La ricerca di una soluzione a un problema: la condivisione delle conoscenze aumenta l'efficienza
Vediamo in che modo le buone pratiche di condivisione delle conoscenze possono ottimizzare la ricerca di documenti, aumentare l'efficienza e aiutare a trovare le informazioni necessarie.
Come disse il CEO di Hewlett Packard, Lew Platt: "Se solo HP sapesse quello che sa HP, la nostra produttività triplicherebbe". Si riferiva alla gestione delle conoscenze, al modo in cui le aziende che compongono la società le organizzano e vi accedono. In tutti i tipi di organizzazione ci sono montagne di informazioni relative a processi, progetti e struttura aziendale. E queste, spesso, possono aiutare a semplificare attività complesse. La difficoltà può essere nel reperirle e consultarle.
Gli ostacoli alla condivisione delle conoscenze
La condivisione delle informazioni all'interno di un'organizzazione può essere ostacolata da diversi fattori.
Ricambio del personale. Se non crei un processo per acquisire le conoscenze delle singole persone, queste le porteranno con loro quando se ne andranno.
Le persone che non condividono le proprie conoscenze portano gli altri a fare lo stesso con loro
Volontà di tenere le conoscenze per sé. I motivi per cui le persone possono diventare riluttanti all'idea di condividere le proprie conoscenze con gli altri sono diversi. Potrebbe essere che vogliano mantenere e rafforzare la propria posizione. O forse nella loro organizzazione non esiste una cultura della condivisione delle conoscenze. Qualunque sia la ragione, il risultato è un circolo vizioso. Le persone che non condividono le proprie conoscenze portano gli altri a fare lo stesso con loro.
Scarsa organizzazione. Nei tuoi sistemi, online e offline, probabilmente si trovano montagne di informazioni utili. Ma bisogna stare attenti alla consultazione: se i documenti non sono organizzati in modo che le persone riescano a trovare quello che cercano rapidamente, noterai un aumento delle attività duplicate e una diminuzione della produttività.
Strumenti obsoleti. Gli strumenti di condivisione delle conoscenze che usavi qualche anno fa potrebbero non essere al passo con i tempi. La nuova - e più giovane - forza lavoro si aspetta la stessa immediatezza delle comunicazioni personali quotidiane anche in ufficio.
Il 93% degli appartenenti alla Generazione Y cita la tecnologia aggiornata tra gli aspetti più importanti di un luogo di lavoro moderno. Quindi, se non disponi di tecnologie che semplifichino loro la condivisione delle conoscenze, è probabile che tengano ciò che sanno per sé.
Mancanza di una cultura della condivisione delle conoscenze. La tua organizzazione promuove una cultura di apertura? Se le persone non hanno a disposizione gli strumenti giusti o hanno l'impressione che la condivisione non faccia parte del loro lavoro, è probabile che evitino di cliccare sul pulsante "Condividi".
Come aiutare la condivisione delle conoscenze
Dai alle persone più opportunità di condivisione. Condividere non è qualcosa che si fa solo una volta all'anno, durante qualche evento di team building. Incoraggia le persone a parlare e a collaborare, che sia di persona per un caffè o tramite altri strumenti appositi.
Gli strumenti di condivisione delle conoscenze che usavi qualche anno fa potrebbero non essere al passo con i tempi
La Workplace Chat, per esempio, consente la condivisione di conoscenze in tempo reale. Le persone possono condividere link ai documenti pertinenti tramite le integrazioni con partner come Sharepoint o Quip o anche avviare meeting per avere spiegazioni rapide tramite videochiamate in HD o chiamate vocali.
In alternativa, possono usare i gruppi di progetto, segreti o privati, come archivio di informazioni su argomenti e processi specifici. I gruppi, di fatto, diventano un hub di riferimento per la condivisione delle conoscenze, in cui è possibile reperire e consultare documenti in modo semplice e rapido.
Semplifica l'accesso alle informazioni. Salva i tuoi documenti con criterio e verifica che tutte le persone a cui servono possano accedervi.
Diffondi le conoscenze relative a processi e strumenti. La ricerca efficiente fa risparmiare tempo. Questa è possibile se i tuoi sistemi sono organizzati in modo efficace e le persone sanno dove si trovano e come funzionano. Se necessario, organizza qualche ora di formazione.
Prediligi la semplicità. I giusti strumenti di comunicazione possono rivelarsi utili a questo scopo. Piattaforme come Workplace semplificano la consultazione dei documenti e si integrano con altri software che consentono una condivisione agevole delle conoscenze.
Workplace in particolare dispone di strumenti intuitivi e già conosciuti, il che ti consente di iniziare subito a condividere informazioni utili con i tuoi team.
