Creazione dell'area risorse

Crea uno spazio centrale per tutte le risorse aziendali chiave su Workplace.

Vuoi condividere questo video in un post su Workplace? Scaricalo da qui.

Probabilmente ti è già capitato di cercare informazioni all'interno di e-mail, file e vecchie conversazioni in chat, finendo poi per arrenderti e chiedere aiuto a un membro del team. Sappi che sei in buona compagnia. Un dipendente medio dedica 9 ore la settimana alla ricerca di informazioni e la conseguenza non è solo la perdita di tempo. Quando le informazioni non sono rapidamente reperibili, le inefficienze aumentano, la produttività cala e si perdono dati importanti.

La creazione di un'area risorse su Workplace permette di fornire una home centralizzata alla tua organizzazione. Un unico luogo per le risorse fondamentali dell'azienda (nell'area risorse) e gli aggiornamenti dinamici (nei gruppi di Workplace), per favorire l'allineamento, preservare le conoscenze critiche e coinvolgere i dipendenti.

In questa guida, ti spiegheremo come:

  • Creare un piano dei contenuti della tua area risorse
  • Identificare amministratori e collaboratori
  • Creare categorie
  • Pubblicare contenuti per il pubblico
  • Personalizzare la home della tua area risorse
  • Monitorare visualizzazioni e interazioni

Come usare correttamente Workplace

Collaborando con il tuo team, puoi rendere operativa l'area risorse in tempi brevi, poiché non sono richieste competenze nella programmazione. Ecco come iniziare.

1. Crea un piano dei contenuti1. Crea un piano dei contenuti

La creazione di un'area risorse può sembrare un compito davvero arduo, ma non è necessario portarlo a termine tutto in una volta. Inizia identificando alcune categorie di contenuti che sono essenziali per i tuoi dipendenti e aggiungine di nuovi nel tempo. Ecco alcune idee:

  • Vantaggi, spese, permessi, normative sui viaggi
  • Manuali per i dipendenti e materiali per i nuovi assunti
  • Mission e valori dell'azienda, linee guida sul brand e obiettivi annuali e trimestrali
  • Normative e risorse su diversità e inclusione, salute e benessere

L'area risorse è formata da categorie e sottocategorie. Le categorie sono utili per raggruppare le informazioni e le sottocategorie per approfondire argomenti specifici. Usa questo framework per la mappa del tuo piano dei contenuti. Ecco un esempio:


Home dell'area risorse

Identifica amministratori e collaboratori2. Identifica amministratori e collaboratori

Sulla base delle categorie identificate nel tuo piano dei contenuti, forma un team di persone provenienti da vari reparti della tua organizzazione, affinché contribuiscano con le loro specifiche competenze a creare contenuti per l'area risorse. A seconda del grado di coinvolgimento di ogni persona nella creazione e nella gestione dei contenuti, puoi scegliere tra i seguenti ruoli per amministratori e collaboratori:

  • Amministratore di sistema: gli amministratori di sistema possono eseguire praticamente qualsiasi operazione su Workplace, inclusa la creazione di un ruolo di amministratore personalizzato per i Responsabili dell'area risorse.
  • Responsabile dell'area risorse (ruolo di amministratore personalizzato): le persone con questo ruolo personalizzato possono gestire qualsiasi aspetto della tua area risorse, tra cui:
    • Personalizzazione della home page dell'area risorse
    • Creazione e registrazione delle categorie dell'area risorse e relativa assegnazione di priorità
    • Concessione dell'accesso ad altri utenti di Workplace per la modifica e la pubblicazione di categorie specifiche
  • Editor di categoria: questo ruolo può essere assegnato a chiunque abbia necessità di creare e aggiornare i contenuti di una categoria. L'editor non può tuttavia creare nuove categorie al di fuori di quella a cui è stato assegnato. Gli editor di categoria possono:
    • Modificare i contenuti nella categoria
    • Aggiungere, modificare e riordinare le sottocategorie
    • Pubblicare contenuti delle categorie e delle sottocategorie

3. Crea categorie3. Crea categorie

Crea categorie per ognuno degli argomenti generali che hai identificato nel piano dei contenuti. Invita quindi editor di categoria che svolgono diverse funzioni nella tua organizzazione e affida loro il compito di creare contenuti per la propria categoria e per le relative sottocategorie. Per assegnare il ruolo di editor di categoria, clicca sul pulsante "Invita" nella tab "Possono modificare", quindi seleziona le persone in base al nome o all'iscrizione a un gruppo.

Impostazione delle autorizzazioni di modifica

Ogni categoria e sottocategoria può essere basata su un modello o personalizzata con elementi quali:

  • Immagini di copertina
  • Testo formattato, ad esempio intestazioni, elenchi puntati, citazioni
  • Immagini e video
  • File
  • Tabelle

Ecco un esempio di come potrebbe essere una pagina di categoria:

Esempio di una pagina di categoria intitolata "Benefits"
4. Pubblica le risorse per il pubblico giusto4. Pubblica le risorse per il pubblico giusto

Molti dei contenuti dell'area risorse saranno rilevanti per l'intera organizzazione. Le categorie possono essere condivise con chiunque in modo semplice e rapido. È sufficiente cliccare sul pulsante di invito e selezionare il nome della tua azienda dal menu a discesa.

Commenti e reazioni nelle pagine dell'area risorse

Tuttavia, alcuni contenuti dell'area risorse potrebbero essere rilevanti solo per un determinato sottoinsieme di dipendenti, a seconda del loro ruolo o dell'area geografica in cui operano. Per garantire la visualizzazione solo dei contenuti pertinenti, l'area risorse consente di invitare determinate persone e di associarle a specifici contenuti usando filtri basati su informazioni del profilo e iscrizione a un gruppo. Le persone che non soddisfano i criteri non potranno visualizzare la tua categoria e non la vedranno nella home dell'area risorse.

Menu a discesa con opzioni per le regole impostabili su chi può vedere una categoria.

5. Personalizza la home della tua area risorse5. Personalizza la home della tua area risorse

La home dell'area risorse è una home page personalizzabile che indirizza i dipendenti verso i contenuti pertinenti. Ogni dipendente ha una home personalizzata in base alle categorie a cui ha accesso, ma gli amministratori possono mettere in evidenza le categorie con priorità e i link importanti che saranno visibili a tutti.

Gli amministratori possono anche selezionare un'immagine di copertina e il titolo e il sottotitolo per la home page della loro organizzazione.

Ecco un esempio di come potrebbe essere la home di un'area risorse:

Home dell'area risorse

6. Monitora visualizzazioni e interazioni6. Monitora visualizzazioni e interazioni

Come qualsiasi altro elemento di Workplace, anche la tua area risorse è stata progettata in modo da incoraggiare l'interazione. Le persone possono inserire reazioni e commenti relativi a categorie e sottocategorie, da condividere in gruppi o messaggi di chat per consentire una più rapida diffusione delle informazioni.

Gli amministratori di sistema, i Responsabili dell'area risorse e gli editor di categoria ricevono una notifica a ogni reazione o commento riguardante la categoria di loro competenza. Hanno inoltre accesso ad analisi di base per verificare quante persone visualizzano i rispettivi contenuti, applicando filtri come reparto, ruolo, area geografica e altri criteri.

Vantaggi

Vantaggi

  • Crea uno spazio ufficiale per informazioni e politiche aziendali importanti.
  • Crea contenuti con uno strumento di composizione semplice e intuitivo. Non è necessario avere conoscenze di programmazione.
  • Le persone hanno accesso alle informazioni giuste grazie alla home dell'area risorse.
  • È facile interagire con i contenuti grazie alla possibilità di effettuare ricerche, condividere, aggiungere reazioni e commentare le categorie.
Storia di successo

Storia di successo

Project Starfish usa gruppi di formazione per l'onboarding dei nuovi apprendisti.

XPO Logistics è una delle prime dieci aziende di logistica a livello globale. Aiuta i clienti a gestire le merci in modo più efficiente lungo tutta la catena di distribuzione. Il suo lavoro è diventato sempre più importante durante la pandemia di coronavirus (COVID-19), quando le persone in tutto il mondo hanno dovuto fare affidamento sulla consegna delle merci per uscire di casa il meno possibile.

Per fornire ai dipendenti informazioni accurate e affidabili durante questo periodo caotico e impegnativo, XPO Logistics ha usato l'area risorse per creare uno spazio in cui i dipendenti possono restare aggiornati sulla risposta di XPO alla situazione in continua evoluzione della pandemia di coronavirus (COVID-19). XPO Logistics è diventata uno dei primi tester beta dell'area risorse e, in un solo giorno dopo aver ottenuto l'accesso al prodotto, ha fornito le informazioni sulla risposta al coronavirus (COVID-19) a tutti i suoi dipendenti.

Introduzione alle best practice per comunicare, collaborare e sfruttare al massimo Workplace

Formazione aggiuntiva

FORMAZIONE IN DIRETTA

Comunicazioni strategiche

Scopri le best practice sull'uso di Workplace per migliorare le comunicazioni a livello aziendale in questa lezione virtuale in diretta di 60 minuti.

CORSO PERSONALIZZATO

Creazione di una strategia di comunicazione bidirezionale

Scopri come usare l'area risorse insieme ad altre funzioni di Workplace per creare comunicazioni coinvolgenti.

FORMAZIONE IN DIRETTA

Come lavorare su Workplace

Scopri come configurare la struttura di un gruppo che supporti la tua strategia di comunicazione interna.