8 consigli per aumentare la produttività sul posto di lavoro
È un bene che tutti parlino di migliorare la produttività e l'efficienza dei posti di lavoro, ma come si ottiene questo risultato in concreto? Smetti di procrastinare con questi 8 consigli.
Semplifica il lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Vediamo ciascuno di questi punti più nel dettaglio...
1. Elimina il rumore di fondo
Notifiche, e-mail e chiamate non pertinenti alle attività che le persone stanno svolgendo possono annientare la produttività. Ma sono anche essenziali per aiutarle a svolgere il proprio lavoro.
La tecnologia può alleggerire questa sfida: con gli strumenti di comunicazione, le organizzazioni possono aiutare i dipendenti a concentrarsi sulle attività importanti e a evitare le distrazioni.
La sezione Notizie di Workplace, per esempio, consente all'apprendimento automatico di mostrare gli aggiornamenti che sono più rilevanti per le persone: le tiene aggiornate filtrando al contempo le distrazioni.
2. Abbandona il classico orario 9-17
L'orologio interno non è lo stesso per tutti: alcuni danno il massimo al mattino, altri si sentono più produttivi nel pomeriggio.
Usa queste differenze a tuo vantaggio. Quando è possibile, offri un orario di lavoro flessibile e consenti ai dipendenti di lavorare da remoto quando vogliono, anche solo per un giorno a settimana. In questo modo, potranno dare una bella sfoltita al carico di lavoro nelle ore in cui la loro attenzione è maggiore.
3. Stabilisci le scadenze
Le scadenze possono motivare molto le persone: avere una data e un orario per completare un'attività o un progetto può incoraggiare i dipendenti a portare a termine il lavoro e a concentrarsi di più.
Ma è bene che i manager ricordino anche che le scadenze possono causare stress se non sono gestibili. Fai in modo che sia possibile rispettarle.
4. Investi in tecnologie migliori
Gli studi mostrano che gli strumenti lenti fanno perdere 40 minuti nella giornata lavorativa di un dipendente.1È l'equivalente di 4 settimane di tempi morti a dipendente all'anno.
Le persone non possono essere produttive con sistemi tecnologici poco performanti che ostacolano di continuo i loro sforzi. Uno dei modi migliori per aumentare la produttività in ufficio è di mantenere aggiornate le risorse tecnologiche: collegati a una connessione internet veloce, acquista computer con una RAM sufficiente e strumenti di collaborazione reattivi.
Anche se la sostituzione degli strumenti tecnologici può essere dispendiosa, sul lungo periodo potresti scoprire che il rapporto costi-benefici è ottimo, perché noterai un grande miglioramento nell'efficienza della tua azienda.
5. Incoraggia le persone a lavorare in team
Con un lavoro di squadra migliore, anche la produttività può aumentare. Lavorare da soli può far perdere la motivazione; trova modi che consentano alle persone di condividere idee e feedback è fondamentale. La formula è molto semplice: buon team building = dipendenti felici. Dipendenti felici = dipendenti più produttivi.
L'introduzione di una piattaforma per la messaggistica istantanea come Workplace Chat può aumentare la quantità di lavoro portato a termine, perché consente ai dipendenti di comunicare senza perdere tempo con catene infinite di e-mail.
Infatti, possono contrassegnare un lavoro come completato con un semplice pollice in su o una GIF. E i team possono usare i gruppi per i progetti per riunirsi online e trovare risposta alle domande con più rapidità.
6. Rendi l'ambiente di lavoro più vivibile per i dipendenti
Le persone non vogliono lavorare in un ambiente tetro, serioso o non confortevole. I livelli di temperatura, la ventilazione, l'illuminazione e l'arredamento sono tutti fattori che influiscono su produttività ed efficienza in ufficio.
Le nuove tecnologie e il design moderno delle postazioni di lavoro si stanno combinando sempre più per favorire nuovi comportamenti nei dipendenti.
Ma anche così, conoscere bene le basi è fondamentale. La temperatura ideale nei luoghi di lavoro dovrebbe essere intorno ai 20 °C. Inoltre, avere attrezzatura, sedie e postazioni di lavoro adeguate per evitare problemi a collo a schiena può influire sui livelli di produttività.
7. Trova un equilibrio tra micro e macro gestione
Le persone vogliono essere guidate dai propri manager, ma hanno anche bisogno di sentirsi autonome.
Uno dei modi migliori per aumentare la produttività in ufficio è di consentire ai dipendenti di assumersi la responsabilità del proprio tempo e delle proprie risorse.
Così sentiranno di avere più controllo, si sentiranno più rilassati e in gradi di dare il meglio. Inizia a fidarti dei dipendenti: lascia che prendano decisioni in autonomia. Si sentiranno apprezzati e sostenuti.
Suggerimento avanzato: programma le riunioni in modo più intelligente
Le riunioni possono essere momenti importanti per condividere idee e aggiornare il team, ma possono anche portare via molto tempo. Quelle che organizzi sono davvero necessarie? O sono solo frutto dell'abitudine?
La tecnologia può essere un fattore chiave per una strategia di programmazione delle riunioni efficiente; tutto per consentire ai dipendenti di partecipare solo a quelle che hanno davvero un'utilità. I bot e l'automazione possono eliminare la necessità del briefing mattutino con il team che si occupa del tuo progetto. E un rapido controllo tramite un gruppo di progetto o aperto spesso è molto più utile di un meeting intero di persona.
Insieme, tutte queste soluzioni, semplici e intelligenti, possono aumentare la produttività in ufficio e la quantità di lavoro portata a termine.
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