Le continue interruzioni possono impedire ai team di gestire il proprio tempo in modo efficace. Tutti hanno bisogno di fare delle pause, ma le distrazioni dovute all'apertura di e-mail, alle risposte alle telefonate e all'aggiornamento dei social media possono essere un enorme freno alla produttività.

Secondo uno studio dell'University of California Irvine, infatti, dopo un'interruzione occorrono in media 23 minuti e 15 secondi per tornare alla normalità.

Il multitasking è spesso considerato una cosa positiva, ma si potrebbe obiettare che se si fanno due cose contemporaneamente, entrambi gli sforzi ne risentono.

Il modello di flusso

Introdotto per la prima volta negli anni '90 dallo psicologo ungaro-americano Mihaly Csikszentmihalyi, il modello di flusso mostra tutti gli stati emotivi che probabilmente sperimentiamo quando cerchiamo di completare un'attività.

La teoria suggerisce che le persone sono più felici quando sono in pieno "flusso", vale a dire totalmente assorbite e coinvolte in quello che stanno facendo. Ciò significa trovare il giusto equilibrio tra l'essere stimolati dall'attività da svolgere e l'avere le competenze e gli strumenti giusti per portarla a termine.

3 motivi per cui il flusso è importante per l'efficienza del luogo di lavoro

1. Fare di più in meno tempo

Sei impegnato nella stesura di un report e nella casella di posta elettronica compare una nuova e-mail. Distogli l'attenzione da quello che stai facendo per leggerla, interrompendo così il flusso di pensieri. Distrazioni come questa capitano anche ai tuoi collaboratori.

In media, ogni 11 secondi le persone passano da un contenuto multimediale all'altro su un singolo dispositivo. Le interruzioni possono far perdere la concentrazione ai dipendenti, che devono quindi perdere tempo per ritrovare la concentrazione necessaria a completare con successo un lavoro complesso.

Le persone non possono raggiungere il flusso se passano continuamente da un software all'altro e guardano schermi e monitor diversi. Con Workplace, puoi integrare gli strumenti che utilizzi quotidianamente, come Jira e WebEx, per passare senza problemi da un'attività all'altra, riducendo al minimo le interruzioni e massimizzando l'efficienza.

2. Fare meno errori

Quando assegni i compiti ai tuoi collaboratori, probabilmente stabilisci un carico di lavoro realistico per la giornata, con il tempo necessario per le pause. Ma probabilmente non tieni conto di tutte le interruzioni che possono far deragliare la gestione del tempo.

Spesso le persone compensano le interruzioni lavorando più velocemente, ma questo fa sì che commettano più errori. Sarebbe utile un sistema che permettesse di passare al setaccio le pile di e-mail, i messaggi istantanei e gli aggiornamenti dei progetti che non sono rilevanti per loro, in modo che si possano concentrare sul lavoro importante.

Strumenti come Workplace utilizzano l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per fare proprio questo.

3. Ridurre lo stress

Le distrazioni non fanno solo perdere tempo, ma influiscono anche sullo stato mentale delle persone. Lo stress è uno dei principali problemi sul posto di lavoro di oggi e la perdita di concentrazione può causare irritabilità e una costante sensazione di essere sotto pressione.

Gloria Mark, docente di informatica presso l'University of California, descrive la distrazione digitale come una partita a tennis con le nostre energie cognitive, che viene lanciate avanti e indietro. Solo che, a differenza della pallina da tennis, il nostro cervello impiega più tempo per cambiare direzione. Seguire il flusso può riequilibrare queste energie.