Comunicazioni di sicurezza per i dipendenti

Scopri come usare le funzioni di Workplace come i gruppi, il Centro per la sicurezza e l'area risorse per creare piani di comunicazione interna.


Se è in gioco la sicurezza dei dipendenti, è importante avere a disposizione strumenti che consentano di raggiungere tutti e un piano di comunicazione completo per tenere le persone al sicuro e informate.
Che si tratti di condividere avvertenze di viaggio, allerte meteo o avvisi per i dipendenti in situazioni di emergenza, le comunicazioni devono raggiungere rapidamente le persone, fornire istruzioni efficaci e ottenere un'attenzione immediata.
In questa guida scoprirai come usare funzioni di Workplace quali Centro per la sicurezza, gruppi e area risorse per:
  • Creare un team
  • Configurare i tuoi canali di comunicazione
  • Eseguire regolarmente test ed esercitazioni
  • Avvisare i dipendenti di situazioni potenzialmente pericolose
  • Monitorare le comunicazioni
  • Condividere report successivi all'incidente
  • Mantenere l'intera organizzazione aggiornata
  • Raccogliere i feedback
  • Rispondere ai feedback in modo aperto e trasparente
Crea un team interfunzionale
1. Crea un team interfunzionale
Crea un team composto da persone provenienti da tutta l'organizzazione, inclusi i reparti addetti a comunicazioni, sicurezza e risorse umane, per garantire un'ampia copertura alle comunicazioni di sicurezza per i dipendenti. Se la tua organizzazione ha più sedi, per ogni sede nomina membri che possano coprire anche gli incidenti che si verificano a livello locale.
Una volta configurato il Centro per la sicurezza nel Pannello di amministrazione, un amministratore di sistema deve assegnare a ogni membro del team il ruolo di operatore di situazioni di emergenza. Gli operatori di situazioni di emergenza ti aiutano a gestire le comunicazioni di sicurezza per i dipendenti. Sono infatti in grado di usare il Centro per la sicurezza per creare nuove attività, come eventi in diretta in caso di emergenza, test dei sistemi ed esercitazioni pratiche. Possono inoltre inviare comunicazioni ai membri dell'organizzazione.
Configura i tuoi canali di comunicazione
2. Configura i tuoi canali di comunicazione
Crea l'infrastruttura di comunicazione necessaria per pianificare e condividere informazioni sulla sicurezza dei dipendenti con l'intera organizzazione. Ti consigliamo quanto segue:
  • Un gruppo segreto formato da operatori di situazioni di emergenza e stakeholder. Usalo per mantenere tutti aggiornati, collaborare ai messaggi sulla sicurezza per i dipendenti e gestire comunicazioni e decisioni in un unico posto.
  • Un gruppo aperto, ufficiale e predefinito per le comunicazioni sulla sicurezza. Se la tua organizzazione ha più sedi, crea un gruppo per ognuna di esse e assegna i relativi membri usando i gruppi di persone.
  • Un gruppo aperto per i Q&A sulla sicurezza globale allo scopo di raccogliere feedback su questioni e preoccupazioni legate alla sicurezza. Incoraggia i dipendenti a pubblicare contenuti nel gruppo se hanno domande o dubbi riguardanti un episodio avvenuto nel luogo di lavoro (da attività sospette a catastrofi naturali). Nomina amministratori del gruppo diversi operatori di situazioni di emergenza e accertati che monitorino i post in modo da rispondere tempestivamente alle domande.
  • Una sezione dedicata alla sicurezza dei dipendenti nell'area risorse dell'organizzazione. Usa questa sezione per archiviare in un unico posto risorse statiche importanti, ad esempio strategie e linee guida aziendali relative alla sicurezza.
Suggerimento avanzato: nei gruppi per gli annunci sulla sicurezza e per i Q&A sulla sicurezza globale condividi un post con link a materiali pertinenti, tra cui la sezione dedicata alla sicurezza dei dipendenti all'interno dell'area risorse. Fissa quindi il post all'inizio del gruppo, in modo che i dipendenti possano consultarlo facilmente in qualsiasi momento.
Esegui test ed esercitazioni
3. Esegui test ed esercitazioni
Per avere la certezza di affrontare al meglio una situazione di emergenza, esegui regolarmente test ed esercitazioni usando il Centro per la sicurezza.
I test consentono di acquisire dimestichezza con le opzioni del Centro per la sicurezza. Incoraggia gli operatori di situazioni di emergenza appena nominati a eseguire test per verificare le funzioni del Centro per la sicurezza. I test permettono inoltre di valutare l'efficacia del team in termini di messaggi sulla sicurezza per i dipendenti.
Le esercitazioni possono essere usate come simulazioni pianificate per verificare che tutti siano preparati ad affrontare al meglio eventuali situazioni di emergenza. Le notifiche inviate per le esercitazioni contengono nel titolo la parola "ESERCITAZIONE".
Accertati che le comunicazioni riguardanti test ed esercitazioni forniscano ai dipendenti istruzioni chiare sulle azioni da eseguire. In genere, i test non richiedono alcuna azione, mentre durante le esercitazioni i dipendenti sono tenuti a seguire le procedure di sicurezza necessarie, ad esempio l'evacuazione dai luoghi fisici.
Informa i dipendenti di qualsiasi incidente
4. Informa i dipendenti di qualsiasi incidente
Quando si verifica un problema legato alla sicurezza, crea nel Centro per la sicurezza una diretta dell'incidente per gestire azioni e risposte.
  1. Attribuisci alla diretta dell'incidente un titolo e una descrizione.
  2. Assegna altri operatori di situazioni di emergenza alla gestione delle comunicazioni.
  3. Scegli tra i tipi di messaggio disponibili il più adatto a fornire comunicazioni chiare ed efficaci a seconda della situazione. I tipi di messaggio includono:
  4. Scegli i destinatari dei messaggi selezionando un'opzione dal menu a discesa. Se selezioni la posizione del profilo, ricorda che questa deve essere presente nella tua directory delle persone.
  5. Le persone possono ricevere il messaggio sulla sicurezza sotto forma di notifica di Workplace, messaggio su Workplace Chat o e-mail. Seleziona i canali che ritieni più adatti al tuo pubblico e invia il messaggio.
Per ogni diretta di un incidente puoi inviare diversi messaggi sulla sicurezza, in modo da mantenere i dipendenti aggiornati sull'evoluzione della situazione. Ti consigliamo di inviare un avviso di sicurezza non appena vieni a conoscenza di un incidente, per informare rapidamente i dipendenti e fornire loro le istruzioni necessarie. Se la situazione si aggrava, invia un Safety Check per verificare che siano al sicuro e individuare chi invece ha bisogno di aiuto.
Monitora gli insights sugli incidenti
5. Monitora gli insights sugli incidenti
In base alla diretta dell'incidente, monitora metriche quali i tassi di risposta ai Safety Check e le percentuali di lettura di tutti gli altri tipi di messaggio.
Clicca su messaggi specifici per visualizzare la lista dei destinatari e verificare se hanno risposto al messaggio.
Se hai inviato un Safety Check, controlla chi ha confermato di stare bene e chi invece ha bisogno di assistenza. Contatta telefonicamente i dipendenti che hanno dichiarato di avere bisogno di aiuto o che non hanno risposto al messaggio.
Tieni presente che, in caso di danni alle linee elettriche o per le comunicazioni, le persone potrebbero risultare irraggiungibili. In ogni caso, ricorda ai dipendenti che la loro sicurezza è sempre la tua priorità assoluta.
Condividi report successivi all'incidente
6. Condividi report successivi all'incidente
Continua a tenere informati i dipendenti coinvolti anche dopo la conclusione dell'incidente. Condividi con i dipendenti un Bollettino importante per informarli che l'incidente è stato risolto e indicare gli eventuali passi successivi che intendi compiere per continuare a garantire la loro sicurezza.
Condividi gli aggiornamenti con l'intera organizzazione
7. Condividi gli aggiornamenti con l'intera organizzazione
Comunica in modo trasparente qualsiasi notizia relativa agli incidenti di sicurezza e informa tutti i dipendenti condividendo post di aggiornamenti e risposte nel gruppo degli annunci sulla sicurezza.
Una volta che l'incidente è risolto, condividi un post di riepilogo per fornire informazioni e indicazioni sui passi successivi.
Per gli aggiornamenti essenziali, usa l'opzione Contrassegna come importante, per avere la certezza che i post siano ben visibili ai dipendenti interessati. Contrassegnando un post del gruppo come importante lo renderai visibile in alto nella sezione Notizie di tutti i membri del gruppo.
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Raccogli feedback e migliora le comunicazioni
8. Raccogli feedback e migliora le comunicazioni
Il feedback dei dipendenti ti aiuta a continuare a migliorare le comunicazioni, in modo da rispondere al meglio alle esigenze dei dipendenti. Usa il gruppo per i Q&A sulla sicurezza globale per raccogliere feedback e determinare quali argomenti legati alla sicurezza non sono ancora chiari per i dipendenti.
Per raccogliere feedback da tutta l'organizzazione, usa la funzione Sondaggi di Workplace, che consente di inviare sondaggi trimestrali anonimi per conoscere l'opinione dei dipendenti sulla strategia di sicurezza dell'azienda e sulla gestione degli incidenti recenti da parte dei team.
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Rispondi ai feedback in modo aperto e trasparente
9. Rispondi ai feedback in modo aperto e trasparente
Dimostra il valore che attribuisci ai feedback dei dipendenti condividendo un post in cui commenti apertamente i risultati dei sondaggi e indichi quali passi intendi compiere per migliorare la situazione.
Per garantire un ulteriore livello di trasparenza nella gestione delle emergenze, organizza una diretta con i membri del tuo team dirigenziale per discutere della strategia di sicurezza dei dipendenti e rispondere a qualsiasi domanda.
Usa i sondaggi prima della trasmissione in diretta e durante i Q&A per raccogliere domande e rispondere a quelle poste in tempo reale.
Garantire la sicurezza dei dipendenti non significa solo assicurarne il benessere fisico, ma anche costruire un rapporto di fiducia e un senso di sicurezza grazie a comunicazioni aperte e trasparenti.
La disponibilità di una strategia adeguata permette alle persone di approfondire la conoscenza delle linee guida sulla sicurezza e delle precauzioni, ma anche di prevenire gli incidenti, mantenersi al sicuro e creare una cultura di solidarietà.
Altre risorse utili
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