In occasione di Transform Nordics, Aker BP, Prepp e tanti altri raccontano in che modo Workplace prepara le aziende al successo

di Laura Hanrahan

CEO, Chief Workplace Officer e innovatori digitali provenienti da tutta la Scandinavia si sono riuniti a Oslo la settimana scorsa per partecipare al nostro evento Transform Nordics.

La Scandinavia, con le sue nazioni note per le pratiche lavorative all'avanguardia, l'innovazione digitale e i livelli di soddisfazione lavorativa più alti al mondo, era il luogo ideale per riunire le sue aziende leader in occasione del nostro ultimo evento Transform. In questa occasione, i partecipanti hanno condiviso le proprie esperienze su come Workplace ha migliorato il loro modo di lavorare. Ecco alcuni punti salienti dell'evento.

Aker BP racconta i fattori chiave per implementare Workplace alla grande

Camilla Hatleskog, Senior Internal Communications Advisor di Aker BP e Jan Edvardsen, Senior IT Analyst, hanno parlato per primi raccontando il percorso della loro azienda con Workplace. Con l'introduzione di Workplace, Aker BP si era posta quattro semplici obiettivi:

  • costruire un forte senso di unità aziendale;
  • adottare un approccio mobile-first;
  • abbattere le barriere interne;
  • aumentare la visibilità della dirigenza all'interno dell'azienda.

Aker BP ambisce a diventare la compagnia petrolifera offshore leader del mercato. E, come sottolineato da Camilla, non è possibile ottenere questo risultato limitandosi ai tradizionali canali di comunicazione interni, come e-mail e intranet.

"Possiamo affermare con sicurezza che i feedback che abbiamo raccolto su Workplace sono stati positivi. E questo dice molto."

Camilla Hatleskog, Senior Internal Communications Advisor di Aker BP

Per Aker BP, il segreto per implementare un moderno strumento di comunicazione mobile-first come Workplace è stato sfruttare la sua introduzione per generare interesse, approvazione e sostegno a livello aziendale.

L'azienda ha fatto coincidere l'implementazione di Workplace con l'annuale festa estiva del 7 giugno 2018 e, appena 5 giorni dopo, l'80% dei dipendenti aveva adottato Workplace.

Oggi l'azienda conta 2450 dipendenti all'interno della community di Workplace, garantisce un altissimo livello di coinvolgimento del direttivo ed è riuscita ad abbandonare definitivamente l'intranet.

Come ci è riuscita?

Aker BP ha fatto 5 cose per prepararsi a un lancio efficace:

  • ha formato 50 utenti finali e primi utilizzatori di Workplace all'interno dell'azienda;
  • ha organizzato sessioni di formazione individuali con tutti i membri del team direttivo;
  • ha prodotto materiali coerenti e di qualità dedicati al lancio;
  • ha creato una pagina dedicata al lancio di Workplace su SharePoint dove rispondere alle domande;
  • ha stampato brochure con le regole di Workplace, distribuendole sulle scrivanie di tutti i dipendenti il giorno prima del lancio.

"A un mese dal lancio di Workplace, il 95% del personale lo utilizzava. Su Workplace ogni giorno vengono condivisi contenuti di qualità molto validi, senza bisogno di stimolarli."

– Camilla Hatleskog, Senior Internal Communications Advisor di Aker BP

Le principali idee di Prepp per l'automazione

Poi è stato il turno di Amin Fard, CEO della Prepp, azienda che si occupa di bot per le chat. Amin ha tenuto un corso accelerato sui bot e su come le aziende del Nord Europa li utilizzano per lavorare meglio, soffermandosi su alcuni esempi virtuosi.

I bot di Workplace, quelli di riconoscimento delle parole chiave (ad es. per la compilazione dei moduli) e quelli di automazione sono le tre tipologie di bot più diffuse.

Ecco quali processi possono essere automatizzati con i bot secondo i consigli della Prepp:

  • Sondaggi fra i dipendenti
  • FAQ
  • Onboarding dei neoassunti
  • Corsi di e-learning
  • Ticket di assistenza clienti
  • Moduli
  • Conformità

Scopri di più su come la tua azienda può implementare i bot e i vantaggi correlati qui.

La trasformazione digitale di Securitas Sweden con Workplace

Nel pomeriggio l'Head of Marketing Communications di Securitas Sweden, Jens Granath, ha tenuto il pubblico con il fiato sospeso raccontando la recente adozione di Workplace da parte della sua azienda.

Per quanto singolare possa essere, l'80% dei dipendenti di Securitas Sweden lavora di notte. Prima di Workplace, due vigilanti notturni potevano trovarsi a fare lo stesso turno a notti alterne senza riuscire a comunicare fra loro.

Prima di Workplace, nelle varie sedi locali di Securitas Sweden le principali piattaforme di comunicazione erano le bacheche.

Workplace non si è limitato ad aprire la strada alla trasformazione digitale di Securitas Sweden. È stato in grado di avvicinare le persone e dare un volto a tutti i collaboratori dell'azienda. "Per noi, è importante che i manager abbiano un volto visibile su Workplace e che sia possibile relazionarsi con loro", ha raccontato Jens.

Cos'è cambiato con Workplace?

  • È come se l'azienda fosse diventata più piccola. Workplace ha consentito a tutti di capire meglio cosa succede a livello aziendale e ha avvicinato i colleghi fra loro.
  • Attraverso la community di Workplace, è aumentata moltissimo l'innovazione dal basso.
  • Si sono ridotte notevolmente le e-mail.
  • Si sono ridotte le distanze e le persone si rivolgono ai colleghi e collaborano con loro con maggiore facilità.
  • Idee e feedback sono raccolti più rapidamente.
  • È migliorata la gestione delle emergenze.
  • È nata una piattaforma di contenuti di marketing originali.

"Grazie a Workplace, ci siamo accorti che le persone hanno più idee quando lavorano a stretto contatto."

– Jens Granath, Head of Marketing Communications di Securitas Sweden

Un esempio dell'innovazione apportata dalla community di Workplace di Securitas Sweden riguarda il modo in cui un dipendente ha ravvivato una parete vuota del suo ufficio.

Invece di spargere dispositivi di sicurezza in giro per la stanza, il dipendente ha pensato di raccoglierli insieme ed esporli ordinatamente su una parete vuota.

Ha anche dato il tocco finale alla parete dipingendola con i colori del brand di Securitas Sweden, dopodiché ha condiviso il risultato finale su Workplace.

L'immagine della parete "brandizzata" ha ricevuto moltissimi "Mi piace" e si è attirata le lodi di tutti, diventando presto virale. Altri uffici hanno iniziato a riprodurre l'idea della parete brandizzata e poco dopo Securitas Sweden ha deciso di farne un materiale aziendale ufficiale.

L'azienda ha così creato una parete pop-up brandizzata che utilizza in occasione di eventi e interventi pubblici.

Le idee di dirigenti e team centrali di Workplace

A conclusione della giornata, quattro dirigenti di Workplace hanno tenuto un panel per condividere consigli, considerazioni sul prodotto e suggerimenti pratici su come ottenere il massimo da Workplace giorno dopo giorno.

Ecco i loro suggerimenti preferiti su Workplace.

Julien Lesaicherre, Director di Workplace

Sfrutta i post programmati e le bozze di post. Si tratta di funzioni utilissime per i manager: programmare i post consente di pianificarli in anticipo e pubblicarli il lunedì mattina o settimanalmente a un orario fisso.

Le bozze di post consentono di gestire i post lunghi che hanno bisogno di diverse modifiche o aggiunte, il tutto senza uscire da Workplace.

Christine Overby, Product Marketing Director

Crea un gruppo "Solo io" su Workplace. Si tratta di un ottimo modo per prendere appunti durante la giornata e consente di cercare e risalire facilmente ad annotazioni o considerazioni specifiche salvate durante un incontro precedente. Rende anche molto più facile prepararsi alle riunioni successive.

Jennifer Hunt, Solutions Architect

Usa Notifications Hub (la Piattaforma notifiche). E non dimenticare di regolare le notifiche che ricevi, in questo modo ogni volta che ti trovi nell'hub (nella piattaforma) riceverai solo notifiche pertinenti.

Questa funzione rende di gran lunga più gestibile orientarsi fra le notifiche quotidiane, mentre puoi consultare la Sezione notizie per vedere tutto il resto.

Namit Chadha, Product Designer

Configura gruppi individuali. Crea un gruppo individuale con il tuo manager o con una persona con cui collabori a stretto contatto e usatelo entrambi per pubblicare aggiornamenti senza usare e-mail o Workplace Chat.

Si tratta di un modo per tenersi reciprocamente aggiornati e fare ricerche con facilità. Consente anche di sapere se l'altro membro del gruppo ha visto un aggiornamento condiviso da te, se ha messo "Mi piace" o ha aggiunto una reazione.

Non perderti i prossimi aggiornamenti con altre storie di innovazione, trasformazione digitale e suggerimenti di best practice per Workplace, direttamente dall'evento Transform Nordics.

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