Gestione della documentazione semplificata

Non è sempre facile tenere sotto controllo tutti i documenti di cui le persone hanno bisogno per fare il proprio lavoro. Qui trovi alcuni suggerimenti per farlo al meglio.

PRODUTTIVITà | 3 MINUTI DI LETTURA
workplace documents - Workplace from Meta

Hai mai pensato a quanto tempo le persone sprecano nella ricerca di documenti? Secondo un report di McKinsey, i dipendenti impiegano fino a 1,8 ore al giorno nella ricerca del documento o dell'informazione corretta:

il 13% di tempo in più rispetto al 2002.

La tecnologia giusta può aiutare a correggere questo squilibrio della produttività, ma con la quantità di app e strumenti per il lavoro in circolazione può essere difficile decidere quale sia il migliore.

Ed è qui che entra in scena Workplace.

Semplifica il lavoro con Workplace

Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.

Una piattaforma, spazio di archiviazione illimitato

Una piattaforma, spazio di archiviazione illimitato

Tra i modi in cui Workplace semplifica i flussi di lavoro e aumenta la produttività c'è la semplificazione nella gestione dei file e delle informazioni tramite l'uso dei gruppi.

I gruppi di Workplace sono spazi pubblici o privati per discutere di progetti, gestire informazioni e condividere documenti in sicurezza con altre persone o altri team.

I gruppi consentono ai dipendenti di tutti i settori di utilizzare Workplace come mezzo principale di collaborazione, che diventa così la prima piattaforma a cui le persone si collegano al mattino per interagire e lavorare direttamente con i colleghi o con i dirigenti;

queste persone, usano la piattaforma e le molte integrazioni con strumenti di condivisione dei file per condividere un numero illimitato di documenti, di qualsiasi dimensione, e collaborare alla loro redazione e modifica.

Cosa puoi fare, di preciso?

Cosa puoi fare, di preciso?

  • Crea Gruppi per progetti diversi e scegli se renderli aperti, chiusi o segreti per gestire gli accessi e garantire la sicurezza.
  • Carica e condividi un numero illimitato di file e documenti. Puoi salvare i documenti nel gruppo a cui sono relativi, così ciascun membro potrà accedere a informazioni chiave in pochi secondi: un notevole passo avanti rispetto alle otto ricerche che possono essere necessarie ai dipendenti per reperire il documento di cui hanno bisogno.
  • Ogni volta che pubblichi qualcosa in un gruppo, dagli appunti delle riunioni alle presentazioni, ogni membro riceve una notifica; in questo modo, può accedere alle informazioni non appena sono disponibili. E se ti serve che qualcuno compia un'azione o risponda a una domanda, ti basta taggare la persona nel post e questa riceverà una notifica al riguardo.
Non il solito software generico di gestione dei documenti

Non il solito software generico di gestione dei documenti

Per le aziende che desiderano personalizzare la gestione dei documenti, Workplace è l'ideale: si integra con diversi tra i principali strumenti di condivisione di file e gestione di documenti che le persone usano già ogni giorno.

I team che necessitano di scambiarsi informazioni e documenti relativi a un progetto specifico possono inviare e archiviare i file in tutta sicurezza tramite Box o Microsoft SharePoint.

Così le persone possono lavorare direttamente sui file condivisi da mobile o computer, ovunque si trovino, e collaborare di più e con maggiore efficienza rispetto al passato.

Preferisci un sistema diverso? Workplace si integra anche con Google Drive, offrendo così una piattaforma di collaborazione completa, dove tu e gli altri membri del gruppo potete aggiornare e archiviare file di qualsiasi tipo e dimensione.

Se inviti un nuovo membro nel tuo gruppo di Workplace, questo avrà accesso automatico a Google Drive: la ricerca di documenti sarà così semplice fin dall'inizio.

Per chi lavora da remoto o le persone che hanno maggiore probabilità di lavorare in viaggio Quip è lo strumento ideale: una volta attivata l'integrazione, potranno creare, modificare e gestire documenti direttamente dal proprio telefono,

oltre a poter invitare i colleghi a visualizzare file e dare il proprio contributo al lavoro. Preparati: il tragitto casa-lavoro sarà più produttivo che mai.

OneDrive, Egnyte, AODocs e Dropbox sono altre piattaforme che è possibile integrare con Workplace: ogni azienda può trovare lo strumento di ricerca e archiviazione di documenti di cui ha bisogno per aumentare la produttività.

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