Come configurare e utilizzare i gruppi di Workplace

di Rossa Brown

I gruppi di Workplace sono un potente mezzo di connessione, collaborazione e condivisione delle conoscenze a disposizione di individui e team. Scopri come funzionano e come utilizzarli.

Dipendenti in sede, collaboratori a distanza e in mobilità, così come le persone delle altre aziende con cui collabori: tutti usano i gruppi di Workplace per connettersi e collaborare. È facile configurare e personalizzare un gruppo: puoi invitare rapidamente le persone e iniziare subito a usarlo. Ecco come fare.

Per cosa posso usare i gruppi?

I gruppi di Workplace sono spazi privati per discutere di progetti, gestire informazioni e condividere documenti in sicurezza con colleghi o clienti.

I membri del gruppo possono caricare, condividere e archiviare file senza limiti, lavorando in diretta sui documenti. I team possono utilizzare integrazioni con strumenti come SharePoint per poter collaborare efficacemente usando gli strumenti a cui sono abituati. Lavorando in un gruppo, inoltre, le informazioni vengono salvate in maniera sicura e istantaneamente accessibile, così da poter conoscere le tempistiche complete del progetto.

Puoi configurare un gruppo su qualsiasi tema. Prendiamo, per esempio, la società di soluzioni per l'edilizia Consolis. Uno dei gruppi più importanti che ha creato è Group Clean Floor, che mira a garantire elevati standard di pulizia e di sicurezza dei dipendenti nei suoi vari stabilimenti. Leggi il case study completo qui.

Che tipi di gruppi esistono?

Ci sono diversi tipi di gruppi:

  • Team e progetti, dove i team possono collaborare e confrontarsi.
  • Discussioni, per raccogliere feedback fra i colleghi.
  • Comunicazioni, per novità, aggiornamenti e comunicazioni aziendali.
  • Social e altro, per la pianificazione di lavoro e attività.
  • Per più aziende, per collaborare con persone di altre aziende.
Inoltre, le opzioni sulla privacy disponibili sono 3: Aperto, Chiuso e Segreto. La scelta migliore dipenderà dalla funzione del gruppo. Un gruppo aperto potrebbe essere rivolto a tutta l'azienda, per esempio offrendo uno spazio per discutere idee per le riunioni di lavoro o trasmettere comunicazioni. I gruppi chiusi e segreti servono a collaborare su progetti e incarichi specifici.

Come faccio a creare un gruppo?

Una volta definito che tipo di gruppo ti interessa, crearlo è facile:

  • Accedi alla pagina "Gruppi" su Workplace e seleziona Crea un gruppo.
  • Imposta il tipo di gruppo e assegnagli un nome.
  • Clicca su Personalizza per modificare le impostazioni sulla privacy del gruppo scegliendo fra Aperto, Chiuso o Segreto.
Dopodiché, puoi scegliere i colleghi che desideri aggiungere al gruppo. Non è necessario aggiungere subito tutti, potrai sempre aggiungere altre persone dopo la creazione del gruppo.

Come faccio a usare i gruppi?

Creando un gruppo, diventi automaticamente amministratore. Un ottimo modo per iniziare è pubblicare un messaggio di benvenuto che indica lo scopo del gruppo e invita le persone a pubblicare.

I membri del gruppo possono modificare le impostazioni di notifica in base alle proprie necessità per evitare sovraccarichi di informazioni. Puoi anche chiedere feedback sull'andamento del gruppo e apportare modifiche.

Dove posso scoprire di più sull'uso dei gruppi?

Scopri in che modo i team di AirAsia usano i gruppi per mettere l'intera azienda al centro della conversazione, abbattere le barriere interne e stimolare una collaborazione più efficace.

Oppure dai un'occhiata al caso di Golin, i cui dipendenti sono stati così colpiti da Workplace da creare 200 gruppi in meno di 24 ore.

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