Gestione degli eventi

Crea eventi virtuali interattivi e coinvolgenti e trasmettili in streaming direttamente su Workplace.

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Riunioni, nuove promozioni, lanci di prodotti o sessioni di domande e risposte: gli eventi interni ed esterni sono parte centrale della vita aziendale e non è detto che debbano fermarsi quando si lavora da casa. È comunque possibile organizzare eventi coinvolgenti e interattivi che riescono a raggiungere tutti virtualmente. Questa guida ti mostrerà le best practice per creare una community coinvolta che si raccoglie intorno a eventi interni su Workplace.

E non perderti le scoperte fatte dal team di Workplace in occasione degli eventi completamente virtuali di Transform 2020.

Come fare su Workplace

Crea un gruppo dedicato alla logistica degli eventi

1. Crea un gruppo dedicato alla logistica degli eventi

Crea un gruppo dedicato alla logistica degli eventi per centralizzare tutte le comunicazioni relative alla loro gestione. Se collabori all'evento con partner esterni, usa un gruppo per più aziende. Rendi il gruppo segreto per fare in modo che solo le persone giuste vengano aggiunte al gruppo e possano visualizzare i post.


Finestra pop-up per la creazione del gruppo con il campo del nome compilato con "Fox Fabrics Summit Logistics (MCG)" e l'opzione Gruppo per più aziende selezionata

Usa i post e la chat per tenere tutti aggiornati e condividere documenti, video, immagini e molto altro. Per maggiori informazioni sulla gestione di team e progetti su Workplace, consulta la nostra guida.

Crea un gruppo di informazione sugli eventi

2. Crea un gruppo di informazione sugli eventi

Crea un gruppo aperto su Workplace per aggiornare i partecipanti e coinvolgerli con le ultime novità e le informazioni sull'evento in programma. Rendi il gruppo aperto, affinché tutti possano vedere i post e partecipare.

Condividi la logistica

Condividi nel gruppo un post contenente i dettagli dell'evento, incluso il programma e istruzioni chiare sulle modalità in cui i dipendenti possono accedere allo streaming in diretta. Fissa il post in alto in modo che sia facilmente accessibile nella parte superiore del gruppo.

Crea attesa

Coinvolgi i partecipanti nel periodo precedente all'evento con sondaggi, video in anteprima, documenti sull'evento e altro ancora. Invita i partecipanti a presentarsi fra loro se non si conoscono e a creare collegamenti sulla base di interessi comuni.

Promuovi l'evento in altri canali

3. Promuovi l'evento in altri canali

Assicurati di utilizzare tutti i canali di comunicazione dell'azienda per spargere la voce sull'evento. Questi sono solo alcuni esempi:

  • Invia comunicazioni per e-mail da parte di un dirigente per invitare le persone all'evento e condividere indicazioni su come partecipare.
  • Potresti anche inviare un'altra e-mail il giorno prima della trasmissione o un'ora prima per ricordare alle persone di partecipare.
  • Includi una piccola anteprima dell'evento nella newsletter interna.
  • Aggiungi un banner promozionale alla home page della rete intranet.

Trasmetti l'evento in diretta

4. Trasmetti l'evento in diretta

Usa Live Producer di Workplace per trasmettere in streaming video di alta qualità direttamente dal computer o con una videocamera professionale. Consulta le demo interattive di Live Producer per una spiegazione completa di come configurare una trasmissione in diretta.

Il Manuale per le assemblee generali in diretta offre un elenco completo di suggerimenti utili e istruzioni per la configurazione tecnica. Eccone alcuni:

  • Attiva i sottotitoli autogenerati.
  • Assicurati di avere una buona connessione di rete prima dell'evento.
  • Usa Non disturbare per disattivare tutte le notifiche di Workplace, in modo tale da non avere distrazioni durante la trasmissione.
  • Riavvia il computer 30 minuti prima di trasmettere in diretta per evitare che si blocchi o che forzi un aggiornamento.
  • Mettiti di fronte a una finestra per approfittare della luce naturale.
  • Utilizza cuffie o un microfono collegato per assicurarti che gli spettatori ti sentano bene.

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Coinvolgi gli spettatori durante la trasmissione

5. Coinvolgi gli spettatori durante la trasmissione

Usa le funzioni sondaggi e Domande e risposte di Live Producer per coinvolgere i dipendenti durante la trasmissione. I relatori possono anche porre domande direttamente al pubblico e invitarlo a rispondere nei commenti.

Un'altra buona idea è chiedere ai community manager di incentivare le conversazioni con i commenti di Workplace. Ad esempio, possono stimolare la conversazione indirizzando le persone verso risorse specifiche e partecipando alle risposte.

Mantieni alto il coinvolgimento anche quando l'evento è finito

6. Mantieni alto il coinvolgimento anche quando l'evento è finito

Ecco un paio di modi per dare un seguito all'evento, continuando a coinvolgere i dipendenti e ottenendo feedback utili:

  • Se hai utilizzato la funzione Domande e risposte di Live Producer, dopo l'evento torna alle domande e cerca di rispondere a tutte quelle che non hanno avuto risposta (o alla maggior parte).
  • Invia un breve sondaggio su Workplace composto da 5 domande per scoprire cos'è stato efficace durante l'evento e cosa no.
  • Modifica il testo nel post del video in diretta per includere data e ora: consentirai così agli spettatori di accedere facilmente agli argomenti più importanti.

Eventi in azione: Transform 2020 di Workplace

Eventi in azione: Transform 2020 di Workplace

Promozione dell'evento Transform di Workplace

Transform è il summit annuale di Workplace che raccoglie i nostri clienti per condividere best practice, scambiarsi punti di vista e scoprire di più sul futuro della piattaforma.

Di solito, gli eventi di Transform si tengono in presenza in diverse parti del mondo. Quest'anno, però, a causa della pandemia di COVID-19, gli eventi Transform delle regioni EMEA e Nord America sono stati esclusivamente virtuali: li abbiamo trasmessi in un gruppo per più aziende e hanno partecipato migliaia di persone.

Ecco alcuni suggerimenti e scoperte del team di Transform che ti aiuteranno ad avere successo nel tuo prossimo evento virtuale:

  • Usa un mix di contenuti in diretta e già prodotti. I video preregistrati sono rapidi e coinvolgenti, mentre i relatori in diretta riescono ad arrivare al pubblico in maniera più autentica.
  • Affidati a un organizzatore energico e divertente che sappia intrecciare fra loro le parti dell'evento e coinvolgere il pubblico. L'organizzatore può anche proporre idee su aspetti pratici man mano che la trasmissione va avanti. Un modo divertente per trovare la persona giusta è tenere audizioni interne.
  • Non cercare di fare quello che faresti in presenza: la capacità di concentrazione è diversa, così come le attese delle persone. Pensa a come creare piccole porzioni di contenuti o abbreviare i messaggi chiave per mantenere alta l'attenzione del pubblico. Struttura i contenuti in modo tale da conferire maggiore priorità ai contenuti più importanti.
  • Preparati agli imprevisti. Fai delle prove e, se possibile, registrale. Se il giorno dell'evento dovessero sorgere problemi tecnici, fai in modo da avere un piano B. Provalo per assicurarti di non avere sorprese.
  • Solo perché l'evento è finito, non vuol dire che debba concludersi anche l'esperienza di community e networking: trova modi per portare avanti la conversazione in futuro.

Vantaggi

Vantaggi

  • Semplifica la gestione degli eventi con un gruppo dedicato alla logistica.
  • Incoraggia le interazioni tra i partecipanti prima, durante e dopo l'evento.
  • Interagisci con gli spettatori durante la trasmissione e continua a coinvolgere i partecipanti anche dopo la fine dell'evento.
  • Dopo l'evento, ottieni feedback preziosi con i Sondaggi.

Storie di successo

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