Cosa si intende con gestione della produttività?
Mentre il mondo si impegna per adattarsi a nuovi modi di vivere e lavorare, i manager vogliono capire cos'è la gestione della produttività, da cosa dipende e come si misura.
La gestione della produttività consiste in un insieme di competenze che aiutano le persone e i team ad aumentare la produttività.
È un aspetto fondamentale della gestione delle persone, nel cui ambito i leader usano incentivi, obiettivi, tecniche di sviluppo e comunicazione per consentire ai dipendenti e ai team di incrementare la propria produttività.
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In che modo i manager influiscono sulla produttività?
Ai fini dell'aumento e del mantenimento dei livelli di produttività nei team, i manager svolgono un ruolo fondamentale, che non consiste solo nel chiedere alle persone di lavorare di più o in maniera più rapida.
Secondo uno studio di Gallup, i manager influiscono per il 70% sulle variazioni del grado di coinvolgimento dei dipendenti. Un bravo responsabile riconosce non solo il livello di competenza e i punti di forza di tutti i membri del team, ma anche le sfide che devono affrontare e collabora con loro per ottenere il meglio da ognuno di essi.
Innanzitutto, le organizzazioni dovrebbero evitare di chiedere ai dipendenti più di quanto previsto dal loro livello di competenza o esperienza e dovrebbero riconoscere e premiare il contributo che apportano. I responsabili svolgono un ruolo di coaching, il cui scopo è aiutare le persone a individuare i propri punti di forza e impegnarsi per raggiungere gli obiettivi professionali che si sono prefissati.
Esiste anche un aspetto legato alla cura degli altri. I responsabili devono infatti tenere in considerazione la salute mentale e i livelli di stress dei team e, se e quando necessario, mettere in atto misure di sostegno.
Un bravo responsabile può contribuire ad aumentare la produttività in vari modi, tra cui spiccano i seguenti:
Definizione degli obiettivi
In genere, un buon obiettivo deve essere SMART, ovvero Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (conseguibile), Relevant (pertinente) e Time-based (con tempi definiti). Un obiettivo che possiede tutte queste caratteristiche genera fiducia nei dipendenti, che si impegneranno per realizzarlo e lo raggiungeranno in modo consapevole.
Delega delle responsabilità
La fiducia è un ingrediente essenziale nella creazione di un team di successo. I manager che condividono le responsabilità con il team in base alle competenze e ai punti di forza dei vari membri ottengono per se stessi tempo da dedicare ad attività più strategiche, rendono più autonomi i propri sottoposti e offrono loro opportunità di crescita.
Comunicazione
I team devono essere strettamente connessi e collaborare per lavorare in modo efficace. Le linee di comunicazione tra i membri del team, i responsabili e i relativi sottoposti sono essenziali, soprattutto dopo il lockdown e la diffusione dello smart working.
Condivisione di feedback con i dipendenti
I bravi responsabili sono come specchi che riflettono i progressi compiuti dai dipendenti e mostrano loro come proseguire. Devono fornire regolarmente un feedback specifico e fruibile ai membri del team per aiutarli a continuare a migliorare.
Gestione della produttività nel posto di lavoro
Puoi usare la tecnologia per migliorare la gestione della produttività e aiutare i dipendenti a lavorare in modo più intelligente, anche se lavorano da remoto. Tuttavia, è consigliabile limitarne l'uso ai fini della micro-gestione o del controllo costante dei dipendenti, perché questo potrebbe ritorcersi contro l'azienda.
Le tecnologie come i software per la memorizzazione dei tasti premuti e la registrazione delle schermate possono fornire ai datori di lavoro un'immagine chiara delle attività del personale, ma possono anche essere percepiti dai dipendenti come una forma di invasività e di mancanza di fiducia, con una conseguente riduzione del coinvolgimento.
Quando si tratta di tenere traccia della produttività, i dati più critici ti aiutano a monitorare i risultati ottenuti dai team in relazione alle ore impiegate. Le uniche informazioni che vale la pena raccogliere sono quelle utili e fruibili.
Suggerimenti avanzati sulla gestione della produttività
Come per i principi generali della gestione della produttività che abbiamo descritto, puoi implementare anche tecniche e strumenti specifici che consentano al team di lavorare in modo più intelligente e aumentare la produttività.
1. Monitoraggio dei tempi
I membri del team possono monitorare le ore che dedicano ogni giorno a ciascuna attività. Questi dati aiutano i responsabili ad avere un'idea dei livelli di produttività correnti e stabilire quali aree è necessario ottimizzare.
2. Dashboard
Le dashboard offrono una panoramica complessiva della produttività a livello di team e permettono ai responsabili di individuare schemi e tendenze. Ad esempio, se i team dedicano molto tempo ad attività di amministrazione ripetitive, la risposta potrebbe essere una soluzione automatizzata.
3. Brevi riunioni
Un incontro rapido giornaliero, di persona o tramite video in diretta, consente ai team di stabilire una linea comune per gli obiettivi del giorno e aiuta le persone a individuare le attività prioritarie. Offre inoltre ai responsabili un quadro degli eventuali problemi da risolvere.
4. Liste delle attività da svolgere del team
Una lista condivisa delle attività da svolgere permette ai membri del team di comprendere come il proprio lavoro si colloca in un quadro più ampio e consente di assicurarsi che i team assegnino i compiti in base a carico di lavoro, competenze ed esperienza delle singole persone. Una Kanban board digitale può rivelarsi utile per ottenere questo risultato quando si lavora da remoto.
5. Confronti regolari
Spesso la programmazione di incontri tra responsabili e dipendenti viene tralasciata o dimenticata, soprattutto quando il carico di lavoro è ingente. Organizzare incontri individuali regolari, anche quando non ci sono argomenti specifici di cui discutere, rende più semplice per i membri del team comunicare con i responsabili e fornire e ricevere un feedback.
6. Processo di feedback strutturato
La presenza di un framework chiaro per il feedback assicura che ogni dipendente sia consapevole delle prestazioni raggiunte e dei propri obiettivi di sviluppo.
7. Feedback costruttivo
Il feedback deve sempre essere specifico e fare riferimento a un'azione che il dipendente può compiere per progredire. Allo stesso tempo, per segnalare casi di prestazioni insufficienti, occorre usare empatia e tenere in considerazione il possibile influsso di problemi personali e professionali.
8. Incentivi e riconoscimento
Premi e riconoscimenti, sotto forma di elogi, promozioni o bonus basati sulle prestazioni, motivano i membri del team a perseguire il successo. In uno studio recente, il 78% dei dipendenti ha dichiarato che l'impegno aumenterebbe se il lavoro svolto ricevesse un maggiore riconoscimento.
I diversi tipi di produttività
Finora abbiamo descritto la produttività come la relazione tra output e input. Esistono tuttavia altri modi per definirla.
Produttività personale
Stile di vita e fattori psicologici, come la quantità e la qualità del sonno, l'alimentazione, la fiducia in se stessi e la sensazione di ricevere un sostegno adeguato, svolgono tutti un ruolo importante nella produttività personale, così come la personalità e la modalità di lavorare di ogni persona.
Produttività del team
La produttività complessiva del team è data dal raggiungimento del potenziale produttivo dei singoli membri, che non è uguale per tutti. Un responsabile esperto contribuisce a creare un ambiente in cui ogni dipendente può comunicare, collaborare e produrre in base alle competenze uniche che possiede e alla propria personalità.
Produttività parziale e produttività totale dei fattori
Analizziamo la produttività più nel dettaglio esaminandone le varie componenti, ovvero:
- Produttività del lavoro, ovvero l'efficienza dei risultati delle singole persone
- Produttività del capitale, ovvero il rapporto tra input fisici, come strumenti e attrezzature, e output quali beni e servizi
- Produttività dei materiali, ovvero i risultati relativi a materiali di consumo, come calcestruzzo o acqua
- Produttività totale dei fattori, nota anche come produttività multifattoriale, che include più di un input alla volta.
Tenere in considerazione più fattori può essere complesso, ma misurare elementi tangibili come la produttività del lavoro, del capitale e dei materiali consente di comprendere meglio il ruolo che gli input non tangibili, come la gestione della produttività, possono svolgere. Maggiore è il numero degli input inclusi, più semplice sarà comprendere i fattori difficili da misurare, come le conoscenze accumulate o l'uso di tecniche di gestione efficienti.
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