Prerequisiti per iniziare: assicurati che il team direttivo sia d'accordo, tieni presente che il lancio di Workplace è soprattutto un cambiamento, non un progetto tecnico, e individua 2 cose che Workplace sarà in grado di offrirti e che al momento non riesci a fare.

• Soddisfo i requisiti per usare Workplace gratuitamente? Quanti utenti avranno l'accesso gratuito?
• Tutte le organizzazioni no profit registrate con TechSoup e non riconosciute come entità o organizzazioni governative sono idonee per l'uso gratuito di Workplace. Alcuni tipi di organizzazione, tra cui organizzazioni politiche o di lobbying, sindacati, agenzie governative e determinate tipologie di istituti di formazione, sono esclusi dall'utilizzo gratuito. Non sono previsti limiti per il numero di utenti.
• È possibile aggiungere persone con un dominio e-mail diverso?
• Sì. Se l'organizzazione usa diversi domini e-mail, è possibile aggiungerli tutti su Workplace.
• Per collaborare con persone di altre organizzazioni, usa un gruppo per più aziende. In questo modo, volontari e partner potranno comunicare con te senza avere accesso ai gruppi interni.
• Quanti gruppi è meglio creare?
• Crea un insieme di gruppi di lavoro principali e un minimo di gruppi social. Per un'organizzazione di circa 50 persone, 15 gruppi sono un buon numero approssimativo da cui iniziare.
• Come faccio a coinvolgere i volontari?
• Crea un gruppo per più aziende e invita i volontari tramite e-mail. Aggiungi un post fissato nel gruppo con informazioni importanti sull'onboarding con un link per i volontari ai gruppi per più aziende di cui dovrebbero far parte. Incoraggiali a fare domande in questo gruppo.
• In alternativa, aggiungi i volontari direttamente alla community di Workplace. In questo modo, però, avranno accesso a tutti i contenuti per il personale pubblicati nei gruppi aperti. Per aggiungerli, segui gli stessi passaggi indicati per l'aggiunta del personale.
• Come faccio a mantenere alto il coinvolgimento su Workplace?
• Ripensa a cosa volevi ottenere quando hai avviato il progetto. Tienilo sempre a mente per assicurare che il valore offerto da Workplace all'organizzazione rimanga alto.
• Evitare di usare le e-mail per le mailing list e le comunicazioni interne è un ottimo punto di partenza. Sfrutta i formati multimediali elaborati, come foto, video, video a 360° e trasmissioni in diretta. Condividi comunicazioni esclusive su Workplace solo per incoraggiare i dipendenti ad attivare l'account Workplace e ad accedere regolarmente allo strumento. La gestione dei progetti con i gruppi di progetto su Workplace è un altro modo per trasferire su questa piattaforma il lavoro precedentemente svolto in altri strumenti o tramite e-mail. Valuta se il contenuto di ogni e-mail che scrivi o ricevi è rilevante per gli altri. In tal caso, pubblicalo su Workplace.
• Molte organizzazioni iniziano con comunicazioni dei dirigenti per i dipendenti. Anche i manager possono contribuire ad aumentare il coinvolgimento su Workplace impegnandosi a usare Workplace per tutte le comunicazioni per i team, ad esempio pubblicando aggiornamenti generici, appunti delle riunioni e attività prioritarie per condividere i piani di lavoro in una determinata settimana.
• Collega Workplace agli strumenti che usi ogni giorno per ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre la necessità di imparare a usare molti strumenti. Le integrazioni di Workplace aiutano a ottimizzare i flussi di lavoro per lavorare in modo più efficiente. Scopri di più nella nostra directory delle integrazioni.
• Workplace sarà sempre gratuito per le organizzazioni no profit?
• Non abbiamo nessuna intenzione di rendere Workplace a pagamento per le organizzazioni no profit. A giugno 2018, abbiamo lanciato Workplace for Good e rinnovato il nostro impegno a offrire Workplace gratuitamente alle no profit e al personale degli istituti di formazione.
• Come faccio a ricevere ulteriore assistenza per il lancio di Workplace?
• Il Centro delle risorse per i clienti (sei proprio qui ora!) include tantissime risorse pronte all'uso che ti aiuteranno a prepararti per il lancio, nonché strategie per mantenere alto il coinvolgimento.
• Anche i partner di Workplace sono a tua disposizione. Trova un partner vicino a te qui.
• Sono disponibili community in cui è possibile entrare in contatto con altre organizzazioni no profit su Workplace?
• Sì! Iscriviti al gruppo Workplace for Good MCG con oltre 2500 persone che lavorano con passione per le no profit.
• Quale livello di sicurezza è previsto su Workplace?
• La sicurezza è un aspetto di estrema importanza per noi: scopri di più qui.