Smart working: come renderlo efficace in base alle proprie esigenze
Lo smart working è destinato a durare, ma quali sono i suoi pro e contro? E in che modo organizzazioni e dipendenti possono renderlo un successo? Ecco tutto ciò che è utile sapere.
Molti dipendenti devono alla pandemia la prima esperienza di smart working, però è una tendenza che non si è arrestata. Nel 2022, circa il 27% dei dipendenti statunitensi ha lavorato da remoto per almeno una parte del proprio tempo, ma dalle ricerche emerge che adesso la percentuale si avvicina al 50%.
Alcune aziende hanno incoraggiato il rientro in ufficio del personale, mentre altre hanno puntato ancora di più sullo smart working. In entrambi i casi, datori di lavoro e dipendenti devono essere consapevoli dei vantaggi e degli svantaggi che comporta e di come possono renderlo efficace.
Cos'è lo smart working?
Lo smart working (o lavoro da remoto) è il lavoro fuori dal luogo di lavoro, ovunque si svolga, ad esempio a casa, in un bar, in uno spazio di co-working, in una biblioteca, al parco, in spiaggia o persino in un altro Paese.
Semplificazione del lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Come lavorare da remoto
Il modo in cui lavori da remoto dipende da chi sei e cosa fai. Per il personale operativo, come gli addetti alle vendite, smart working è sinonimo di lavoro mobile: queste risorse si collegano online mentre sono "sul campo", ad esempio in treno, in un bar o in una camera d'albergo.
Alcune persone lavorano esclusivamente da remoto: nel 2023, il 12,7% dei dipendenti a tempo pieno è in smart working.
L'ascesa delle professioni da remoto è accompagnata da un'impennata delle aziende che scelgono questo modello di lavoro. Queste organizzazioni non hanno una sede fisica e i dipendenti sfruttano la tecnologia per rimanere in contatto con i colleghi. Circa il 16% delle aziende statunitensi ha adottato lo smart working in via esclusiva.
Ma non è detto che i lavoratori da remoto debbano abbandonare del tutto l'ufficio. Lo scenario più comune è quello del rientro per riunioni o incontri oppure per un paio di giorni a settimana o al mese. La scelta giusta dipende da ogni persona, oltre che dalla normativa aziendale sul lavoro da remoto e ibrido.
Il lavoro da remoto è anche associato al lavoro in solitudine, ma non è detto sia così. Si può condividere l'ufficio di casa con un partner o coinquilino, ad esempio. O magari lavorare insieme ad altre persone in uno spazio di coworking. La modalità di lavoro da remoto dipende dalla persona e dall'azienda per cui lavora ed è in continua evoluzione.
Vantaggi dello smart working
"Lo smart working non migliora solo i risultati e l'employee branding, ma è una politica che la maggior parte dei dipendenti di talento desidera implementare", spiegano i consulenti aziendali di Gallup.
E ne hanno ben donde: ecco solo alcuni dei vantaggi del lavoro da remoto per dipendenti e datori di lavoro.
Vantaggi dello smart working per i dipendenti
Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
Senza il pendolarismo che porta via gran parte della giornata, i lavoratori da remoto hanno a disposizione più ore da dedicare a famiglia, amici e hobby, o semplicemente da trascorrere guardando la TV. Quel tempo libero è tuo.
Maggiore controllo
Il lavoro da remoto non offre solo una scelta più ampia rispetto al luogo in cui lavorare, ma anche al modo in cui farlo. Niente più chiacchiericcio di sottofondo, aria condizionata sparata al massimo né caffè tiepido delle macchinette dell'ufficio. Decidi tu in quale ambiente lavorare.
Maggiore benessere
Senza il pendolarismo, le dinamiche dell'ufficio e la mancanza di flessibilità, la vita diventa molto più semplice. Di fatto, l'86% dei professionisti ritiene che un lavoro da remoto riduce lo stress e il 77% delle persone afferma che avere l'opzione di poter lavorare da casa dopo il COVID-19 le renderebbe più felici.
Possibilità di scegliere tra più lavori
Il lavoro da remoto ha aperto tutto un mondo di possibilità, perché non è più necessario vivere vicino all'ufficio. È addirittura possibile trovare opportunità oltreoceano o, se la normativa aziendale lo permette, portare con sé il proprio computer portatile e trasferirsi in un altro Paese.
Maggiore flessibilità
In senso stretto, lo smart working e il lavoro flessibile non sono la stessa cosa, ma lo smart working tende comunque a offrire maggiore libertà di scelta circa l'orario in cui svolgere il proprio lavoro. Se hai bisogno di fare una pausa per andare alla recita di tuo figlio o portare la macchina dal meccanico, è tutto più semplice.
Vantaggi dello smart working per i datori di lavoro
Ciò che è positivo per i dipendenti spesso lo è anche per le aziende che danno loro lavoro. Qui trovi otto modi in cui lo smart working può essere vantaggioso per la tua organizzazione.
Aumento della produttività
Lo smart working può migliorare la produttività dei dipendenti in diverse posizioni per via del minor numero di distrazioni. Da uno studio della Stanford University è emerso che i lavoratori da remoto sono il 9% più produttivi rispetto a quelli che lavorano in un ufficio fisico.
Attrazione dei talenti
Oggi le persone vogliono che lo smart working sia un'opzione a loro disposizione. Il 98% dei lavoratori vuole lavorare da remoto almeno per una parte del proprio tempo: si tratta di un benefit che richiede in fase di ricerca del lavoro.
Rendere lo smart working un benefit nella tua organizzazione significa attirare e trattenere i talenti, ma anche avere a disposizione una gamma di candidati più ampia per il tuo pool di talenti. Se assumi personale da remoto che non deve recarsi in sede ogni giorno (o non ne ha alcuna necessità), hai la possibilità di assumere persone provenienti da tutto il mondo, che vivano a due passi dall'azienda o risiedano oltreoceano. La distanza geografica non rappresenta più un limite alle possibilità di cercare personale di talento e diversificare davvero la forza lavoro.
Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
Lo smart working è strettamente legato alla flessibilità del lavoro. Anche nel caso in cui non si offra al personale la possibilità di scelta dell'orario di lavoro, il fatto di non dover andare in ufficio restituisce ore di vita alle persone. La flessibilità è un'attrattiva particolarmente importante per generazione Z e millennial.
Da un sondaggio di Deloitte è emerso che millennial e membri della generazione Z stanno ridefinendo le priorità del lavoro, dando maggiore importanza al raggiungimento del giusto equilibrio tra vita privata e professionale. Questo significa che deve essere una priorità per le aziende che vogliono attirarli.
Tutela dell'ambiente
Quello dei trasporti è il principale settore responsabile delle emissioni di carbonio negli Stati Uniti e i viaggi di lavoro contribuiscono a queste emissioni, che si tratti di fare il pendolare o prendere un aereo per partecipare a una conferenza.
Riducendo il pendolarismo e sfruttando le videoconferenze, lo smart working può essere un modo efficace di ridurre l'impronta di carbonio delle aziende. Ad esempio, si stima che la politica adottata dall'Ufficio Brevetti e Marchi degli Stati Uniti, che consente agli esaminatori di brevetti di lavorare da qualsiasi luogo, abbia ridotto le emissioni di 44 000 tonnellate.
Maggiore coinvolgimento dei dipendenti
Chi lavoro da remoto ha livelli di coinvolgimento superiori rispetto ai dipendenti in azienda. Ed è anche più felice: i dipendenti in smart working a tempo pieno affermano di essere felici del proprio lavoro il 22% in più di chi non lo fa mai. E, non a caso, ciò rende questi dipendenti più fedeli: la percentuale dei lavoratori da remoto che manterrebbero il proprio lavoro per altri cinque anni è del 13% superiore rispetto a quella di chi lavora in loco. Considerati i costi della selezione del personale, si tratta di un'opzione che le aziende non possono permettersi di ignorare.
Riduzione dei costi immobiliari
Gli uffici rappresentano una spesa molto gravosa per le aziende. Se gran parte dei team lavora da remoto, è possibile ridurre notevolmente questi costi. Ad esempio, consentire agli esaminatori di brevetti dell'Ufficio Brevetti degli Stati Uniti di lavorare da remoto ha ridotto i costi legati all'ufficio di 38,2 milioni di dollari.
Quali sono gli svantaggi dello smart working?
Per quanto le persone desiderino lo smart working e nonostante i vantaggi che comporta per aziende e dipendenti, potrebbe presentare dei lati negativi. Tuttavia, se le aziende comprendono la vera natura di queste difficoltà, possono adottare misure per superarle.
Comunicazione
Restare in contatto con i colleghi può essere difficile quando non ci si trova nella stessa stanza e non ci si può incontrare di persona. La lontananza geografica implica anche che chi lavora da remoto può sentirsi facilmente tagliato fuori rispetto a quello che succede nell'organizzazione.
Gli strumenti per la comunicazione servono ad abbattere queste barriere. Sistemi efficaci di videochiamata, videoconferenza, messaggistica istantanea e chat di gruppo offrono alle persone diversi canali di comunicazione (non tutti formali e preimpostati). L'aggiunta della VR agli strumenti disponibili può rendere la comunicazione naturale proprio come se tutti fossero vicini di scrivania.
Isolamento e solitudine
L'impossibilità di un'interazione di persona con i colleghi può suscitare sentimenti di isolamento, che possono avere un impatto negativo su coinvolgimento e produttività.
Perché sia efficace, il lavoro da remoto non deve far sentire le persone disconnesse dall'organizzazione e dai colleghi. Contatti giornalieri, riunioni virtuali e messaggi istantanei possono aiutare a sostituire le chiacchierate davanti alla macchinetta del caffè. Gli strumenti per la collaborazione devono essere usati per creare spazi sociali in cui i dipendenti possano riunirsi.
Distrazione e mancanza di limiti
Molte persone lavorano da casa perché vogliono più tempo per i propri hobby o per la propria famiglia. Ma l'assenza di un confine concreto fra casa e lavoro può comportare distrazioni, come i bambini che interrompono il lavoro o i dipendenti che si dedicano a faccende domestiche durante l'orario lavorativo.
Ovviamente, il rischio di distrarsi esiste anche nel posto di lavoro. Uno studio evidenzia come le distrazioni in casa possano influire sulla produttività fra il 15% e il 27% del tempo, mentre quelle in ufficio tra il 20% e il 35%. Sebbene non sia possibile eliminare completamente le interruzioni e le distrazioni, organizzare al meglio il proprio ufficio a casa può aiutare.
Scopri altri consigli su come trovare un equilibrio tra lavoro da casa e vita privata.
Sapere quando fermarsi
I lavoratori da remoto possono far fatica a sapere quando staccare la spina e smettere di lavorare, provando la sensazione di essere sempre al lavoro. Durante la pandemia, i lavoratori inglesi lavoravano un numero maggiore di ore a casa rispetto a quanto avrebbero fatto dopo la fine della stessa.
Lavorare senza interruzioni può danneggiare la salute mentale e la produttività, per questo i manager devono essere chiari sul numero di ore di lavoro che ci si aspetta dai dipendenti, e questi ultimi devono attenervisi.
Mancanza di occasioni di socializzazione
Anche i sostenitori più sfegatati dello smart working riconoscono che con questa pratica rischiano di perdersi gli aspetti più divertenti del lavoro. Quindi cogli le occasioni di socializzazione di persona ogni volta che puoi. E, se queste mancano, possono essere sostituite con strumenti per la comunicazione efficaci e un po' di fantasia. Pause caffè, aperitivi, quiz e chiacchierate virtuali, così come condivisione di meme e barzellette sono tutte cose che fanno parte del lavoro da remoto.
Sette suggerimenti per lavorare da remoto in modo efficace
Lavorare in smart working per la prima volta rappresenta un grande cambiamento. Chi ha esperienza di lavoro da remoto sa quanto sia importante avere un posto adatto per lavorare e la mentalità giusta. Ecco sette suggerimenti per uno smart working efficace.
1. Trova lo spazio giusto
Che si tratti di una stanza della casa, uno spazio in condivisione o il tuo bar preferito, l'ambiente è importante quando si lavora da remoto. Assicurati che la temperatura e il livello di rumore siano adeguati alle tue esigenze, di avere spazio a sufficienza per gli strumenti che ti servono e che si tratti di un luogo dove puoi evitare distrazioni. Cerca zone illuminate da luce naturale, che ti farà fare il pieno di energia.
Scopri alcuni dei migliori consigli per organizzare il tuo ufficio a casa.
2. Definisci una tabella di marcia
Lavorare da remoto spesso significa avere maggiore flessibilità, quindi potresti avere la possibilità di scegliere quando portare a termine le tue attività. Anche se può sembrare un vantaggio, non avere delle scadenze fisse potrebbe portarti ad andare oltre all'orario di lavoro, intaccando la tua vita privata, e questo può essere causa di stress. Quindi è importante crearsi un programma e rispettarlo il più possibile.
3. Vestiti
Non stiamo scherzando. Lavorare in pigiama può essere allettante, ma non ti farà sentire professionale e non è molto adatto alle videochiamate. Il vestiario influenza il nostro umore e le nostre sensazioni, perciò ti consigliamo di indossare qualcosa che ti stimoli, ti dia sicurezza e ti faccia sentire professionale. Vestirti per lavorare ti aiuta anche a segnalare il passaggio tra lavoro e vita domestica, aiutandoti a staccare la spina al termine della giornata lavorativa.
4. Programma delle pause
Senza nessuno che segnali l'ora del pranzo o proponga una pausa caffè, chi lavora da remoto può trovarsi a passare giornate intere di fronte a uno schermo. Fare una pausa ti darà nuove energie, soprattutto se riesci a uscire di casa: definisci un programma e ogni giorno assicurati di fare almeno una passeggiata sotto casa. Se non è possibile uscire, fai qualche attività in casa.
Fai le scale, allenati seguendo un video di fitness o fai un po' di stretching per tonificare il corpo e allentare la tensione.
5. Comunica, comunica, comunica
Lo smart working richiede ancora più comunicazione, non meno! Usa la messaggistica istantanea e le chat di gruppo per rimanere al corrente dei progetti e di cosa fanno i colleghi, usa le videochiamate per le riunioni e, soprattutto, senti colleghi e manager.
Anche se sei una persona timida, sforzati di partecipare alla conversazione. Molte persone potrebbero essere nella tua stessa situazione, ma partecipando a una versione virtuale delle chiacchierate davanti alla macchinetta del caffè allontanerai il senso di solitudine e isolamento.
6. Adatta il tuo stile di comunicazione
Quando non si parla di persona si può sentire la mancanza delle informazioni fornite dal linguaggio del corpo e dal tono di voce. Per questo, la comunicazione deve essere più esplicita quando si lavora da remoto. Verifica che i tuoi messaggi siano chiari e concisi, per assicurarti che i colleghi capiscano cosa intendi.
7. Chiedi aiuto
Chi lavora da remoto può trovarsi ad affrontare difficoltà lavorative in solitudine, anche se ha bisogno di aiuto. È normale chiedere aiuto quando serve ed è la cosa giusta da fare: in questo senso, è fondamentale che i manager mantengano contatti regolari e offrano aiuto in modo dinamico.
Lo smart working rappresenta il futuro?
Milioni di lavoratori ora hanno sperimentato una vita libera dal pendolarismo quotidiano o dal dover percorrere migliaia di chilometri in aereo per partecipare a riunioni in presenza. È improbabile che le cose tornino alla "normalità".
Durante e dopo la pandemia, molte aziende hanno condiviso il loro impegno verso l'adozione dello smart working e organizzazioni quali Dropdox e Quota sono passate da remoto per prime.
"Credo che questo momento rappresenti un forte stimolo per il passaggio allo smart working e a una gestione dei rapporti a distanza", afferma Sam Walters, Director - Professional Services presso Robert Walters, società internazionale di consulenza specializzata in professional recruitment.
"L'equilibrio tra lavoro e vita privata e la flessibilità sono diventati sempre più importanti man mano che un maggior numero di millennial è entrato nel mondo del lavoro. Con l'implementazione obbligatoria e diffusa dello smart working, ci aspettiamo che le politiche aziendali che garantiscono maggiore flessibilità ed equilibrio diventeranno le più amate dai lavoratori".
Con un numero di lavoratori mobili stimato pari a 93,5 milioni entro il 2024, è chiaro che non è necessario che i dipendenti lavorino da un ufficio: possono farlo dove vogliono, purché abbiamo le tecnologie mobili adeguate.
È quindi evidente che lo smart working, dovunque venga svolto, sia destinato a durare, che sia sotto forma di lavoro da remoto o ibrido. È quello che le persone vogliono e trova il supporto di tecnologie che ci permettono di sfruttarlo al meglio.
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