In che modo Clarins UK Group usa Workplace per offrire strumenti alla maggior parte del personale operativo che è privo di indirizzi e-mail
Il ramo britannico del brand iconico Clarins impiega oltre 2000 persone. Ecco come Workplace, Clarins UK Group e Azuronaut hanno lavorato insieme per connetterli tutti.
L'84% dei dipendenti di Clarins UK Group lavora da remoto in punti beauty di rivenditori in tutto il Regno Unito. Con un team così distribuito a livello geografico, è emersa chiaramente l'esigenza di fornire una soluzione in grado di collegarli, dare loro voce e consentire lo scambio di informazioni a sostegno della crescita futura.
Semplifica il lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Mentre la sede centrale e i team di gestione sul campo utilizzavano le e-mail per tenersi in contatto, non c'era modo di mettere in contatto i dipendenti retail sul campo, a parte la tradizionale distribuzione a cascata dai team di gestione. Ciò significava che i dipendenti sul campo non avevano lo stesso livello di accesso alla comunicazione interna di tutti gli altri.
Con questa situazione bene in mente, Clarins UK Group si è rivolto a Workplace per offrire a tutti uno strumento di lavoro smart, facile da usare e mobile-first, che fosse più inclusivo e permettesse una comunicazione bidirezionale.
Indirizzi e-mail aziendali
Per evitare la gestione e l'amministrazione aggiuntiva della creazione di indirizzi e-mail per il personale operativo, Clarins UK Group ha cercato una soluzione in grado di affrontare le due sfide principali.
- I link di invito via e-mail non potevano essere inviati a indirizzi e-mail personali a causa della politica aziendale e per motivi di sicurezza.
- La creazione di un indirizzo e-mail aziendale per ogni dipendente di prima linea non avrebbe apportato alcun valore aggiunto, ma avrebbe richiesto molto lavoro extra.
Codici di accesso di Workplace
Quando Clarins UK Group ha lanciato Workplace nel maggio 2018, il team Workplace stava sviluppando una soluzione per consentire ai dipendenti di iscriversi a Workplace senza un indirizzo e-mail. Ciò significa che gli utenti avrebbero potuto attivare il proprio account con un codice di accesso unico e il team Clarins UK Group si è attivato rapidamente per sperimentare questo nuovo sistema.
La soluzione era ottima, ma avrebbe funzionato solo se fosse stato possibile automatizzare i processi di gestione degli utenti per ridurre ogni potenziale onere amministrativo.
L'IT: il collante che unisce tutto
Il dipartimento IT ha avuto un ruolo fondamentale in questo progetto. Ha lavorato per colmare il divario tecnico tra il front-end e il back-end e con i fornitori di software di terze parti. Inoltre, ha operato per ripulire i dati esistenti, delineare i processi chiave e fornire soluzioni per la visualizzazione dei dati, a testimonianza del successo di un lancio in grande e del buon funzionamento successivo.
“Workplace ha rivoluzionato il modo in cui il Service Desk IT comunica quotidianamente con il personale operativo, consentendoci di fornire un livello migliore di servizio personalizzato.”
API senza indirizzo e-mail al salvataggio
Quindi, come fornire i codici di accesso ai lavoratori sul campo? La consegna a mano è stata esclusa per problemi logistici e di sicurezza. Il team Solutions Architect ha collaborato con il team di prodotto per trovare la soluzione giusta: generare automaticamente nuovi codici di accesso tramite l'API di Workplace.
“Abilitando API con la funzionalità di creare utenti privi di e-mail e con i codici di accesso ci ha permesso di creare uno strumento di creazione di account privi di e-mail completamente automatizzato.”
Automazione completa della gestione dell'account con Azuronaut
Questa aggiunta all'API si sarebbe rivelata estremamente importante, dato che Clarins UK Group disponeva ora degli strumenti per scalare e automatizzare il processo di creazione di account privi di e-mail per tutti i dipendenti nuovi ed esistenti.
Per l'implementazione tecnica, Clarins UK Group si è rivolto al partner di Workplace, Azuronaut. Azuronaut ha usato la nuova API senza indirizzo e-mail per creare "Mesh", il primo strumento per la gestione degli account senza indirizzo e-mail per Workplace completamente automatizzato.
“L'azienda si è incentrata completamente sul creare il collegamento tra il cliente e i dipendenti in prima linea. L'utilizzo di Workplace e di Mesh consente a Clarins UK Group di collegare ogni dipendente e di risparmiare tempo e costi significativi per l'amministrazione degli utenti e dei gruppi di Workplace.”
Come funziona Mesh in Clarins UK Group
- Mesh rileva se un utente è privo di e-mail o meno e crea un nuovo account.
- Se un utente viene identificato come privo di e-mail, Mesh genera un codice di accesso disponibile con un portale web dopo che gli utenti hanno completato un controllo di sicurezza. L'utente può quindi copiare il codice di accesso e incollarlo in Workplace per creare il proprio account.
- Mesh aggiunge quindi ogni neoassunto a gruppi Workplace specifici e pertinenti, in base al ruolo lavorativo, alla regione geografica e al gruppo di negozi in cui lavora. Questo include l'accesso a gruppi di annunci e informazioni a livello aziendale per garantire che ricevano comunicazioni pertinenti per aiutarli nel loro percorso sul posto di lavoro.
Se un utente privo di e-mail dimentica la password, può richiedere un nuovo codice di accesso attraverso lo stesso portale web per verificare la propria identità. Si tratta di un processo automatico che non richiede il supporto dell'IT o dell'amministrazione.
I risultati per Clarins UK Group
Questa soluzione per i dipendenti privi di e-mail ha rivoluzionato il processo di onboarding e di gestione dei dipendenti del settore retail e oltre.
“Workplace ha dato voce a tutti i dipendenti di Clarins UK Group. La comunicazione bidirezionale e il coinvolgimento sono ora più agili e c'è una grande collaborazione con contenuti condivisi tra i brand che favoriscono l'innovazione. Dopo soli cinque mesi dall'implementazione di Workplace, abbiamo registrato una riduzione del 2% del turnover dei dipendenti e riteniamo che Workplace abbia contribuito a questo risultato.”
Garantendo un facile accesso a Workplace, Clarins UK Group ha dato voce a tutti i dipendenti dell'azienda. Inoltre, crea una linea di comunicazione diretta tra i clienti in negozio e il resto dell'azienda.
Di conseguenza, Clarins UK Group ha migliorato i processi interni e ha costruito una cultura più forte e produttiva.
Un grande ringraziamento a James Deren di Clarins UK Group e il partner di Workplace Azuronaut
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