Aumento della produttività con la Chat

9 suggerimenti su Workplace Chat che ti aiuteranno a organizzare il lavoro e aumentare la produttività.

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Resta sempre in contatto con il team grazie a Workplace Chat. Rimanere in contatto e al passo con i progetti è facile per tutti: lavoratori a distanza, personale operativo e dipendenti in un altro ufficio. Workplace Chat ti consente di comunicare in modo più veloce, condividere file, salvare e organizzare i messaggi e molto altro ancora. Scopri le informazioni di base sull'uso di Workplace Chat per mantenere i contatti e lavorare in modo più efficiente.

Come fare su Workplace

Scarica l'app Workplace Chat

1. Scarica l'app Workplace Chat

Scarica l'app Workplace Chat sul cellulare per mantenere i contatti anche quando sei in giro.

Attraverso il programma di installazione di Windows, gli amministratori IT possono implementare l'app Workplace Chat in tutti dispositivi gestiti all'interno dell'organizzazione. L'app sarà installata automaticamente al successivo accesso di un utente al suo computer. Scopri come nelle Risorse tecniche.

Incoraggia la comunicazione all'interno del team

2. Incoraggia la comunicazione all'interno del team

Il tuo team ha un gruppo su Workplace? Se la risposta è no, prendi in mano la situazione e creane uno. Ogni gruppo di Workplace con un massimo di 250 membri dispone di una sua chat. Apri quella del tuo team cliccando sulla tab Chat del gruppo e invia un messaggio.


Ogni gruppo con 250 membri al massimo dispone di una sua chat.

Condividi file

3. Condividi file

È facile condividere file su Workplace Chat. Basta cliccare sull'icona dei file e selezionare il video, l'immagine o il documento che vuoi condividere. Tutti i file condivisi in chat sono semplici da ritrovare nella tab Contenuti condivisi.


Trova i file condivisi in chat nella tab Contenuti condivisi

Trova ciò che cerchi con la funzione della ricerca

4. Trova ciò che cerchi con la funzione della ricerca

Le conversazioni tramite chat tendono a essere veloci, e scorrere avanti e indietro intere giornate di messaggi nella chat non è il modo ideale di impiegare il proprio tempo. Usa la ricerca per trovare in tutta facilità i messaggi vecchi che stai cercando.


Usa la ricerca per trovare i messaggi vecchi che stai cercando.

Tieni sotto controllo il carico di lavoro

5. Tieni sotto controllo il carico di lavoro

C'è qualche contenuto importante nella tua chat di gruppo che vorresti consultare in futuro? Salva il messaggio e archivialo nella cartella Elementi salvati. Trovi tutti i post e messaggi che salvi nella sezione Elementi salvati del menu Esplora. Aggiungi i post e i messaggi salvati alla sezione Raccolte per organizzare i contenuti importanti.


Salva i messaggi della chat e organizzali in raccolte nella cartella Elementi salvati.

Ti è mai capitato di ricevere una richiesta tramite messaggio proprio mentre stavi portando a termine un certo compito? Probabilmente hai dovuto accantonare quella richiesta pensando di tornarci in un momento libero e magari ti è passata completamente di testa. Ecco perché Workplace ti consente di impostare dei promemoria per le chat da consultare in un secondo momento. Da computer clicca su ... accanto a uno specifico messaggio della chat e seleziona Ricordamelo.


Imposta dei promemoria per i messaggi in modo da non farteli sfuggire di nuovo.

Organizza riunioni tramite le videochiamate

6. Organizza riunioni tramite le videochiamate

I video di Workplace Chat sono uno strumento che ti consente di entrare in contatto con chiunque faccia parte della tua organizzazione, a prescindere da dove si trovi. Ogni conversazione tramite chat con al massimo 50 membri dispone delle funzioni di chiamata e videochiamata. Usa le videochiamate di Workplace Chat per organizzare riunioni con tutto il team. In alternativa, passa a una chiamata diretta rapida con un collega per prendere le decisioni più velocemente. Trovi le icone della chiamata e della videochiamata in alto a destra nella schermata.


Organizza riunioni tramite le videochiamate.

Per un'esperienza audio e video di alta qualità, puoi connetterti a Workplace anche da Portal. Portal è un dispositivo hardware per le comunicazioni video dotato di Smart Camera e Smart Sound che ti aiuta a sentirti più presente mentre collabori con i colleghi, a prescindere dalla distanza. Visita il sito web di Portal per scoprire di più.


Due persone in riunione su Workplace tramite Portal.

Rimuovi i messaggi della chat

7. Rimuovi i messaggi della chat

Quando vai di fretta, capita di commettere qualche errore in chat. Ecco perché Workplace ti consente di rimuovere facilmente un messaggio tramite chat entro 10 minuti dall'invio. Per evitare l'uso improprio della funzione, la rimozione dei messaggi viene indicata nella chat ed è comunque possibile segnalare il messaggio.


Imposta dei promemoria per i messaggi in modo da non farteli sfuggire di nuovo.

Scopri cosa pensa il tuo team grazie ai sondaggi

8. Scopri cosa pensa il tuo team grazie ai sondaggi

I sondaggi sono un modo efficace per scoprire i pensieri e le preoccupazioni dei membri del tuo team. A prescindere dal fatto che tu voglia scoprire cosa ha funzionato o meno in un progetto recente, ricevere feedback costruttivi sulla gestione o scoprire di più sull'esperienza del tuo team all'interno dell'organizzazione, i sondaggi possono aiutarti a ottenere dati statistici rapidamente.

La funzione Sondaggi consente agli amministratori del sistema, ai moderatori dei contenuti e ai ruoli di amministrazione personalizzati con l'autorizzazione a gestire i sondaggi di inviare sondaggi brevi con 5 domande a qualunque gruppo di persone nella tua organizzazione tramite Workplace Chat.

Trova le istruzioni dettagliate su come inviare un sondaggio nel Centro assistenza.


Scopri cosa pensa il tuo team grazie ai sondaggi

Automatizza i flussi di lavoro con i bot

9. Automatizza i flussi di lavoro con i bot

I bot delle chat di Workplace possono automatizzare molte delle tue procedure esistenti, rendendole più efficienti e scalabili come non sono mai state. Grazie all'integrazione di un semplice bot puoi gestire qualunque richiesta: da quelle di assistenza alle domande relative ai benefit e alle risorse umane, passando per il cambio dei turni e l'onboarding.

Scopri di più sulle integrazioni dei bot in Workplace nella documentazione per gli sviluppatori.

Vantaggi

Vantaggi

  • Comunica con il team ovunque e in qualsiasi momento.
  • Trova facilmente ciò che cerchi nella tab Contenuti condivisi o tramite la ricerca.
  • Organizza riunioni in qualsiasi luogo e momento con le chiamate e le videochiamate di Workplace.
  • Tieni sotto controllo il carico di lavoro salvando i messaggi e impostando dei promemoria per i messaggi.
  • Mostra il tuo apprezzamento ai colleghi direttamente dalla chat grazie alla funzione Ringraziamenti.
  • Ricevi feedback e dati statistici dal tuo team tramite i sondaggi.
  • Semplifica i flussi di lavoro e le procedure esistenti con i bot delle chat.

Storia di successo

Storia di successo

NBN usa un bot della chat per semplificare il gergo aziendale.

In quanto azienda di telecomunicazioni, l'organizzazione australiana NBN (National Broadband Network) ha un linguaggio aziendale interno complesso, pieno di acronimi, gergo e termini peculiari del settore. Ogni giorno molti dipendenti si imbattono in acronimi nuovi e poco familiari.

Il team preposto alle comunicazioni interne di NBN cercava da tempo una soluzione che consentisse ai dipendenti di trovare con facilità gli acronimi interni, nonché di contribuire alla lista su base continuativa.

Ad agosto 2017, NBN ha lanciato con successo il bot per gli acronimi di Enablo. Ora il bot viene usato quotidianamente dai dipendenti di NBN per individuare acronimi e gergo. Ogni settimana vengono aggiunti nuovi acronimi, quindi il database è in continua crescita. Si tratta di uno strumento semplice, accessibile da computer o dispositivo mobile, che aiuta i dipendenti a trovare molto più facilmente e velocemente che in passato gli acronimi e le risposte che cercano.

Informazioni su NBN

La società a responsabilità limitata NBN è stata fondata nel 2009 per progettare, creare e gestire la nuova rete veloce a banda larga dell'Australia per l'accesso locale su larga scala. Spinta dalla volontà di connettere l'Australia e ridurre il divario digitale, NBN mira ad assicurare che tutti gli australiani abbiano accesso alla banda larga veloce il prima possibile, a prezzi abbordabili, e per il minimo costo.