I meeting richiedono sempre molto tempo. Un dirigente o manager passa infatti in media 2,5 ore alla settimana a pianificare meeting non produttivi. Sono solo una perdita di tempo? Diamo uno sguardo all'impatto dei meeting sulla produttività aziendale e scopriamo come sfruttarli al meglio.

I meeting possono essere fondamentali per collaborare, condividere idee, aggiornare il team e coinvolgere i dipendenti. Tuttavia, raggruppare tutti in una stanza può causare problemi e inconvenienti di ogni tipo. Nonostante vi siano sempre buone intenzioni dietro l'organizzazione di un meeting, spesso la produttività aziendale viene non viene migliorata ma anzi compromessa.

Ecco alcune domande che puoi porti prima di organizzare un meeting per capire se è davvero necessario e quali alternative hai a disposizione.

Sai esattamente cosa vuoi ottenere dal meeting?

Vuoi condividere idee, prendere una decisione su un progetto, proporre un piano d'azione? Qual è il tuo obiettivo principale?

Una volta stabilito lo scopo, considera l'idea di organizzarlo online. Puoi usare video chat di gruppo per includere le persone che non si trovano nelle vicinanze. In alternativa, le chat di gruppo online rappresentano un ottimo modo per prendere decisioni senza influire negativamente sulla produttività aziendale.

I meeting digitali sono pratici anche per tenere traccia di cosa viene detto. Le piattaforme possono registrare la discussione in modo che le persone possano fruirne in un secondo momento, senza dover prendere freneticamente appunti.

Ovviamente, se si parla di temi delicati, è più opportuno tenere conversazioni faccia a faccia.

Quando deve avere luogo il meeting?

Spesso è difficile scegliere una data per un meeting che possa andare bene per tutti. Le chiamate con clienti, le variazioni delle scadenze e i dispositivi tecnici malfunzionanti possono rappresentare un ostacolo.

Assicurati di pianificarlo con largo anticipo per consentire alle persone di annotare il meeting nelle proprie agende. Puoi anche provare a usare un'alternativa digitale come Workplace di Facebook, in cui il progetto o la discussione in team consente alle persone di partecipare e abbandonare la conversazione quando vogliono.

Esiste un altro modo per tenere il meeting?

L'accesso alle piattaforme e alle app di comunicazione consente alle persone di restare in contatto con tutti i luoghi del mondo da qualsiasi angolo dell'ufficio. Inoltre, aumentano l'efficacia del team.

Dunque, prima di convocare un meeting in presenza, prendi in considerazione questi suggerimenti. Se il meeting non ha luogo, cosa ti perdi? I membri del team possono usare qualsiasi altra piattaforma per discutere di questo progetto/idea/decisione o processo?

Se le persone sono disposte a discutere dell'argomento tramite una piattaforma digitale senza dover interrompere il proprio lavoro (e compromettere l'efficacia del team), allora hai già la risposta nelle tue mani. Potrebbe non essere necessario convocare il meeting in presenza.