Creazione dell'area risorse perfetta
(per te)

Scopri come creare l'area risorsa ideale per la tua organizzazione e scopri i suggerimenti per la pianificazione delle categorie.

Se non lo hai ancora fatto, dedica qualche minuto alla lettura della guida sui 5 modi di usare la libreria risorse.

Se vuoi ripassare le informazioni di base sull'area risorse, leggi la guida sulla creazione dell'area risorse o esplora il percorso di apprendimento Help People Know All The Things su Workplace Academy.


Una volta stabilito come vuoi usare l'area risorse, è il momento di iniziare a creare un piano e mettere insieme i contenuti.

In questa guida, ti spieghiamo come organizzare l'area risorse e ti forniamo suggerimenti per la scelta e l'ottimizzazione delle categorie in base ai risultati che vuoi raggiungere.

Struttura dell'area risorse

Struttura dell'area risorse

Se sai già com'è organizzata l'area risorse e come funzionano le relative autorizzazioni, puoi passare direttamente alla sezione successiva intitolata Creazione dell'area risorse.

L'area risorse è costituita da diversi livelli strutturati in modo gerarchico. Ti basta capire come funzionano per rendere la sua pianificazione in un gioco da ragazzi.

Il livello superiore: la home dell'area risorse

Il livello superiore: la home dell'area risorse

Un esempio di home page dell'area risorse che raccoglie le risorse principali, ad esempio "Coronavirus Update", "Remote Work Guidelines", ecc.

La home page è la prima cosa che gli utenti vedono quando accedono alla tua area risorse. Consideralo il livello superiore. È qui che gli amministratori possono impostare l'immagine di copertina, mettere in evidenza le risorse prioritarie e aggiungere link rapidi.

A sinistra della home page è disponibile la tua lista delle categorie, ognuna delle quali rappresenta una risorsa o una piattaforma delle risorse diversa. Nel complesso queste categorie sono il cuore dell'area risorse.

Suggerimento: l'icona e la home page dell'area risorse non sono visibili agli utenti finché non viene concesso loro l'accesso ad almeno una categoria pubblicata.

Il livello centrale: le categorie

Il livello centrale: le categorie

Immagine del menu di navigazione laterale di un'area risorse

Le categorie possono essere costituite da risorse vere e proprie o fungere da pagina di destinazione per una piattaforma delle risorse più ampia.

Per impostazione predefinita, le categorie non sono visibili agli utenti finché non viene loro concesso l'accesso a esse. Pertanto, ogni utente visualizza una versione personalizzata dell'area risorse su misura per le sue esigenze.

Suggerimento: non è possibile unire le categorie in un momento successivo.

Le risorse: le sottocategorie

Le risorse: le sottocategorie

Una lista di sottocategorie all'interno della categoria "Inclusion@ Chai Labs"

Per aggiungere una risorsa a una categoria, crea una sottocategoria in cui inserirla.

Puoi creare tutte le sottocategorie che vuoi, senza andare oltre due livelli. Come si vede nell'immagine, LGBTQ Resources ha le sue sottocategorie, a differenza di History of Pride che non può averne.

È possibile riordinare le sottocategorie in un secondo momento, spostandole anche sotto un'altra sottocategoria, purché non venga violata la regola dei due livelli.

Suggerimento: non è possibile spostare le sottocategorie in un'altra categoria.

Perché le categorie vanno pianificate prima

Perché le categorie vanno pianificate prima



La progettazione dell'area risorse inizia sempre dalla pianificazione delle categorie. Il motivo è che è possibile assegnare i diritti di visualizzazione e modifica agli utenti solo a livello di categoria e non di sottocategoria. Concedere l'accesso a una categoria significa sempre concederlo a tutte le sue sottocategorie.

Suggerimento: non puoi concedere l'accesso a specifiche sottocategorie, né escluderne solo alcune.

La pianificazione anticipata delle categorie permette di risparmiare tempo successivamente.

Creazione dell'area risorse

Creazione dell'area risorse

Se non hai letto i 5 modi di usare l'area risorse, ti consigliamo di farlo subito. La lettura richiede solo qualche minuto, ma semplifica il processo di pianificazione.

Ora che conosci gli elementi principali dell'area risorse, è il momento di iniziare a pianificare (e mettere insieme) le tue categorie.

Suggerimenti generali per la scelta delle categorie

Suggerimenti generali per la scelta delle categorie

Se non sai bene quali categorie creare, ecco qualche suggerimento utile:

Suggerimento 1: le categorie rappresentano sempre un argomento o un pubblico generale

Per iniziare, individua tutti gli argomenti che vuoi inserire nell'area risorse e tutti i segmenti di pubblico ai quali vuoi offrire specifiche piattaforme delle risorse. Considera se ciascuno di questi presenta sottocategorie correlate. Così facendo, individui le tue categorie. Tieni anche conto dei casi d'uso comuni dell'area risorse di seguito: in ognuno troverai alcuni suggerimenti per la scelta delle categorie per specifiche situazioni.

Suggerimento 2: attieniti sempre a una semplice regola per le tue categorie

Tutte le risorse di una categoria devono essere pertinenti per le stesse persone e condividere gli editor senza causare conflitti.

Le risorse di onboarding per il reparto commerciale e per il call center non vanno nella stessa categoria. Il motivo è che si rivolgono a segmenti di pubblico diversi e nessuno dei due team sarebbe contento se l'altro modificasse (o eliminasse) le relative risorse di onboarding.

Suggerimento 3: in qualità di amministratore, puoi vedere l'intera area risorse, a differenza degli utenti.

Creare un'area risorse esaustiva comporta la presenza di tante categorie, che saranno tutte visibili agli amministratori dell'area risorse. Gli utenti vedranno invece solo quelle alle quali hanno accesso. Se inizi a notare troppa confusione nella tua visualizzazione, raccogli i feedback degli utenti o chiedi loro di inviarti screenshot della loro home page dell'area risorse prima di eliminare le categorie. La loro visualizzazione potrebbe essere molto diversa dalla tua.

Suggerimenti per gli usi più comuni dell'area risorse

Suggerimenti per gli usi più comuni dell'area risorse

A questo punto dovresti aver già letto la guida sui 5 modi efficaci di usare l'area risorse e aver definito come vuoi usare l'area risorse nella tua organizzazione.

Di seguito trovi alcuni suggerimenti per la scelta della categoria e la creazione dell'area risorse sulla base di ognuno dei 5 casi d'uso illustrati nella guida citata sopra. Scegli se leggerli per tutti i casi d'uso o se soffermarti solo su quelli che ti interessano per la tua area risorse.

Risorse ufficiali dell'organizzazione/azienda

Risorse ufficiali dell'organizzazione/azienda

Un elenco di categorie, tra cui Welcome to the family, New Joiners - IT Setup, Company Values, HR Policies, Benefits e così via.

Dato che queste risorse saranno visibili a tutti, la tua lista di categorie comprenderà i diversi tipi di risorse che vuoi offrire.

Suggerimento: prova a unire categorie con argomenti simili evitando però di creare difficoltà relative alla co-modifica.

Ad esempio, puoi unire Benefits e HR Policies se i responsabili di ogni categoria fanno parte dello stesso team.

Guide a strumenti e processi

Guide a strumenti e processi

Una categoria chiamata IT Resources con sottocategorie come Setting Up Your Email, Setting Up Your Phone, Setting Up Your Computer, Workplace 101, Tips for Managing Your Calendar, Equipment Option for Execs, ecc.

In questo caso, le categorie saranno basate sui diversi team o reparti che hanno risorse da condividere con l'intera organizzazione (guide legali o risorse IT, ad esempio).

Suggerimento 1: esegui un rapido controllo per assicurarti che le risorse in ogni categoria siano pertinenti per lo stesso pubblico. Ad esempio, la sottocategoria Equipment Options for Execs nell'immagine a sinistra dovrebbe probabilmente essere visibile solo ai dirigenti.

Suggerimento 2: verifica se è possibile unire alcune sottocategorie. Ad esempio, le guide all'installazione di nuove apparecchiature nell'immagine sopra possono probabilmente essere raggruppate in un'unica sottocategoria per i nuovi assunti.

Piattaforme delle risorse a tema o interfunzionali

Piattaforme delle risorse a tema o interfunzionali

Una categoria chiamata "COVID-19 Resource Hub" con le relative sottocategorie elencate sotto.

La scelta in questo caso è semplice: la categoria si baserà sui contenuti su cui ruota la piattaforma (argomento o pubblico).

Suggerimento: se vuoi assicurarti che le singole risorse della tua piattaforma siano facili da trovare, puoi sempre rimandare a esse in altre parti dell'area risorse.

Piattaforme delle risorse per team e reparti

Piattaforme delle risorse per team e reparti

Una categoria chiamata "Sales Team Hub" con le sottocategorie elencate sotto

È abbastanza ovvio che in questo caso le categorie corrispondano ai nomi dei tuoi team e reparti.

Tieni presente che il punto non è creare la categoria per loro, bensì offrire loro uno spazio nel quale aiutarli a raccogliere in autonomia le risorse.

Suggerimento: alcuni team potrebbero avere risorse o processi condivisi con un altro team. Chiedi ai team se è il loro caso e considera di creare un'altra categoria in cui questi team possano condividere risorse.

Piattaforme delle risorse per gruppi sociali e community guidate dai dipendenti

Piattaforme delle risorse per gruppi sociali e community guidate dai dipendenti

Una categoria chiamata "Parents@" con le sottocategorie elencate sotto

In questo caso, le categorie devono avere il nome dei gruppi per cui le hai create e gli editor della categoria devono essere gli amministratori del gruppo.

Suggerimento: assicurati che i diritti di visualizzazione siano limitati ai membri del gruppo.

Considera di aggiungere un breve disclaimer nella home page della categoria specificando che si tratta di contenuti generati dagli utenti e non ufficiali dell'organizzazione.

Ad esempio, è meglio rinominare Official Chai Labs Resource Links in Chai Labs Resource Links.

Prossimi passi

Prenditi un po' di tempo per pianificare i tuoi contenuti. Quando pensi che sia arrivato il momento di creare il tuo team per l'area risorse, assicurati di leggere la nostra guida sulla creazione di un team formidabile per l'area risorse.

Se vuoi confrontarti con altri amministratori di Workplace, iscriviti al nostro gruppo per più aziende Chief Workplace Officer.