5 modi di usare l'area risorse

Scopri come altri usano l'area risorse e crea i contenuti più adatti alla tua organizzazione.

Devi ancora acquisire dimestichezza con il funzionamento dell'area risorse? Consulta Help People Know All The Things disponibile in Workplace Academy.

Hai già deciso come usare la tua area risorse, ma ti serve aiuto per progettarla? Vai direttamente alla guida Creazione dell'area risorse perfetta (per te).


L'area risorse di Workplace consente di svolgere svariate attività, devi solo scoprire cosa può fare per te. In questa guida ti presenteremo 5 incredibili cose che le organizzazioni possono fare grazie all'area risorse. Alla fine, risponderai ad alcune domande chiave per scoprire quali di queste sono le più adatte alla tua organizzazione.

Come altre organizzazioni usano l'area risorse

Esistono diversi modi per usare l'area risorse, ma grazie agli esempi riportati di seguito puoi scoprire come ottimizzarne l'impatto sulla tua organizzazione.

1. Risorse ufficiali dell'organizzazione/azienda

1. Risorse ufficiali dell'organizzazione/azienda


Categoria Informazioni di base sulla copertura dell'area risorse

Indispensabile per la maggior parte delle organizzazioni, è la sezione in cui si trovano, di solito, i contenuti relativi a risorse umane, comunicazioni, sicurezza e onboarding. Di norma, questi contenuti sono visibili a tutti all'interno dell'organizzazione e ogni "argomento" (che nell'area risorse è definito categoria) è generalmente assegnato a un team o un reparto specifico che ha la responsabilità di crearne i contenuti.

Questa categoria spesso include:

  • Informazioni su vantaggi/normative
  • Missione e valori dell'organizzazione
  • Contenuti di onboarding generali
  • Normative relative a viaggi e spese
  • Risorse ufficiali su diversità e inclusione
  • Informazioni generali sulla sicurezza
  • Risorse su valutazioni annuali delle prestazioni e mobilità professionale
  • Newsletter per i dipendenti

Sebbene questo sia il punto di partenza ideale per usare l'area risorse, non ci si può fermare qui. C'è ancora molto altro che puoi e devi fare con l'area risorse, quindi continua a leggere.

2. Guide agli strumenti e alle procedure

2. Guide agli strumenti e alle procedure


Categoria Guide agli strumenti e alle procedure dell'area risorse con relative sottocategorie per Help Desk, richieste di risorse di marketing e procedure di controllo legale.

Questa è la sezione in cui puoi creare contenuti self-service, come FAQ e guide, per strumenti e procedure importanti che sono, in genere, di competenza di un determinato team o reparto che ha l'incarico di crearne i contenuti.

Anche se le categorie dell'area risorse possono essere limitate a settori molto specifici dell'organizzazione, questi contenuti sono generalmente rilevanti per una parte dell'organizzazione abbastanza ampia da decidere di renderli disponibili a chiunque.

Questa categoria spesso include:

  • Guide alla configurazione di dotazioni e strumenti IT
  • Informazioni sugli elementi che necessitano di un controllo legale e su come richiederlo
  • Come richiedere risorse al team addetto al marketing
  • Nuove guide utente per Workplace
  • Come inviare una richiesta di assistenza
3. Hub delle risorse a tema o interfunzionali

3. Hub delle risorse a tema o interfunzionali


Categoria Rientro in ufficio

Questi hub (categorie) sono perfetti per situazioni in cui è consigliabile centralizzare un ingente numero di risorse (spesso create da più team) in un unico spazio in base a un argomento specifico o a un pubblico particolare. Spesso più team e reparti hanno accesso allo stesso hub a scopo di modifica.

Puoi quindi creare un hub con le risorse per i dipendenti part-time visibile solo a questi dipendenti o riunire tutte le risorse riguardanti lo smart working in un unico hub dedicato visibile a tutti. Di seguito troverai altri ottimi esempi.

Questa categoria spesso include:

  • Hub per lo smart working
  • Risorse per il rientro in ufficio
  • Hub benessere
  • Hub per agenti sul campo
  • Hub per il personale dedicato all'assistenza
  • Hub per i People Manager
  • Hub per l'Academy dei dipendenti
  • Hub delle risorse specifiche per prodotti/funzioni
  • 4. Hub delle risorse per team e reparti

    4. Hub delle risorse per team e reparti


    Categoria Rientro in ufficio

    L'area risorse permette di consolidare le risorse dei team e dei reparti in uno spazio visibile solo ai relativi membri o a determinati collaboratori interfunzionali.

    In genere, sei tu a creare questo hub per poi passare l'incarico di creare contenuti al responsabile del team o del reparto. Garantire che le risorse siano visibili solo ai membri del team o del reparto è facile, quindi non è necessario preoccuparsi che altri inseriscano elementi inutili nell'area risorse.

    Questa categoria spesso include:

    • Risorse per l'onboarding specifiche per team/reparto
    • Guide agli strumenti specifiche per un determinato team/reparto
    • Hub interfunzionali gestiti da un team/reparto e destinati a un ristretto numero di collaboratori e stakeholder
    • Procedure interne di team/reparti

    5. Hub delle risorse per community e gruppi sociali guidati dai dipendenti

    5. Hub delle risorse per community e gruppi sociali guidati dai dipendenti


    Categoria del gruppo Inclusion@

    L'area risorse e i gruppi di Workplace funzionano perfettamente insieme. Se nella tua organizzazione operano comunità o gruppi sociali particolarmente attivi, considera la possibilità di fornire agli amministratori dei gruppi uno spazio designato nell'area risorse per gestire tutto ciò che riguarda e proviene dai membri di tali gruppi. Questo non solo aiuta le comunità a evidenziare le informazioni più importanti per i propri membri, ma ti permette anche di mantenere separati i contenuti ufficiali dell'azienda da quelli generati dai dipendenti.

    Limitare ai membri di un gruppo specifico i contenuti dell'area risorse in modo che siano visibili solo alle persone giuste è facile.

    Questa categoria spesso include:

    • Risorse per l'istruzione domiciliare di bambini e ragazzi per il gruppo Parents@
    • Link alle celebrazioni del Mese della storia dei neri nel mondo per il gruppo Black@
    • Link alle conferenze specifiche di settore dedicate alle donne per il gruppo Women@
    • Risorse dedicate all'educazione di bambini e ragazzi nelle famiglie LGBTQ per il gruppo Pride@

    Scopo della tua area risorse

    Scopo della tua area risorse

    Il passaggio successivo è scoprire quali degli usi dell'area risorse sopra descritti sono adatti a te e alla tua organizzazione. Questo ti permetterà di stabilire dove posizionare i contenuti delle tue risorse e quali sono le esigenze del pubblico a cui ti rivolgi.

    Di seguito sono riportate due domande semplici ma essenziali che devi porti e le considerazioni chiave e i consigli basati sulle relative risposte. Non è necessario leggere tutte le risposte. Puoi concentrarti solo su ciò che è rilevante per te.

    Domanda 1: dove sono posizionati attualmente i contenuti delle tue risorse?

    Domanda 1: dove sono posizionati attualmente i contenuti delle tue risorse?

    Per aiutarti a capire cosa la tua area risorse di Workplace dovrebbe e non dovrebbe contenere, è prima necessario verificare dove si trovano al momento tutti i contenuti delle tue risorse e dove vorresti posizionarli al termine dell'implementazione di questo nuovo strumento.

    Clicca su ognuna delle risposte che ti interessano per consultare suggerimenti e considerazioni:

    Contenuti attualmente posizionati in altri strumenti

    Se i contenuti sono al momento posizionati in intranet/wiki/sito SharePoint/ecc. formali dedicati a questo tipo di contenuti

    Se già disponi di un qualsiasi hub formale per la raccolta di risorse, devi stabilire come gestirne la relazione con la nuova area risorse di Workplace. Se non ne hai uno, puoi saltare questo passaggio.

    Puoi gestire la relazione nei tre modi indicati di seguito.

    1. Mantenere gli strumenti esistenti ed effettuare il mirroring dei contenuti nell'area risorse di Workplace
      • Se alcuni membri dell'organizzazione non possono accedere agli strumenti esistenti ma hanno accesso a Workplace, considera l'idea di usare l'API per sincronizzare i contenuti rilevanti nell'area risorse di Workplace.
      • Se vuoi ottimizzare l'uso di Workplace o raggiungere il tuo personale ovunque si trovi, potresti ricorrere all'API dell'area risorse per sincronizzare i contenuti degli strumenti esistenti nell'area risorse di Workplace.
    2. Effettuare la migrazione dei contenuti esistenti nell'area risorse di Workplace
      • Se il sistema che usi è poco pratico o troppo complesso per i content creator e i consumatori, potresti sostituire gli strumenti esistenti effettuando la migrazione all'area risorse con l'API dell'area risorse.
    3. Suddividere i contenuti tra gli strumenti
      • Stabilisci quali contenuti dovrebbero risiedere negli strumenti esistenti e quali nell'area risorse di Workplace. Decidi dove posizionare i contenuti e perché e accertati di comunicarlo chiaramente ai dipendenti.

    Se i contenuti sono posizionati in gruppi di Workplace

    Se i contenuti sono posizionati in gruppi di Workplace

    La buona notizia è che la tua organizzazione sa già usare Workplace per reperire informazioni importanti e risorse preziose e la creazione dell'area risorse aumenterà ulteriormente l'utilità di Workplace.

    Spiega chiaramente alle persone quali tipi di contenuti devono essere creati nell'area risorse e quali nei gruppi di Workplace.

    • Nell'area risorse: contenuti che non cambiano spesso (o che cambiano in base a programmi ben definiti) e che sono caratterizzati da una lunga durata, ad esempio manuali per i dipendenti, normative sui viaggi, guide IT e materiali per l'onboarding in team/reparti. Se necessario, è possibile successivamente condividere queste risorse nei gruppi, aggiungerle a una tab Formazione dei gruppi o fornire il relativo link nei post fissati in alto.
    • Nei gruppi di Workplace: file unici, risorse di breve durata e risorse particolarmente di nicchia, ad esempio, one-pager, presentazioni con slide preparate per pochi destinatari e FAQ per annunci importanti ma non critici. Puoi comunque fornire in un secondo momento il link a questi contenuti in articoli specifici dell'area risorse.

    Contenuti suddivisi tra vari strumenti

    Se i contenuti sono suddivisi tra diversi strumenti per i contenuti e hard disk degli utenti

    I contenuti suddivisi, difficili da trovare o archiviati nel computer di una determinata persona non sono di alcuna utilità e spesso sono un sintomo di problemi più grandi. Forse le persone in realtà non apprezzano gli strumenti esistenti. Forse non li ritengono abbastanza flessibili per creare i contenuti di cui loro e le persone che li circondano hanno bisogno. Forse la creazione e la modifica dei contenuti è troppo complicata.

    Indipendentemente dai motivi di fondo, questo indica che è arrivato il momento di trasferire i contenuti delle risorse in un unico spazio di facile accesso, in cui le persone possono creare contenuti in base alle proprie esigenze. La buona notizia è che questo è esattamente ciò che l'area risorse di Workplace consente di fare, quindi sei sulla strada giusta.

    Domanda 2: da chi è formato il tuo pubblico?

    Domanda 2: da chi è formato il tuo pubblico?

    Quando si tratta della tua area risorse, non puoi separare il "chi" dal "cosa". Gruppi di pubblico diversi necessitano di accessi e contenuti distinti. Oltre a stabilire quali sono le esigenze generali dell'organizzazione, è consigliabile tenere in considerazione anche quelle di alcuni gruppi specifici.

    • Persone che operano sul campo
      • Spesso hanno bisogno di accedere ai contenuti da dispositivi mobili e quindi necessitano di uno strumento ottimizzato per mobile come area risorse
      • Possono trarre vantaggio da hub delle risorse pensati appositamente per loro e per le loro esigenze
    • Persone che non possono accedere ai contenuti delle risorse esistenti
      • Non hanno accesso a reti VPN o, in generale, non dispongono di un account negli strumenti esistenti
      • Necessitano solo di un account Workplace che permetta di accedere all'area risorse
      • Usufruiranno quasi sempre di specifici hub delle risorse pensati appositamente per le loro esigenze come pubblico
    • People Manager
      • Si tratta di figure essenziali per l'implementazione di Workplace e dell'area risorse
      • Consolida le risorse ideate specificamente per i People Manager nell'area risorse
      • Offri a ogni Manager uno spazio proprio per creare hub di risorse per i team e i reparti di cui sono responsabili
    • Nuovi assunti
      • Centralizza le risorse di onboarding generali in un hub per i nuovi assunti e introducili subito a Workplace
      • Potrebbe essere necessario creare hub specifici per diversi tipi di dipendenti (agenti, responsabili di progetto, lavoratori temporanei, tirocinanti, ecc.)
    • Dipendenti per area geografica
      • Spesso hanno vantaggi e normative diverse a seconda del luogo in cui si trovano
      • Possono avere bisogno di contenuti in lingue specifiche
      • I contenuti regionali possono essere uniti a contenuti generali e/o non regionali o inseriti in hub di risorse specifici per area geografica

    Prossimi passi

    Ora che hai stabilito come vuoi usare l'area risorse, è il momento di iniziare a creare un piano e mettere insieme i contenuti.

    Se pensi di dover ancora acquisire dimestichezza con il funzionamento dell'area risorse, dedica un po' di tempo al percorso di apprendimento Help People Know All The Things disponibile in Workplace Academy o consulta la guida sulla creazione dell'area risorse.

    Oppure, avvia le attività di programmazione e creazione leggendo la nostra guida Creazione dell'area risorse perfetta (per te).