8 sfide poste dal lavoro ibrido e come superarle
In futuro, la tua azienda sarà un luogo di lavoro ibrido? Ecco le 8 principali sfide che potresti trovarti ad affrontare e come superarle.
Dopo la pandemia, il lavoro ibrido ha iniziato a prendere piede un po' ovunque. E, almeno per adesso, sembrerebbe che nessuna organizzazione sia intenzionata a tornare al classico orario di ufficio dalle 9 alle 17, 5 giorni a settimana. Tuttavia, come qualsiasi altra cosa nel futuro del lavoro, anche i modelli di lavoro ibrido presentano tutta una serie di sfide.
In un ambiente di lavoro ibrido, alcuni o tutti dipendenti sono liberi di scegliere quando e dove lavorare. Il lavoro ibrido è diverso dallo smart working perché solitamente c'è una sede fisica e ci si aspetta che le persone trascorreranno almeno una parte del loro tempo lavorando in loco.
Questo approccio misto offre diversi vantaggi: maggiore produttività, miglior benessere dei dipendenti e persino profitti più elevati, solo per citarne alcuni. Tuttavia il lavoro ibrido non è una soluzione universale: ogni organizzazione sceglierà di adottare il lavoro ibrido per diversi motivi e deve stabilire quali implicazioni questo comporta per la sua attività e i suoi dipendenti.
Per garantire dei processi fluidi, il lavoro ibrido richiede una pianificazione. Riconoscerne le sfide rappresenta un primo passo e può aiutarti a creare una struttura a lungo termine che funzioni per responsabili, team e organizzazioni.
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Le sfide del lavoro ibrido
Diamo uno sguardo alle 8 sfide più comuni nei modelli di lavoro ibrido e cerchiamo di capire in che modo responsabili e team possono collaborare per superare questi ostacoli.
Disuguaglianze tra dipendenti ibridi e non ibridi
La sfida: non tutti possono lavorare da remoto. Questo significa che alcuni dipendenti non possono godere dei vantaggi garantiti dal lavoro ibrido. Ciò rappresenta una sfida soprattutto in quelle organizzazioni che hanno personale operativo. Quest'ultimo, infatti, potrebbe pensare di svolgere il lavoro più pesante mentre i loro colleghi di ufficio si rilassano tranquillamente a casa. Dall'altro lato, i dipendenti che trascorrono la maggior parte del loro tempo o parte di esso lavorando da remoto potrebbero sentirsi esclusi dai processi di comunicazione e dalle decisioni poiché non sono presenti fisicamente. Ciò potrebbe suscitare in loro la sensazione di non essere ascoltati oppure di essere sottovalutati persino dai loro colleghi.
La soluzione: per contrastare questo fenomeno, le organizzazioni dovrebbero cercare di mettere nelle stesse condizioni i lavoratori ibridi che quelli non ibridi. È fondamentale che tutti i dipendenti si sentano inclusi e apprezzati sul lavoro. È anche importante offrire le stesse opportunità di crescita e riconoscimento a tutti, indipendentemente da dove si lavora. Le relazioni devono essere coltivate senza distinzioni all'interno di tutta l'azienda. Nonostante le relazioni si instaurino tra persone, anche la tecnologia può giocare un ruolo cruciale.
Valuta l'idea di investire in strumenti che consentono una fluida interazione quotidiana tra dipendenti da remoto, in ufficio e quelli operativi. Valorizza i lavoratori non in sede semplificandone l'accesso a videochiamate e spazi virtuali in cui ogni dipendente può ricevere aggiornamenti, condividere informazioni e porre domande. Assicurati che la comunicazione mobile includa i lavoratori operativi nel dialogo e garantisca loro la possibilità di esprimere la loro opinione.
Avere una sana collaborazione
La sfida: la collaborazione sul posto di lavoro risulta più semplice quando tutti sono seduti nella stessa stanza. Tuttavia, con il lavoro ibrido, non si può dare per scontato che tutti i dipendenti saranno nello stesso posto nello stesso momento. La collaborazione è la chiave di qualità e successo. Pertanto i responsabili devono trovare un modo per ricreare questo fondamentale senso di collaborazione nonostante la distanza.
La soluzione: le aziende dovranno passare da una collaborazione sincrona (dipendenti che lavorano insieme nello stesso ambiente in tempo reale) a una collaborazione asincrona (contributi personali su progetti comuni in orari diversi e da luoghi diversi). Anche in questo caso, la tecnologia gioca un ruolo determinante. Gli investimenti in ambienti di lavoro virtuali che consentono l'organizzazione di progetti, la comunicazione da remoto e la condivisione in diretta di documenti consentiranno ai dipendenti di collaborare senza essere nemmeno nello stesso ambiente fisico.
Gestire team separati
La sfida: la gestione di team che operano da luoghi diversi può rappresentare una grande sfida, soprattutto quando è necessario garantire le stesse opportunità ai dipendenti. Un quinto dei lavoratori del Regno Unito ha la sensazione di essere meno apprezzato se lavora da remoto. E questo non è del tutto infondato. Secondo l'Istituto Nazionale di Statistica del Regno Unito, le persone che hanno lavorato da remoto tra il 2013 e il 2020 hanno avuto il 38% di possibilità in meno di ricevere un incentivo rispetto a quelle che lavoravano in ufficio.1
La soluzione: la definizione di obiettivi e risultati standard aumenta la determinazione dei dipendenti sul lavoro e li aiuta a monitorare meglio i loro progressi, motivandoli a fare sempre di meglio. I responsabili dei team devono avere colloqui su base regolare e incontri informali per restare sempre aggiornati sui loro dipendenti. Non devono solo relazionarsi sul carico di lavoro quotidiano ma devono rappresentare una guida per lo sviluppo personale.
Creare un equilibro tra lavoro e vita privata
La sfida: il nostro studio "International Workforce Insights" dimostra che l'equilibrio tra lavoro e vita privata è migliorato dall'inizio della pandemia. Tuttavia alcune persone non ce la fanno a "staccare" del tutto, con un impatto negativo sul loro benessere psichico. Di conseguenza, molte aziende hanno aumentato i loro investimenti per promuovere il benessere sul lavoro, mettendo in atto nuovi sistemi di supporto per aiutare i dipendenti ad avere un equilibrio tra lavoro e vita privata, persino quando lavorano da remoto.
La soluzione: le aziende che scelgono di adottare il lavoro ibrido anche dopo la pandemia devono continuare a concentrarsi sul benessere dei propri lavoratori, al fine di evitare burnout, e assicurare loro il supporto necessario. I manager e i responsabili devono garantire la possibilità di parlare della propria salute e del proprio benessere a tutti i membri del team. Ciò potrebbe avvenire durante un colloquio personale, delle pause caffè virtuali del team oppure tramite sessioni con esperti di benessere esterni. Trasformando il tema del benessere in un argomento di discussione dei team, si incoraggeranno le persone a parlare apertamente dei propri problemi e, qualora necessario, chiedere aiuto.
Mantenere una cultura positiva sul lavoro
La sfida: creare una cultura positiva sul posto di lavoro significa mettere in contatto le persone. Circa i due terzi dei lavoratori affermano che avere degli amici sul posto di lavoro rende più piacevole il lavoro stesso, mentre un quarto si rivolge agli amici sul posto di lavoro sia per problemi professionali che personali.2 Ma come si fa a mantenere vivo questo legame quando le persone non lavorano più fisicamente insieme?
La soluzione: secondo McKinsey, creare dei piccoli momenti di interazione tra i vari dipendenti è alla base di una cultura positiva sul posto di lavoro. I dipendenti che hanno la possibilità di conoscere nuove persone tramite eventi di coaching, mentoring, condivisione di idee e collaborazione sono in grado di instaurare dei rapporti più solidi con i propri colleghi e di concentrarsi maggiormente, raggiungendo livelli di produttività più elevati.
Creare il giusto ambiente di lavoro ibrido
La sfida: il lavoro ibrido fa sì che sempre meno persone lavorino in sede ogni giorno. Ciò potrebbe far pensare che una sede di lavoro fisica sia uno spreco di risorse. Tuttavia, se desideri che i tuoi dipendenti lavorino in ufficio per almeno una parte dell'orario di lavoro previsto, devi continuare a mettere a disposizione uno spazio dedicato e dei benefici che varranno il tempo necessario per arrivare in ufficio. Come riuscire a far funzionare il tuo vecchio ufficio in questo nuovo mondo?
La soluzione: sii radicale. Non temere di ripensare il tuo ufficio in tante nuove modalità interessanti. Le novità potrebbero includere: l'affitto di spazi da adibire a uffici di co-working, la condivisione dell'affitto con altre organizzazioni oppure un maggiore decentramento, ovvero diversi piccoli uffici in diversi luoghi.
Ogni azienda è differente. Pertanto, è importante prendersi del tempo per trovare una soluzione che sia conveniente sia per te che per i tuoi dipendenti.
Problemi di comunicazione
La sfida: una cattiva comunicazione rallenta i flussi di lavoro, confonde i lavoratori e può causare la perdita di informazioni importanti. Tuttavia creare una comunicazione efficiente ed efficace a distanza può rappresentare una sfida. Una ricerca dimostra che il 90% di tutta la comunicazione avviene a livello non verbale e il significato viene trasmesso attraverso il linguaggio del corpo e il tono della voce.3 Pertanto, se non possiamo vedere o ascoltare i nostri i colleghi durante la comunicazione, è molto probabile che i messaggi non vengano capiti perfettamente al primo tentativo.
La soluzione: le aziende ibride devono stabilire nuovi canali di comunicazione per garantire che le informazioni importanti vengano ricevute e capite da chi ne ha bisogno. Se possibile, dovresti provare a tenere tutta la comunicazione formale di persona oppure tramite videoconferenze in diretta. Puoi utilizzare canali di messaggistica istantanea per promuovere la comunicazione costante e organizzata tra vari team e prevenire che si formi una divisione netta tra lavoratori in sede e quelli da remoto.
Efficace inserimento in azienda
La sfida: indipendentemente dalle migliori intenzioni di un'organizzazione, il processo di inserimento dei neoassunti in azienda può risultare davvero problematico, soprattutto se ci sono dei team che lavorano da remoto. Se il neoassunto lavora in parte da casa e in parte in ufficio, ci vorrà molto più tempo prima che familiarizzi con la cultura aziendale e riesca a stare al passo con i processi interni.
Un buon processo di inserimento comporta diversi vantaggi, tra cui un maggior coinvolgimento del nuovo dipendente, meno tempo necessario per imparare le mansioni e un ricambio meno frequente del personale. Una ricerca di Brandon Hall Group ha dimostrato che un processo di inserimento valido aumenta dell'82% la probabilità che i neoassunti restino in azienda e di più del 70% la produttività.4
La soluzione: i manager e i responsabili devono trovare nuove soluzioni per rendere il processo di inserimento funzionale anche in un ambiente ibrido. È necessario coltivare le relazioni interpersonali attraverso incontri diretti, costruire una cultura improntata sulla collaborazione e il feedback, e incoraggiare i neoassunti a partecipare a conversazioni e attività esterne al lavoro. Ricordati che l'inserimento non è solo un compito del manager. Pertanto sarebbe una buona idea coinvolgere tutto il team, abbattere le barriere e creare le basi per una buona relazione fin dal primo giorno.
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