Best practice per lo smart working: la chiave per il successo

Lo smart working e il lavoro ibrido stanno diventando procedure standard per molte organizzazioni e sono popolari tra i dipendenti. Ma in che modo leader, responsabili e personale possono trarne il massimo vantaggio? Scopriamolo.

SMART WORKING | 7 MINUTI DI LETTURA

Lo smart working e il lavoro ibrido sono destinati a durare. Sebbene alcune persone stiano tornando in ufficio a tempo pieno o per un paio di giorni a settimana, in generale sembra che le modalità di lavoro pre-pandemia, almeno per quanto riguarda il lavoro in ufficio, siano ormai cosa del passato.

In tutto il mondo, il 38% dei datori di lavoro si aspetta che i dipendenti lavoreranno in remoto due o più giorni a settimana dopo la pandemia, rispetto al 22% prima dell'arrivo del COVID-19.

Dato che più aziende si stanno avvicinando allo smart working, responsabili e team leader devono ripensare a come riorganizzarsi al meglio.

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Cosa sono le best practice per lo smart working?

Cosa sono le best practice per lo smart working?

Quando si parla di best practice per lo smart working, si intende l'adozione di una strategia efficace per trarre il massimo da team i cui membri si trovano fisicamente in luoghi diversi. La strategia deve concentrarsi su 4 aree chiave:

  • Produttività

  • Benessere

  • Prestazioni

  • Connessione

La definizione di best practice apposite per lo smart working è fondamentale per gestire l'organizzazione in modo efficace. Ma non deve trattarsi di procedure che non ammettono modifiche. Negli ultimi 18 mesi, probabilmente hai capito che il modo migliore per portare avanti un'attività è trovare il giusto equilibrio tra un approccio basato su tentativi ed errori e una pianificazione minuziosa. Le procedure, inoltre, sono in continua evoluzione a causa di nuove tecnologie, studi aggiornati o una maggiore consapevolezza.

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Le best practice per lo smart working possono aiutare a superare difficoltà importanti per i dipendenti.

Gestire tutto a distanza può essere una vera sfida: dalla programmazione di conference call su più fusi orari al mantenimento del morale. I team in smart working possono avere difficoltà a mantenere un alto livello di produttività e coinvolgimento, mentre i responsabili devono pensare a nuove soluzioni per tenere alto il morale.

Le cose, comunque, stanno cambiando. Secondo il report di Buffer sullo stato del lavoro nel 2021, la maggiore sfida per i lavoratori in remoto è cambiata dall'inizio della pandemia.1 Negli anni passati, le difficoltà in ambito collaborativo e comunicativo erano in cima alla lista, ma quest'anno è diverso.

  • L'incapacità di staccare alla fine della giornata lavorativa è al primo posto nel sondaggio, con il 27% dei dipendenti che la vede come la maggiore difficoltà legata allo smart working.

  • Collaborazione e comunicazione sono ancora le aree che presentano le maggiori difficoltà per il 16% dei partecipanti. Lo smart working rende difficile leggere il linguaggio del corpo e rivolgersi rapidamente ai colleghi per chiedere qualcosa.

  • Solitudine e isolamento sono altre difficoltà per il 16% dei lavoratori in remoto. Stare a casa senza parlare con nessuno, con il passare dei giorni, può avere effetti sulla salute mentale e far perdere alle persone la sensazione di fare parte di un team.

Un'altra importante difficoltà riguarda la formazione. Come introdurre nuovi dipendenti o membri del personale meno esperti nell'organizzazione se non hanno nessuno che li guida? Dovrai trovare una soluzione. Secondo un report a cura di PwC, il 34% dei lavoratori meno esperti si sente meno produttivo in smart working, contro il 23% dei lavoratori con più esperienza.

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Perché le best practice sono importanti per lo smart working?

Perché le best practice sono importanti per lo smart working?

La pandemia ha convinto molte organizzazioni dei benefici legati allo smart working nel successo di un'azienda. Di seguito trovi solo alcuni dei vantaggi derivati dall'implementazione di best practice per chi lavora a distanza.

Aumento della produttività

I lavoratori a distanza tendono a essere più produttivi grazie agli orari più flessibili, l'assenza di distrazioni (e di spostamenti casa-lavoro), la possibilità di organizzare il lavoro in modo autonomo e la volontà di finire prima le proprie mansioni. Secondo un sondaggio a cura di Gartner, il 36% dei dipendenti che hanno passato più tempo in smart working a partire da gennaio 2020 ha riscontrato un aumento della produttività.

Mantenimento e fedeltà del personale

La felicità dei dipendenti è un fattore determinante nella decisione di cercare un nuovo lavoro. La possibilità di lavorare da casa migliora l'equilibrio tra lavoro e vita personale, rendendo le persone più disponibili a rimanere con il loro attuale datore di lavoro. In uno studio a cura di McKinsey, il 30% dei dipendenti prenderebbe in considerazione l'idea di cambiare azienda qualora l'organizzazione tornasse a una modalità di lavoro interamente in ufficio al termine della pandemia.

Crescita personale

Lo smart working consente ai dipendenti di dedicare più tempo alla loro crescita personale e professionale. Questo può includere iscriversi a corsi online, frequentare webinar gratuiti o leggere e-book per migliorare le competenze. La crescita personale migliora l'autostima, la sicurezza e la motivazione. Non è solo un bene per le singole persone, ma anche per l'intera azienda.

Maggiore autonomia dei dipendenti

Se i dipendenti hanno libertà di decisione, si sentono più responsabilizzati nel loro lavoro. Spesso, quando si danno maggiori responsabilità alle persone, succede che queste diano quel qualcosa in più per ottenere i risultati migliori. Uno studio ha dimostrato che le organizzazioni con alti livelli di fiducia riscontrano un coinvolgimento medio dei dipendenti maggiore del 76% rispetto a quelle con livelli di fiducia bassi.

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Le best practice per lo smart working: quante ne applichi?

6 best practice per lavorare in smart working in modo efficace

6 best practice per lavorare in smart working in modo efficace

I lavoratori in remoto possono superare le difficoltà che comporta il fatto di non condividere lo stesso ufficio. Segui questi 6 suggerimenti chiave per lavorare in smart working in modo efficace.

  1. Definisci un limite tra lavoro e vita personale

    Lavorare da casa può rendere indistinguibili i confini tra lavoro e vita personale. È fondamentale separare le due realtà e staccare al termine della giornata di lavoro per evitare il burnout. L'ideale sarebbe creare un'area di lavoro dalla quale poter uscire fisicamente a fine giornata per distanziarsi dal computer e da altri dispositivi che usi per lavoro.

    Leggi alcuni consigli su come equilibrare lavoro da casa e vita domestica.

  2. Definisci un limite tra lavoro e vita personale

    Una delle regole d'oro dello smart working è la gestione efficace del tempo. Quando lavori da casa, potresti ritrovarti ad avere orari più lunghi e fare meno pause.

    Fai una stima del tempo necessario per ogni attività e definisci obiettivi realistici. Prendi in considerazione l'idea di usare un'app di monitoraggio del tempo o una sveglia che ti aiuti a rispettare la tabella di marcia.

  3. Sii presente quando sei al lavoro

    Al contrario che in un ufficio tradizionale, nessuno ti guarda e i colleghi non sanno sempre a cosa stai lavorando. Renditi visibile rispondendo rapidamente a messaggi e commenti e confrontandoti regolarmente con gli altri.

  4. Sii responsabile

    Quando chi lavora a distanza sa di essere responsabile di quello che fa, si concentra di più per farlo bene. Ad esempio, ogni membro del team potrebbe condividere i propri risultati della settimana precedente e i piani per quella successiva. In questo modo, puoi vedere cosa fanno gli altri e quali sono le loro responsabilità.

  5. Connettiti con i tuoi colleghi

    Quando i dipendenti non condividono uno spazio di lavoro fisico, è più difficile garantire che si sentano connessi e che vivano sempre quei momenti da "pausa caffè".

    Conoscere i tuoi colleghi oltre il lavoro aiuta a creare legami più solidi. Mettiti in contatto con chi condivide i tuoi interessi e prenditi il tempo per fare pause caffè virtuali e svolgere attività di svago dove farsi una risata in compagnia.

  6. Definisci un limite tra lavoro e vita personale

    Nessuno si aspetta di vederti a pieno regime tutto il giorno, tutti i giorni. Detto ciò, non è il caso di sparire per mezza giornata quando hai lavoro da fare. Essere felice ed efficace in smart working significa capire cosa è meglio per te.

    Ad esempio, ci sono momenti della giornata in cui riesci a concentrarti meglio e completare le mansioni più complicate? Una pausa a un orario diverso ti aiuta a non calare di produttività nel pomeriggio? Riflettici su e trova la soluzione che fa al caso tuo.

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In qualità di responsabile, devi raggiungere il giusto equilibrio, mantenendoti visibile ai dipendenti senza controllarli in modo ossessivo. Segui queste best practice sulla gestione in remoto per avere una forza lavoro felice e produttiva.

Leggi la normativa sullo smart working della tua organizzazione

La normativa sullo smart working dell'organizzazione indica quando e in che modo i dipendenti possono lavorare da luoghi diversi dall'ufficio, oltre a descrivere nel dettaglio tutti gli aspetti dello smart working.

Questi includono fattori come gli orari flessibili, i diritti legali e i requisiti di sicurezza. Una conoscenza solida della normativa rende più semplice prendere decisioni e ti aiuta a rispondere alle domande del team.

Comunica

Lo stile di comunicazione è un fattore importante nella gestione efficace di un team in remoto. Comunica regolarmente, non solo quando le cose vanno male.

Fallo ogni giorno: ti basterà chiedere a tutti come stanno e proseguire con le scadenze in arrivo o il piano di lavoro per la giornata. Per gli aggiornamenti settimanali, è una buona idea organizzare videochiamate per mantenere le relazioni personali.

Usa software di qualità

Assicurati che le persone abbiano a disposizione gli strumenti necessari per lavorare al massimo delle loro possibilità ovunque si trovino. Scegli software con i quali tutti i membri del team si sentano a loro agio e con funzioni in grado di aiutare le persone a condividere risorse, commentare e lavorare insieme sui documenti in un unico posto.

Secondo il report di Deloitte "Global Human Capital Trends" del 2021, i leader aziendali vedono l'introduzione di una piattaforma di collaborazione digitale come il fattore più importante per uno smart working sostenibile per le organizzazioni.

Offri opportunità di formazione

Non è solo una questione di software: anche le persone sono importanti. Il personale in smart working ha lo stesso bisogno di crescere che avrebbe in un ufficio, quindi non rinunciare alle possibilità di formazione solo perché deve avvenire online.

Investi in risorse di e-learning alle quali i dipendenti possano accedere in qualunque momento, tra cui librerie digitali, piattaforme di formazione online, webinar a cadenza regolare e sessioni di "lunch and learn".

Celebra il successo

Quando lavorano in remoto, le persone possono sentirsi poco visibili e non apprezzate. È quindi importante creare una cultura di lavoro positiva in cui i membri del team si sentano valorizzati. Un programma di riconoscimento efficace li motiva e li fa sentire parte di una community, anche se lavorano da soli.

Il riconoscimento non deve essere necessariamente monetario: può manifestarsi sotto forma di elogio pubblico, opportunità di crescita o benefit dai costi ridotti.

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1 "The 2021 State of Remote Work" Buffer, 2021.
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