Come organizzarsi al lavoro: il lato negativo del multi-tasking

La capacità di destreggiarsi tra molti compiti di solito è vista in modo positivo. Ma lavorare su progetti simultanei è sempre una buona cosa o ci sono modi migliori di lavorare? Analizziamo il significato di multi-tasking e come aiutare le persone a gestire un carico di lavoro vario.

COMUNICAZIONE AZIENDALE | 10 MINUTI DI LETTURA
how to be more organized at work - Workplace from Meta

La prima cosa da sapere sul multi-tasking è che in realtà non esiste. Parliamo con ammirazione dei colleghi che si destreggiano tra i vari compiti. Osserviamo con stupore i giovani che sembrano postare sui social media, guardare video, inviare messaggi istantanei e fare i compiti allo stesso tempo. Ma le neuroscienze hanno dimostrato che, a dispetto di quel che sembra, non è possibile fare più di una cosa alla volta.

Come spiega Nancy K. Napier in Psychology Today, ciò che accade in realtà quando ci sembra di lavorare a varie attività contemporaneamente è che stiamo passando da un compito all'altro molto rapidamente. E questo non è sempre il modo più efficace di fare le cose.

Il multi-tasking e il cervello

Il multi-tasking e il cervello

Ogni volta che passiamo da un compito all'altro, nel cervello si attiva un processo a singhiozzo. Quando cerchiamo di capire come organizzarci al lavoro, è importante capire cosa comporta questo processo.

Per passare da un compito all'altro, il cervello deve fare diverse cose. Deve:

  • scegliere di cambiare attività
  • disattivare le regole cognitive della vecchia attività
  • attivare le regole cognitive della nuova attività

Anche se questo richiede solo poche frazioni di secondo, è un tempo che può essere cruciale in alcuni compiti, soprattutto quelli complessi o poco familiari. Un esempio ovvio è quello di un guidatore che usa il cellulare quando cambia corsia, ma lo stesso vale quando si cerca di ascoltare una presentazione mentre si leggono le e-mail sul portatile.

Efficienza e produttività

Efficienza e produttività

Gli psicologi che hanno condotto ricerche sul multi-tasking sono giunti alla conclusione che cercare di lavorare su compiti simultanei non è molto efficiente. Il tempo e il carico cognitivo che comporta sono troppo elevati, infatti si stima che il passaggio da un compito all'altro possa ridurre la produttività fino al 40%. Inoltre, i ricercatori hanno scoperto che i tempi di attenzione di chi lavora a più attività sono inferiori a quelli di chi fa una cosa alla volta.

Modalità di lavoro migliori

Modalità di lavoro migliori

Quindi, tenendo conto dei possibili costi di produttività e di efficienza, è opportuno chiedere ai dipendenti di svolgere più attività? O ci sono modi migliori per organizzare il lavoro?

Potresti scoprire che dare ai dipendenti tempo e opportunità sufficienti per completare un compito prima di passare al successivo aiuterà a svolgere le cose in modo più efficiente. Anche fornire loro strumenti che riducano al minimo il carico cognitivo può essere utile. Piattaforme come Workplace di Facebook, che si integrano facilmente con gli altri strumenti utilizzati quotidianamente, possono aiutare a evitare la distrazione di passare da una piattaforma all'altra.

Anche le e-mail possono essere un'enorme distrazione e molti messaggi che i dipendenti ricevono non sono pertinenti a ciò che stanno facendo. L'uso dei gruppi su Workplace può aiutare a garantire che i dipendenti debbano occuparsi solo dei messaggi relativi all'attività in corso.

Infine, tu stesso puoi dare l'esempio. Se i dipendenti ti vedono dedicare tutta la tua attenzione ai tuoi compiti, potrebbero seguire il tuo esempio.

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