Guida per i nuovi utenti di Workplace

6 passaggi per configurare Workplace e iniziare a utilizzarlo.

Non hai mai usato Workplace e non sai da dove iniziare? Allora sei nel posto giusto!

Workplace aiuta a collaborare con i team, accedere alle comunicazioni aziendali più recenti, mantenersi aggiornati sul lavoro svolto da altri team e reparti e connettersi con più persone che operano nell'azienda. Tutto questo può sembrare complesso, ma in realtà Workplace è uno strumento molto semplice da usare. Questa guida ti spiegherà come fare quanto segue:

Attivare il tuo profilo
Scaricare le app Workplace e Workplace Chat
Configurare il tuo profilo
Creare gruppi, iscriversi e connettersi
Comunicare con i colleghi tramite chat
Gestire le notifiche

1. Attivazione del tuo profilo

Attivazione dall'e-mail

Se hai un indirizzo e-mail aziendale, controlla se ti è arrivata un'e-mail con un invito a iscriverti a Workplace. Clicca sul link contenuto nell'e-mail e segui le istruzioni per attivare il tuo profilo. Puoi scaricare le istruzioni per attivare il tuo profilo anche qui.

Attivazione con codice di accesso

Se non hai un indirizzo e-mail aziendale, il tuo datore di lavoro ti ha probabilmente fornito un codice di accesso. Segui queste istruzioni per attivare il tuo profilo:

Accedi al sito web Workplace.com e clicca su Accedi in alto a destra. Se accedi da un dispositivo mobile, seleziona Accedi nel menu in alto a destra.
Seleziona Iscriviti usando un codice di accesso.
Inserisci il codice di accesso.
Imposta il tuo nome utente e crea una password univoca.
Iscriviti ai gruppi e segui i tuoi colleghi.

La tua organizzazione potrebbe avere più di un account Workplace al quale puoi iscriverti. Avrai un profilo unico per ognuno di questi account e dovrai attivarli separatamente.

2. App mobili

Le app mobili Workplace e Workplace Chat ti consentono di restare in contatto con il tuo team, in ufficio e al di fuori. Scarica le app da Apple Store e Play Store per avere la certezza di non perdere nessun aggiornamento importante.

iOS:

Android:

3. Il tuo profilo Workplace

La configurazione dei profili aiuta i colleghi a trovare le persone giuste a cui rivolgersi in caso di questioni importanti. Aggiungi una foto professionale per consentire alle persone di associare un volto al nome e indica le competenze che possiedi per evidenziare i tuoi punti di forza. Puoi anche aggiungere una breve biografia per raccontare ai colleghi qualcosa di te.

Ecco un esempio di come può presentarsi il tuo profilo:

4. Gruppi di Workplace

I gruppi sono gli elementi di base di Workplace. Sono spazi per la comunicazione e la collaborazione che consentono di mantenersi informati e connessi. Il seguente video fornisce una breve panoramica sui gruppi di Workplace:

Vuoi condividere questo video in un post su Workplace? Scaricalo da qui.

Se fai già parte di alcuni gruppi, puoi vederne qualcuno di questi nel menu Home:

Per vedere tutti i gruppi a cui appartieni, accedi al menu Home e clicca su Mostra altro, quindi su Gruppi.

Creazione di gruppi

Chiunque può creare un nuovo gruppo di Workplace, ma prima di farlo, è consigliabile usare la funzione di ricerca per verificare se esiste già. Se così fosse, è sufficiente iscriversi. In caso contrario, è possibile crearne uno. Di seguito sono illustrati alcuni fattori da tenere in considerazione quando crei un gruppo:

Scopo del gruppo

I gruppi di Workplace vengono generalmente creati per i seguenti scopi:

Comunicazioni aziendali, regionali e specifiche per uffici
Comunicazioni dipartimentali, come nuovi lanci, campagne di marketing, vendite concluse, ecc.
Collaborazione tra team e a progetti
Comunicazione individuali tra manager e riporti diretti
Comunicazioni social per favorire la connessione tra colleghi e la condivisione di interessi ed esperienze comuni

Impostazioni sulla privacy

Esistono 3 tipi di impostazioni sulla privacy diversi per i gruppi di Workplace:

Aperto: chiunque può trovare un gruppo aperto, iscriversi e vederne i post.
Chiuso: chiunque può trovare un gruppo chiuso, ma solo i membri possono vederne i post.
Segreto: per iscriversi a un gruppo segreto, è necessario ricevere un invito. Chi non ne è membro non può trovare i gruppi segreti né vederne i post.

L'amministratore di sistema della tua organizzazione può vedere tutti i gruppi, inclusi quelli segreti.

Questa tabella può indicarti a grandi linee quali impostazioni sulla privacy sono più efficaci per ogni tipo di gruppo:

Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names

Hai altre domande? Visita il nostro Centro assistenza.

Comunicazione nei gruppi

La comunicazione nei gruppi avviene mediante post. I post contribuiscono a mantenere organizzate le discussioni tramite i commenti e sono facili da ritrovare anche dopo giorni, settimane e mesi. Per una rapida panoramica sui post di Workplace, guarda il seguente video:

Vuoi condividere questo video in un post su Workplace? Scaricalo da qui.

Ecco alcuni suggerimenti utili per creare post coinvolgenti e avere la certezza che vengano letti:

Usa le opzioni di formattazione dei post per suddividere grandi blocchi di testo e mettere in primo piano le informazioni importanti.
Aggiungi immagini, video e file ai post. Le persone potranno vedere le anteprime dei file presenti nei tuoi post e, se aggiungi un PDF, avranno anche la possibilità di inserire commenti e feedback sotto forma di annotazioni. Inoltre, qualsiasi file aggiunto a un post in un gruppo sarà automaticamente archiviato nella relativa tab File, in modo che sia facilmente recuperabile in seguito.
Taggare le persone per attivare le notifiche è il modo più efficace per avere la certezza che vedano il post.
Cerca di non pubblicare post al di fuori dell'orario di lavoro. Piuttosto, programma i post in modo che siano pubblicati il giorno successivo.
Se il tuo post è molto lungo, prova a creare una nota. Con le note puoi incorporare foto e video, consentire al gruppo di apportare modifiche e aggiungere un'immagine di copertina per attirare l'attenzione delle persone.

5. Workplace Chat

In Workplace, le comunicazioni asincrone avvengono tramite i post. I post sono uno strumento ideale quando non ti occorre una risposta immediata e vuoi avere la certezza che le informazioni condivise siano facilmente reperibili anche in un secondo momento. Per le comunicazioni sincrone è invece disponibile Workplace Chat. La chat è perfetta quando ti serve una risposta rapida o vuoi avere una conversazione informale con i colleghi.

Avvia una chat con una persona o un gruppo di persone e condividi file, foto, video, GIF e altro. Per prendere decisioni più rapidamente, puoi usare anche audio o videochiamate. Anche i gruppi con un massimo di 250 membri possono avere la propria chat, in modo da rendere più semplice mantenere i contatti con il team. Il seguente video fornisce una breve panoramica su Workplace Chat:

Vuoi condividere questo video in un post su Workplace? Scaricalo da qui.

Le conversazioni in chat tendono a evolversi in modo rapido. Ecco alcuni suggerimenti per tenere sotto controllo gli argomenti importanti:

Salva un messaggio della chat per recuperarlo in un secondo momento.
Imposta promemoria per i messaggi della chat urgenti.
Fissa i messaggi importanti nella parte superiore della chat per consultarli facilmente.
Fissa in alto le conversazioni della chat in modo che rimangano visualizzate nella parte superiore della Posta.

Consulta questa guida per ottenere altri suggerimenti su come usare Workplace Chat a scopi professionali.

6. Gestione delle notifiche

Continuando a usare Workplace, entrerai probabilmente a far parte di altri gruppi, con un conseguente aumento delle notifiche. Sappiamo che alcune notifiche sono più importanti di altre ed è per questo che Workplace semplifica la gestione delle relative preferenze per alleggerire il carico di lavoro. Il seguente video fornisce una breve panoramica sui suggerimenti indicati più avanti:

Vuoi condividere questo video in un post su Workplace? Scaricalo da qui.

Modifica le impostazioni di notifica

Clicca sull'icona dell'immagine del profilo e seleziona Impostazioni. Clicca su Notifiche per modificarne la modalità di ricezione (nell'app e/o via e-mail) e i motivi per cui le ricevi.

Modifica le notifiche di gruppi specifici

Alcuni gruppi, ad esempio quelli di team e progetti, richiedono più attenzione di altri, come quelli social. Le preferenze per le notifiche dei gruppi sono impostate automaticamente su In evidenza, ma se vuoi modificarle, puoi procedere in due modi:

Singolarmente, dalla pagina di ogni gruppo, cliccando sul pulsante … e selezionando le notifiche.
In gruppo, accedendo alla pagina Gruppi nel menu Home e cliccando su Gestisci più gruppi insieme.

Managing notifications from several groups at once in the Groups page

Dai priorità ai gruppi più importanti

Dare priorità a un gruppo significa che ogni notifica ricevuta da tale gruppo sarà mostrata per prima nella Posta e allo stesso modo i nuovi post appariranno per primi nella sezione Notizie. Scopri di più su come dare priorità ai gruppi più importanti qui.

Filtra le notifiche

Prova a iniziare la giornata restringendo le notifiche a "Tag e risposte". In questo modo eviterai di perdere i post in cui viene specificamente menzionato il tuo nome o eventuali domande o commenti a un post o un commento che hai pubblicato. Successivamente, passa alle notifiche Non lette per vedere tutto il resto.

Per altri suggerimenti sulla gestione delle notifiche di Workplace, leggi questa guida.

Altre risorse

Per informazioni su tutte le risorse formative e di assistenza di Workplace disponibili, leggi questa guida.
Consulta Come lavorare per scoprire nuovi modi in cui puoi usare Workplace per svolgere il tuo lavoro.
Entra a far parte delle community di Workplace per trarre ispirazione da altre organizzazioni che usano Workplace.