Condivisione delle conoscenze: cos'è e perché è importante
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La condivisione delle conoscenze è alla base della collaborazione in team. Scopri come fornire le informazioni giuste alle persone giuste.
La condivisione delle conoscenze può aumentare la collaborazione in team, coinvolgere i dipendenti, stimolare l'innovazione, far scoprire nuove opportunità di business e aggiungere valore alla tua azienda. Tuttavia ci sono ostacoli da superare e rischi da prendere in considerazione per metterla in pratica nel modo corretto.
Che cosa si intende per condivisione delle conoscenze?
La frase "sapere è potere" è vera. Nell'economia attuale, la conoscenza all'interno della tua azienda può essere definita un bene immateriale, con un valore crescente.
Se questa conoscenza non viene condivisa o gestita, sono numerosi i rischi nel caso in cui certe persone dovessero lasciare l'azienda. Inoltre potresti avere difficoltà ad attrarre i talenti giusti.
Oltre l'80% delle persone scelgono un datore di lavoro che valorizza la comunicazione aperta rispetto a uno che offre benefit come pasti gratuiti e iscrizioni in palestra.
Semplifica il lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
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Può essere difficile superare la cultura del "volere tenere le conoscenze per sé", nella quale le persone ritengono che proteggere le informazioni sia fondamentale per la sicurezza del lavoro e dell'azienda. Tuttavia le nuove generazioni di dipendenti si aspettano una cultura di condivisione della conoscenza e sono nella posizione per richiederla, poiché entro il 2020 rappresenteranno il 35% della forza lavoro.
Questa potrebbe essere la ragione per cui un approccio più aperto alla condivisione delle informazioni sta prendendo piede.
Da un sondaggio rivolto ai CFO del 2016 è emerso che il 25% di loro ora condividono le informazioni finanziarie con tutti i dipendenti, rispetto a un 7% nel 2012. Quasi un terzo ha affermato di condividere le informazioni finanziarie con "dipendenti selezionati".
La condivisione delle informazioni con le persone giuste è la chiave per una buona gestione delle conoscenze: chi ne ha bisogno, chi desidera queste informazioni per rimanere coinvolto; chi sa utilizzarle in modo costruttivo o diffonderle a cascata.
Perché è importante condividere le conoscenze?
Se vuoi che le persone capiscano e sviluppino le conoscenze, non serve semplicemente condividerle con un approccio "top-down". I tuoi team devono essere in grado di condividere a loro volta queste conoscenze, commentarle, parlarne e infine metterle in discussione. E qui entrano in gioco le piattaforme di collaborazione come Workplace, che permettono ai tuoi team di condividere e commentare le informazioni in tempo reale.
Pam Holloway, consulente di gestione delle conoscenze, che ha creato About People, sostiene che "quando condividiamo, miglioriamo" e ritiene che i dirigenti dovrebbero far tesoro dei feedback che ricevono dai dipendenti. Consiglia inoltre agli utenti di stabilire il valore delle conoscenze condivise.
Su Workplace è possibile farlo con un "Mi piace" e con le altre metriche sulle interazioni che i tuoi team già conoscono e apprezzano su Facebook.
La condivisione delle conoscenze come dirigente è un primo passo, ma una cultura di condivisione con le persone giuste è difficile da sviluppare se le altre persone non condividono a loro volta. Holloway suggerisce di comunicare i benefici della condivisione, oltre a dare l'esempio.
Spiega ai tuoi team che questa condivisione può portare loro dei benefici, in quanto imparano, sviluppano e migliorano le loro prestazioni e danno un aiuto ai colleghi.
Superare gli ostacoli della condivisione delle conoscenze
Spesso i tuoi sforzi per la creazione di una cultura aperta non vanno a buon fine a causa di ostacoli individuali. Un ricercatore che lavora in questo ambito, Andreas Riege, ne ha individuati 15 tra cui:
- La mancanza di tempo per condividere le conoscenze in modo efficace
- La paura che la condivisione metta a rischio la sicurezza del lavoro
- Una scarsa consapevolezza del valore della conoscenza
- La prevalenza di una conoscenza ufficiale o "esplicita" all'interno della tua organizzazione, invece di una conoscenza "tacita" e basata sulle persone
- Scarse capacità di scrittura o comunicazione
È possibile superare queste barriere e creare una mentalità positiva verso la condivisione utilizzando piattaforme veloci, semplici e basate sulle persone come Workplace. Funzioni quali la messaggistica istantanea e i gruppi di progetto permettono di risparmiare tempo e di far sì che la conoscenza sia rilevante, correttamente attribuita e semplice da trovare.
Come controllare i rischi?
Alcune conoscenze sono confidenziali e le organizzazioni potrebbero voler limitare l'accesso ad alcune persone. Anche la conoscenza tacita che viene da una cultura aperta e di condivisione può essere un vantaggio competitivo, che non si desidera vada a beneficio di altri.
Controllare il rischio della fuga delle conoscenze significa controllare l'accesso e condividere le informazioni con le persone giuste: dovresti condividerle in modo diffuso o all'interno di un certo gruppo? Ci sono poi le best practice in merito all'archiviazione della conoscenza: è fondamentale evitare di utilizzare chiavette USB, computer, computer portatili e fogli.
Gli strumenti di collaborazione pensati per la condivisione delle conoscenze e della comunicazione devono avere il più alto livello di sicurezza e consentirti di possedere i tuoi dati, come avviene con Workplace.
I vantaggi della condivisione delle conoscenze
Aziende quali Starbucks e Hootsuite, che promuovono la condivisione delle conoscenze, affermano che il flusso di informazioni offre loro una comprensione migliore e più rapida dei desideri dei clienti.
Permette inolttre di sviluppare relazioni più profonde basate sulla conoscenza con i clienti, di individuare nuove opportunità di business e di stimolare l'innovazione.