Guida per gli amministratori di sistema: gestione delle persone

Scopri come gestire gli utenti di Workplace dal Pannello di amministrazione.


Aggiunta degli utenti
Aggiunta degli utenti
Per una guida completa sull'aggiunta degli utenti, visita la sezione Risorse tecniche.
Accedi alla pagina Persone del Pannello di amministrazione per aggiungere i tuoi utenti. Sono disponibili 3 metodi per eseguire questa operazione su Workplace:
Configurazione delle preferenze relative agli inviti
Configurazione delle preferenze relative agli inviti
Scegli una delle seguenti impostazioni di invito riservate agli amministratori per controllare chi può iscriversi a Workplace:
  • Solo le persone invitate possono iscriversi: significa che può iscriversi solo chi è invitato da un amministratore o un utente attivo.
  • Tutte le persone da questi domini e-mail possono iscriversi: significa che chiunque sia riconducibile a un dominio verificato o incluso nella whitelist può iscriversi senza invito.
Tutti gli utenti possono aggiungere o richiedere di aggiungere un nuovo dipendente nelle impostazioni relative alle richieste di accesso. Gli amministratori hanno a disposizione tre impostazioni tra cui scegliere la modalità di approvazione dei nuovi utenti su Workplace:
  • Gli amministratori devono approvare tutte le richieste di iscrizione a questo Workplace: tutti gli inviti inviati da persone diverse dagli amministratori devono essere approvati da un amministratore.
  • Approva automaticamente le richieste di iscrizione da questi domini e-mail: scegli questa opzione se vuoi consentire l'iscrizione a Workplace a chiunque abbia un indirizzo e-mail aziendale dei domini che hai verificato o aggiunto alla whitelist.
  • Approva automaticamente tutte le richieste: tutti i nuovi utenti possono iscriversi a Workplace senza l'approvazione di un amministratore.
Campi del profilo
Campi del profilo
I campi del profilo sono determinanti per una configurazione efficace di Workplace. Alcuni campi, come il nome, il titolo professionale e il team, sono obbligatori su Workplace, ma ti consigliamo di compilarne altri per sfruttare al massimo le seguenti funzioni della piattaforma:
  • Organizza la tua community in gruppi di persone che gli amministratori di sistema potranno poi assegnare ai gruppi per l'aggiunta e la rimozione automatiche dei membri.
  • Dai agli amministratori dei gruppi la possibilità di impostare regole per l'iscrizione ai propri gruppi senza che sia necessario l'intervento di un amministratore di sistema. Queste regole per l'iscrizione ai gruppi automatizzano l'aggiunta e la rimozione dei membri in base alle informazioni del profilo. Scopri di più sull'iscrizione automatica ai gruppi qui.
  • Configura il tuo organigramma per consentire a tutti gli utenti di trovare con facilità le persone giuste da contattare e ai nuovi dipendenti di avere ben chiara la struttura della tua organizzazione.
  • Invia i sondaggi alle persone giuste usando i gruppi di persone.
Includi i membri della tua community. Puoi anche selezionare le modalità di modifica di questi profili. Hai a disposizione alcune opzioni:
  • Identity provider cloud: se configuri questa integrazione tutte le modifiche apportate alle informazioni del profilo nel tuo identity provider cloud saranno applicate anche a Workplace.
  • Solo gli amministratori: solo gli amministratori che hanno accesso possono modificare questo campo del profilo manualmente o caricando un foglio di calcolo.
  • Titolare del profilo: gli utenti possono aggiornare autonomamente questo campo del profilo. Anche gli amministratori potranno modificare questo campo del profilo per conto di altri utenti.
Una volta stabilito quali campi del profilo devono essere compilati per la tua community di Workplace, puoi aggiungere queste informazioni su Workplace usando varie modalità:
  • Connetti Workplace al tuo identity provider cloud. In questo modo tutte le informazioni del profilo che hai salvato nel tuo identity provider cloud saranno trasferite correttamente su Workplace. Se non hai compilato i campi del profilo scelti nel tuo identity provider cloud, puoi comunque usare un foglio di calcolo. Non potrai sovrascrivere manualmente i campi gestiti attraverso il tuo identity provider cloud.
  • Manualmente caricando un foglio di calcolo: accedi alla pagina Persone del Pannello di amministrazione e importa un file CSV usando il modello fornito.
  • Manualmente aggiornando le informazioni dei dipendenti singolarmente: puoi farlo dalla pagina Persone del Pannello di amministrazione. Clicca sull'icona a destra del nome di ciascun dipendente e seleziona Modifica i dettagli della persona.
Disattivazione degli utenti
Disattivazione degli utenti
Puoi disattivare gli utenti dalla pagina Persone del Pannello di amministrazione. Gli utenti disattivati saranno rimossi dai gruppi a cui sono iscritti 4 giorni dopo la disattivazione e la visibilità del loro profilo e dei relativi contenuti sarà notevolmente ridotta. Tuttavia, i loro post precedenti verranno conservati, quindi non perderai queste informazioni quando l'account di qualcuno verrà disattivato.
Contatta l'Assistenza diretta se desideri eliminare un account in modo permanente. L'eliminazione degli account implica la perdita di tutti i dati e i post associati. Ti consigliamo di disattivare gli account anziché eliminarli per non perdere contenuti importanti.
Ruoli di amministrazione
Ruoli di amministrazione
In qualità di amministratore di sistema, hai la possibilità di assegnare ruoli di amministrazione ai tuoi colleghi nella sezione Amministratori del Pannello di amministrazione. Esistono altri 4 tipi di ruoli di amministrazione:
Visita la sezione Risorse tecniche per una guida completa sui ruoli di amministrazione.
  • Gli analisti possono creare report per monitorare l'adozione e i contenuti. Chiunque può essere un analista, ma consigliamo di assegnare questo ruolo a un membro del team addetto all'implementazione di Workplace.
  • I moderatori degli account possono vedere/modificare i profili, creare e disattivare gli utenti. Questo ruolo è ideale per un membro del tuo team di assistenza.
  • I moderatori dei contenuti possono vedere tutti i gruppi, eliminarli e moderare i contenuti. I moderatori dei contenuti di solito sono membri del team delle risorse umane.
  • È anche possibile creare ruoli personalizzati in base alle tue esigenze.