Gestione dei progetti con Workplace

Crea uno spazio centrale per tutte le esigenze correlate ai tuoi progetti con i gruppi di Workplace.


Usare le e-mail per le comunicazioni relative ai progetti può generare confusione. Le informazioni rischiano di perdersi nelle molteplici conversazioni tramite e-mail e potrebbe essere difficile mantenere tutti aggiornati e in sintonia.
È qui che entrano in gioco i gruppi di Workplace. Il gruppo di progetto può centralizzare tutte le comunicazioni relative al progetto in un unico luogo. Questo strumento rende gli obiettivi e le risorse del progetto facilmente accessibili, in modo che siano sempre disponibili per te e il team. Grazie alla condivisione di file, chat, attività e molto altro, puoi inoltre assicurarti che tutti siano aggiornati e informati su progressi e lavori da svolgere.
1. Crea un gruppo di progetto
1. Crea un gruppo di progetto
Crea uno spazio centralizzato che consenta a te e al tuo team di comunicare e aggiornarvi reciprocamente sui progetti in corso. Su Workplace questo spazio è noto come gruppo di progetto. Crearne uno è semplicissimo. Per creare il gruppo per il tuo team:
  1. Clicca su Crea gruppo nel riquadro a sinistra nella sezione Notizie. Potresti dover cliccare su Altro... prima.
  2. Inserisci il nome del gruppo e seleziona l'impostazione sulla privacy desiderata. Per un gruppo di progetto, ti consigliamo di crearne uno segreto o chiuso.
  3. Digita i nomi dei membri del team uno a uno per aggiungerli al gruppo.
  4. Assicurati che la chat sia attivata.
  5. Clicca su Crea gruppo.
Il gruppo del team include la tab File, dove troverai tutti i file condivisi nel gruppo. Anche i gruppi con 250 membri o meno possono avere una chat, che puoi usare per i messaggi istantanei oppure per le chiamate o videochiamate.
Per scoprire di più sui gruppi, guarda il video di seguito.
2. Fissa un post in alto
2. Fissa un post in alto
Scrivi un post che illustri gli obiettivi, le risorse disponibili, le scadenze e altre informazioni importanti per il progetto. Fissa questo post in alto alla Pagina del gruppo, in modo che le persone possano consultarlo con facilità.
3. Condividi e collabora sui file
3. Condividi e collabora sui file
Usa Workplace per condividere file e raccogliere il feedback del team. Accedi al riquadro di composizione dei post e aggiungi file dal computer o tramite le integrazioni di condivisione file aggiunte dall'amministratore del sistema informatico aziendale.
Se non vedi gli strumenti per la condivisione dei file che ti servono, consulta la tab Integrazioni. Se hai creato tu il gruppo di progetto, ne sei l'amministratore e, in quanto tale, puoi aggiungere integrazioni utilizzabili dai membri del gruppo.
Non perdere tempo a scorrere nel feed del gruppo per trovare il file condiviso da un collega. Ogni gruppo dispone di una tab File, dove troverai tutti i file condivisi nel gruppo: in questo modo niente rischia di andare perso.
4. Mantieni tutti aggiornati
4. Mantieni tutti aggiornati
Chiedi al team di pubblicare aggiornamenti settimanali nel gruppo. Gli aggiornamenti settimanali mantengono tutti aggiornati su progressi, priorità ed eventuali problemi da risolvere.
Se devi condividere un aggiornamento più corposo, come il report sui risultati di un progetto o di una ricerca, prova a creare una nota direttamente su Workplace. Aggiungi un'immagine di copertina per incrementarne la visibilità nel feed del gruppo e rendi la nota modificabile in tempo reale selezionando "Consenti a tutti i membri del gruppo di modificare questo documento".
5. Comunica con Workplace Chat
5. Comunica con Workplace Chat
La chat è perfetta quando ti serve una risposta rapida o vuoi avere una conversazione informale con il tuo team. Avvia una chat con una persona o un gruppo di persone e condividi file, foto, video, GIF e altro. Per prendere decisioni più rapidamente, puoi usare anche chiamate o videochiamate. Guarda il video di seguito per una breve panoramica di come funziona la chat.
Assicurati che i tuoi riporti diretti capiscano quando usare la chat e quando i post. Se noti che qualcuno usa la chat per condividere risorse importanti, invitalo a condividerle tramite un post.
Ecco alcuni suggerimenti su Workplace Chat:
6. Mantieni tutti aggiornati
6. Usa le videochiamate o i video in diretta per la riunione
Puoi avviare una videochiamata o una chiamata da qualsiasi gruppo o chat individuale cliccando sulle icone in alto a destra nello schermo.
Per registrare la riunione, prova a trasmettere in diretta con altri organizzatori. Se usi un video in diretta, la riunione sarà trasmessa nel gruppo del tuo team in tempo reale. Al termine della trasmissione, verrà pubblicata automaticamente una registrazione nel gruppo in modo che le persone in fusi orari diversi e coloro che non hanno potuto partecipare possano recuperare la riunione.
7. Mantieni tutti aggiornati
7. Condividi note e attività
Dopo la riunione del team, assicurati di pubblicare le relative note e i passaggi successivi nel gruppo del tuo team. Puoi aggiungere note come testo al tuo post e usare le attività per documentare lavori da svolgere. Menziona le persone usando la @ in un'attività, così riceveranno una notifica. Potranno spuntare le attività una volta che le avranno completate.