Come creare un team per l'Area risorse

Scopri come è possibile formare un team di content creator in grado di contribuire alla crescita della tua Area risorse.

GUIDA PER GLI AMMINISTRATORI DI WORKPLACE | 5 MINUTI DI LETTURA
employee engagement - Workplace from Meta

La creazione di un'Area risorse può sembrare un compito arduo, ma puoi farti aiutare da qualcuno. Consenti l'accesso limitato a un team di content creator che possano aiutarti a sviluppare la tua Area risorse mantenendo il controllo sulle risorse aziendali ufficiali.

In questa guida illustriamo i vari ruoli dell'Area risorse e i livelli di accesso che puoi assegnare a un team. Nella seconda parte, troverai alcuni suggerimenti su come verificare che le cose procedano senza problemi.

Analisi dei ruoli e delle responsabilità nell'Area risorse

Analisi dei ruoli e delle responsabilità nell'Area risorse

Amministratori di sistema
  • Svolgono tutte le attività che competono agli amministratori delle aree risorse (vedi di seguito).
  • Assegnano ad altri utenti i ruoli di amministratore di sistema o moderatore dei contenuti, entrambi autorizzati a gestire l'Area risorse.
  • Creano (e assegnano) ruoli di amministratore dell'Area risorse personalizzati per consentire anche ad altre persone di gestire l'Area risorse.
Amministratori dell'Area risorse

Gli amministratori dell'Area risorse hanno l'autorizzazione per "creare, modificare e condividere contenuti dell'Area risorse" e possono eseguire le seguenti attività:

  • Tutte le attività consentite agli editor delle categorie (vedi di seguito) in tutte le categorie dell'Area risorse
  • Gestione della home page dell'Area risorse
  • Creazione, modifica ed eliminazione di qualsiasi categoria o sottocategoria
  • Assegnazione di autorizzazioni di editor o visualizzatore di categoria a qualsiasi utente su Workplace

Assegnare a una persona il ruolo di amministratore dell'Area risorse significa concederle il controllo completo della relativa home page e di ogni categoria e sottocategoria inclusa. Per questo motivo, è consigliabile includere nel team un numero limitato di amministratori dell'Area risorse.

Editor di categoria

Gli editor di categoria sono persone che hanno l'accesso in modifica a una o più categorie e possono eseguire le seguenti attività:

  • Visualizzare tutti i contenuti aggiunti alla categoria alla quale sono autorizzati ad accedere
  • Modificare la pagina di copertina della categoria
  • Creare, modificare, eliminare o riordinare le relative sottocategorie
  • Accedere alle statistiche di utilizzo della categoria o di ognuna delle relative sottocategorie
  • Accedere alla cronologia delle versioni della categoria o di ognuna delle relative sottocategorie
  • Assegnare ad altre persone il ruolo di editor per la categoria alla quale sono autorizzati ad accedere
  • Pubblicare la categoria per altre persone nell'organizzazione

Gli editori delle categorie possono modificare tutti i contenuti all'interno della categoria alla quale sono autorizzati ad accedere. Quando consenti l'accesso in modifica di una categoria a una persona, questa potrà creare, modificare e pubblicare sottocategorie all'interno della categoria in questione.

Creazione di un gruppo di amministratori dell'Area risorse e di editor di categoria

Creazione di un gruppo di amministratori dell'Area risorse e di editor di categoria

Ora che hai acquisito dimestichezza con i ruoli, è il momento di selezionare gli amministratori dell'Area risorse e gli editor di categoria.

Scelta degli amministratori dell'Area risorse

Crea un team ridotto di amministratori dell'Area risorse. In genere, gli amministratori di sistema e i moderatori di contenuti esistenti sono sufficienti per gestire l'Area risorse. Tuttavia, se per organizzare i contenuti di più categorie hai bisogno di un team numeroso, puoi creare un ruolo di amministratore dell'Area risorse personalizzato e assegnarlo alle figure più importanti.

Gli amministratori dell'Area risorse sono responsabili di quanto segue:

  • Collaborare con gli stakeholder per creare nuove categorie e nominare i relativi editor
  • Tenere la home page dell'Area risorse aggiornata e organizzata
  • Sostenere e supportare gli editor di categoria
  • Verificare che le normative e le procedure dell'Area risorse siano rispettate

Per creare un ruolo di amministratore dell'Area risorse personalizzato:

  1. Vai al Pannello di amministrazione.
  2. Seleziona Amministratori.
  3. Clicca su Ruolo, quindi su + Nuovo ruolo.
  4. Scegli un nome per il ruolo che vuoi creare, ad esempio Bibliotecario.
  5. Scorri verso il basso fino alla sezione Contenuti e seleziona la casella accanto a Creare, modificare e condividere i contenuti dell'Area risorse.
  6. Clicca su Crea ruolo.

Per assegnare il ruolo di amministratore dell'Area risorse personalizzato a qualcuno:

  1. Vai al Pannello di amministrazione.
  2. Seleziona Amministratori.
  3. Digita il nome della persona alla quale vuoi assegnare il ruolo nella barra di ricerca in alto a destra.
  4. Seleziona il ruolo personalizzato che hai creato e clicca su Salva.
Scelta e assegnazione degli editor di categoria

Ogni categoria deve disporre di un editor di categoria che sia responsabile della gestione dei relativi contenuti. Se la creazione di contenuti lo richiede, è possibile aggiungere altri editor in un secondo momento.

Gli editor di categoria sono responsabili di quanto segue:

  • Gestione generale della progettazione e programmazione delle sottocategorie di una determinata categoria
  • Gestione dell'effettiva creazione delle sottocategorie di una determinata categoria
  • Pubblicazione di contenuti tramite la concessione dell'accesso in visualizzazione di una categoria in particolare

A chi assegnare il ruolo di editor di categoria:

Gli editor di categoria sono in genere esperti nella materia in questione, per cui conoscono l'argomento trattato nella categoria che è stata loro assegnata. Ecco alcuni esempi:

  • Membri selezionati del team HR dovrebbero avere l'accesso come editor a categorie come vantaggi, normative di viaggio, informazioni sulle ferie, ecc.
  • Membri selezionati del team IT dovrebbero avere l'accesso come editor di categoria a guide utente e di configurazione relative alle attrezzature e agli strumenti di lavoro aziendali.
  • I reparti dovrebbero avere l'accesso come editor di categoria ai propri contenuti archiviati nell'Area risorse. Una categoria di Marketing, ad esempio, deve essere creata e modificata da membri selezionati del team.

Per assegnare a qualcuno il ruolo di editor di categoria:

  1. Vai all'Area risorse.
  2. Seleziona la categoria per la quale vuoi concedere l'accesso in modifica.
  3. Nella pagina della categoria, clicca su Modifica.
  4. Clicca su Invita.
  5. In Possono modificare, aggiungi le persone autorizzate a modificare la categoria e le sue sottocategorie. Puoi scegliere se aggiungerle singolarmente per nome o per membri del gruppo, ma puoi usare uno solo dei due metodi.
  6. Clicca su Avanti.
  7. Controlla gli aggiornamenti e clicca su Salva le modifiche.
Suggerimenti per la gestione del team dell'Area risorse

Suggerimenti per la gestione del team dell'Area risorse

In generale, gestire un team dell'Area risorse è semplice, ma per avere la certezza che tutto vada come previsto, occorre programmare alcune attività.

Creazione di un gruppo del team dell'Area risorse

Assegna al team dell'Area risorse uno spazio in cui presentare richieste per le categorie, ottenere risposte alle domande e ricevere consigli su come creare ottimi contenuti. Qui sarà inoltre possibile indicare i link ad alcune sessioni di formazione brevi (vedi di seguito), pubblicare eventuali linee guida e fornire aggiornamenti sui miglioramenti apportati all'Area risorse.

Formazione degli amministratori dell'Area risorse e degli editor di categoria

Assicurati che gli amministratori dell'Area risorse seguano la breve lezione Informazioni di base per gli amministratori dell'Area risorse su Workplace Academy per aiutarli a familiarizzare con lo strumento. Accertati inoltre che gli editori di categoria seguano la breve ma utilissima lezione Informazioni di base per gli editor di categoria.

Concessione dell'accesso in visualizzazione

Invita i singoli editor di categoria a restringere il più possibile il proprio pubblico di visualizzatori. Se ritengono che la categoria debba essere visibile all'intera organizzazione, ricorda loro che devono prima ricevere l'approvazione dell'amministratore dell'Area risorse.

Generazione di notifiche

Quando un membro del team per l'Area risorse pubblica una categoria o una sottocategoria, deve avere la possibilità di generare una notifica per i visualizzatori di categoria. La maggior parte delle volte, questa è la cosa giusta da fare. Tuttavia, se si tratta di contenuti da rendere disponibili per l'intera organizzazione, fai presente che per generare una notifica per tutti è necessaria l'approvazione da parte di un amministratore dell'Area risorse.

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