Guida per i nuovi utenti

Un pratico aiuto per iniziare a usare Workplace.

Non hai mai usato Workplace e non sai da dove iniziare? Allora sei nel posto giusto!

Workplace aiuta a collaborare con i team, ad accedere alle comunicazioni aziendali più recenti, a mantenersi aggiornati sul lavoro svolto da altri team e reparti e a connettersi con più persone che operano nell'azienda. Tutto questo può sembrare complesso, ma in realtà Workplace è uno strumento molto semplice da usare. Questa guida ti spiegherà come:

  • Attivare il tuo profilo
  • Scaricare le app Workplace e Workplace Chat
  • Configurare il tuo profilo
  • Creare gruppi, iscriversi e connettersi
  • Comunicare con i colleghi tramite chat
  • Gestire le notifiche

1. Attivazione del tuo profilo

1. Attivazione del tuo profilo

Attivazione via e-mail

Se hai un indirizzo e-mail aziendale, controlla se ti è arrivata un'e-mail con un invito a iscriverti a Workplace. Clicca sul link contenuto nell'e-mail e segui le istruzioni per attivare il tuo profilo. Puoi scaricare le istruzioni per attivare il tuo profilo anche da qui.


E-mail di invito di Workplace

Attivazione con codice di accesso

Se non hai un indirizzo e-mail aziendale, il tuo datore di lavoro dovrebbe averti fornito un codice di accesso. Segui queste istruzioni per attivare il tuo profilo.

  1. Accedi al sito web Workplace.com e clicca su "Accedi" in alto a destra. Se accedi da mobile, seleziona Accedi dal menu in alto a destra.
  2. Seleziona "Create an Account with an Access Code" ("Crea un account con il tuo codice di accesso").
  3. Inserisci il tuo codice di accesso.
  4. Imposta il tuo nome utente e crea una password unica.
  5. Iscriviti ai gruppi e segui i tuoi colleghi.

Scarica queste istruzioni e condividile con altre persone della tua organizzazione.

La tua organizzazione potrebbe avere più di un account Workplace a cui puoi iscriverti. Avrai un profilo unico per ognuno di questi account e dovrai attivarli separatamente.

2. App mobili

2. App mobili

Le app mobili Workplace e Workplace Chat ti consentono di restare in contatto con il tuo team, in ufficio e al di fuori. Scarica le app per avere la certezza di non perdere nessun aggiornamento importante.

App Workplace:

App Workplace Chat:

3. Il tuo profilo Workplace

3. Il tuo profilo Workplace

La configurazione dei profili aiuta i colleghi a trovare le persone giuste a cui rivolgersi in caso di questioni importanti. Aggiungi una foto professionale per consentire alle persone di associare un volto al nome e indica le competenze che possiedi per evidenziare i tuoi punti di forza. Puoi anche aggiungere una breve biografia per raccontare ai colleghi qualcosa di te.

Ecco un esempio di come può risultare il tuo profilo:

Profilo Workplace

4. Gruppi di Workplace

4. Gruppi di Workplace

I gruppi sono gli elementi di base di Workplace. Sono spazi per la comunicazione e la collaborazione che consentono di mantenersi informati e connessi. Il seguente video fornisce una breve panoramica sui gruppi di Workplace:

Vuoi condividere questo video in un post di Workplace? Scaricalo da qui.

Forse fai già parte di alcuni gruppi, alcuni dei quali sono indicati nel menu Home:

Scoperta di gruppi

Per vedere tutti i gruppi a cui appartieni, accedi al menu Home, clicca su See More (Altro) e quindi su Groups (Gruppi).

Creazione di gruppi

Chiunque può creare un nuovo gruppo di Workplace, ma prima di iniziare è consigliabile usare la funzione di ricerca per verificare se questo è già esistente. Se così fosse, è sufficiente iscriversi. In caso contrario, è possibile crearne uno. Di seguito sono illustrati due fattori da tenere in considerazione quando crei un gruppo.

Scopo del gruppo

I gruppi di Workplace vengono generalmente creati per:

  • Comunicazioni aziendali, regionali e specifiche per uffici
  • Comunicazioni dipartimentali, come nuovi lanci, campagne di marketing, vendite concluse, ecc.
  • Collaborazione tra team e a progetti
  • Comunicazione individuali tra manager e dipendenti diretti
  • Comunicazioni social per favorire la connessione tra colleghi e la condivisione di interessi ed esperienze comuni

Impostazioni sulla privacy

Esistono tre tipi di impostazioni sulla privacy diversi per i gruppi di Workplace:

  • Aperto: chiunque può trovare un gruppo aperto, iscriversi e vederne i post.
  • Chiuso: chiunque può trovare un gruppo chiuso, ma solo i membri possono vederne i post.
  • Segreto: per iscriversi a un gruppo segreto è necessario ricevere un invito. Chi non ne è membro non può trovare i gruppi segreti né vederne i post.

L'amministratore di sistema della tua organizzazione può vedere tutti i gruppi, inclusi quelli segreti.

Questa tabella può indicarti a grandi linee quali impostazioni sulla privacy sono più efficaci per ogni tipo di gruppo:

Tabella con gruppi elencati per scopo, impostazione sulla privacy ed esempi di nomi di gruppi

Hai altre domande? Fai riferimento a Group Mastery 101, un corso autogestito che tratta tutti gli aspetti dei gruppi di Workplace.

Comunicazione nei gruppi

La comunicazione nei gruppi avviene mediante post. I post contribuiscono a mantenere organizzate le discussioni tramite i commenti e sono facili da ritrovare anche dopo giorni, settimane e mesi. Per una rapida panoramica sui post di Workplace, guarda il video di seguito:

Vuoi condividere questo video in un post su Workplace? Scaricalo da qui.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a creare post coinvolgenti e avere la certezza che vengano letti:

  • Usa le opzioni di formattazione dei post per suddividere grandi blocchi di testo e mettere in primo piano le informazioni importanti.
  • Aggiungi immagini, video e file ai post. Le persone potranno vedere le anteprime dei file presenti nei tuoi post e, se aggiungi un PDF, avranno anche la possibilità di inserire commenti e feedback sotto forma di annotazioni. Inoltre, qualsiasi file aggiunto a un post in un gruppo sarà automaticamente archiviato nella relativa tab Files (File), in modo che sia facilmente recuperabile in seguito.
  • Taggare le persone per attivare le notifiche è il modo più efficace per avere la certezza che vedano il post.
  • Cerca di non pubblicare post al di fuori dell'orario di lavoro. Piuttosto, programma i post in modo che siano pubblicati il giorno successivo.
  • Se il tuo post è molto lungo, prova a creare una nota. Con Notes (Note) puoi incorporare foto e video, consentire al gruppo di apportare modifiche e aggiungere una foto di copertina per attirare l'attenzione delle persone.

Ulteriori suggerimenti e best practice utili per padroneggiare l'arte dei post su Workplace sono disponibili in Advanced Theories of Postology.

5. Workplace Chat

5. Workplace Chat

In Workplace, le comunicazioni asincrone avvengono tramite i post. I post sono uno strumento ideale quando non ti occorre una risposta immediata e vuoi avere la certezza che le informazioni condivise siano facilmente reperibili anche in un secondo momento. Per le comunicazioni sincrone è invece disponibile Workplace Chat. La chat è perfetta quando ti serve una risposta rapida o vuoi avere una conversazione informale con i colleghi.

Avvia una chat con una persona o un gruppo di persone e condividi file, foto, video, GIF e altro. Per prendere decisioni più rapidamente, puoi usare anche audio o videochiamate. Anche i gruppi con un massimo di 250 membri possono avere la propria chat, in modo da rendere più semplice mantenere i contatti con il team. Il seguente video fornisce una breve panoramica su Workplace Chat:

Vuoi condividere questo video in un post su Workplace? Scaricalo da qui.

Le conversazioni in chat tendono a evolversi in modo rapido. Ecco alcuni suggerimenti per mantenere la concentrazione sugli argomenti importanti:

Consulta questa guida per ottenere altri suggerimenti su come usare Workplace Chat a scopi professionali.

6. Gestione delle notifiche

6. Gestione delle notifiche

Continuando a usare Workplace, entrerai probabilmente a far parte di altri gruppi, con un conseguente aumento delle notifiche. Sappiamo che alcune notifiche sono più importanti di altre ed è per questo che Workplace semplifica la gestione delle relative preferenze per alleggerire il carico di lavoro. Il seguente video fornisce una breve panoramica sui suggerimenti indicati più avanti:

Vuoi condividere questo video in un post su Workplace? Scaricalo da qui.

Modifica le impostazioni di notifica

Clicca sull'icona della tua immagine del profilo e selezione Impostazioni. Quindi clicca su Notifiche per modificarne la modalità di ricezione (nell'app o via e-mail) e i motivi per cui le ricevi.

Modifica delle notifiche

Modifica le notifiche da gruppi specifici

Alcuni gruppi, ad esempio quelli di team e progetti, richiedono più attenzione di altri, come quelli social. Le preferenze per le notifiche dei gruppi sono impostate automaticamente su In evidenza, ma se vuoi modificarle, puoi procedere in due modi:

  1. Singolarmente, dalla pagina di ogni gruppo, cliccando sul pulsante e selezionando le notifiche.
  2. In gruppo, accedendo alla pagina Groups (Gruppi) nel menu Home e cliccando su Bulk Manage Groups (Gestisci più gruppi insieme).


Modica delle notifiche dei gruppi

Dai priorità ai gruppi più importanti

Dare priorità a un gruppo significa che ogni notifica ricevuta da tale gruppo sarà visualizzata nella parte superiore della Posta e i nuovi post in cima alla sezione Notizie. Scopri di più su come dare priorità ai gruppi più importanti qui.

Cellulare con una lista di gruppi con priorità e di gruppi elencati in "Collegamenti rapidi"

Filtra le notifiche

Prova a iniziare la giornata restringendo le notifiche a "Tag e risposte". In questo modo eviterai di perdere i post in cui viene specificamente citato il tuo nome o eventuali domande o commenti a un post o un commento che hai pubblicato. Successivamente, passa alle notifiche Non lette per vedere tutto il resto.


I filtri per le notifiche

Per altri suggerimenti sulla gestione delle notifiche di Workplace, leggi questa guida.

Altre risorse

Altre risorse

  • Scarica il one-pager della Guida per i nuovi utenti e condividilo con il tuo team!
  • Visita Workplace Academy per scoprire esperienze di apprendimento interattive come formazione in diretta, dimostrazioni di prodotti, corsi autogestiti e molto altro.
  • Visita il Centro assistenza per trovare supporto per la risoluzione dei problemi e risposte alle domande frequenti.
  • Consulta Ways to Work per scoprire nuovi modi in cui puoi usare Workplace per svolgere il tuo lavoro.
  • Entra a far parte delle community di Workplace per trarre ispirazione da altre organizzazioni che usano Workplace.