3. Flussi di lavoro e struttura dei gruppi

Configura i gruppi aziendali essenziali per aiutare le persone a portare a termine il lavoro.

Perché

Perché

Il cuore di Workplace sono i gruppi, che i team usano per portare a termine il lavoro. Assicurarsi di creare i gruppi essenziali prima del lancio contribuisce a offrire un valore immediato e fa capire alle persone come configurare i loro gruppi per il lavoro quotidiano.

Strategia/approccio

Strategia/approccio

1. Feedback dall'alto verso il basso e viceversa

Le organizzazioni comunicano dall'alto verso il basso per trasmettere i messaggi ai dipendenti, ma mantenere un tipo di feedback a tutto tondo consente di tenere in considerazione le opinioni e le idee di tutti in merito alla gestione dell'organizzazione. Questo tipo di comunicazione è un modo efficace per mettere sullo stesso piano dirigenti e dipendenti, e per informare questi ultimi di cambiamenti importanti. Inizia a creare questi gruppi social e per le comunicazioni trasferendo la comunicazione via e-mail di tutta l'azienda in un gruppo informativo.

Esempi di questi gruppi includono "Info per tutti i dipendenti", "Comunicazioni da Londra", "Gruppo social Regno Unito".

2. Comunicazioni per i team

È qui che vengono portate a termine le attività giornaliere. Pensa a ogni team della tua organizzazione e crea un gruppo dedicato nominando amministratore il relativo manager. Chiedi inoltre ai primi utilizzatori di creare gruppi che riflettano i progetti di cui sono responsabili. La prossima volta che qualcuno decide di inviare una lunga e-mail di massa, condividila nel gruppo del team o del progetto su Workplace per rendere la collaborazione molto più efficace.

Esempi di questi gruppi includono "Team di marketing", "Team HR dell'area geografica occidentale", "Progetto di rilancio del sito web".

3. Collaborazione interfunzionale

Uno dei flussi di comunicazione più difficili per le organizzazioni è quello relativo alle collaborazioni tra diverse aree geografiche, in lingue diverse e con vari team. Tuttavia, con Workplace, diventa più facile sviluppare una base di conoscenze collettive, grazie ai gruppi per i team o di discussione aperti, e ciò contribuisce ad avvicinare tutti i componenti dell'organizzazione.

Esempi di questi gruppi includono "Idee geniali", "Idee per l'esperienza clienti", "Helpdesk IT". Considera anche la creazione di un gruppo per i feedback per ogni team, in modo che tutti sappiano esattamente come contattarli. Alcuni esempi includono "Feedback marketing", "Feedback IT".

4. Collaborazione con persone esterne all'azienda

Workplace non è pensato solo per connettere e far collaborare i dipendenti interni. Puoi usare i gruppi per più aziende per spostare su Workplace le conversazioni con collaboratori esterni alla tua organizzazione. Così gestisci i progetti proprio come faresti internamente, ma con la possibilità di coinvolgere anche persone esterne.

Suggerimento avanzato: se indichi nel nome che un gruppo è per più aziende, i membri del tuo team interno capiranno che il gruppo in questione include persone esterne all'organizzazione.

Indicazioni strategiche

Indicazioni strategiche

Quando crei i gruppi, considera questi aspetti:

Impostazioni sulla privacy

Chi è il pubblico stabilito per il gruppo e qual è l'utilità di quest'ultimo per le persone dell'organizzazione?

  • Aperto: tutti possono trovare il gruppo usando la ricerca e vederne i contenuti (nota: i contenuti dei gruppi aperti sono visibili nella sezione Notizie di tutti).
  • Chiuso: tutti possono trovare il gruppo e vederne la descrizione usando la ricerca di Workplace, ma solo i membri possono vederne i contenuti.
  • Segreto: solo i membri possono trovare il gruppo e vederne i contenuti.

Autorizzazioni relative alla pubblicazione (accessibili dalle impostazioni del gruppo)

A chi vuoi consentire di pubblicare nel gruppo? Pensa all'importanza dei post (ad es. potresti volere che solo determinate persone possano pubblicare in un gruppo per tutta l'azienda).

  • Tutti: chiunque vede il riquadro di composizione dei post e questi vengono pubblicati automaticamente nel gruppo.
  • Solo amministratori: solo gli amministratori possono pubblicare nel gruppo. Gli altri non vedranno il riquadro di composizione.
  • Approvazione dei post: tutti vedono il riquadro di composizione e possono inviare i post, che però saranno visibili nel gruppo solo se approvati da un amministratore o moderatore.

Iscrizione al gruppo

Hai a disposizione diversi modi per controllare le iscrizioni ai gruppi:

  • Invito singolo: invita i colleghi uno ad uno (ottimo per i gruppi di team piccoli).
  • Invito di gruppo: invita le persone usando una lista di indirizzi e-mail (perfetto per gruppi con più di 25 membri).
  • Gruppo predefinito: per i gruppi utili a tutti nell'organizzazione (in qualità di amministratore, puoi creare un gruppo predefinito dal Pannello di amministrazione).
Quattro punti salienti per configurare flussi di lavoro e gruppi con Workplace
Punti salienti

Punti salienti

  • Definisci una convenzione per nominare i tuoi gruppi.
  • Stabilisci e crea una struttura dei gruppi per il giorno del lancio, quindi crea i gruppi da lanciare assicurandoti di definirne gli amministratori e la strategia editoriale.
  • Trasferisci flussi di lavoro ripetitivi o comuni su Workplace (helpdesk IT/HR, ad esempio).
  • Assicurati che i gruppi dedicati alle comunicazioni siano moderati in modo da controllare la qualità dei contenuti.

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