Come far adottare Workplace al personale operativo
Workplace offre alle organizzazioni l'opportunità unica di connettere il proprio personale operativo con il resto dell'azienda. Richiedere ai dipendenti del personale operativo di adottare nuovi strumenti di lavoro può talvolta risultare difficile.
Con Aree, i responsabili del personale operativo possono fornire informazioni per attivare il profilo e assistenza nella risoluzione dei problemi, ad esempio con codici di accesso e reimpostazioni della password, velocemente e senza il supporto di un Amministratore di sistema.
Questa guida spiega come gli Amministratori di sistema possono abilitare Aree e come i Coordinatori dell'area possono aiutare i dipendenti del personale operativo ad accedere a Workplace.
Come usare correttamente Workplace
Amministratori di sistema
Creazione di un'area
Le aree sono piccole community all'interno dell'organizzazione che possono essere definite in base ad alcuni criteri come territorio, negozio o reparto. Ogni area deve disporre di almeno un Coordinatore dell'area, di solito un responsabile regionale o del lavoro operativo, che ha il compito di fornire informazioni di accesso e supporto al personale operativo all'interno dell'area stessa.
Gli Amministratori di sistema e qualsiasi altro amministratore con l'autorizzazione Gestisci i settori del personale operativo possono creare Aree e aggiungervi dipendenti. I dipendenti possono essere aggiunti alle Aree solo se sono già stati invitati su Workplace. Scopri come aggiungere utenti a Workplace nelle Risorse tecniche.
Per creare un'area e aggiungere dipendenti:
- Accedi alla pagina Lavoro operativo nel Pannello di amministrazione e clicca sulla tab Aree.
- Seleziona Aggiungi area.
- Assegna un nome all'area.
- Aggiungi Coordinatori dell'area per nome.*
- Aggiungi i dipendenti all'area:
- manualmente;
- tramite modello di foglio di calcolo, che deve essere scaricato, compilato con nomi e informazioni dei dipendenti e nuovamente caricato su Workplace.
- Scegli se consentire ai coordinatori dell'area di richiedere la creazione di profili agli amministratori di sistema quando nuovi dipendenti si uniscono al loro team.
- Clicca su Crea.
Quando un coordinatore dell'area invia una richiesta di creazione del profilo, ricevi una notifica che ti fa accedere alle richieste nella pagina Lavoro operativo del Pannello di amministrazione. Qui puoi aggiornare il nome e l'ID del dipendente e approvare o rifiutare la richiesta. Il Coordinatore dell'area riceverà una notifica che comunica se la richiesta è stata approvata o rifiutata.
Coordinatori dell'area
I coordinatori dell'area aiutano i dipendenti del personale operativo ad accedere a Workplace in 4 modi:
- generando codici di accesso per i dipendenti che non hanno un indirizzo e-mail aziendale;
- inviando nuovamente e-mail di invito ai dipendenti che hanno un indirizzo e-mail aziendale;
- reimpostando la password (per le organizzazioni che non utilizzano l'accesso singolo);
- inviando richieste di creazione del profilo agli amministratori di sistema.
I dipendenti che non dispongono di un indirizzo e-mail aziendale devono usare codici di accesso autogenerati per attivare un account. In qualità di Coordinatore dell'area, puoi recuperare questi codici di accesso e condividerli con i dipendenti per aiutarli ad accedere a Workplace.
I dipendenti che dispongono di un indirizzo e-mail aziendale ricevono invece un'e-mail di invito per attivare l'account. Se non ricevono correttamente l'e-mail, puoi aiutarli ad accedere a Workplace inviando nuovamente tale e-mail.
Dai profili dei dipendenti
- Accedi al profilo di un dipendente e clicca sul pulsante Consenti accesso in alto a destra.
- Se il dipendente non ha un indirizzo e-mail associato, Workplace genera automaticamente un link al codice di accesso. Clicca sul pulsante Copia negli appunti e condividi il link al codice di accesso con il dipendente tramite SMS, e-mail o in forma cartacea.
- Se il dipendente ha un indirizzo e-mail associato, clicca su Consenti accesso e seleziona Invia nuovamente l'e-mail di invito.
Dal tuo profilo (Coordinatore dell'area):
- Accedi al profilo e clicca su Aree.
- Se sei un Coordinatore dell'area per più Aree, clicca sull'area per cui vuoi abilitare l'accesso.
- In questo modo puoi vedere i nomi di tutti i dipendenti assegnati a quest'area specifica.
- Clicca su Consenti accesso a destra del nome del dipendente.
- Se il dipendente non ha un indirizzo e-mail associato, Workplace genera automaticamente un link al codice di accesso. Clicca sul pulsante Copia negli appunti e condividi il codice di accesso con il dipendente tramite SMS, e-mail o in forma cartacea.
- Se il dipendente ha un indirizzo e-mail associato, clicca su Consenti accesso e seleziona Invia nuovamente l'e-mail di invito.
Reimpostazione della password
Ogni tanto può capitare che un dipendente dimentichi la password. Può succedere e hai la possibilità di reimpostarla velocemente senza dover richiedere l'aiuto di un Amministratore di sistema. Segui questi passaggi per aiutare i dipendenti a reimpostare la propria password:
- Accedi al tuo profilo e seleziona Aree.
- Clicca sui tre puntini accanto al nome del dipendente.
- Seleziona Forza la reimpostazione della password.
- Al primo accesso a Workplace il dipendente dovrà reimpostare la password.
Disconnessione da tutte le sessioni
Se un dipendente perde il proprio telefono o accede a Workplace da un dispositivo pubblico, i Coordinatori dell'area possono disconnetterlo da tutti i dispositivi per garantire la sicurezza dell'account Workplace dell'organizzazione.
Invio delle richieste di creazione del profilo
Quando un nuovo dipendente si unisce a un team di personale operativo nella tua area, è semplice aggiungerlo a Workplace.
- Accedi al tuo profilo e seleziona Aree.
- Clicca su Nuova richiesta di profilo.
- Aggiungi il nome del dipendente e dell'area, quindi clicca su Invia richiesta.
- L'Amministratore di sistema riceverà una notifica che lo avvisa della tua richiesta di creazione del profilo.
- Se il profilo viene creato, ricevi una notifica che ti informa dell'aggiunta di un nuovo dipendente alla tua area. Puoi quindi condividere un codice di accesso con quel dipendente per aiutarlo ad attivare il suo profilo.
Vantaggi
- Migliora i tassi di adozione del personale operativo consentendo ai loro responsabili di fornire supporto con accesso e attivazione del profilo.
- Proteggi Workplace consentendo ai responsabili del personale operativo di disconnettere i dipendenti da tutti i dispositivi.
- Semplifica il processo di creazione del profilo dei nuovi dipendenti consentendo ai responsabili del personale operativo di inviare le richieste di creazione del profilo.
- Semplifica la distribuzione dei codici di accesso da parte dei responsabili del personale operativo per fornire le informazioni di accesso senza assistenza da parte di un amministratore di sistema.
Altre risorse utili
- Gestione degli account: scopri come creare, aggiornare e disattivare gli account utente su Workplace.
- Perché usare Workplace per il lavoro operativo: scopri perché conviene connettere il personale operativo al resto dell'azienda e come farlo con Workplace.
- In che modo FamilyMart usa Workplace per connettere il personale del lavoro operativo con la sede centrale: scopri come 1000 negozi in Thailandia utilizzano Workplace per connettere i dipendenti e migliorare l'esperienza clienti.
- In che modo Clarins UK Group usa Workplace per offrire strumenti alla maggior parte del personale operativo che è privo di indirizzi e-mail: scopri come Clarins UK Group e il partner di Workplace Azuronat hanno collaborato per connettere 2000 dipendenti senza indirizzo e-mail.
