Un tempo le e-mail erano considerate il modo più efficace per comunicare, oggi le organizzazioni sono alla ricerca di modi per ridurne l'utilizzo. Scopriamo perché le persone preferiscono connettersi con gli strumenti di collaborazione.

Tutti ci siamo trovati sommersi dalle e-mail almeno una volta nella vita. L'impiegato medio trascorre 4,1 ore al giorno a controllare le e-mail di lavoro: parliamo di oltre 20 ore a settimana, più di 1000 ore all'anno. E, il più delle volte, non sono nemmeno e-mail che riguardano direttamente il compito su cui si sta lavorando.

Aumento della forza lavoro da remoto

Con il numero crescente di aziende che offrono modalità di lavoro flessibile e agile, sta diventando sempre più importante per i datori di lavoro dotare i propri dipendenti degli strumenti giusti per lavorare quando non si trovano fisicamente in ufficio.

Le e-mail sono uno strumento di comunicazione che può andare bene per aggiornarsi all'inizio e al termine della giornata, ma non sono efficaci per la collaborazione, specialmente per i team che lavorano da remoto o che devono prendere decisioni rapide. Strumenti come le app di messaggistica istantanea e le chat video sono l'ideale per le conversazioni di lavoro informali che richiedono una risposta tempestiva.

Meno è meglio

Nell'ultimo decennio abbiamo visto un'impennata nel numero delle piattaforme social. Le aziende possono approfittare di queste tecnologie per migliorare l'interazione tra dipendenti.

Per prima cosa, i social media ci consentono di andare diritti al punto: ci evitano di dover scrivere e-mail senza fine, con un numero indefinito di paragrafi per arrivare al succo della questione. Ovviamente, ci sono occasioni per cui solo un'e-mail formale può essere adatta. Tuttavia, quando non sono necessarie risposte estese, è utile avere una piattaforma che incoraggia la concisione.

Risparmio di tempo e aumento della produttività

Facendo meno affidamento sulle e-mail e utilizzando maggiormente gli strumenti di collaborazione, i dipendenti aumentano la produttività, perché possono usare in modo più efficiente il proprio tempo e risolvere i problemi rapidamente.

Per esempio, invece di continuare ad alimentare catene infinite di e-mail per programmare una chiamata, possono usare piattaforme come Workplace Chat per trovare i colleghi e capire se sono disponibili. E se anche con la chat la questione va per le lunghe, si può passare alle chiamate vocali o in video HD con un solo clic. Si risparmia tempo: la decisione è presa, il lavoro è concluso.

Comunicazione in tempo reale

Pensi che il team IT stia ignorando le tue e-mail? È probabile che non ti risponda perché lo staff è impegnato a risolvere un'altra urgenza. Gli strumenti di collaborazione possono far sapere alle persone a cosa stanno lavorando i team di reparti diversi. Questo può evitare che i reparti vengano inondati di richieste nei periodi in cui sono più occupati. Se sai quando i team con cui lavori sono occupati o liberi, puoi riorganizzare la giornata di conseguenza.

Project management più semplice ed efficiente

Invece di inviare tramite posta elettronica le diverse versioni aggiornate dello stesso progetto in modo che chi lavora da remoto possa modificarle separatamente, puoi ridurre il numero di e-mail centralizzando la gestione delle attività.

Con Workplace, per esempio, puoi integrare gli strumenti che usi già per assegnare le attività alle singole persone o a un gruppo. Se ci sono più utenti, possono lavorare tutti sullo stesso file contemporaneamente usando la soluzione cloud preferita dalla tua organizzazione, come Quip o G Suite.

Mantenimento di informazioni critiche

Con le e-mail, mantenere il filo del discorso può essere difficile. Quando ci sono diversi interlocutori coinvolti, le informazioni importanti possono andare perse. Le serie di commenti rendono tutto più semplice: gli utenti possono intervenire nelle conversazioni esistenti o iniziare a discutere di argomenti diversi, per poi ricevere una notifica ogni volta che hanno un nuovo messaggio o una nuova risposta a quello che hanno pubblicato.

Qual è il futuro delle e-mail?

Sebbene stiamo assistendo a un aumento delle app di messaggistica istantanea, dei social network e di altri strumenti di collaborazione, anche l'uso delle e-mail continua a crescere. Di fatto, l'azienda di ricerca tecnologica Radicati prevede che il numero di e-mail inviate ogni giorno crescerà dalle oltre 280 miliardi del 2018 a quasi 320 miliardi entro il 2021.

Quindi forse le previsioni sulla loro scomparsa sono state un po' esagerate.

Il mondo del lavoro muta. I millennial continuano a entrare a farne parte. Le persone si aspettano sempre di più modalità di lavoro aperte per definizione, mobile-first e connesse.

Inoltre, l'importanza delle e-mail è destinata a diminuire, poiché lasceranno il posto a strumenti più compatibili con la forza lavoro moderna.