Creazione della propria area risorse

Raccogli in un solo luogo le informazioni aziendali più importanti.


Probabilmente ti è già capitato di cercare informazioni all'interno di e-mail, file e vecchie conversazioni in chat, finendo poi per arrenderti e chiedere aiuto a un membro del team. Sappi che sei in buona compagnia. Un dipendente medio dedica 9 ore la settimana alla ricerca di informazioni e la conseguenza non è solo la perdita di tempo. Quando le informazioni non sono rapidamente reperibili, le inefficienze aumentano, la produttività cala e si perdono dati importanti.
La creazione di un'area risorse su Workplace permette di fornire una home centralizzata alla tua organizzazione. Un unico luogo per le risorse fondamentali dell'azienda (nell'area risorse) e gli aggiornamenti dinamici (nei gruppi di Workplace), per favorire l'allineamento, preservare le conoscenze critiche e coinvolgere i dipendenti.
In questa guida apprenderai le basi per creare la tua area risorse. Per ulteriori indicazioni e ispirazione sull'area risorse, visita la Piattaforma dell'area risorse.

Come usare correttamente Workplace

Collaborando con il tuo team, puoi rendere operativa l'area risorse in tempi brevi, poiché non sono richieste competenze nella programmazione. Ecco come iniziare:
1. Crea un piano dei contenuti
1. Crea un piano dei contenuti
La creazione di un'area risorse può sembrare un compito davvero arduo, ma non è necessario portarlo a termine tutto in una volta. Inizia identificando alcune categorie di contenuti che sono essenziali per i tuoi dipendenti e aggiungine di nuovi nel tempo. Ecco alcune idee:
  • Vantaggi, spese, permessi, normative sui viaggi
  • Manuali per i dipendenti e materiali per i nuovi assunti
  • Mission e valori dell'azienda, linee guida sul brand e obiettivi annuali e trimestrali
  • Normative e risorse su diversità e inclusione, salute e benessere
L'area risorse è formata da categorie e sottocategorie. Le categorie sono utili per raggruppare le informazioni e le sottocategorie per approfondire argomenti specifici. Usa questo framework per la mappa del tuo piano dei contenuti. Ecco un esempio:
Identifica amministratori e collaboratori
2. Identifica amministratori e collaboratori
Sulla base delle categorie identificate nel tuo piano dei contenuti, forma un team di persone provenienti da vari reparti della tua organizzazione, affinché contribuiscano con le loro specifiche competenze a creare contenuti per l'area risorse. A seconda del grado di coinvolgimento di ogni persona nella creazione e nella gestione dei contenuti, puoi scegliere tra i seguenti ruoli per amministratori e collaboratori:
  • Amministratore di sistema: gli amministratori di sistema possono eseguire praticamente qualsiasi operazione su Workplace, inclusa la creazione di un ruolo di amministratore personalizzato per i Responsabili dell'area risorse.
  • Responsabile dell'area risorse (ruolo di amministratore personalizzato): le persone con questo ruolo personalizzato possono gestire qualsiasi aspetto della tua area risorse, tra cui:
    • Personalizzazione della home page dell'area risorse
    • Creazione e registrazione delle categorie dell'area risorse e relativa assegnazione di priorità
    • Concessione dell'accesso ad altri utenti di Workplace per la modifica e la pubblicazione di categorie specifiche
  • Editor di categoria: questo ruolo può essere assegnato a chiunque abbia necessità di creare e aggiornare i contenuti di una categoria. L'editor non può tuttavia creare nuove categorie al di fuori di quella a cui è stato assegnato. Gli editor di categoria possono:
    • Modificare i contenuti nella categoria
    • Aggiungere, modificare e riordinare le sottocategorie
    • Pubblicare contenuti delle categorie e delle sottocategorie
3. Crea categorie
3. Crea categorie
Crea categorie per ognuno degli argomenti generali che hai identificato nel piano dei contenuti. Invita quindi editor di categoria che svolgono diverse funzioni nella tua organizzazione e affida loro il compito di creare contenuti per la propria categoria e per le relative sottocategorie. Per assegnare il ruolo di editor di categoria, clicca sul pulsante "Invita" nella tab "Possono modificare", quindi seleziona le persone in base al nome o all'iscrizione a un gruppo.
Ogni categoria e sottocategoria può essere basata su un modello o personalizzata con elementi quali:
  • Immagini di copertina
  • Testo formattato, ad esempio intestazioni, elenchi puntati, citazioni
  • Immagini e video
  • File
  • Tabelle
Ecco un esempio di come potrebbe essere una pagina di categoria:
4. Pubblica le risorse per il pubblico giusto
4. Pubblica le risorse per il pubblico giusto
Molti dei contenuti dell'area risorse saranno rilevanti per l'intera organizzazione. Le categorie possono essere condivise con chiunque in modo semplice e rapido. È sufficiente cliccare sul pulsante di invito e selezionare il nome della tua azienda dal menu a discesa.
Tuttavia, alcuni contenuti dell'area risorse potrebbero essere rilevanti solo per un determinato sottoinsieme di dipendenti, a seconda del loro ruolo o dell'area geografica in cui operano. Per garantire la visualizzazione solo dei contenuti pertinenti, l'area risorse consente di invitare determinate persone e di associarle a specifici contenuti usando filtri basati su informazioni del profilo e iscrizione a un gruppo. Le persone che non soddisfano i criteri non potranno visualizzare la tua categoria e non la vedranno nella home dell'area risorse.
5. Personalizza la home della tua area risorse
5. Personalizza la home della tua area risorse
La home dell'area risorse è una home page personalizzabile che indirizza i dipendenti verso i contenuti pertinenti. Ogni dipendente ha una home personalizzata in base alle categorie a cui ha accesso, ma gli amministratori possono mettere in evidenza le categorie con priorità e i link importanti che saranno visibili a tutti.
Gli amministratori possono anche selezionare un'immagine di copertina e il titolo e il sottotitolo per la home page della loro organizzazione.
Ecco un esempio di come potrebbe essere la home di un'area risorse:
6. Aggiungi le categorie dell'area risorse alle raccolte
6. Aggiungi le categorie dell'area risorse alle raccolte
Le raccolte consentono agli amministratori dell'area risorse di organizzare e unire diverse categorie e sottocategorie dell'area risorse con file correlati e link. Le raccolte possono essere fissate in alto nei gruppi e, in questo modo, facilitare l'individuazione e l'interazione con i contenuti dell'area risorse. Per esempio, i nuovi assunti potrebbero aver bisogno di accedere ai contenuti di diverse categorie dell'area risorse per completare l'onboarding. Piuttosto che indirizzarli ai diversi contenuti, potresti organizzare e unire categorie e sottocategorie in una raccolta da fissare in alto nel gruppo Workplace per i nuovi assunti.
Solo gli amministratori dell'area risorse possono creare raccolte. Tuttavia, come per le categorie, gli amministratori possono dare a chiunque nell'organizzazione l'accesso per modificare o visualizzare una raccolta. Qualsiasi amministratore del gruppo può anche fissare in alto una raccolta nel gruppo, purché abbia accesso per visualizzare quella raccolta.

Le persone che visualizzano le raccolte saranno in grado di vedere le categorie specifiche solo se è stato dato loro l'accesso per visualizzarle. Non vedranno le categorie a cui non hanno accesso.

7. Monitora visualizzazioni e interazioni
7. Monitora visualizzazioni e interazioni
Come qualsiasi altro elemento di Workplace, anche la tua area risorse è stata progettata in modo da incoraggiare l'interazione. Le persone possono inserire reazioni e commenti relativi a categorie e sottocategorie, da condividere in gruppi o messaggi di chat per consentire una più rapida diffusione delle informazioni.
Gli amministratori di sistema, i Responsabili dell'area risorse e gli editor di categoria ricevono una notifica a ogni reazione o commento riguardante la categoria di loro competenza. Hanno inoltre accesso ad analisi di base per verificare quante persone visualizzano i rispettivi contenuti, applicando filtri come reparto, ruolo, area geografica e altri criteri.
Vantaggi
Vantaggi
  • Crea uno spazio ufficiale per informazioni e politiche aziendali importanti.
  • Crea contenuti con uno strumento di composizione semplice e intuitivo. Non è necessario avere conoscenze di programmazione.
  • Le persone hanno accesso alle informazioni giuste grazie alla home dell'area risorse.
  • È facile interagire con i contenuti grazie alla possibilità di effettuare ricerche, condividere, aggiungere reazioni e commentare le categorie.
Storia di successo
Storia di successo
XPO Logistics è una delle prime dieci aziende di logistica a livello globale. Aiuta i clienti a gestire le merci in modo più efficiente lungo tutta la catena di distribuzione. Il suo lavoro è diventato sempre più importante durante la pandemia di coronavirus (COVID-19), quando le persone in tutto il mondo hanno dovuto fare affidamento sulla consegna delle merci per uscire di casa il meno possibile.
Per fornire ai dipendenti informazioni accurate e affidabili durante questo periodo caotico e impegnativo, XPO Logistics ha usato l'area risorse per creare uno spazio in cui i dipendenti possono restare aggiornati sulla risposta di XPO alla situazione in continua evoluzione della pandemia di coronavirus (COVID-19). XPO Logistics è diventata uno dei primi tester beta dell'area risorse e, in un solo giorno dopo aver ottenuto l'accesso al prodotto, ha fornito le informazioni sulla risposta al coronavirus (COVID-19) a tutti i suoi dipendenti.