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Ciclo di vita dell'account

Scopri il processo per invitare i membri della tua organizzazione ad attivare i loro account Workplace.

Panoramica

Panoramica

Finché i membri non verranno invitati a usare Workplace, non sapranno di avere un account. Quando lo stato di un account è "Non invitato":

  • Il membro non può attivare il proprio account e qualsiasi tentativo in questo senso avrà esito negativo.
  • Il membro non riceverà e-mail o altre notifiche da Workplace.

Quando è tutto pronto per far sapere ai membri che hanno un account da attivare, dovrai invitarli su Workplace. Gli utenti devono prima attivare i propri account per poter iniziare a usare Workplace.

Come invitare gli account

Esistono tre modi per invitare le persone ad attivare i propri account: Invita tutti, Invita le persone selezionate o Invita singoli account. Ciascun approccio è descritto di seguito.

Invito collettivo

Invito collettivo

Usando questa opzione, ti verrà subito chiesto di personalizzare l'e-mail di attivazione, dopo la ricezione della quale tutti i membri non invitati saranno invitati immediatamente.

1
Effettua l'accesso come un amministratore che dispone dell'autorizzazione per aggiungere e rimuovere gli account.

2
Accedi al Pannello di amministrazione e vai alla sezione Inviti non inviati.

3
Clicca sul pulsante Invita tutti.

4
Puoi personalizzare il tuo invito o selezionare la casella Usa l'e-mail predefinita se preferisci usare l'invito predefinito.

5
Clicca sul pulsante Invia.

6
Clicca sul pulsante Ok per confermare che desideri inviare gli inviti.

7
Gli utenti riceveranno un'e-mail di invito.
Invito di persone selezionate

Invito di persone selezionate

Usando questa opzione, ti verrà subito chiesto di personalizzare l'e-mail di attivazione, dopo la ricezione della quale tutti i membri non invitati saranno invitati immediatamente.

1
Effettua l'accesso come un amministratore che dispone dell'autorizzazione per aggiungere e rimuovere gli account.

2
Accedi al Pannello di amministrazione e vai alla sezione Inviti non inviati.

3
Clicca sul link Scegli persone da invitare.

4
Clicca sul pulsante Importa file.

5
Seleziona un foglio di calcolo (xlsx o csv) che contiene l'intestazione Email o External ID e un elenco degli indirizzi e-mail che desideri invitare.

6
Clicca sul pulsante Avanti.

7
Puoi personalizzare il tuo invito o selezionare la casella Usa l'e-mail predefinita se preferisci usare l'invito predefinito.

8
Clicca sul pulsante Ok per confermare che desideri inviare gli inviti.

9
Puoi personalizzare il tuo invito o selezionare la casella Usa l'e-mail predefinita se preferisci usare l'invito predefinito.

10
Gli utenti riceveranno un'e-mail di invito.
Invito di un utente

Invito di un utente

Usa questa opzione per invitare una singola persona o per inviare di nuovo un invito a un utente che non l'ha ricevuto la prima volta.

1
Effettua l'accesso come un amministratore che dispone dell'autorizzazione per aggiungere e rimuovere gli account.

2
Accedi al Pannello di amministrazione e vai alla sezione Persone.

3
Nella colonna Stato dell'account vedrai In attesa di invito con un pulsante Invita accanto.

4
Clicca sul pulsante Invita.

5
Puoi personalizzare il tuo invito o selezionare la casella Usa l'e-mail predefinita se preferisci usare l'invito predefinito.

6
Clicca sul pulsante Invia.

7
Clicca sul pulsante Ok per confermare che desideri inviare gli inviti.

8
Gli utenti riceveranno un'e-mail di invito.
Creazione degli account e inviti

In quali casi gli account vengono creati senza essere invitati?

Creazione di account singoli

Quando crei singoli account, questi ricevono subito un invito.

Creazione di gruppo degli account

Quando crei account in gruppo (usando i fogli di calcolo), per ogni caricamento ti viene richiesto se desideri invitare gli account subito o in un secondo momento. Se scegli la seconda opzione, gli account verranno creati senza invito e dovrai invitarli in un momento successivo.

Gestione automatica degli account o API Account Management

Quando desideri sincronizzare gli utenti automaticamente tramite un cloud identity provider o uno strumento personalizzato basato sull'API Account Management, dovrai creare un'integrazione personalizzata con l'autorizzazione a gestire gli account. Quando abiliti questa autorizzazione, avrai la possibilità di selezionare la casella Invita automaticamente le persone su Workplace appena vengono aggiunte usando questa integrazione. Questa casella ti consentirà di invitare automaticamente gli utenti quando vengono creati da un cloud identity provider o da uno strumento personalizzato.

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Quando inviti tutti i tuoi utenti (di cui hai effettuato il provisioning tramite cloud identity provider o tramite API Account Management) cliccando sul pulsante Invita tutti all'interno di un lancio, la casella per invitare automaticamente le persone su Workplace non appena vengono aggiunte usando questa integrazione verrà selezionata.

Account senza indirizzo e-mail

Quando crei un account senza un indirizzo e-mail, l'account viene creato automaticamente insieme a un codice di accesso. Puoi quindi scegliere come e quando consegnare il codice di accesso agli utenti.