Dotarsi di una strategia efficace per le comunicazioni interne non è mai stato così importante. Il mondo sta cambiando: lavoriamo da remoto e in modalità ibrida, c'è sempre più attenzione per il benessere dei dipendenti e sempre più impegno a lavorare nel rispetto di standard etici e del purpose aziendale. In un contesto simile, tenere tutti informati è fondamentale. Quando è presente un valido team dedicato alle comunicazioni interne, i dipendenti risultano più coinvolti e inclini a rimanere nella stessa azienda e si fidano molto più di quello che dice il CEO.

Una strategia efficace per le comunicazioni interne:

Fare in modo che tutti ricevano messaggi e informazioni importanti aiuta a trasmettere un senso di appartenenza all'organizzazione. Le comunicazioni interne aiutano anche a rendere i messaggi del brand coerenti con quello che viene trasmesso al di fuori dell'azienda, contribuendo alla costruzione dell'identità dell'organizzazione.

Comunicazioni efficaci possono migliorare prestazioni e produttività: si stima, ad esempio, che le tecnologie per la collaborazione digitale possano migliorare la produttività del 20-30%. È anche possibile stimolare la produttività comunicando obiettivi, progressi e aggiornamenti sui risultati.

Con una strategia per le comunicazioni interne, l'organizzazione riesce a controllare meglio i messaggi. Non è un fattore importante di per sé, ma in quanto aiuta ad evitare le incomprensioni e riduce pettegolezzi e la circolazione di dicerie. Inoltre, evita che i dipendenti vengano a sapere le novità importanti dall'esterno.

Una gestione efficace delle comunicazioni interne aiuta a mantenere il fondamentale contatto con chi lavora in modalità ibrida e da remoto. Tuttavia, se le comunicazioni si limitano esclusivamente al lavoro, si rinuncia a interessanti opportunità. Dedicare tempo a comunicazioni e interazioni social e informali mantiene le persone allineate alla cultura aziendale.

Viviamo vite sempre più connesse e vogliamo un flusso di informazioni costante, oltre che la possibilità di condividere, esprimere feedback e interagire, anche al lavoro. Se le persone hanno la possibilità di interagire, si sentono anche più comprese e ascoltate e aumentano coinvolgimento e mantenimento.

Se leader e manager comunicano in modo autentico, le comunicazioni interne creano fiducia nell'organizzazione.

Dare spazio a tante voci nelle comunicazioni interne consente di avere una prospettiva più ampia e trasmette la disponibilità all'ascolto e alla flessibilità.

Una valida gestione delle comunicazioni interne aiuta ad abbattere le barriere e informa le persone sulle opportunità di formazione e avanzamento di carriera offerte dall'azienda.

Una scarsa comunicazione può incidere sull'efficienza e sulla produttività, oltre che danneggiare il coinvolgimento e il morale dei dipendenti. Secondo il 44% delle persone intervistate nell'ambito di un sondaggio di The Economist, le barriere comunicative hanno comportato ritardi nei progetti o hanno impedito di portarli a termine, mentre il 31% sostiene che hanno inciso negativamente sul morale.

Una comunicazione aziendale mal strutturata o instabile lascia spazio a disinformazione e favorisce lo sviluppo di reti informali, divisioni e la diffusione di voci e pettegolezzi. Questo può portare i dipendenti a sentirsi isolati o non supportati e ad agire sulla base di informazioni errate o fuorvianti. Inoltre, significa perdere un'occasione per trasmettere informazioni importanti quando servono, lasciando l'azienda particolarmente vulnerabile nei momenti di difficoltà.

Nonostante i rischi, solo un terzo delle aziende che hanno partecipato a un sondaggio curato dall'International Association of Business Communicators aveva un reparto Comunicazione e solo il 39% di questi reparti dedicava più di metà del tempo alle comunicazioni interne.

Le organizzazioni possono contare su un numero sempre crescente di canali e strumenti per comunicare con i dipendenti e per metterli in condizione di comunicare fra loro. Una strategia valida adegua queste possibilità ai messaggi e al pubblico, in modo da usare nel modo migliore un'ampia gamma di canali.

Secondo l'Institute of Internal Communication (IIC), le e-mail sono ancora il canale di comunicazione interno più diffuso. Lo stesso ente segnala anche che tre dipendenti britannici su quattro dedicano meno di 15 minuti al giorno alla consultazione degli aggiornamenti da parte del datore di lavoro.

La messaggistica istantanea o canali dedicati sui social media possono risultare più utili per trasmettere messaggi e aggiornamenti singoli, aiutando i dipendenti a rimanere in contatto fra loro.

È evidente che le comunicazioni faccia a faccia (sia online che in presenza) continuano ad avere un ruolo importante. Organizzare incontri regolari e dare a tutti la possibilità di contribuirvi restano fondamentali per creare e mantenere una comunicazione interna efficace. Infine, anche la tecnologia contribuisce a migliorare le strategie di comunicazione interna.

I video sono un canale di marketing molto popolare che può risultare efficace tanto all'interno che all'esterno dell'organizzazione. I dipendenti usano già i video per intrattenimento e per scoprire prodotti e, così, questo strumento si rivela ottimo per trasmettere meglio i messaggi interni.

Al contempo, AR e VR stanno diventando sempre più importanti per riunire i dipendenti di aziende grandi e con team delocalizzati in occasione di riunioni e sessioni di formazione virtuali.

Anche la gamification sta rapidamente diventando un altro strumento importante per sviluppare i messaggi aziendali, in quanto contribuisce al coinvolgimento dei dipendenti e migliora selezione e mantenimento del personale.

Secondo l'ICC, i dipendenti vogliono essere informati su strategie aziendali, priorità e risultati del team, ma allo stesso tempo molti manager non hanno fiducia nelle comunicazioni. Ecco alcuni consigli per dare una marcia in più alle comunicazioni interne.

1. Scegli strumenti di facile utilizzo. Assicurati che le reti intranet e gli strumenti di comunicazione siano intuitivi, ottimizzati per mobile e gradevoli da usare.

2. Rendi le comunicazioni regolari. La costanza è fondamentale, perché porta i dipendenti a integrare le comunicazioni nella propria routine lavorativa. Programma momenti di confronto e usa le notifiche push per ricordare alle persone di controllare gli aggiornamenti o partecipare alle riunioni. Cerca di organizzare almeno una sessione regolare che coinvolga l'intero team, soprattutto se più persone lavorano da remoto.

3. La comunicazione dev'essere concisa. Le e-mail sono considerate sempre più un dispendio di tempo o sono comunque troppe, per questo la brevità è essenziale. Mantieni i messaggi brevi e pertinenti, usando canali chat laddove appropriato.

4. Cura l'adeguatezza culturale. Definisci regole di base per l'uso delle comunicazioni interne, tieni fede ai valori dell'organizzazione e soddisfa le aspettative dei dipendenti.

5. Fai in modo che chi lavora in modalità ibrida si senta vicino e coinvolto, garantendo che chiunque possa accedere a tutti gli strumenti e le tecnologie di comunicazione necessari.

6. Affida ai dipendenti la creazione di contenuti. Creare occasioni in cui persone diverse possono contribuire alla redazione garantisce contenuti sempre nuovi e favorisce il coinvolgimento. I dipendenti potrebbero contribuire con articoli di blog, post, brevi video o interviste.

7. Rendi le comunicazioni interessanti per il pubblico. Rimani al passo con interessi e tendenze del tuo team e utilizzali nella redazione delle comunicazioni.

8. Ottimizza al massimo l'interattività. Stimola risposte ai messaggi e crea occasioni per esprimere suggerimenti, feedback o condividere idee.

9. Migliora il modo in cui tu comunichi. Dai l'esempio creando contenuti, rispondendo ai contributi delle persone e comunicando in modo autentico.

10. Varia i contenuti. Dai una marcia in più agli avvisi aziendali della dirigenza con dibattiti, infografiche, video brevi o interviste.

11. Considera la modalità comunicativa. Una battuta fatta a voce può essere divertente, ma suonare brusca o critica in un'e-mail breve o in un post: l'uso sapiente delle emoji può essere d'aiuto.

12. Presta attenzione a chi non contribuisce. Appura che non ci siano problemi e che tutte le persone si sentano apprezzate allo stesso modo e sappiano di poter intervenire.

13. Celebra e premia le persone. Usa i canali di comunicazione aziendali per celebrare pubblicamente i risultati ottenuti dai dipendenti, ma anche anniversari e successi conseguiti.

14. Misura. I canali di comunicazione interna possono veicolare informazioni importanti. Integra strumenti di misurazione come sondaggi, domande a risposta aperta, questionari e occasioni di interazione. Sii trasparente su come saranno utilizzati i dati: così facendo, tu raccogli informazioni importanti e le persone sanno che saranno ascoltate.

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