Parliamo con Darren Roos, CEO di IFS, per scoprire come la recente implementazione di Workplace sta connettendo una forza lavoro globale e creando rapporti lavorativi più stretti.

IFS sviluppa e distribuisce software aziendali per clienti globali che producono e vendono beni, mantengono risorse e gestiscono attività incentrate sui servizi. Un team di 3.500 dipendenti di IFS supporta oltre 10 000 clienti in tutto il mondo, in una rete di 65 uffici locali e un ecosistema di partner in continua crescita; questo rende IFS uno dei fornitori più consigliati nel settore.

Com'era il mondo del lavoro prima di Workplace?

Prima di Workplace, i nostri canali di comunicazione interni erano alquanto tradizionali: usavamo i siti intranet, le e-mail e i sistemi di teleconferenza. Ma con una crescita continua a livello globale, volevamo rimuovere i silos geografici e dare ai nostri dipendenti uno spazio più ampio dove condividere idee, notizie e best practice in tempo reale.

Abbiamo scelto Workplace per le sue funzioni di interazione dinamica, come i video in diretta, e anche perché è uno strumento semplice e intuitivo da usare. Inoltre, molte persone del nostro staff avevano già familiarità con Facebook e quindi tra tutte le piattaforme era quella che avrebbe richiesto una formazione più contenuta. I nostri colleghi si sono sentiti in grado di iniziare a usarla fin dall'implementazione.

Puoi raccontarci un po' di come è andato il lancio?

Abbiamo iniziato alla grande! Nella prima settimana dal lancio, l'82% dei nostri colleghi ha attivato il proprio account; inoltre, nello stesso periodo, sono stati pubblicati oltre 3.000 post. Nel primo mese, il 94% del nostro staff di 3.500 persone ha richiesto il proprio account.

Il mio team dirigenziale si è anche impegnato a dare personalmente il benvenuto ai nostri colleghi su Workplace, comunicando con loro tramite i video in diretta. Questo ha permesso ai dirigenti di mostrare la loro creatività e il loro lato più personale. Una di loro ha persino registrato un video mentre faceva equitazione, mentre un altra persona ha condiviso un video da Dubai, davanti al famoso Burj al Arab Hotel! Siamo un'azienda globale, e questa piattaforma ha permesso a tutti di comunicare in tempo reale con dirigenti di alto livello che normalmente non avrebbero avuto modo di conoscere.

Nell'ambito della nostra campagna di coinvolgimento durante il lancio, ho anche creato un hashtag finito in tendenza - #proudlyifs - per mettere in evidenza i nostri successi e condividere i momenti che ci rendono orgogliosi di far parte della famiglia IFS.

È stato bello vedere che le persone hanno iniziato a usare l'hashtag - e continuano a farlo - per dare il loro contributo: aiuta a creare un legame forte tra i colleghi a tutti i livelli e a costruire un senso di comunità globale.

Come descriveresti l'aiuto che Workplace vi sta dando nel cambiare il vostro modo di lavorare?

L'utilizzo di Workplace ha rimosso istantaneamente le barriere geografiche e di fuso orario che qualsiasi grande azienda globale deve gestire. Grazie alla piattaforma, abbiamo la libertà di collaborare con tutti, ovunque si trovino.

Di fatto, condividendo idee e richiedendo feedback su Workplace, riusciamo a sfruttare l'esperienza di tutti e 3.500 i nostri dipendenti. E questo è direttamente collegato alla nostra capacità di realizzare i prodotti migliori e di trovare le soluzioni più idonee per i nostri clienti.

Workplace offre anche un forum di collaborazione che non avremmo trovato altrove. Per esempio, il nostro team negli Stati Uniti ha avviato una campagna interna di condivisione di fotografie di clienti che usavano i nostri prodotti.

Usa Workplace per mostrare l'impatto sulle vite dei nostri clienti. Tutto questo è in linea con i nostri valori e con il nostro approccio incentrato sul cliente e usiamo Workplace per mostrarlo.

In che modo il vostro utilizzo della piattaforma si è evoluto nel tempo?

Abbiamo lanciato Workplace poco più di 3 mesi fa. Abbiamo concentrato la nostra attenzione principalmente sulla buona riuscita dell'implementazione e sul consentire ai colleghi di connettersi alla piattaforma. Vogliamo che le persone si sentano in grado di pubblicare post, di condividere documenti, link o video, e di iscriversi ai gruppi giusti.

IFS continuerà raddoppiando il proprio impegno per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Nell'ambito di questo piano, useremo Workplace per promuovere i nostri valori aziendali, condividere notizie sulle nostre iniziative di responsabilità sociale come azienda e porre l'attenzione su tematiche che ci stanno a cuore, come ad esempio la diversità, la salute e il benessere.

Puoi farci un esempio di qualcosa che ora potete fare e invece prima non era possibile?

Prima del lancio di Workplace in IFS, i traguardi raggiunti a livello regionale venivano festeggiati localmente. Facevamo molto spesso ricorso alle e-mail (tra cui anche le newsletter digitali) per raccogliere informazioni e condividere notizie. Utilizzando Workplace non solo abbiamo ridotto in modo significativo l'uso delle e-mail, ma abbiamo anche un unico spazio dove condividere i nostri messaggi in modo coinvolgente, con una varietà di contenuti multimediali come foto, video e persino GIF!

I nostri colleghi hanno reagito con molto entusiasmo e questo ci sta aiutando ad aumentare la coesione della nostra community globale. Inoltre, le metriche in tempo reale disponibili sui post e tramite gli insight sul gruppo ci forniscono un'indicazione immediata di come le nostre comunicazioni vengono recepite e percepite.

Come pensate di sfruttare la piattaforma in futuro?

Pensiamo sia importante utilizzare Workplace sia per condividere sia per ascoltare. La nostra forza lavoro è molto coinvolta, ed è bello vedere che i dipendenti pubblicano aggiornamenti; tuttavia, è altrettanto importante riuscire a offrire loro suggerimenti, condividere feedback e instaurare un dialogo sulle questioni che li riguardano.

C'è ancora molto lavoro da fare: è importante per noi continuare a migliorare ed evolvere. Sarà fondamentale se vogliamo rimanere datori di lavoro in grado di attrarre e mantenere talenti, così come lo sarà per i nostri clienti, che potranno beneficiare del nostro pensiero innovativo.

Ringraziamo Darren Roos, CEO di IFS.