Le conoscenze sono la linfa vitale di un'azienda: avere una visione condivisa del mercato di riferimento di un'organizzazione, ma anche di processi, competenze ed esperienze che questa può offrire è fondamentale per garantire crescita e produttività.

Se le conoscenze sono condivise in modo efficace, ci guadagnano tutti: i processi risultano semplificati e velocizzati, i dipendenti imparano dalle esperienze pregresse, non si ripetono le stesse situazioni e si riducono i rischi. Ad esempio, una semplice attività di documentazione dei progetti può contribuire a trovare soluzioni ed evitare problemi in futuro.

D'altro canto, se non si ha accesso ai saperi di un'organizzazione, il rischio è dover rifare tutto da capo ogni volta.

Nelle organizzazioni, spesso si distinguono due tipi di conoscenze:

• Le conoscenze esplicite, contenute nei documenti dell'organizzazione: e-mail, messaggi, video di formazione, normative, ecc. Si tratta di conoscenze documentate e, in quanto tali, è piuttosto facile accedervi e condividerle.

• Le conoscenze tacite hanno una natura più sottile: si tratta di tutto ciò che si apprende con l'esperienza quotidiana, le pratiche lavorative e la cultura dell'organizzazione. Questo genere di conoscenze è più difficile da definire (e da condividere), ma è altrettanto importante. Inoltre, è il tipo di conoscenze che il personale può portare con sé quando lascia un'azienda.

Dal momento che nessuna organizzazione si affida a un'unica fonte di saperi o archivio di conoscenze, è in parte responsabilità dei singoli condividere ciò che sanno. Non è però scontato che lo facciano: le organizzazioni devono dotarsi di procedure adeguate e di un contesto favorevole per stimolare una condivisione efficace delle conoscenze.

Una condivisione efficace delle conoscenze può avere un impatto estremamente positivo tanto sui dipendenti quanto sulle modalità di lavoro di un'azienda.

Introdurre nei processi quanto appreso dalle esperienze passate può contribuire a evitare incidenti di percorso. Imparare dagli errori del passato, in modo da sapere cosa funziona e cosa no, rende le modalità di lavoro più efficaci e intuitive.

I team possono trovare utile la condivisione di saperi provenienti da tutta l'organizzazione (e non solo dalla propria area) e possono immaginare modi per applicare nel proprio lavoro quanto appreso da altri reparti. In questo modo si riduce la duplicazione degli sforzi, facilitando moltissimo la collaborazione fra team.

Vengono consumate meno energie e meno tempo nella ricerca delle informazioni e così i dipendenti hanno più tempo ed energie da dedicare ai progetti. Un sondaggio di McKinsey condotto in quattro settori diversi ha rilevato che i lavoratori trascorrevano circa il 20% delle ore di lavoro settimanali a cercare informazioni o colleghi che li aiutassero: un immenso spreco di tempo.

La trasparenza sulla condivisione delle informazioni aiuta a creare fiducia fra i dipendenti e tra questi e i leader. Il senso di sicurezza nel condividere informazioni e la consapevolezza che le proprie conoscenze sono apprezzate può incidere sulla soddisfazione lavorativa e sul coinvolgimento dei dipendenti.

Fornire una formazione ufficiale ai dipendenti è fondamentale per la crescita professionale. Spesso, tuttavia, è più utile condividere conoscenze e competenze interne in modo paritario. Ed è proprio quello che tende a succedere di solito: secondo uno studio, il 55% dei lavoratori che vuole apprendere una nuova competenza si rivolge ai colleghi piuttosto che ai propri responsabili.

Una condivisione efficace delle conoscenze offre ai dipendenti le informazioni necessarie a svolgere il proprio lavoro con sicurezza e al meglio delle proprie capacità.

Poiché la condivisione di saperi conviene a tutti, si potrebbe pensare che tutti la mettano in pratica, ma non è sempre così. Non è detto, infatti, che sia una tendenza naturale per ognuno.

In realtà, nell'ambito di un sondaggio di Kahoot!, il 58% dei dipendenti ha affermato di tenere per sé conoscenze importanti che potrebbero risultare utili ai colleghi.

Ci sono diverse ragioni per cui le persone potrebbero accumulare conoscenze senza condividerle (e non sempre ne sono consapevoli).

• Poco tempo : l'azienda non individua momenti specifici dedicati alla condivisione delle conoscenze e i dipendenti sentono di non avere tempo.

• Mancanza di processi: manca una modalità consolidata per documentare e trasmettere conoscenze.

• Logistica: i dipendenti potrebbero risiedere in più paesi, avere fusi orari differenti e parlare lingue diverse, il che può ostacolare la condivisione delle conoscenze.

• Insicurezza: le persone potrebbero temere di indebolire la propria posizione condividendo con altri ciò che sanno.

• Mancanza di fiducia: appena il 21% dei dipendenti statunitensi si dice pienamente d'accordo con il quesito "Mi fido della dirigenza dell'organizzazione". Le persone non condividono conoscenze se non si sentono tranquille a farlo o se temono che si ritorceranno contro di loro.

• Isolamento fra i reparti: le conoscenze acquisite da un'area dell'azienda potrebbero essere utili anche a un'altra, ma non sempre c'è consapevolezza in questo senso oppure potrebbero non esserci canali per collaborare fra settori diversi.

• Rivalità: può succedere che singoli o team si sentano in competizione tra loro anziché lavorare per un obiettivo comune.

Quando si vuole intervenire sulla condivisione dei saperi, una delle maggiori difficoltà è che non può essere un'attività forzata. Ci sono però alcuni passaggi da seguire per facilitare la condivisione e l'accesso alle informazioni per i dipendenti, fra cui:

Spesso, quando le conoscenze non sono condivise in modo efficace, i manager ne sono consapevoli. Ad esempio, sentono porre sempre le stesse domande e aumentare la frustrazione. Una volta che le organizzazioni sanno che il sapere non viene condiviso, devono attivarsi per comprenderne le cause. La situazione è dovuta a una rivalità malsana all'interno del team? Oppure ci sono motivazioni logistiche che impediscono la condivisione delle conoscenze? Individuare e affrontare questi motivi facilita il flusso delle informazioni.

Fai in modo che la condivisione di conoscenze sia un'ambizione ufficiale nella tua azienda dotandoti di una normativa che definisca motivazioni e modalità.

Un elemento fondamentale per creare una cultura di condivisione delle conoscenze è mettere a disposizione più spazi e momenti dedicati e uno di questi è una risorsa di riferimento per la documentazione. Può essere una sezione dell'intranet dell'organizzazione oppure un canale di comunicazione apposito. Assicurati che chiunque, compreso chi lavora in modalità ibrida e da remoto, possa accedere alla libreria delle conoscenze e sappia usarla.

Non tutte le conoscenze possono essere facilmente documentate, per questo è importante dedicare spazio alla condivisione e discussione di quanto sta succedendo nell'organizzazione e di cosa si possa apprendere. Le persone possono anche condividere risorse e informazioni che hanno trovato utili. I manager devono dare l'esempio, mostrando di apprezzare il contributo offerto, in modo che le persone si sentano tranquille a condividere e stimolate.

Prevedi un momento di debriefing alla fine di ogni progetto per confrontarsi su cosa è andato bene e cosa si poteva migliorare. Non dev'essere un momento in cui si esprimono giudizi, l'attenzione dev'essere rivolta ai miglioramenti futuri.

Il lavoro collaborativo è un modo ideale per condividere le conoscenze in modo pratico. Stimola la collaborazione dedicando spazi appositi. È possibile farlo in modo virtuale usando software di comunicazione, VR/AR oppure in presenza in momenti di confronto. E non dimenticare di riservare ogni giorno un po' di tempo ai contesti informali in cui si condivide il sapere, come la pausa caffè o il canale dedicato alla chat social.

Con l'immensa crescita del lavoro ibrido e da remoto, è fondamentale che chi non lavora in sede sia coinvolto nelle iniziative di condivisione dei saperi. Assicurati quindi che queste persone partecipino alle sessioni di condivisione e formazione e invitale a condividere le proprie esperienze e cos'hanno imparato.

L'onboarding e i primi giorni di lavoro in una nuova azienda sono un momento ideale per trasmettere conoscenze in modo informale. I neoassunti possono imparare dall'esperienza del proprio mentore sia a livello pratico che di cultura e valori dell'organizzazione. Man mano che i dipendenti crescono, tutoring e affiancamenti possono consolidare queste conoscenze e aiutare le persone a fare carriera.

Invitare persone esterne a condividere la propria esperienza con il personale è un ottimo modo per divulgare conoscenze all'interno di un'organizzazione. Non dimenticare, però, di coinvolgere anche chi lavora in modalità ibrida e da remoto.

I leader devono adottare i comportamenti che vogliono promuovere condividendo quello che sanno e imparando dai progetti a cui lavorano. È anche importante essere sinceri su ciò che non ha funzionato: in questo modo, i dipendenti inizieranno a vedere gli insuccessi come occasioni per imparare qualcosa.

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