6 passaggi per creare una strategia per l'esperienza dei dipendenti

Chiunque occupi una posizione di leadership dal 2020 sa che le aspettative riguardanti il lavoro hanno subito una rivoluzione. È allora, infatti, che è esploso l'interesse verso l'esperienza dei dipendenti (o EX).

ESPERIENZA DEI DIPENDENTI | 10 MINUTI DI LETTURA
employee engagement - Workplace from Meta

Tra dicembre 2019 e luglio 2022, le ricerche di "esperienza dei dipendenti" su Google sono triplicate. Nonostante questo, il 61% delle aziende1 ha messo in atto una strategia per l'esperienza dei dipendenti non ben definita o troppo basilare. Quale potrebbe essere la causa? Non sapere da dove iniziare. Leggi la nostra guida e scopri i passaggi fondamentali per pianificare la tua strategia e i motivi per cui l'esperienza dei dipendenti deve diventare una priorità.

Evoluzione dell'esperienza dei dipendenti

Evoluzione dell'esperienza dei dipendenti

Un'esperienza dei dipendenti efficace si ottiene quando le organizzazioni mettono un'esperienza dei dipendenti olistica al centro del loro processo decisionale. Un tempo considerata una tendenza del settore delle risorse umane, l'esperienza dei dipendenti è diventata una pratica aziendale diffusa e ora è considerata una responsabilità dell'intera organizzazione.

Evolution of employee experience
Evolution of employee experience

Perché la tua organizzazione dovrebbe dare priorità all'esperienza dei dipendenti?

Le prove sono tutte a favore dell'implementazione di una strategia per l'esperienza dei dipendenti: i lavoratori che dichiarano di avere un'esperienza dei dipendenti positiva sono 16 volte più coinvolti e 8 volte più propensi a rimanere fedeli alla propria azienda. La ricerca dimostra inoltre che la produttività aumenta del 225% quando il dipendente comprende e approva lo scopo dell'organizzazione per cui lavora.

Non è solo questione di pizza gratuita e ciotole di frutta

L'esperienza dei dipendenti consiste in una serie di azioni, tecniche e strategie che, insieme, aiutano il personale a creare connessioni più profonde con il lavoro, i colleghi e la stessa organizzazione. Questo favorisce la nascita di un senso di appartenenza

che, a sua volta, aiuta a migliorare le prestazioni e la produttività in tutta l'azienda, perché la soddisfazione sul lavoro genera risultati migliori.

L'esperienza dei dipendenti è diversa dal coinvolgimento dei dipendenti. Lo scopo di quest'ultimo, infatti, è modificare i comportamenti, mentre l'obiettivo dell'esperienza dei dipendenti è cambiare la cultura. Questo riguarda tutti gli aspetti della permanenza dei dipendenti nell'organizzazione e, di conseguenza, rientra nelle competenze di numerosi ruoli dirigenziali. Dall'IT ai reparti comunicazioni e risorse umane e oltre.

“Per le organizzazioni che vogliono rimanere competitive nel mercato dei talenti di oggi, l'esperienza dei dipendenti è un requisito fondamentale. I dipendenti sono attirati dalle aziende che organizzano le proprie attività non solo per loro, ma insieme a loro.”

Brynn Harrington, Vice-President, People Experience, Meta

L'esperienza dei dipendenti è una responsabilità di tutti

Employee experience is everyone's responsibility

Secondo un recente studio2, il 40% dei momenti fondamentali dell'esperienza dei dipendenti non è correlato alle risorse umane, come è efficacemente dimostrato dalla mappa riportata di seguito.

According to a recent study, 40% of employee experience moments of truth sit outside HR. The map below provides a good visualization of this fact.
Come elaborare una strategia di successo per l'esperienza dei dipendenti

Elaborazione di una strategia di successo per l'esperienza dei dipendenti

Le organizzazioni sono tutte diverse in termini di struttura, cultura e problemi da risolvere e, di conseguenza, non esiste una strategia per l'esperienza dei dipendenti universalmente efficace.

Le organizzazioni devono avere una buona conoscenza dei propri problemi specifici per riuscire a pensare alle possibili soluzioni che una strategia per l'esperienza dei dipendenti può fornire.

6 passaggi per iniziare:

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Step 1 - Understand the context

Per la maggior parte delle organizzazioni, creare un'esperienza dei dipendenti efficace richiede un notevole cambiamento delle modalità di gestione. Ad oggi le varie funzioni aziendali, come i reparti IT, finanziario, delle risorse umane, delle comunicazioni e così via, agiscono in modo indipendente le une dalle altre, secondo un assetto che non consente loro di raggiungere il successo.

I principali ostacoli sono due:

1. La mancata esecuzione di ricerche interne approfondite sui punti deboli che riguardano i dipendenti in tutte le fasi della loro collaborazione, dall'onboarding alla permanenza nell'organizzazione fino alla fine del rapporto di lavoro.

2. La mancata comprensione del fatto che l'esperienza dei dipendenti richiede un apporto congiunto da parte di tutte le persone che svolgono ruoli dirigenziali.

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Step 2 - Prioritize cross-functional relationships

È sufficiente osservare il contesto per comprendere che l'esperienza dei dipendenti non è una responsabilità che compete solo alle risorse umane, ma dipende dall'impegno di tutti team. Successivamente, è importante iniziare a sviluppare relazioni interfunzionali e creare con il personale rapporti basati sull'empatia, in modo che le persone si sentano invogliate a discutere dell'esperienza dei dipendenti.

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Step 3 - Create a mindset shift

Per ottenere un'esperienza dei dipendenti efficace, è necessario attuare un cambiamento all'interno dell'organizzazione. Quando si tratta di risolvere i problemi dei dipendenti, le organizzazioni pensano sopratutto a procedure tattiche e software, mentre invece dovrebbero concentrarsi sulla gestione di esperienze che riguardano più reparti, sistemi e luoghi.

Consideriamo, ad esempio, l'onboarding. In che modo la tua organizzazione gestisce l'interazione con i nuovi arrivati? Nella maggior parte delle aziende lo schema è il seguente:

  • Le risorse umane si occupano della selezione del personale e della documentazione legale
  • L'ufficio contabile gestisce la logistica delle retribuzioni
  • L'IT configura telefoni e computer portatili
  • La struttura fornisce badge e accessi
  • Il diretto superiore si occupa dell'accoglienza.

Il risultato è che i nuovi arrivati ricevono più volte le stesse informazioni da diversi sistemi e questo crea un'esperienza incoerente e complessa.

Una strategia per l'esperienza dei dipendenti risolve questo problema concentrandosi sui dipendenti stessi, considerando l'intero processo come un tutt'uno e offrendo quindi una soluzione che coinvolga più reparti. Un esempio può essere la creazione di una piattaforma di risorse avanzata che consenta a tutti di svolgere il proprio lavoro. In poche parole, una soluzione che riguarda i reparti IT, risorse umane e comunicazioni.

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Step 4 - Define roles across the organization

Una volta raggiunto il consenso all'interno dell'organizzazione, è necessario definire i ruoli e creare un team dedicato all'esperienza dei dipendenti. È anche importante prevedere l'assegnazione di incentivi per premiare l'impegno interfunzionale relativo a tale esperienza. Tutti devono credere nel valore di questa iniziativa.

Ruolo del reparto HR

Sebbene l'esperienza dei dipendenti coinvolga più funzioni, è il reparto HR a tenerne le redini. I responsabili HR hanno il compito di trovare i team giusti, di dare priorità alle aree che necessitano di maggiore attenzione e di delineare il programma e le linee guida generali per tutta la durata del ciclo di vita dei dipendenti. Si tratta di una responsabilità che non è possibile delegare ad altri.

Ruolo del reparto comunicazioni

Uno dei rischi più grandi in cui si può incorrere durante la creazione di una community all'interno di un'organizzazione è l'instaurazione di una cattiva comunicazione o, ancora peggio, la totale assenza di informazioni. Il delicato ruolo del team addetto alle comunicazioni è creare e gestire i canali che permettono la circolazione delle informazioni corrette, in modo che raggiungano tutti i dipendenti e consentano di far prosperare la community. A tal proposito, non bastano le e-mail: sono necessari investimenti e innovazione, in modo che i dipendenti possano intrattenere conversazioni, scoprire nuove idee, condividere i propri interessi e molto altro.

Ruolo del reparto IT

Il reparto IT svolge un ruolo fondamentale nell'esperienza dei dipendenti, poiché rimuove quegli ostacoli che sarebbero di impedimento per l'esecuzione delle varie operazioni e fornisce le tecnologie necessarie per amplificare gli obiettivi di un'organizzazione. I responsabili IT supportano gli obiettivi di business creando connessioni, ascoltando e fornendo gli strumenti giusti al personale.

Ruolo della leadership

Le funzioni di leadership possono determinare il completo fallimento dell'esperienza dei dipendenti o portarla al successo, sostenendola con forza e pubblicamente come una priorità aziendale. I CEO devono adottare nuovi modi di lavorare, creando empatia e un'interfunzionalità che rispecchi i valori che desiderano infondere in tutta l'organizzazione.

Ruolo della progettazione dell'esperienza utenti e della gestione dei prodotti

Poiché molte aziende non dispongono delle funzioni o delle competenze necessarie, spesso non riescono a elaborare una strategia valida ed efficace per l'esperienza dei dipendenti. Cosa significa questo? Scopriamo nel prossimo passaggio.

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Step 5 - Do the research and make it a habit

Dopo aver definito i ruoli e ottenuto il consenso all'interno dell'organizzazione, deve iniziare la ricerca. Meta ha adottato nei confronti dell'esperienza dei dipendenti lo stesso approccio utilizzato per l'esperienza utente (UX), ovvero si è concentrata sul design thinking

Cosa significa questo esattamente?

Il design thinking è un ciclo di miglioramento continuo che inizia con l'empatia e si conclude con test e implementazione, a cui segue un ulteriore ciclo di design thinking in un processo di iterazione senza fine.

“I leader hanno la responsabilità di indicare i punti fermi che l'esperienza deve seguire, mantenere un dialogo bidirezionale con le persone per sapere sempre cosa vogliono da noi e cosa noi vogliamo da loro e modificare decisioni e azioni sulla base delle informazioni raccolte.”

Brynn Harrington, Vice-President, People Experience, Meta

Applicare questo approccio all'esperienza dei dipendenti significa:

Process chart

Empatizzare

Innanzitutto, è necessario conoscere meglio i propri dipendenti. A tale scopo esiste un intero toolkit, che prevede non solo sondaggi e gruppi di discussione, ma anche la ricerca con osservazione diretta, che consiste letteralmente nel sedersi a guardare i dipendenti mentre svolgono il loro lavoro.

Un esempio:

Grazie ai sondaggi, il reparto delle risorse umane ha scoperto che fissare le ferie sulla rete Intranet dell'azienda è complicato perché è difficile trovare le informazioni necessarie per inoltrare la richiesta. Decide quindi di osservare i dipendenti mentre eseguono questa attività. Notano così qualcosa di insolito: ogni dipendente cerca il nome di un determinato collega nelle risorse umane per individuare il link che consente loro di raggiungere il punto dell'Intranet in cui è possibile completare l'attività.

Definire

Dopo aver individuato il problema che i dipendenti devono affrontare, è necessario stabilire con precisione cosa occorre per risolverlo.

Ideare

A questo punto, bisogna riunire gli stakeholder XFN in una sessione di lavoro congiunta per trovare le soluzioni richieste.

Creare prototipi

Inizia a creare le soluzioni.

In questa fase è consigliabile cominciare da zero e provare prima le soluzioni più veloci da implementare.

Torniamo all'esempio dei dipendenti che non riuscivano ad accedere alle informazioni giuste nelle risorse umane ed eseguivano ricerche tramite le proprie e-mail. Una soluzione immediata poteva essere collaborare con il collega delle risorse umane per ottimizzare le righe degli oggetti, in modo da facilitare l'individuazione della soluzione, per poi passare al follow-up dei dipendenti.

Testare

Ha funzionato? No? Allora continua.

Dopo l'implementazione, occorre avviare i test basandosi su misurazione, raccolta di feedback e iterazione.

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Step 6 - Measure the success

Le prove dimostrano che disporre di una strategia per l'esperienza dei dipendenti è di fondamentale importanza per aumentare i livelli di produttività, mantenimento e coinvolgimento del personale. Tuttavia, questa esperienza prevede diversi punti di contatto e, per poterla perfezionare e avviare nuovamente il processo, è necessario valutare tutte le singole iniziative specifiche dell'organizzazione. Il feedback deve diventare una consuetudine, in modo da creare un ciclo costante di miglioramento e iterazione.

Feedback graphic
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L'implementazione dell'esperienza dei dipendenti non può più aspettare

L'implementazione dell'esperienza dei dipendenti non può più aspettare

Non è mai troppo tardi per iniziare a dare priorità all'esperienza dei dipendenti all'interno dell'organizzazione. La strategia per l'esperienza dei dipendenti deve essere basata sull'attenzione verso il personale, che prevede l'ascolto, l'osservazione e la raccolta di insight fruibili che indicano le azioni da intraprendere. Scopri in che modo Workplace può aiutarti a raggiungere questo risultato.


Fonti

1: WTW Employee Experience Survey, 2021

2: TI People, "The State of Employee Experience", 2019

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