Gestione degli eventi

Crea eventi interni interattivi e coinvolgenti e trasmettili in diretta per l'intera azienda.


Riunioni, nuove promozioni, lanci di prodotti o serie di domande e risposte: gli eventi interni ed esterni sono parte centrale della vita aziendale e lo stesso deve accadere quando i dipendenti lavorano in remoto. È sempre possibile organizzare eventi coinvolgenti e interattivi che riescono a raggiungere tutti, anche in modo virtuale. Questa guida ti mostrerà le best practice per creare una community coinvolta che si raccoglie intorno a eventi interni su Workplace.
Non perderti inoltre le scoperte del team di Workplace in occasione degli eventi completamente virtuali di Transform 2020.
1. Crea un gruppo dedicato alla logistica degli eventi
1. Crea un gruppo dedicato alla logistica degli eventi
Crea un gruppo dedicato alla logistica degli eventi per centralizzare tutte le comunicazioni relative alla loro gestione. Rendi il gruppo segreto per fare in modo che solo le persone giuste siano aggiunte al gruppo e possano visualizzare i post.
Usa i post e la chat per tenere tutti aggiornati e condividere documenti, video, immagini e molto altro. Per maggiori informazioni sulla gestione di team e progetti su Workplace, consulta la nostra guida.
2. Crea un evento in Workplace
2. Crea un evento in Workplace
La creazione di un evento di Workplace ti consente di:
  • condividere con i partecipanti informazioni importanti come luogo, descrizione dell'evento, programma e molto altro;
  • inviare inviti tramite notifiche Workplace e su calendari di terzi, tra cui Google e Outlook;
  • monitorare le risposte agli inviti in Workplace;
  • coinvolgere i partecipanti nei giorni precedenti all'evento con sondaggi, post e altro ancora;
  • inviare notifiche ai partecipanti relative agli aggiornamenti sull'evento.
Per creare un evento in Workplace, segui questi passaggi:
  1. Clicca su Home nel menu a sinistra, quindi su Altro e seleziona Eventi.
  2. Clicca su+Crea evento.
  3. Aggiungi un nome e una descrizione per l'evento.
  4. Puoi caricare una tua immagine di copertina o scegliere uno dei modelli disponibili. Per istruzioni sulle dimensioni delle immagini di copertina, consulta questa guida.
  5. Aggiungi un'ora di inizio e una di fine. Puoi anche programmare più eventi.
  6. Aggiungi la descrizione e il programma dell'evento, quindi clicca su Avanti.
  7. Scegli se trasmettere in diretta l'evento su Workplace, aggiungere un link esterno se trasmetti su un'altra piattaforma o aggiungere il luogo fisico in cui si svolgerà il tuo evento. Al termine dell'operazione, clicca su Avanti.
  8. Scegli chi può vedere l'evento e parteciparvi. Puoi selezionare l'intera organizzazione, solo le persone che hanno ricevuto l'invito o i membri di un gruppo specifico di cui fai parte.
  9. Aggiungi eventuali co-organizzatori, se presenti.
  10. Attiva il pulsante se vuoi inviare inviti ai calendari delle persone.
  11. Seleziona la casella in basso per inviare gli inviti, quindi clicca su Crea evento.
3. Crea attesa
3. Crea attesa
Nei giorni precedenti all'evento, coinvolgi le persone invitate condividendo sondaggi, video in anteprima, aggiornamenti sul programma e molto altro sulla pagina dell'evento o in un gruppo pertinente. Oltre a Workplace, ti consigliamo di usare tutti i canali di comunicazione della tua organizzazione per spargere la voce sull'evento. Questi sono solo alcuni esempi:
  • Invia comunicazioni per e-mail da parte di un dirigente per invitare le persone all'evento e condividere indicazioni su come partecipare.
  • Potresti anche inviare un'altra e-mail il giorno prima della trasmissione o un'ora prima per ricordare alle persone di partecipare.
  • Includi una piccola anteprima dell'evento nella newsletter interna.
  • Aggiungi un banner promozionale alla home page della rete intranet.
4. Trasmetti l'evento in diretta
4. Trasmetti l'evento in diretta
Trasmettendo l'evento tramite la funzione dei video in diretta di Workplace puoi raggiungere più persone che mai. I video in diretta ti consentono di coinvolgere il pubblico con funzioni come le serie di domande e risposte, i sondaggi, i commenti e le reazioni. I sottotitoli autogenerati e tradotti rendono l'evento più accessibile, mentre la registrazione sarà disponibile sotto forma di post nel gruppo per chiunque non abbia potuto partecipare.
Prima di avviare la diretta, segui questi suggerimenti per preparare l'evento al meglio:
  • Assicurati di avere una buona connessione di rete prima dell'evento.
  • Usa Non disturbare per disattivare tutte le notifiche di Workplace, in modo tale da non avere distrazioni durante la trasmissione.
  • Riavvia il computer un'ora prima di trasmettere in diretta per evitare che si blocchi o che richieda un aggiornamento obbligatorio.
  • Mettiti di fronte a una finestra per approfittare della luce naturale.
  • Utilizza cuffie o un microfono collegato per assicurarti che gli spettatori ti sentano bene.
Consulta il Manuale per le assemblee generali in diretta per ulteriori suggerimenti.
Quando è tutto pronto, avvia la trasmissione in diretta accedendo all'evento creato al passaggio 2. Per farlo, vai su Home > Altro > Eventi. Una volta nella pagina dell'evento, segui questi passaggi:
  1. Clicca sul pulsante Configura video in diretta.
  2. Attiva l'opzione per la funzionalità Domande e risposte se vuoi raccogliere le domande e rispondere durante la trasmissione in diretta.
  3. Scegli il dispositivo da cui trasmettere.
  4. Se trasmetterai in diretta con altre persone, attiva la funzione Trasmetti in diretta con altri organizzatori. Otterrai un link di invito che potrai copiare e condividere con i tuoi co-organizzatori su Workplace Chat.
  5. Regola le impostazioni relative a fotocamera e microfono.
  6. Puoi anche aggiungere un titolo e una descrizione al tuo video in diretta.
  7. Clicca su Trasmetti in diretta ora. Se devi trasmettere in diretta con altri organizzatori, vedrai il pulsante Incontra gli organizzatori. Premilo per entrare in una stanza dove potrai incontrare i tuoi co-organizzatori e, quando sarà tutto pronto, trasmettere in diretta usando il pulsante nella parte inferiore della schermata. Ricorda che solo chi crea il video in diretta può vedere e usare il pulsante Trasmetti in diretta.
5. Coinvolgi gli spettatori durante la trasmissione
5. Coinvolgi gli spettatori durante la trasmissione
Usa le funzioni sondaggi e Domande e risposte di Live Producer per coinvolgere i dipendenti durante la trasmissione. I relatori possono anche porre domande direttamente al pubblico e invitarlo a rispondere nei commenti.
Un'altra buona idea è chiedere ai community manager di incentivare le conversazioni con i commenti di Workplace. Ad esempio, possono stimolare la conversazione indirizzando le persone verso risorse specifiche e partecipando alle risposte.
6. Mantieni alto il coinvolgimento anche quando l'evento è finito
6. Mantieni alto il coinvolgimento anche quando l'evento è finito
Alcune persone dell'organizzazione non riusciranno a connettersi in tempo reale. Tuttavia, grazie ai video in diretta, potranno comunque recuperare l'evento e aggiungere commenti e reazioni anche quando la trasmissione è terminata. Segui questi passaggi per rendere l'esperienza più semplice per queste persone:
  • Traduci i sottotitoli per consentire di seguire l'evento anche a chi parla altre lingue.
  • Crea capitoli nei video per consentire agli spettatori di passare direttamente alle parti della trasmissione in diretta che ritengono più interessanti.
  • Rispondi o aggiungi reazioni ai commenti al post del video in diretta anche dopo la trasmissione, in modo che tutti si sentano ascoltati.
  • Gli amministratori di sistema possono inviare ai partecipanti un breve questionario di 5 domande tramite Workplace per raccogliere feedback sull'evento.
7. Analizza visualizzazioni e interazioni
7. Analizza visualizzazioni e interazioni
Durante la trasmissione in diretta, hai la possibilità di verificare metriche relative all'interazione come visualizzazioni, commenti, reazioni, condivisioni e altre in tempo reale. Al termine della trasmissione, esamina in modo più approfondito i dati presenti negli insights sul post cliccando sui tre puntini (…) in alto a destra nel tuo post e selezionando Insights sul post. Potrai monitorare le visualizzazioni, le interazioni e gli abbandoni relativi all'intera trasmissione in diretta.
Eventi in azione: Transform 2020 di Workplace
Eventi in azione: Transform 2020 di Workplace
Transform è il summit annuale di Workplace che raccoglie i nostri clienti per condividere best practice, scambiarsi punti di vista e scoprire di più sul futuro della piattaforma.
Di solito, gli eventi di Transform si tengono in presenza in diverse parti del mondo. Quest'anno, però, a causa della pandemia di COVID-19, gli eventi Transform delle regioni EMEA e Nord America sono stati esclusivamente virtuali: li abbiamo trasmessi in un gruppo per più aziende e hanno partecipato migliaia di persone.
Ecco alcuni suggerimenti e scoperte del team di Transform che ti aiuteranno ad avere successo nel tuo prossimo evento virtuale:
  • Usa un mix di contenuti in diretta e già prodotti. I video preregistrati sono rapidi e coinvolgenti, mentre i relatori in diretta riescono ad arrivare al pubblico in maniera più autentica.
  • Affidati a un organizzatore energico e divertente che sappia intrecciare fra loro le parti dell'evento e coinvolgere il pubblico. L'organizzatore può anche proporre idee su aspetti pratici man mano che la trasmissione va avanti. Un modo divertente per trovare la persona giusta è tenere audizioni interne.
  • Non cercare di fare quello che faresti in presenza: la capacità di concentrazione è diversa, così come le aspettative delle persone. Pensa a come creare piccole porzioni di contenuto o abbreviare i messaggi chiave per mantenere alta l'attenzione del pubblico. Struttura i contenuti in modo tale da conferire maggiore priorità ai contenuti più importanti.
  • Preparati agli imprevisti. Fai delle prove e, se possibile, registrale. Se il giorno dell'evento dovessero sorgere problemi tecnici, fai in modo da avere un piano B. Fai delle prove anche in questo caso per assicurarti di non avere sorprese.
  • Solo perché l'evento è finito, non vuol dire che debba concludersi anche l'esperienza di community e networking: trova modi per portare avanti la conversazione in futuro.