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Flussi di lavoro e struttura dei gruppi

Flussi di lavoro e struttura dei gruppi

Il cuore di Workplace sono i gruppi, che i team usano per portare a termine il lavoro.


Perché sono importanti

Perché sono importanti

Creando gruppi principali e aggiungendovi membri prima del lancio, fai in modo che gli utenti abbiano un Workplace attivo e configurato da esplorare quando effettuano il primo accesso. Questo permette di vedere immediatamente l'utilità della piattaforma e mostra alla community come usare i gruppi di Workplace per il lavoro quotidiano.
Anche archiviare informazioni importanti nell'area risorse può favorire molto l'adozione di Workplace. La creazione di un'area risorse su Workplace permette di fornire una home centralizzata alla tua organizzazione. Un unico luogo per le risorse fondamentali dell'azienda (nell'area risorse) e gli aggiornamenti dinamici (nei gruppi di Workplace), per favorire l'allineamento, preservare le conoscenze critiche e coinvolgere i dipendenti.
Indicazioni strategiche

Indicazioni strategiche

Gruppi
Quando crei gruppi di Workplace, devi tenere in considerazione alcuni fattori importanti:
  • Scopo del gruppo
  • Impostazioni sulla privacy
  • Autorizzazioni di pubblicazione
  • Iscrizioni al gruppo
Scopo del gruppo
I gruppi vengono generalmente creati per:
  • Comunicazioni aziendali, regionali e specifiche per uffici
  • Flussi di lavoro comuni e ripetitivi, ad esempio:
    • Gruppo di domande e risposte sulle Risorse umane o uno di Assistenza informatica: per consentire ai dipendenti di trovare rapidamente risposta alle proprie domande.
    • Gruppo relativo alle strutture: per segnalare in modo rapido ed efficace problemi relativi a strutture e attrezzature.
    • Gruppo per la copertura dei turni: per consentire al personale operativo di richiedere un cambio turno o di subentrare nei turni disponibili. Scopri di più sulla copertura dei turni nel Centro assistenza.
  • Comunicazioni social per favorire la connessione tra colleghi e la condivisione di interessi ed esperienze comuni
  • Collaborazione tra reparti, team e progetti
  • Comunicazioni interne ai reparti, come nuovi lanci, campagne di marketing, vendite concluse, ecc.
  • Comunicazione individuali tra manager e dipendenti diretti
Stabilisci e crea in anticipo la struttura del gruppo dedicato al giorno del lancio. Ti consigliamo di creare gruppi per le comunicazioni, per i flussi di lavoro comuni e ripetitivi e dedicati a team/reparti più grandi, aggiungendovi già i membri prima del giorno del lancio. Usa questo modello di struttura dei gruppi come guida.
Per i gruppi rivolti a tutta l'azienda, dedicati alle comunicazioni e ai social (ad esempio "[NOME DELL'AZIENDA] Social"), ti consigliamo di definire un calendario editoriale per poter offrire agli utenti su Workplace un flusso regolare di aggiornamenti e post aziendali. Dai un'occhiata a questi toolkit per le campagne interne e per trovare ispirazione sulle comunicazioni.
Suggerimento avanzato: crea nomi convenzionali standard per rendere tutti i gruppi facilmente ricercabili.
Impostazioni sulla privacy
Esistono 3 tipi di impostazioni sulla privacy diversi per i gruppi di Workplace:
  • Aperto: chiunque può trovare il gruppo usando la ricerca e vederne i post. I contenuti dei gruppi aperti sono visibili nella sezione Notizie di tutti.
  • Chiuso: chiunque può trovare il gruppo usando la ricerca di Workplace, vederne la descrizione e richiedere di iscriversi. Solo i membri possono vedere i post.
  • Segreto: per iscriversi a un gruppo segreto è necessario ricevere un invito. Solo i membri possono trovare il gruppo usando la ricerca e vederne i post.
Gli amministratori di sistema possono vedere tutti i gruppi di Workplace, inclusi quelli segreti, in Gruppi nel Pannello di amministrazione.
Questa tabella può indicarti a grandi linee quali impostazioni sulla privacy sono più efficaci per ogni tipo di gruppo:
Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names
Autorizzazioni di pubblicazione
Quando crei un gruppo di Workplace, ne diventi automaticamente amministratore. In qualità di amministratore del gruppo, puoi controllarne funzionalità chiave, come la modifica delle impostazioni, la gestione delle richieste di iscrizione, l'accesso agli insights del gruppo e altre ancora. Per vedere le opzioni di amministrazione del gruppo:
  1. Accedi al gruppo e clicca su ... nell'angolo in alto a destra dello schermo.
  2. Seleziona Opzioni di amministrazione.
Le autorizzazioni di pubblicazione sono gestite dagli amministratori del gruppo nella pagina Impostazioni delle Opzioni di amministrazione. Le impostazioni disponibili per le autorizzazioni sono:
  • Tutti: chiunque vede il riquadro di composizione dei post e questi vengono pubblicati automaticamente nel gruppo.
  • Solo amministratori: solo gli amministratori possono pubblicare nel gruppo. Gli altri non vedranno il riquadro di composizione.
  • Approvazione dei post: tutti vedono il riquadro di composizione e possono inviare i post, che però saranno visibili nel gruppo solo se approvati da un amministratore o moderatore.
Ad esempio, i gruppi per le comunicazioni aziendali sono generalmente gestiti da team per le comunicazioni interne. Per ridurre i contenuti poco interessanti e avere la certezza che siano pubblicati solo i messaggi più importanti, gli amministratori del gruppo possono stabilire di essere gli unici a poter pubblicare. Scegli le autorizzazioni di pubblicazione in base all'importanza dei post e alla modalità di gestione del gruppo.
Iscrizioni al gruppo
Hai a disposizione diversi modi per controllare le iscrizioni ai gruppi:
  • Invito individuale: consente di invitare i colleghi singolarmente. Questa opzione è più adatta ai gruppi per team di piccole dimensioni.
  • Gruppo predefinito: puoi rendere un gruppo predefinito in modo da aggiungere automaticamente tutti coloro che fanno parte della tua organizzazione. Questa impostazione è particolarmente indicata per i gruppi rivolti a tutti i dipendenti, ad esempio quelli relativi alle comunicazioni aziendali. Gli amministratori di sistema possono rendere i gruppi predefiniti dal Pannello di amministrazione. Scopri come fare nel Centro assistenza.
  • Gruppi di persone: usa i gruppi di persone per ordinare i membri dell'organizzazione in base a criteri quali luogo, reparto, ruolo e altri. Chiunque soddisfi i criteri da te stabiliti sarà aggiunto automaticamente al gruppo di persone che hai creato. Dopodiché puoi assegnare i gruppi di persone a determinati gruppi di Workplace in modo da automatizzare l'iscrizione in base ai criteri del profilo. Scopri come creare un gruppo di persone nel Centro assistenza oppure guarda il video in basso.
Area risorse
L'area risorse di Workplace consente alle organizzazioni di creare e gestire le risorse aziendali facendo in modo che i dipendenti le trovino rapidamente e vi interagiscano in modo utile. Spesso le organizzazioni usano l'area risorse per archiviare:
  • Vantaggi, spese, permessi, normative sui viaggi
  • Manuali per i dipendenti e materiali per i nuovi assunti
  • Mission e valori dell'azienda, linee guida sul brand e obiettivi annuali e trimestrali
  • Normative e risorse su diversità e inclusione, salute e benessere
La creazione della tua area risorse è facile e non sono richieste competenze di programmazione. Una volta creato un contenuto, puoi condividere le categorie dell'area risorse con le persone giuste, filtrandole in base alle informazioni del profilo o all'iscrizione ai gruppi. Consigliamo di impostare le autorizzazioni di visualizzazione prima di invitare persone su Workplace. In questo modo, quando i dipendenti accederanno per la prima volta a Workplace, avranno accesso alle risorse più pertinenti per loro.
Guarda il video in basso per una breve panoramica e consulta la Piattaforma dell'area risorse, dove troverai tutto ciò di cui hai bisogno per organizzare e implementare la tua area risorse.
Punti salienti
Punti salienti
  • Definisci la struttura del tuo gruppo dedicato al giorno del lancio e poi prepara i gruppi prima del lancio.
  • Definisci un calendario editoriale e una strategia per i gruppi più grandi.
  • Individua le impostazioni sulla privacy adatte ai gruppi per definire chi può iscriversi e vedere i post.
  • Scegli quali dei tuoi gruppi moderare per controllarne la qualità dei contenuti.
  • Aggiungi membri ai vari gruppi prima del giorno del lancio.
  • Raccoglie le risorse più importanti per l'azienda nell'area risorse e condividile con i gruppi prima del giorno del lancio.