Cos'è l'automazione dei processi aziendali?
Cosa si intende quando si parla di automazione dei processi aziendali? Ma soprattutto, in che modo l'automazione può contribuire ad aumentare la produttività?
Per semplificare la gestione di un'organizzazione è fondamentale stabilire regole e processi, che sono necessari anche per garantire la conformità a leggi e normative. A volte, tuttavia, i processi aziendali interni possono essere lunghi e complessi. Alle aziende occorrono mediamente nove giorni per elaborare una richiesta di rimborso spese. Questo richiede tempo, energia e tanta pazienza.
Ciononostante, l'automazione dei processi aziendali si sta diffondendo sempre più rapidamente. Le piattaforme per la collaborazione e la produttività consentono alle persone di rendere più semplici e rapide tutte queste attività di routine. Diamo il benvenuto a efficienza e produttività!
Semplificazione del lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Cos'è esattamente l'automazione dei processi aziendali?
L'automazione dei processi aziendali (BPA), nota anche come automazione nel posto di lavoro o automazione della gestione aziendale (BMA), fa esattamente ciò che puoi immaginare. Automatizza i processi dei flussi di lavoro avvalendosi di tecnologie che aiutano le aziende ad aumentare la produttività e ridurre i costi.
Strumenti specifici possono automatizzare tutti i tipi di processi, dall'inserimento dei dipendenti al servizio clienti o alle procedure di approvazione dei documenti, ovvero le attività ripetitive dell'organizzazione che un processo automatico potrebbe completare più velocemente usando una serie di integrazioni app e software in grado di offrire lo stesso risultato.
Molti di questi processi "back office" erano gestiti da dipendenti o basati sull'uso di documentazione cartacea. Ora, però, le organizzazioni vogliono cogliere i vantaggi offerti dall'automazione e, per riuscirci in tempi più brevi, stanno investendo in strumenti di gestione dei processi aziendali.
Perché l'automazione del lavoro funziona
L'automazione dei processi aziendali offre numerosi vantaggi sia ai dipendenti che ai datori di lavoro.
- I software per i flussi di lavoro possono monitorare tutto. Vuoi sapere se un ordine è in arrivo? Devi verificare le tempistiche dei team? Ricevi aggiornamenti sullo stato di qualsiasi processo adottando strumenti BPA.
- L'automazione dei flussi di lavoro gestisce le attività quotidiane più basiche e ripetitive, permettendo ai dipendenti di usare al meglio le proprie competenze. Nessuno deve attendere approvazioni o spostare documenti da una persona a un'altra, perché queste operazioni sono eseguite dal sistema.
- Automatizzare i processi di routine può ridurre i rimproveri e incoraggiare la responsabilità. I manager possono infatti verificare l'origine dei problemi e creare una scheda delle responsabilità assegnate. Questo lascia meno spazio ai rimproveri e favorisce l'efficienza e il successo.
Quali sono gli strumenti e i software migliori per l'automazione aziendale?
Per semplificare i processi aziendali e aumentare il livello di efficienza nel team occorrono gli strumenti giusti.
I migliori software per l'automazione dei processi aziendali includono numerose visualizzazioni di tipo trascina e rilascia, piattaforme per la condivisione dei documenti e diagrammi di flusso visivi. La buona notizia è che non sempre sono richieste competenze di programmazione.
Per selezionare gli strumenti BPA giusti devi considerare innanzitutto come intendi usarli e a quale scopo. Questo ti permette di ottimizzare la scelta in termini di funzionalità e livello di complessità.
È inoltre fondamentale per l'integrazione. È possibile che nella tua organizzazione sia già presente un intero stack di strumenti aziendali. In un mondo in cui l'eccesso di app è un problema, è essenziale scegliere strumenti che non complichino ma anzi semplifichino la vita delle persone. Quali software già possiedi e che livello di compatibilità hanno con i nuovi strumenti?
Le piattaforme come Workplace attribuiscono grande importanza alle integrazioni. Oltre ad agevolare la collaborazione con strumenti quali gruppi e chat, si integrano anche con i pacchetti già in uso nella tua organizzazione, come Sharepoint, Hubspot o Jira. Offrono inoltre la possibilità di usare i bot per automatizzare i processi direttamente in Workplace (o di creare bot propri).
Potrai così accedere a nuovi livelli di smart working, in cui i diagrammi di flusso di lavoro, i documenti e la piattaforma di collaborazione si integrano senza difficoltà. Questa è l'automazione dei processi aziendali che permette di aumentare la produttività.
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