Gestione della documentazione semplificata
Non è sempre facile tenere sotto controllo tutti i documenti di cui le persone hanno bisogno per fare il proprio lavoro. Qui trovi alcuni suggerimenti per farlo al meglio.
Hai mai pensato a quanto tempo le persone sprecano nella ricerca di documenti? Secondo un report di McKinsey, i dipendenti impiegano fino a 1,8 ore al giorno nella ricerca del documento o dell'informazione corretta:
il 13% di tempo in più rispetto al 2002.
La tecnologia giusta può aiutare a correggere questo squilibrio della produttività, ma con la quantità di app e strumenti per il lavoro in circolazione può essere difficile decidere quale sia il migliore.
Ed è qui che entra in scena Workplace.
Semplifica il lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Una piattaforma, spazio di archiviazione illimitato
Tra i modi in cui Workplace semplifica i flussi di lavoro e aumenta la produttività c'è la semplificazione nella gestione dei file e delle informazioni tramite l'uso dei gruppi.
I gruppi di Workplace sono spazi pubblici o privati per discutere di progetti, gestire informazioni e condividere documenti in sicurezza con altre persone o altri team.
I gruppi consentono ai dipendenti di tutti i settori di utilizzare Workplace come mezzo principale di collaborazione, che diventa così la prima piattaforma a cui le persone si collegano al mattino per interagire e lavorare direttamente con i colleghi o con i dirigenti;
queste persone, usano la piattaforma e le molte integrazioni con strumenti di condivisione dei file per condividere un numero illimitato di documenti, di qualsiasi dimensione, e collaborare alla loro redazione e modifica.
Cosa puoi fare, di preciso?
- Crea Gruppi per progetti diversi e scegli se renderli aperti, chiusi o segreti per gestire gli accessi e garantire la sicurezza.
- Carica e condividi un numero illimitato di file e documenti. Puoi salvare i documenti nel gruppo a cui sono relativi, così ciascun membro potrà accedere a informazioni chiave in pochi secondi: un notevole passo avanti rispetto alle otto ricerche che possono essere necessarie ai dipendenti per reperire il documento di cui hanno bisogno.
- Ogni volta che pubblichi qualcosa in un gruppo, dagli appunti delle riunioni alle presentazioni, ogni membro riceve una notifica; in questo modo, può accedere alle informazioni non appena sono disponibili. E se ti serve che qualcuno compia un'azione o risponda a una domanda, ti basta taggare la persona nel post e questa riceverà una notifica al riguardo.
Non il solito software generico di gestione dei documenti
Per le aziende che desiderano personalizzare la gestione dei documenti, Workplace è l'ideale: si integra con diversi tra i principali strumenti di condivisione di file e gestione di documenti che le persone usano già ogni giorno.
I team che necessitano di scambiarsi informazioni e documenti relativi a un progetto specifico possono inviare e archiviare i file in tutta sicurezza tramite Box o Microsoft SharePoint.
Così le persone possono lavorare direttamente sui file condivisi da mobile o computer, ovunque si trovino, e collaborare di più e con maggiore efficienza rispetto al passato.
Preferisci un sistema diverso? Workplace si integra anche con Google Drive, offrendo così una piattaforma di collaborazione completa, dove tu e gli altri membri del gruppo potete aggiornare e archiviare file di qualsiasi tipo e dimensione.
Se inviti un nuovo membro nel tuo gruppo di Workplace, questo avrà accesso automatico a Google Drive: la ricerca di documenti sarà così semplice fin dall'inizio.
Per chi lavora da remoto o le persone che hanno maggiore probabilità di lavorare in viaggio Quip è lo strumento ideale: una volta attivata l'integrazione, potranno creare, modificare e gestire documenti direttamente dal proprio telefono,
oltre a poter invitare i colleghi a visualizzare file e dare il proprio contributo al lavoro. Preparati: il tragitto casa-lavoro sarà più produttivo che mai.
OneDrive, Egnyte, AODocs e Dropbox sono altre piattaforme che è possibile integrare con Workplace: ogni azienda può trovare lo strumento di ricerca e archiviazione di documenti di cui ha bisogno per aumentare la produttività.
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