Gestione dei progetti su Workplace

Crea uno spazio centrale per tutte le esigenze correlate ai progetti.

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Usare le e-mail per le comunicazioni relative ai progetti può generare confusione. Le informazioni rischiano di perdersi nelle molteplici conversazioni tramite e-mail e potrebbe essere difficile mantenere tutti aggiornati e in sintonia.

È qui che entrano in gioco i gruppi di Workplace. Il gruppo di progetto può centralizzare tutte le comunicazioni relative al progetto in un unico luogo. Questo strumento rende gli obiettivi e le risorse del progetto facilmente accessibili, in modo che siano sempre disponibili per te e il team. Grazie alla condivisione di file, chat, attività e molto altro, puoi inoltre assicurarti che tutti siano aggiornati e informati su progressi e lavori da svolgere.

Come fare su Workplace

Crea un gruppo di progetto1. Crea un gruppo di progetto

Crea un gruppo di progetto e aggiungi i membri del team. Di solito, i gruppi di progetto restano segreti, in modo che solo i membri del team possano vedere i post e dare il proprio contributo. Se collabori con persone esterne all'organizzazione, crea un gruppo per più aziende.

Per maggiori informazioni sulla privacy dei gruppi, visita il Centro assistenza.

Fissa un post in alto2. Fissa un post in alto

Scrivi un post che illustri gli obiettivi, le risorse disponibili, le scadenze e altre informazioni importanti per il progetto. Fissa questo post in alto alla Pagina del gruppo, in modo che le persone possano consultarlo con facilità.


Post sul progetto fissato in alto

Condividi e collabora sui file3. Condividi e collabora sui file

Usa Workplace per condividere file e raccogliere il feedback del team. Accedi al riquadro di composizione dei post e aggiungi file dal computer o tramite le integrazioni di condivisione file aggiunte dall'amministratore del sistema informatico aziendale.

Telefono con un post contenente diversi tipi di file

Se non vedi gli strumenti per la condivisione dei file che ti servono, consulta la tab Integrazioni. Se hai creato tu il gruppo di progetto, ne sei l'amministratore e, in quanto tale, puoi aggiungere integrazioni utilizzabili dai membri del gruppo.


Come aggiungere integrazioni

Il team può aggiungere annotazioni a diversi tipi di file condivisi nel gruppo: in questo modo sarà facile tenere traccia di tutti i feedback. Scopri di più sulle annotazioni nel Centro assistenza di Workplace.


Annotazioni sui file

Non perdere tempo a scorrere nel feed del gruppo per trovare il file condiviso da un collega. Ogni gruppo dispone di una tab File, dove troverai tutti i file condivisi nel gruppo: in questo modo niente rischia di andare perso.


Immagine della tab File all'interno del gruppo di un team addetto al marketing. Sono presenti cartelle collegate e un elenco di tutti i file condivisi.

Per ottenere feedback da altri team, crea un gruppo di feedback sul progetto e invita i membri da cui vuoi un parere. Usa il gruppo per condividere aggiornamenti come documentazione generale, idee di realizzazione, dati sul pubblico e altro ancora. Questo darà maggiore visibilità al lavoro del team, fornendoti ulteriori feedback e punti di vista.

Mantieni tutti aggiornati4. Mantieni tutti aggiornati

Chiedi al team di pubblicare aggiornamenti settimanali nel gruppo. Gli aggiornamenti settimanali mantengono tutti aggiornati su progressi, priorità ed eventuali problemi da risolvere.

Se devi condividere un aggiornamento più corposo, come il report sui risultati di un progetto o di una ricerca, prova a creare una nota direttamente su Workplace. Aggiungi un'immagine di copertina per incrementarne la visibilità nel feed del gruppo e rendi la nota modificabile in tempo reale selezionando "Consenti a tutti i membri del gruppo di modificare questo documento".

Come aggiungere integrazioni

Condividi nel gruppo post sulle attività per tenere traccia dei lavori da svolgere e usa il simbolo @ per assegnarli ai colleghi menzionati che, a lavoro ultimato, potranno spuntare le attività svolte e tutti i membri vedranno il relativo stato aggiornato.


Attività
Comunica con Workplace Chat5. Comunica con Workplace Chat

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Tutti i gruppi di progetto con un numero di membri pari o inferiore a 250 possono avere la propria chat. In questo modo, sarà facile rimanere in contatto con il team, anche quando si è fuori ufficio o si lavora in remoto.

Se non lo hai già fatto, scarica le app Workplace e Workplace Chat e assicurati che il team faccia altrettanto.

In chat la conversazione si svolge rapidamente, per cui è più indicata quando servono risposte rapide o per chiacchierare con il team. Per condividere file, risorse di progetto o altre informazioni che serviranno al team in futuro, usa i post.


Conversazione in chat all'interno del gruppo di un team addetto al marketing

Usa chiamate e videochiamate per connetterti6. Usa chiamate e videochiamate per connetterti

Workplace offre funzionalità di chiamata e videochiamata per un massimo di 50 membri. Usa chiamate e videochiamate di gruppo per le riunioni ordinarie del team o chiamate individuali per sentire brevemente un collega e prendere decisioni in modo rapido.

Videochiamata con 4 partecipanti
Vantaggi

Vantaggi

  • Un unico punto di riferimento per tutte le comunicazioni. I nuovi membri del gruppo possono leggere i post precedenti per essere aggiornati.
  • Possibilità di organizzare riunioni dove e quando vuoi
  • I gruppi aperti di feedback consentono di ottenere facilmente pareri da parte del tuo e di altri team.
  • Centralizzazione di file, risorse e comunicazioni relative al progetto per evitare che vadano persi.
  • Possibilità di connettersi con il team tramite chat, chiamate e videochiamate.
Altre risorse utili

Altre risorse utili