli orari delle riunioni e stabilire la priorità degli argomenti di discussione.

Pubblica un sondaggio con diversi orari per la riunione e invita i membri del team a votare l'orario che preferiscono. Usa un sondaggio anche per definire gli argomenti da affrontare durante la riunione. Invita i membri del team a votare e ad aggiungere le proprie opzioni al sondaggio.


Usa i sondaggi per preparare la riunione

Crea un evento nel gruppo del team2. Crea un evento nel gruppo del team

Crea un evento nel gruppo del team per comunicare data e ora della riunione e invita le persone.


Creazione di un evento nel gruppo del team per comunicare data e ora dell'evento

Configura la videochiamata di Workplace3. Configura la videochiamata di Workplace

Workplace rende più semplice configurare o partecipare a riunioni ovunque, usando solo telefono o computer.

Per avviare una videochiamata con il team, è sufficiente accedere al gruppo del team e cliccare sull'icona della fotocamera nella parte superiore destra dello schermo. Tutti i membri del gruppo saranno selezionati automaticamente per partecipare alla riunione, ma puoi rimuovere le persone secondo le esigenze.

Puoi anche creare una videochiamata rapida con chi vuoi direttamente dalla chat. È sufficiente avviare una conversazione con la persona o le persone che ti interessano e cliccare sulla stessa icona nella parte superiore dello schermo.


Videochiamata di Workplace con 4 partecipanti

Per un'esperienza audio e video di alta qualità, puoi connetterti a Workplace anche da Portal. Portal è un dispositivo hardware per le comunicazioni video dotato di Smart Camera e Smart Sound che ti aiuta a sentirti più presente mentre collabori con i colleghi, a prescindere dalla distanza. Visita il sito web di Portal per scoprire di più.


Due persone in riunione su Workplace tramite Portal.

Prendi appunti e documenta le attività4. Prendi appunti e documenta le attività

Crea un documento nel gruppo da usare per gli appunti. Aggiungi un'immagine di copertina e seleziona "Consenti a tutti i membri del gruppo di modificare questo documento". Invita gli altri membri a condividere nelle note sulla riunione eventuali informazioni omesse.


Prendi appunti sulle riunioni in un documento Workplace

Al termine della riunione, usa un post sulle attività per documentare i prossimi passaggi e i lavori da svolgere. Usa il simbolo @ per assegnarli ai colleghi menzionati che, a lavoro ultimato, potranno spuntare le attività svolte e tutti i membri vedranno il relativo stato aggiornato.

Trasmetti in diretta una riunione per i membri del team5. Trasmetti in diretta una riunione per i membri del team

Usando Video in diretta, puoi trasmettere una riunione in diretta per il team, il reparto o l'intera organizzazione. È un ottimo modo per promuovere un modello di comunicazione trasparente e mostrare di cosa vi state occupando tu e il team.

Gli spettatori del video in diretta potranno sintonizzarsi e interagire in tempo reale con commenti e reazioni. Al termine, il video in diretta sarà pubblicato automaticamente nel gruppo per consentire a tutti coloro che non hanno potuto seguire la trasmissione di recuperarla in un secondo momento.


Trasmetti in diretta una riunione per i membri del team

Vantaggi

Vantaggi

  • Centralizza tutti i materiali delle riunioni: registrazioni video, appunti e programmi dell'evento.
  • Rendi gli appunti delle riunioni collaborativi, consentendo alle persone di aggiungere i propri sui documenti di Workplace.
  • Documenta facilmente le attività e monitora i lavori da svolgere.
  • Organizza riunioni in qualsiasi luogo e momento con le chiamate e le videochiamate di Workplace.
  • Trasmetti una riunione per condividere i risultati di un progetto e mostrare il lavoro del team al reparto o all'intera organizzazione.
Altre risorse utili

Altre risorse utili