Lancio



Una guida per gli amministratori alla pianificazione e al lancio di Workplace per tutta l'organizzazione.

Guida al lancio di Workplace per le organizzazioni no profit

Workplace è orgoglioso di offrire strumenti di lavoro a organizzazioni no profit e al personale degli istituti scolastici registrati per aiutare i team a connettersi, collaborare e creare forti comunità in tutto il mondo. Oggi sono già migliaia le no profit che usano Workplace. In base ai feedback, abbiamo redatto questa guida per aiutarti a iniziare a usare Workplace. La guida è pensata per un personale di massimo 250 persone e il lancio non dovrebbe richiedere più di 4 settimane. Se la tua organizzazione ha un personale più numeroso, ti consigliamo di fare riferimento agli articoli qui riportati per garantire un lancio efficace.

Scarica gli elenchi di controllo per il lancio e assicurati di rispettare i requisiti per la procedura:

4 semplici passaggi per lanciare Workplace per le organizzazioni no profit

Prerequisiti per iniziare: assicurati che il team direttivo sia d'accordo, tieni presente che il lancio di Workplace è soprattutto un cambiamento, non un progetto tecnico, e individua 2 cose che Workplace sarà in grado di offrirti e che al momento non riesci a fare.

1. Iscriviti e collega Workplace

1. Iscriviti e collega Workplace

2. Crea lo spazio di Workplace

2. Crea lo spazio di Workplace

  • Ottieni l'appoggio dell'organizzazione e individua il team del progetto per Workplace: coinvolgi i responsabili di tutti i team dell'organizzazione e aggiungili come amministratori su Workplace.
  • Vai al pannello di amministrazione nel menu di navigazione a sinistra, seleziona "Persone" nel pannello di amministrazione e aggiungi i membri del team del progetto Workplace cliccando sul pulsante "Invita" accanto ai loro nomi.
  • Crea il primo gruppo di progetto chiamato "Lancio di Workplace" con questo team: tu e gli altri membri lo userete per condividere aggiornamenti su come procede il lancio di Workplace.
  • Per creare un nuovo gruppo, vai a "Home" nel menu di navigazione a sinistra, seleziona "Crea gruppo" nel menu a discesa, seleziona "Team e progetti", assegna al progetto il nome "Lancio di Workplace", quindi aggiungi i membri del team di progetto per Workplace al gruppo. Nota: per impostazione predefinita, il gruppo sarà "chiuso". I contenuti saranno visibili solo ai membri.
  • Accordati con gli altri e crea un insieme di gruppi principali su Workplace. Decidi se questi gruppi devono essere aperti, chiusi o segreti. Ecco alcuni spunti per iniziare:
  • Gruppi per i feedback dall'alto verso il basso e viceversa
    Trasferisci le comunicazioni e-mail per tutta l'azienda in un gruppo per le comunicazioni. Crea un gruppo social per tutte le domande che non sono direttamente correlate al lavoro. È anche possibile creare gruppi social e per le comunicazioni per ognuna delle sedi.

    Esempi: "Info per tutti i dipendenti", "Comunicazioni da Londra", "Gruppo social Regno Unito", "Wiki aziendale".

  • Gruppi per le comunicazioni per i team
    Crea un gruppo per ogni team dell'organizzazione e nomina il manager del team come amministratore del gruppo. In questo modo, i team possono comunicare in modo regolare, gestire i progetti e rimanere aggiornati tra le riunioni.

    Esempi: "Team delle raccolte fondi", "Team HR", "Team direttivo".

  • Gruppi per la collaborazione interfunzionale
    Collabora tra varie aree geografiche, con lingue e team diversi grazie a gruppi di discussione aperti in modo da raccogliere idee e condividere i feedback di tutte le persone nell'organizzazione.

    Esempi: "Progetto di raccolta fondi tramite festival", "Opportunità di volontariato", "Helpdesk IT", "XFN marketing". Considera anche la creazione di un gruppo per i feedback per ogni team in modo che tutti sappiano esattamente come condividerli, ad esempio "Feedback marketing", "Feedback IT", "Suggerimenti su Workplace". Chiedi al manager del relativo team di fissare in alto nel gruppo un post con tutte le informazioni chiave e i link ai documenti.

  • Gruppi per volontari e partner

    Usa i gruppi per più aziende per collaborare con volontari e partner che non fanno parte della tua organizzazione, ma vi collaborano regolarmente. Crea il gruppo scegliendo la tipologia "per più aziende" e invita i volontari/partner usando il loro indirizzo e-mail di lavoro. Non è ancora necessario per loro avere un account Workplace. È possibile condividere contenuti allo stesso modo in questi gruppi, ma i membri esterni non avranno accesso ai gruppi interni.

    Esempi: "Info per i volontari", "Volontari Giappone", "Collaborazione EasyJet/Unicef".

3. Prepara l'organizzazione

3. Prepara l'organizzazione

  • Configura gli account di tutti i dipendenti su Workplace. Assicurati di includere il maggior numero di informazioni possibile, soprattutto l'indirizzo e-mail del manager in modo da chiarire le idee dei membri, ad esempio sull'organigramma su Workplace. Una volta configurati gli account per tutti i dipendenti, aggiungili nei rispettivi gruppi.
  • Accedi al pannello di amministrazione, vai su "Persone", seleziona "Aggiungi persone" in alto a destra, scegli il metodo di caricamento, ad es. file CSV, e seleziona "Invia inviti quando lo desidero".
  • Scegli una data per il lancio e crea entusiasmo. Definisci una data per il lancio. I giorni migliori per il lancio vanno da martedì a giovedì. Inizia a comunicare la data all'organizzazione per generare entusiasmo. Il lancio di Workplace rappresenterà l'inizio di un modo diverso di lavorare, pertanto prenditi questo tempo per pianificare eventi divertenti e un video registrato o un messaggio in diretta del CEO per evidenziare questo traguardo.
  • Crea il piano definendo le attività che passeranno su Workplace il giorno del lancio. Ti consigliamo di spostare tutte le comunicazioni tramite mailing list esclusivamente nei gruppi Workplace. Assicurati che nel piano di comunicazione sia previsto di incoraggiare i dipendenti ad attivare gli account Workplace nel giorno del lancio per non perdere informazioni importanti condivise solo su Workplace.
4. Lancia Workplace

4. Lancia Workplace

  • Lancia ufficialmente Workplace in tutta l'organizzazione!
  • Vai al pannello di amministrazione, seleziona "Persone" nella barra di navigazione, clicca su "Invita tutti" e personalizza il messaggio da inviare.
  • Festeggia il lancio! Tutti dovrebbero essere entusiasti di iscriversi a Workplace: celebrare il lancio è un ottimo modo per creare entusiasmo.

Foto di persone che festeggiano il lancio di Workplace

  • Inizia a comunicare e collaborare con i dipendenti su Workplace
  • Pubblica il primo post per tutta l'organizzazione nel gruppo per le informazioni e accendi l'entusiasmo per l'uso di Workplace chiedendo ai dirigenti di trasmettere in diretta per condividere aggiornamenti e celebrare i traguardi più importanti.
  • Programma una diretta di un membro del team direttivo su Workplace la settimana del lancio per creare entusiasmo e incoraggiare tutti i membri dell'organizzazione ad attivare l'account Workplace. Inizia a promuovere la diretta nelle comunicazioni precedenti al lancio in modo che nessuno se la perda.
  • Prima di inviare un'e-mail interna, chiediti se potrebbe essere rilevante per gli altri. Se la risposta è sì, pubblica la comunicazione su Workplace.

Per maggiori informazioni su come lanciare Workplace in modo efficace, iscriviti al gruppo per più aziende dedicato al lancio di Workplace nell'organizzazione. Qui troverai best practice più approfondite sul lancio di Workplace.


FAQ per le organizzazioni no profit

FAQ su Workplace per le organizzazioni no profit

  • Soddisfo i requisiti per usare Workplace Advanced gratuitamente? Quanti utenti avranno l'accesso gratuito?
  • Tutte le organizzazioni no profit registrate con TechSoup e non riconosciute come entità o organizzazioni governative sono idonee per l'uso gratuito di Workplace Advanced. Alcuni tipi di organizzazione, tra cui organizzazioni politiche o di lobbying, sindacati, agenzie governative e determinate tipologie di istituti di formazione, sono esclusi dall'utilizzo gratuito. Non sono previsti limiti per il numero di utenti.
  • È possibile aggiungere persone con un dominio e-mail diverso?
  • Sì. Se l'organizzazione usa diversi domini e-mail, è possibile aggiungerli tutti su Workplace.
  • Per collaborare con persone di altre organizzazioni, usa un gruppo per più aziende. In questo modo, volontari e partner potranno comunicare con te senza avere accesso ai gruppi interni.
  • Quanti gruppi è meglio creare?
  • Crea un insieme di gruppi di lavoro principali e un minimo di gruppi social. Per un'organizzazione di circa 50 persone, 15 gruppi sono un buon numero approssimativo da cui iniziare.
  • Come faccio a coinvolgere i volontari?
  • Crea un gruppo per più aziende e invita i volontari tramite e-mail. Aggiungi un post fissato in alto nel gruppo con informazioni importanti sull'onboarding con un link per i volontari ai gruppi per più aziende di cui dovrebbero far parte. Incoraggiali a fare domande in questo gruppo.
  • In alternativa, aggiungi i volontari direttamente alla community di Workplace. In questo modo, però, avranno accesso a tutti i contenuti per il personale pubblicati nei gruppi aperti. Per aggiungerli, segui gli stessi passaggi indicati per l'aggiunta del personale.
  • Come faccio a mantenere alto il coinvolgimento su Workplace?
  • Ripensa a cosa volevi ottenere quando hai avviato il progetto. Tienilo sempre a mente per assicurare che il valore offerto da Workplace all'organizzazione rimanga alto.
  • Evitare di usare le e-mail per le mailing list e le comunicazioni interne è un ottimo punto di partenza. Sfrutta i formati multimediali elaborati, come foto, video, video a 360° e trasmissioni in diretta. Condividi comunicazioni esclusive su Workplace solo per incoraggiare i dipendenti ad attivare l'account Workplace e ad accedere regolarmente allo strumento. La gestione dei progetti con i gruppi di progetto su Workplace è un altro modo per trasferire su questa piattaforma il lavoro precedentemente svolto in altri strumenti o tramite e-mail. Valuta se il contenuto di ogni e-mail che scrivi o ricevi è rilevante per gli altri. In tal caso, pubblicalo su Workplace.
  • Molte organizzazioni iniziano con comunicazioni dei dirigenti per i dipendenti. Anche i manager possono contribuire ad aumentare il coinvolgimento su Workplace impegnandosi a usare Workplace per tutte le comunicazioni per i team, ad esempio pubblicando aggiornamenti generici, appunti delle riunioni e attività prioritarie per condividere i piani di lavoro in una determinata settimana.
  • Collega Workplace agli strumenti che usi ogni giorno per ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre la necessità di imparare a usare molti strumenti. Le integrazioni di Workplace aiutano a ottimizzare i flussi di lavoro per lavorare in modo più efficiente. Scopri di più nella nostra directory delle integrazioni.
  • Workplace sarà sempre gratuito per le organizzazioni no profit?
  • Non abbiamo nessuna intenzione di rendere Workplace a pagamento per le organizzazioni no profit. A giugno 2018, abbiamo lanciato Workplace for Good e rinnovato il nostro impegno a offrire Workplace Advanced gratuitamente alle no profit e al personale degli istituti di formazione.
  • Come faccio a ricevere ulteriore assistenza per il lancio di Workplace?
  • Il Centro delle risorse per i clienti (sei proprio qui ora!) include tantissime risorse pronte all'uso che ti aiuteranno a prepararti per il lancio, nonché strategie per mantenere alto il coinvolgimento.
  • Anche i partner di Workplace sono a tua disposizione. Trova un partner vicino a te qui.
  • Sono disponibili community in cui è possibile entrare in contatto con altre organizzazioni no profit su Workplace?
  • Sì. Iscriviti al gruppo Workplace for Good MCG con oltre 2500 persone che lavorano con passione per le no profit.
  • Quale livello di sicurezza è previsto su Workplace?
  • La sicurezza è un aspetto di estrema importanza per noi: scopri di più qui.
Guida al lancio di Workplace per le organizzazioni no profit
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