Come Workplace sta aiutando Wessex Archaeology a scoprire nuovi modi di lavorare

Giles Woodhouse, Chief Strategy Officer presso Wessex Archaeology, racconta in che modo Workplace sta trasformando i tradizionali processi archeologici e portando alla luce la conoscenza all'interno dell'azienda.

COMUNICAZIONE AZIENDALE | 10 MINUTI DI LETTURA

Wessex Archaeology è leader di mercato nel Regno Unito nella fornitura di servizi archeologici e del patrimonio storico; è inoltre un'organizzazione di beneficenza che si occupa di formazione e cerca di migliorare la qualità della vita attraverso il patrimonio.

Semplifica il lavoro con Workplace

Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.

In tutto il Regno Unito, conta oltre 300 dipendenti con competenze altamente specializzate: dagli archeologi e archivisti agli specialisti della conservazione e del patrimonio architettonico. Le attività sono diversificate e una giornata tipo alla Wessex Archaeology può comportare la stesura di un rapporto di ricerca o lo scavo di antichi frammenti di ceramica del Neolitico medio.

Fino a poco tempo fa, il tesoro di reliquie conservato nella sede principale della Wessex Archaeology a Salisbury non era l'unico residuo del passato. I principali strumenti di comunicazione interna dell'azienda erano le e-mail, le riunioni dei team e la newsletter aziendale mensile. "Avevamo un approccio alla comunicazione piuttosto limitante e antiquato", spiega Giles.

Di conseguenza, la collaborazione tra i vari reparti era difficile e c'era scarsa visibilità all'interno dell'azienda. I sei uffici della Wessex Archaeology, geograficamente dislocati, operavano di fatto in compartimenti separati. Inoltre, dal momento che circa un terzo della forza lavoro trascorre le giornate lavorando sul campo, lontano dalla sede, le informazioni relative a straordinarie scoperte archeologiche restavano confinate all'interno dei vari reparti.

Prepararsi al successo con Generation Digital

Prepararsi al successo con Generation Digital

Wessex Archaeology voleva una piattaforma di comunicazione moderna e mobile per connettere persone e progetti, e Giles era la persona a cui è stata affidata questa missione. Dopo aver ascoltato un intervento sul futuro del lavoro di Graham Mackay, managing partner della società di consulenza per la gestione del cambiamento tecnologico Generation Digital, è risultato evidente che Workplace era la soluzione giusta.

Wessex Archaeology ha introdotto Workplace nell'ottobre 2018. Graham e il team di Generation Digital hanno contribuito a migliorare e accelerare ogni aspetto del lancio, dalla dimostrazione iniziale a tutta l'azienda all'impegno dei dirigenti fino alla definizione della strategia di comunicazione per Workplace. Hanno anche creato il team di progetto, organizzato corsi di formazione per i primi utilizzatori e impostato i flussi di lavoro e i gruppi, per permettere alle persone di mettersi subito all'opera.

Dopo otto settimane di utilizzo, ecco cinque modi in cui Workplace sta aiutando il personale della Wessex Archaeology a lavorare a più stretto contatto e in modo più produttivo.

1. Promozione dei benefici per la salute e riduzione dei giorni di malattia

1. Promozione dei benefici per la salute e riduzione dei giorni di malattia

Uno dei primi progetti avviati da Giles su Workplace è stato incoraggiare il personale a combattere l'influenza offrendo il vaccino antinfluenzale. Il progetto è nato da un suggerimento di un membro del personale nel gruppo "Ideas Hub" di Workplace. Giles ha condiviso un post nel gruppo "Company News" per stimolare un dibattito sui benefici dell'iniziativa e ha confermato l'interesse mediante un sondaggio su Workplace. Il sondaggio è stato ben accolto e i coupon sono stati distribuiti in tutta l'azienda nel giro di due settimane.

Sondaggio su Workplace

Anche se è troppo presto per vedere l'impatto complessivo dell'iniziativa, la speranza è che ciò si traduca in una sensibile riduzione del numero di giorni di malattia presi dal personale e in una maggiore visibilità di benefici aziendali come questo. Giles osserva: "Prima di Workplace, non c'era consapevolezza sulle attività aziendali e ciò dimostrava chiaramente che i mezzi di comunicazione tradizionali che adottavamo non raggiungevano efficacemente le persone".

“ Prima di Workplace, non c'era consapevolezza sulle attività aziendali e ciò dimostrava chiaramente che i mezzi di comunicazione tradizionali che adottavamo non raggiungevano efficacemente le persone.”

2. Migliore identificazione degli oggetti trovati negli scavi

2. Migliore identificazione degli oggetti trovati negli scavi

Workplace permette alle persone di attingere alle conoscenze di ogni settore dell'azienda. "Il team dei ritrovamenti pubblica su Workplace alcune splendide immagini di manufatti rinvenuti durante gli scavi", afferma Giles.

Qualche settimana fa, durante gli scavi presso l'abbazia di Bath, è stato scoperto un misterioso oggetto di bronzo che nessuno sul posto è riuscito a identificare. Un membro del team ha scattato una foto con il telefono e l'ha caricata nel gruppo aziendale "Workplace Finds" su Workplace.

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Condivisione delle conoscenze attraverso i gruppi

Nel giro di 21 minuti, un esperto di un altro dipartimento che lavora a 65 km di distanza, ha risposto e identificato con precisione l'oggetto classificandolo come una scatola per sigilli di epoca romana, un reperto molto raro. Senza Workplace, un'identificazione di questo tipo avrebbe richiesto giorni, se non settimane, e sarebbe costata tempo prezioso al team degli scavi.

3. Connessione delle persone e offerta di un contesto significativo

3. Connessione delle persone e offerta di un contesto significativo

Il team di esperti della Wessex Archaeology lavora abitualmente a progetti di grande rilevanza storica, come Stonehenge, il castello di Sheffield e l'abbazia di Bath. Per progetti come questi, e per molti altri, sono coinvolti diversi dipartimenti in tempi e fasi diverse. Workplace ha introdotto un nuovo tipo di trasparenza che fornisce alle persone un contesto e informazioni preziose sui progetti a cui partecipano.

Ad esempio, il team di archiviazione può vedere comparire nella sezione Notizie un post su un nuovo ritrovamento pubblicato dal team degli scavi, da cui sarà contattato in seguito. Giles aggiunge: "L'aspetto positivo di Workplace è che è visivamente coinvolgente, il che lo differenzia dalla comunicazione tradizionale, come le e-mail".

“L'aspetto positivo di Workplace è che è visivamente coinvolgente, il che lo differenzia dalla comunicazione tradizionale, come le e-mail.”

Workplace ha avvicinato i team sul campo, e le loro entusiasmanti scoperte, al resto dell'azienda. Giles spiega: "Ci sono persone che si sono davvero appassionate a Workplace, sono molto coinvolte e la cosa curiosa è che sono deluse dal fatto che non tutti i loro colleghi si impegnino e vedano i vantaggi dell'essere connessi. Molte persone sono davvero interessate alle attività dei loro colleghi dall'altra parte del Paese".

“Ci sono persone che si sono davvero appassionate a Workplace, sono molto coinvolte.”

Inoltre, Workplace Chat consente di connettersi facilmente con i colleghi di altri uffici in tempo reale e di accedere alle informazioni molto più rapidamente. Giles e gli altri dirigenti usano Workplace Chat per parlare con i loro team e gestire le approvazioni e le richieste che non necessitano di una riunione.

4. Sviluppo di nuove idee e promozione dell'innovazione

4. Sviluppo di nuove idee e promozione dell'innovazione

Workplace ha favorito lo sviluppo di idee e innovazione in tutta l'organizzazione. Durante un recente progetto di scavi vicino a Swindon nel Regno Unito, un tecnico sul campo ha condiviso un'idea su Workplace riguardo all'utilizzo della tecnologia della fluorescenza a raggi X.

La sua idea era quella di utilizzare un dispositivo portatile di fluorescenza a raggi X per analizzare la composizione chimica degli strati di occupazione delle abitazioni, al fine di rivelare più informazioni sul loro potenziale utilizzo rispetto a quelle ottenibili con i metodi di scavo tradizionali.

Sviluppo di idee nell'organizzazione

Il CEO della Wessex Archaeology, Chris Brayne, ha contribuito inviando un link a un articolo accademico e anche un altro membro del personale con un background di ricerca nella tecnologia a raggi X è intervenuto sulla questione.

In questo modo, sono riusciti a stabilire dove fossero le competenze all'interno dell'azienda nonché i responsabili di reparto per l'impiego di questa tecnica in progetti futuri, oltre a sensibilizzare l'intera organizzazione sulle sue potenzialità.

“Workplace sta mettendo in contatto parti distinte dell'azienda che ora iniziano a formare un tutt'uno.”

La possibilità di condividere idee apertamente sta avendo un impatto positivo sull'azienda. Giles spiega: "Sta aiutando alcune parti dell'organizzazione ad aumentare la loro visibilità e il loro valore agli occhi dei colleghi di altre aree, e sul piano culturale è molto importante. Workplace sta mettendo in contatto parti distinte dell'azienda che ora iniziano a formare un tutt'uno.

5. Migliore collaborazione interfunzionale

5. Migliore collaborazione interfunzionale

Consentendo la libera circolazione delle informazioni tra i team, le persone collaborano meglio tra loro ottenendo risultati aziendali migliori. L'ufficio regionale scozzese di recente ha avviato il primo progetto di ricerca sul campo su un grande monumento del periodo neolitico composto da fossati paralleli, noto come Cursus. Al termine della prima settimana, un membro del team ha pubblicato su Workplace una foto di alcuni reperti in pietra provenienti da un elemento archeologico associato.

Avendo studiato oggetti simili per la sua tesi di laurea diversi anni prima, Giles ha potuto mettere a disposizione del team la sua esperienza. Ha fotografato una pagina della sua tesi e l'ha condivisa nel post, insieme ad alcuni suggerimenti utili che hanno fatto avanzare il progetto.

"Ho fornito alcuni suggerimenti sulle mosse successive, basati sull'indagine del materiale in termini di analisi dell'usura o di analisi dei residui. Ho dato il mio contributo archeologico, anche se oggi ho un ruolo diverso. Ma si trattava di condivisione, conoscenza e approfondimento a beneficio dell'azienda".

Workplace ha avvicinato la comunità di specialisti ed esperti della Wessex Archaeology e sta alzando il livello delle best practice dell'archeologia e dell'innovazione.

Quali sono i prossimi passi del percorso della Wessex Archaeology con Workplace? Giles dice che non vedono l'ora di usare di più i video in diretta e di provare Safety Check per garantire la sicurezza dei team sul campo.

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