Chiunque abbia uno smartphone ha ben presente il suono delle notifiche delle diverse chat di gruppo. Questo tipo di gruppi ci aiuta a rimanere aggiornati su programmi di famiglia, amicizie, locali... perché allora non usarli anche in ufficio per favorire la collaborazione dei team?

La generazione Y sta portando nuove tecnologie dentro l'ufficio e fuori: il 93% di che ne fa parte afferma che la presenza in azienda di tecnologie recenti è un fattore importante nella scelta di un datore di lavoro. [1] L'uso di tecnologie che queste persone utilizzano già nella vita quotidiana può avere un impatto immediato sulla produttività di dipendenti e organizzazioni.

In anni recenti, gli strumenti aziendali sono rimasti indietro rispetto alle app disponibili per i consumatori. Ma i prodotti SaaS hanno iniziato a difendersi: Workplace, con strumenti e funzioni come i gruppi, ne è un esempio.

I gruppi consentono alle persone di condividere feedback e pubblicare aggiornamenti, e possono migliorare la collaborazione dei team. Ma qual è il protocollo per usare i gruppi per creare, connettersi e collaborare in modo efficace?

Tieni in considerazione le conseguenze per la sicurezza

Tieni in considerazione le conseguenze per la sicurezza

Lo shadow IT è un fenomeno reale, che può avere conseguenze sulla sicurezza della tua organizzazione. I CIO e i team IT sono sempre più consapevoli dei rischi per la sicurezza connessi all'uso di app destinate ai consumatori.

Per questo piattaforme come Workplace sono sempre più allettanti: Workplace è sicuro, ideale per le aziende e dotato di controlli specifici per aiutare gli amministratori a gestire le loro community online.

Come bonus aggiuntivo, offre anche funzioni come la chat e i gruppi, che possono promuovere la comunicazione e la collaborazione.

Non andare fuori tema

Non andare fuori tema

I gruppi di Workplace sono una piattaforma comoda e semplice per la condivisione di informazioni. E sei tu ad avere il controllo totale sul tipo di gruppo da configurare: può essere aperto, chiuso o segreto. In questo modo le persone potranno avere un'idea chiara dei tipi di contenuto che troveranno in ciascun gruppo.

I team si riuniscono in gruppi di progetto che di solito sono segreti o chiusi. Qui è possibile scambiare file e collaborare su documenti condivisi tramite la tua integrazione preferita, come Box o Sharepoint.

I gruppi aperti di solito sono destinati agli annunci: sono spazi social in cui le persone possono condividere ogni sorta di aggiornamenti e informazioni. L'unica accortezza è di assicurarsi che la conversazione resti sempre rilevante per tutti i membri, che si tratti di una decisione relativa a un progetto o dei dettagli sulla festa d'ufficio per l'inizio dell'estate.

Se vuoi discutere di qualcosa di specifico con un'altra persona, prendi in considerazione l'idea di passare alla chat o di creare un gruppo individuale. In questo modo i colleghi eviteranno distrazioni e notifiche inutili per loro.

Incoraggia le conversazioni difficili

Incoraggia le conversazioni difficili

Le conversazioni che avvengono all'interno dei gruppi portano a voler approfondire i temi trattati. Sono anche forum aperti, dove è sicuro che di tanto in tanto emergano differenze di opinione.

Accettalo. Usa il gruppo come forum per discutere delle sfide aziendali. Incoraggia i membri senior del team ad affrontare i problemi e a rispondere ai dubbi pubblicamente. È un modo di comunicare trasparente ed efficace che consente l’evolversi della conversazione aziendale.

Ma impara a riconoscere anche quando è il momento di interrompere la conversazione sul gruppo e risolvere le questioni in un altro forum.

Non creare altra confusione

Non creare altra confusione

I gruppi consentono alle persone di portare a termine il lavoro più rapidamente. Sono il luogo ideale per ricevere rapidamente feedback sul tuo lavoro con i Mi piace.

Aiutano anche a snellire il flusso di lavoro. Carica la tua versione di un documento nel gruppo e chiedi un feedback. I tuoi colleghi in un altro fuso orario lo guarderanno quando si collegheranno e faranno la loro parte.

Il gruppo diventa un diario dell'intero progetto che viene aggiornato con continuità e aiuta i neoassunti o le persone che vengono aggiunte in corso d'opera a prendere il ritmo rapidamente.

Presta sempre attenzione a non esagerare con le notifiche. I gruppi e la sezione Notizie di Workplace aiutano a ridurre la confusione. La sezione Notizie utilizza l'apprendimento automatico per mostrare i messaggi importanti pubblicati nei gruppi.

Puoi modificare le impostazioni relative alle notifiche per adattarle alle tue esigenze e se un altro membro ti tagga in una chat di gruppo riceverai la notifica in ogni caso.

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Collabora con partner, fornitori e clienti esterni

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E, infine, i gruppi per più aziende ti offrono tutte le funzioni dei gruppi da usare in sicurezza con i team esterni. Con la condivisione di file e lo scambio di commenti eviti di dover cercare quello che ti serve in serie infinite di e-mail; inoltre, il gruppo per più aziende diventa un luogo unico in cui persone di diverse organizzazioni possono collaborare e comunicare.

Gli strumenti per aziende si stanno aggiornando e consentono sempre di più alle organizzazioni di creare e gestire community online in modo efficace. Oggi, usare queste nuove tecnologie per collaborare è molto più semplice rispetto al passato. E questa è una buona notizia per tutti.

[1] Survey Reveals Four Secrets to Success for Attracting and Retaining Millennial Talent, CBI
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