Smart working: come renderlo efficace in base alle proprie esigenze

Molti pensano che lo smart working stia evolvendo e trasformando le nostre vite, e ci piace. In base a un sondaggio, il 65% delle persone¹ vorrebbe lavorare sempre in smart working, anche dopo la pandemia. E quasi 3/4 delle aziende affermano che almeno alcuni dei propri dipendenti continueranno a lavorare sempre da remoto dopo il COVID-19.

Cos'è lo smart working?

Lo smart working (o lavoro da remoto) è il lavoro fuori dall'ufficio, ovunque si svolga, che sia a casa, in un bar, in uno spazio di coworking, in una biblioteca, al parco o, se si è fortunati, in spiaggia.

Durante la pandemia, gli impiegati di tutto il mondo all'improvviso si sono ritrovati a lavorare al tavolo della cucina, sugli assi da stiro o su qualsiasi altra superficie piana trovassero in casa. Ma il lavoro da remoto e il lavoro da casa non sono la stessa cosa: esistono molti modi per lavorare da remoto.

Come si lavora da remoto?

Dipende dal tipo di lavoro che fai. Per il personale operativo, come gli addetti alle vendite, smart working è sinonimo di mobile working: queste risorse effettuano l'accesso online mentre sono in viaggio (che siano in treno, in un bar o in una camera d'albergo).

Alcune persone non si recano mai presso la sede aziendale: quasi metà dei dipendenti statunitensi che lavorano da remoto lo fa a tempo pieno, secondo il recente rapporto di Gallup State of the American Workplace Report (Rapporto sulla situazione dei luoghi di lavoro in America).

Stanno anche aumentando le aziende che lavorano unicamente da remoto, che non hanno una sede e i cui dipendenti sfruttano la tecnologia per rimanere in contatto con i colleghi. Circa il 30% delle persone che lavorano da remoto ora opera all'interno di aziende che sono passate interamente allo smart working.² È la cosa più diversa dalla classica configurazione del lavoro, con il suo pendolarismo e le distese di scrivanie, a cui si può aspirare.

Ma non è detto che i lavoratori da remoto abbandonino del tutto l'ufficio. Lo scenario più comune è quello del rientro per riunioni o incontri oppure per un paio di giorni a settimana o al mese. La scelta giusta dipende da ogni persona, oltre che dalla normativa aziendale sul lavoro da remoto e ibrido.

Il lavoro da remoto è anche associato al lavoro in solitudine, ma non è detto sia così. Si può condividere l'ufficio di casa con un partner o coinquilino, ad esempio. O magari lavorare insieme ad altre persone in uno spazio di coworking. La modalità di lavoro da remoto dipende tanto dalla persona e dall'azienda per cui lavora, ed è in continua evoluzione.

Lo smart working rappresenta il futuro?

Milioni di lavoratori ora hanno sperimentato una vita libera dal pendolarismo quotidiano o dal dover percorrere migliaia di chilometri in aereo per partecipare a riunioni in presenza. Ed è improbabile che le cose tornino alla "normalità".

Dall'inizio della pandemia, molte aziende hanno annunciato il proprio impegno verso l'adozione dello smart working e organizzazioni come Dropbox ³ e Quora affermano di voler passare principalmente a questa forma di lavoro.⁴

"Credo che questo momento rappresenti un forte stimolo per il passaggio allo smart working e a una gestione dei rapporti a distanza", afferma Sam Walters, Director - Professional Services presso Robert Walters, società internazionale di consulenza specializzata in professional recruitment.

"L'equilibrio tra lavoro e vita privata e la flessibilità del lavoro sono diventati sempre più importanti man mano che sempre più millennial entravano nel mondo del lavoro. Con l'implementazione obbligatoria e diffusa dello smart working, ci aspettiamo che politiche aziendali che garantiscono maggiore flessibilità ed equilibrio diventeranno le più amate dai lavoratori."

In realtà, il coronavirus potrebbe aver accelerato un processo che si sarebbe comunque verificato. Lo smart working (ovunque si lavori) è destinato a rimanere e sta diventando sempre più popolare, perché è quello che le persone desiderano; inoltre disponiamo di tecnologie che ci consentono di sfruttarlo al meglio.

I vantaggi del lavoro da casa (o da un bar o da uno spazio di coworking)

"Non soltanto lo smart working migliora i risultati e l'employee branding, ma è una politica che la maggior parte dei dipendenti di talento desidera implementare", raccontano i consulenti aziendali di Gallup.⁵

E ne hanno motivo: Di seguito trovi solo alcuni dei vantaggi del lavoro da remoto per lavoratori e datori di lavoro.

I vantaggi dello smart working per i dipendenti

Anche se il lavoro da remoto non è per tutti, ha aperto le porte a uno stile di vita nuovo e più rilassato per molte persone. Ecco solo alcuni dei vantaggi dello smart working.

• Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Senza il pendolarismo che porta via gran parte della giornata, i lavoratori da remoto hanno a disposizione più ore da dedicare a famiglia, amici e hobby, o semplicemente da trascorrere guardando la TV. Quel tempo libero è tuo.

• Maggiore controllo

Il lavoro da remoto non offre solo una scelta più ampia rispetto al luogo in cui lavorare, ma anche al modo in cui si lavora. Niente più chiacchiericcio di sottofondo, aria condizionata sparata al massimo né caffè tiepido delle macchinette dell'ufficio. Decidi tu in quale ambiente lavorare.

• Maggior benessere

Senza il pendolarismo, le normative dell'ufficio e la mancanza di flessibilità, la vita diventa molto più semplice. Di fatto, l'86% dei professionisti ritiene che un lavoro da remoto ridurrebbe lo stress,⁶ e il 77% delle persone afferma che avere l'opzione di poter lavorare da casa dopo il COVID-19 le renderebbe più felici.⁷

• Possibilità di scegliere tra più lavori

Il lavoro da remoto ha aperto un mondo di nuove possibilità, perché non è più necessario vivere vicino all'ufficio. È addirittura possibile trovare opportunità oltreoceano o, se la normativa aziendale lo permette, portare con sé il proprio computer portatile e trasferirsi in un altro Paese.

• Maggiore flessibilità

In senso stretto, lo smart working e il lavoro flessibile non sono la stessa cosa; lo smart working, tuttavia, tende a offrire maggiore libertà di scelta circa l'orario in cui svolgere il proprio lavoro. Quindi se hai bisogno di una pausa per andare alla recita di tuo figlio o portare la macchina dal meccanico, è tutto più semplice.

I vantaggi dello smart working per i datori di lavoro

E quello che funziona per i dipendenti, spesso funziona anche per le aziende che danno loro lavoro. Qui trovi 8 modi in cui lo smart working può essere vantaggioso per la tua organizzazione.

• Aumento della produttività

Lo smart working può migliorare la produttività dei dipendenti in diverse posizioni. Un noto studio dell'Università di Stanford mostra un aumento del 13% nelle prestazioni dei dipendenti di un call center di un'agenzia di viaggi cinese durante il lavoro da casa. E una ricerca del 2018 mostra che lavorare da remoto ha un effetto positivo sulle prestazioni per le persone con lavori complessi e livelli bassi di interdipendenza con gli altri.

• Possibilità di continuità aziendale

La pandemia da coronavirus ha dimostrato quanto sia importante la capacità di lavorare da remoto. Se il personale è in grado di svolgere il proprio lavoro da casa (o da qualunque altro luogo), le aziende possono continuare a funzionare anche se succede qualcosa in sede o se, per qualsiasi motivo, le persone non possono recarsi sul posto di lavoro.

• Attrazione di talenti

In una situazione in cui il 50% della forza lavoro ha la possibilità di lavorare da remoto almeno un giorno alla settimana, qualsiasi organizzazione che non offra questa possibilità rimane di fatto indietro. Le organizzazioni che non mettono a disposizione la possibilità di lavorare da remoto potrebbero ritrovarsi a perdere dipendenti in favore di aziende che lo fanno: il 54% degli impiegati si dice pronto a lasciare il lavoro per un altro che offra orari flessibili.

• Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Lo smart working è strettamente legato alla flessibilità del lavoro. Anche nel caso in cui non si offrano al personale possibilità di scelta sull'orario di lavoro, il fatto di non dover andare in ufficio restituisce ore di vita alle persone. Questa flessibilità attrae particolarmente i Millennial

Le ricerche mostrano che avere l'opzione di lavorare da casa è una priorità per le persone di questa fascia d'età.⁸ E questo significa che deve essere una priorità anche per le aziende che vogliono attirarle.

• Tutela dell'ambiente

Quello dei trasporti è il principale settore responsabile delle emissioni di carbonio negli Stati Uniti e i viaggi di lavoro contribuiscono a queste emissioni, che si tratti di fare il pendolare o prendere un aereo per partecipare a una conferenza.

Riducendo il pendolarismo e sfruttando le videoconferenze, lo smart working può essere un modo efficace di ridurre l'impronta di carbonio delle aziende. Ad esempio, si stima che la politica adottata dall'Ufficio Brevetti e Marchi degli Stati Uniti, che consente agli esaminatori di brevetti di lavorare da qualsiasi luogo, abbia ridotto le emissioni di 44 000 tonnellate.

• Disponibilità di un pool di talenti molto più ampio a cui attingere

Le organizzazioni che hanno bisogno di assumere dipendenti che siano sempre in loco sono sottoposte a restrizioni. Un ulteriore limite, poi, può emergere se un'azienda si trova in una zona in cui i costi degli alloggi sono alti.

Ma se si assume personale da remoto che non deve recarsi in sede ogni giorno (o non ne ha alcuna necessità), si ha la possibilità di impiegare persone provenienti da tutto il mondo, che vivano a due passi dall'azienda o risiedano oltreoceano. La distanza geografica non rappresenta più un limite alle possibilità di cercare personale di talento e diversificare davvero la forza lavoro.

• Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

Le persone che lavorano da remoto mostrano livelli maggiori di coinvolgimento. Sono anche più felici: chi lavora da remoto a tempo pieno afferma di essere felice del proprio lavoro il 22% in più di chi non lo fa mai. E, non a caso, ciò rende questi dipendenti più fedeli: la percentuale dei lavoratori da remoto che manterrebbero il proprio lavoro per altri 5 anni è del 13% superiore rispetto a quella di chi lavora in loco. Considerati i costi della selezione del personale, si tratta di un argomento che le aziende non possono permettersi di ignorare.

• Riduzione dei costi immobiliari

Gli uffici rappresentano una spesa molto gravosa per le aziende. Se gran parte dei team lavora da remoto, è possibile ridurre notevolmente questi costi. Ad esempio, consentire agli esaminatori di brevetti dell'Ufficio Brevetti degli Stati Uniti di lavorare da remoto ha ridotto i costi di 38,2 milioni di USD per l'ufficio.

Quali sono gli svantaggi dello smart working?

Per quanto le persone desiderino lo smart working e nonostante i vantaggi per aziende e dipendenti, potrebbero esserci dei lati negativi. Ma se le aziende comprendono la vera natura di queste difficoltà, possono adottare misure per superarle.

Comunicazione

In uno studio, il 27% dei lavoratori da remoto ha citato la comunicazione come propria difficoltà principale.¹⁰ Può essere difficile stabilire un rapporto quando non ci si trova nella stessa stanza con gli altri colleghi e non è possibile incontrarsi di persona. La lontananza geografica implica anche che chi lavora da remoto può sentirsi facilmente tagliato fuori rispetto a quello che succede nell'organizzazione.

Gli strumenti di comunicazione servono ad abbattere queste barriere. Sistemi efficaci di videochiamata, videoconferenza, messaggistica istantanea e chat di gruppo offrono alle persone diversi canali di comunicazione (non tutti formali e preimpostati). La comunicazione può evolvere in modo tale da acquisire la stessa naturalezza che avrebbe se le persone si trovassero nello stesso ufficio.

Isolamento e solitudine

Questa è una delle problematiche principali che chi lavora da remoto si trova ad affrontare ed è indicato come problema dal 19% delle persone interessate.¹¹ Ed è un problema anche per le organizzazioni, in quanto la solitudine può influire su coinvolgimento e produttività.

Perché sia efficace, il lavoro da remoto non deve far sentire le persone disconnesse dall'organizzazione e dai colleghi. Contatti giornalieri, riunioni virtuali e messaggi istantanei possono aiutare a sostituire le chiacchierate davanti alla macchinetta del caffè. Gli strumenti per la collaborazione devono essere usati per creare spazi sociali in cui i dipendenti possano riunirsi.

Distrazione e mancanza di limiti

Molte persone lavorano da casa perché vogliono più tempo per i propri hobby o per la propria famiglia. Ma l'assenza di un confine concreto fra casa e lavoro può comportare distrazioni, come i bambini che interrompono il lavoro o i dipendenti che si dedicano a faccende domestiche durante l'orario lavorativo.

Ovviamente, il rischio delle distrazioni esiste anche sul luogo di lavoro. Uno studio mostra che le distrazioni a casa possono avere un impatto sulla produttività tra il 15% e il 27% delle volte, mentre quelle in ufficio tra il 20% e il 35%.¹² Sebbene non sia possibile eliminare completamente le interruzioni e le distrazioni, organizzare al meglio il proprio ufficio a casa può aiutare.

Leggi alcuni consigli su come equilibrare lavoro da casa e vita privata.

Sapere quando fermarsi

I lavoratori da remoto possono aver difficoltà nel riconoscere quando staccare la spina e smettere di lavorare, vivendo la sensazione di un lavoro che non finisce mai. Uno studio indica che il 39% dei lavoratori da remoto intervistati abbia lavorato più ore del dovuto.¹³

Lavorare senza interruzioni può danneggiare la salute psicologica e la produttività, per questo i manager devono essere chiari sul numero di ore di lavoro che ci si aspetta dai dipendenti, e questi ultimi devono attenervisi.

Effetti sulla creatività

Puoi mantenere la creatività nella tua organizzazione anche quando le persone lavorano da remoto? Quando i ricercatori l'hanno chiesto a marketer di grandi aziende, il 61% di loro ha affermato che si tratta di un problema importante, se non critico.¹⁴ Ma gli studi mostrano che il lavoro da remoto può avere un effetto positivo sulle attività creative. Se la tua azienda ha una cultura creativa dove tutti sentono di poter condividere idee e la tecnologia aiuta a farlo, puoi mantenere la creatività indipendentemente dal luogo di lavoro.

Mancanza di occasioni di socializzazione

Anche i sostenitori più sfegatati dello smart working riconoscono che con questa pratica rischiano di perdersi gli aspetti più divertenti del lavoro. Quindi cogli le occasioni per la socializzazione di persona ogni volta che puoi. E, se queste mancano, possono essere sostituite con strumenti di comunicazione efficaci e un po' di fantasia. Pause caffè virtuali, bevute, quiz, chiacchierate, condivisione di meme e barzellette sono tutte cose che possono fare parte del lavoro da remoto.

7 suggerimenti principali per lo smart working

Lavorare in smart working per la prima volta rappresenta un grande cambiamento. Chi ha esperienza di lavoro da remoto sa quanto sia importante avere un posto adatto per lavorare e la mentalità giusta. Ecco 7 consigli per adattare lo smart working alle tue esigenze.

1. Trova lo spazio giusto

Che si tratti di una stanza della casa, uno spazio in condivisione o il tuo bar preferito, l'ambiente è importante quando si lavora da remoto. Assicurati che la temperatura e il livello di rumore siano adeguati alle tue esigenze, di avere spazio a sufficienza per gli strumenti che ti servono e che si tratti di un luogo dove puoi evitare distrazioni. Cerca zone illuminate da luce naturale, che ti farà fare il pieno di energia.

Scopri alcuni dei migliori consigli per organizzare il tuo ufficio a casa.

2. Definisci un programma

Lavorare da remoto spesso significa avere maggiore flessibilità, quindi potresti avere la possibilità di scegliere quando portare a termine le tue attività. Anche se può sembrare un vantaggio, non avere delle scadenze fisse potrebbe portarti ad andare oltre all'orario di lavoro, intaccando la tua vita privata, e questo può essere causa di stress. Quindi è importante crearsi un programma e rispettarlo il più possibile.

3. Vestiti

Non stiamo scherzando. Lavorare in pigiama può essere allettante, ma non ti farà sentire professionale e non è molto adatto alle videochiamate. Il vestiario influenza il nostro umore e le nostre sensazioni, perciò ti consigliamo di indossare qualcosa che ti stimoli, ti dia sicurezza e ti faccia sentire professionale. Vestirti per lavorare ti aiuta anche a segnalare il passaggio tra lavoro e vita domestica, aiutandoti a staccare la spina al termine della giornata lavorativa.

4. Programma delle pause

Senza nessuno che segnali l'ora del pranzo o proponga una pausa caffè, chi lavora da remoto può trovarsi a passare giornate intere di fronte a uno schermo. Fare una pausa ti darà nuove energie, soprattutto se riesci a uscire di casa: definisci un programma e ogni giorno assicurati di fare almeno una passeggiata sotto casa. Se non è possibile uscire, fai qualche attività in casa.

Fai le scale, allenati seguendo un video di fitness o fai un po' di stretching per tonificare il corpo e allentare la tensione.

5. Comunica, comunica, comunica

Lo smart working richiede ancora più comunicazione, non meno! Usa la messaggistica istantanea e le chat di gruppo per rimanere al corrente dei progetti e di cosa fanno i colleghi, usa le videochiamate per le riunioni e, soprattutto, senti colleghi e manager.

Anche se sei una persona timida, sforzati di partecipare alla conversazione. Molte persone potrebbero essere nella tua stessa situazione, ma partecipando a una versione virtuale delle chiacchierate davanti alla macchinetta del caffè allontanerai il senso di solitudine e isolamento.

6. Adatta il tuo stile di comunicazione

Quando non si parla di persona si può sentire la mancanza delle informazioni fornite dal linguaggio del corpo e dal tono di voce. Per questo, la comunicazione deve essere più esplicita quando si lavora da remoto. Verifica che i tuoi messaggi siano chiari e concisi, per assicurarti che i colleghi capiscano cosa intendi.

7. Chiedi aiuto

Chi lavora da remoto può trovarsi ad affrontare difficoltà lavorative in solitudine, anche se ha bisogno di aiuto. È normale chiedere aiuto quando serve ed è la cosa giusta da fare: in questo senso, è fondamentale che i manager mantengano contatti regolari e offrano aiuto in modo dinamico.

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