Vantaggi e sfide del modello di lavoro ibrido
È davvero possibile aumentare la produttività e migliorare l'equilibrio tra vita privata e professionale con il lavoro ibrido? Diamo un'occhiata ad alcuni vantaggi e sfide del modello di lavoro ibrido.
Con lo scoppio della pandemia nel 2020, le aziende hanno dovuto trovare soluzioni per proseguire le attività, passando dal lavoro svolto in ufficio a quello da remoto dall'oggi al domani.
Tuttavia, per quanto sembrasse una misura temporanea di emergenza, l'allontanamento dagli uffici ha rivoluzionato il modo in cui le aziende gestiscono la forza lavoro.
Passati lo shock e l'agitazione iniziali, i leader e i manager aziendali hanno iniziato a valutare non solo i problemi causati dal passaggio allo smart working, ma anche i vantaggi, che sono parecchi.
Secondo un sondaggio di PWC del 2021, l'83% dei datori di lavoro ritiene che lo smart working si sia rivelato un successo. Per quanto riguarda i dipendenti, un sondaggio di Poly ha rivelato che il 64% dei lavoratori in modalità ibrida in Europa e negli Emirati Arabi ritiene che la cultura dell'ufficio sia cambiata per sempre. L'82% ha intenzione di lavorare da casa almeno un giorno a settimana, mentre il 54% vorrebbe dividersi equamente tra casa e ufficio.1
Questo successo deriva da vari fattori, non solo dal far lavorare una parte del personale in ufficio e un'altra a casa. Grazie alla combinazione di necessità, digitalizzazione, disponibilità di tecnologie sempre più economiche e rete Internet più veloce e diffusa, il lavoro ibrido e una forza lavoro distribuita sono soluzioni destinate a durare.
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Cos'è un modello di lavoro ibrido?
E cosa significa per il futuro del lavoro? Innanzitutto, i modelli di lavoro ibrido sono tanti, ma sono tutti accomunati da un elemento fondamentale: mettono i dipendenti al centro.
Rotazione di gruppi o team: vari gruppi definiti di persone si alternano in ufficio per un determinato numero di giorni o settimane in base a un programma fisso. In questo modo, le aziende possono mantenere i team e i flussi di lavoro coesi.
Organizzazione del lavoro: le persone si mettono d'accordo su quali giorni lavoreranno da casa e quali in ufficio. I team gestiscono l'organizzazione in modo formale o informale, con calendari digitali e strumenti di collaborazione per aiutare i dipendenti a restare connessi e informati su attività e progressi. Questo modello è il più rivoluzionario ed è quello maggiormente incentrato sulla figura del dipendente. È molto efficace per massimizzare la sicurezza, la produttività e il benessere dei dipendenti, ma può essere difficile da gestire.
Office-first o remote-first: le aziende decidono a quale modello dare priorità. Adottando un approccio basato sull'ufficio, le organizzazioni non si allontanano troppo dai metodi di lavoro tradizionali, mentre un approccio basato sullo smart working, dove i dipendenti lavorano prevalentemente lontano dalla sede, consente di abbattere i costi di gestione.
Programmazione ibrida: il lavoro in presenza e lo smart working sono programmati a settimane o giorni alterni.
Quali attività, però, sono adatte per il lavoro da remoto? Quali è meglio svolgere in ufficio? Il lavoro asincrono, che può essere svolto in solitaria e senza il bisogno di trovarsi nello stesso luogo o fuso orario dei colleghi, è il più adatto a essere eseguito in remoto. Poiché richiede collaborazione in tempo reale con altre persone, è invece preferibile svolgere il lavoro sincrono in presenza.
Idealmente, le organizzazioni dovrebbero favorire entrambe le modalità di lavoro in entrambe le situazioni, ad esempio dotandosi di aree silenziose negli uffici e di strumenti di collaborazione per organizzare riunioni online efficaci.
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi del lavoro ibrido?
Vantaggi del lavoro ibrido
Il lavoro ibrido comporta molti vantaggi, tra cui:
1. Soddisfazione lavorativa
Secondo la ricerca International Insights Study di Workplace, condotta in collaborazione con BCW, il 62% dei dipendenti afferma di sentirsi più produttivo e connesso con i colleghi dall'inizio della pandemia, mentre il 60% ritiene di aver trovato un migliore equilibrio tra vita e lavoro. Secondo un sondaggio di Hibob, i genitori sono i principali beneficiari dei vantaggi del lavoro ibrido.2
2. Maggiore produttività
Il lavoro ibrido consente alle persone di lavorare senza distrazioni come interruzioni da parte di altri membri del team, rumori di sottofondo e chiacchiere durante le pause caffè. Il lavoro da casa, soprattutto nei casi in cui l'azienda mette a disposizione gli strumenti adatti, può offrire molta più tranquillità e un ambiente più rilassante e familiare in cui trovare concentrazione.
Consentendo di pianificare i propri orari in autonomia, le persone possono programmare il lavoro nelle ore in cui si sentono più produttive, senza dover attenersi agli orari tradizionali da ufficio. A questo, ovviamente, si aggiunge il tempo libero in più, in precedenza trascorso nel tragitto casa-lavoro.
3. Costi di gestione più bassi
Avendo sempre una buona parte del personale che lavora in smart working, le aziende possono ridurre gli spazi per gli uffici, oltre ad abbattere i relativi costi per fattori come arredamento, imposte, assicurazioni e servizi. Una diretta conseguenza è stata anche un aumento degli uffici condivisi e degli spazi di co-working.
4. Accesso ai talenti
Offrendo una gamma di soluzioni ibride, le aziende hanno accesso a un pool più ampio di potenziali dipendenti. Man mano che il lavoro ibrido diventa la normalità, le aziende che offrono flessibilità hanno più possibilità di attrarre e trattenere i dipendenti migliori. La flessibilità offerta dal lavoro ibrido può aiutare i genitori a continuare a lavorare e le persone con disabilità a collaborare con i propri colleghi. Inoltre, per quanto riguarda le assunzioni, le aziende sono meno limitate geograficamente.
5. Salute, sicurezza e benessere
La presenza di meno persone negli uffici, e quindi sui mezzi pubblici, rende il distanziamento sociale molto più semplice. In città sempre più congestionate, lo smart working può anche essere visto come un'opportunità per ridurre l'esposizione all'inquinamento, agli incidenti stradali e ai ritardi che provocano perdite di tempo e accumulo di stress.
Le considerazioni in materia di salute e sicurezza, tuttavia, valgono anche per i lavoratori in remoto. Le aziende e i manager devono garantire sostegno ai membri del team che non lavorano in ufficio tramite strumenti sicuri e informazione sulle best practice lavorative.
Svantaggi del lavoro ibrido
1. Difficoltà a mantenere l'equità
I team di successo sono uniti verso un obiettivo comune e sono composti da membri che condividono la convinzione di avere un ruolo importante. Correttezza ed equità non solo devono essere mantenute nella pratica, ma anche costantemente percepite dai dipendenti. Questo può rivelarsi complicato in situazioni in cui la forza lavoro è sparsa in più luoghi.
Il rischio è quello di creare forti discriminazioni. Se il lavoro ibrido non è un'opzione disponibile per tutti, le persone che lavorano da casa potrebbero sentire la mancanza di rapportarsi con i colleghi o temere di essere discriminate o trattate in modo diverso.
2. Mancanza di comunicazione tra team
Se i dipendenti lavorano da remoto, anziché essere coinvolti nell'azienda o nel team, potrebbero concentrarsi solo sul lavoro in sé, mentre l'accesso ad altre aree e funzioni dell'azienda potrebbe essere limitato. Questo può avere conseguenze sulle prospettive di sviluppo professionale, senza dimenticare il rischio di perdere l'opportunità di diffondere idee originali e preziose tra reparti e team.
3. Limiti poco definiti tra lavoro e vita personale
Lavorare da casa, o comunque non in ufficio, può portare a una maggiore produttività e aiutare a trovare un equilibrio positivo tra vita e lavoro. Tuttavia, esiste anche il rischio di ritrovarsi con limiti poco definiti tra vita personale e professionale. Questo può provocare una situazione di pressione, dove una persona si trova sempre "al lavoro" e incapace di rilassarsi o staccare.
Il lavoro da remoto, parziale o totale, può provocare un senso di isolamento e lontananza dal team, con la percezione di perdere il sostegno dei colleghi e una sensazione di esclusione dalla cultura del luogo di lavoro.
4. Costi
Nonostante gli ovvi risparmi dovuti alla riduzione degli spazi degli uffici, rendere una forza lavoro più produttiva, soddisfatta e sostenibile può comportare dei costi nel futuro post-pandemia.
Il budget usato in precedenza per affittare e attrezzare l'ufficio deve ora garantire spazi collaborativi e per riunioni più versatili, connessione Wi-Fi accessibile e più veloce, spazi di archiviazione per i dipendenti in smart working e una maggiore sicurezza per tutte le posizioni remote.
Anche se i lavoratori in modalità ibrida useranno prevalentemente la luce e il riscaldamento delle proprie case, le aziende dovranno fornire loro le tecnologie adeguate per lavorare, oltre a materiale da ufficio e articoli di arredo ergonomici.
Come massimizzare i vantaggi del lavoro ibrido
Il lavoro ibrido e flessibile è il futuro delle aziende. In qualità di manager, puoi evitare gli aspetti negativi e trarre il massimo beneficio per l'azienda e il personale in diversi modi:
Assicurati che tutti i membri del team sappiano che possono gestire orari e produttività in autonomia e che hanno il tuo sostegno e la tua fiducia.
Definisci aspettative chiare in termini di lavoro, produttività, prestazioni e contributi all'azienda e al resto del team.
Offri i migliori supporti tecnologici e digitali possibili.
Coinvolgi i dipendenti in smart working in attività aziendali e del team in presenza per favorire la costruzione di rapporti tra colleghi e lo sviluppo di un senso di squadra.
Pianifica e programma attività di lavoro e team in modo che tutti sappiano dove si trovano i colleghi e su cosa stanno lavorando.
Crea e gestisci varie opportunità di mentoring, sostegno, aggiornamento e incontri.
Investi nella protezione efficace dei dati per difendere l'azienda e i dipendenti.
Cerca di riprogettare gli spazi di lavoro per adattarli a varie modalità di utilizzo a seconda di chi si trova in ufficio.
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