Una migliore connettività implica una maggiore produttività?

di Mike Sharkey

La produttività in un mondo del lavoro sempre più connesso

Ricordi ancora il mondo prima di smartphone, tablet e banda larga ad alta velocità? Il luogo di lavoro di 20 anni fa era molto diverso da quello di oggi: ma è proprio vero che la maggiore connettività ci ha reso tutti più efficienti?

Utilizzata correttamente, la tecnologia mobile può arricchire la nostra vita, consentendoci di fare di più in meno tempo. In un mondo in cui più della metà dei rappresentanti della generazione Z ritiene che la tecnologia consenta di essere più produttivi, le organizzazioni devono conoscere approfonditamente le nuove tecnologie e l'impatto che possono avere sulla forza lavoro di domani.

Maggiore connettività sul lavoro significa che le persone possono prendere decisioni più rapidamente ed eseguire mansioni in molto meno tempo. Gli aspetti negativi includono i continui aggiornamenti di lavoro e le notifiche istantanee, che possono essere fonte di distrazione e rendere più difficile rimanere concentrati su un'attività.

Come si fa allora a rendere la connettività produttiva all'interno dell'azienda?

Dagli incontri in presenza al virtuale

Una volta, incontrare un cliente o partecipare a un seminario significava prendere un treno o un aereo. I viaggi rappresentano ancora oggi un costo in termini di tempo e risorse, soprattutto quando le persone devono pernottare in luoghi lontani.

Oggi, però, è sufficiente un dispositivo mobile e una connessione Internet per tenere videoconferenze e webinar in qualunque parte del mondo. I responsabili delle decisioni possono collaborare più facilmente, mentre i team sono in grado di portare a termine i progetti in anticipo.

E continuando a definire gli obiettivi delle riunioni per i team che lavorano a distanza con la stessa chiarezza che si usa per gli incontri in presenza, è possibile risparmiare molto tempo e migliorare la produttività.

Dal fax al cloud

Negli anni Ottanta il fax era considerato rivoluzionario. L'idea di poter trasmettere documenti tramite la linea telefonica sembrava incredibile.

L'unico difetto era che bisognava tenere d'occhio la macchina per assicurarsi che il fax fosse partito (e inviarlo di nuovo in caso contrario), anziché poter andare avanti con il proprio lavoro.

Adesso è possibile condividere documenti in cloud e tutti possono consultarli o modificarli insieme. È anche possibile inviarli per e-mail (anche se, il fatto che si possa inviare un'e-mail, non significa che sia necessario farlo). In alcune situazioni, altri canali di comunicazione possono risultare più rapidi ed efficaci.

Dai promemoria alle notifiche istantanee

In passato era necessario redigere promemoria, stamparli e distribuirli. Non è più così. Ora, infatti, è possibile pubblicarli sull'intranet aziendale, sul portale interno o condividerli su una piattaforma di comunicazione come Workplace.

È importante pubblicare aggiornamenti di lavoro con regolarità affinché le persone siano informate sulle ultime novità. L'uso della sezione Notizie su Workplace, per esempio, aiuta a evitare di bombardare il personale di notifiche.

L'apprendimento automatico riporta solo gli aggiornamenti di volta in volta importanti per ognuno. Inoltre, queste possono scegliere di ricevere aggiornamenti solo su comunicazioni o post importanti.

Dalle telefonate alla messaggistica istantanea

Una volta, se era necessario contattare un collega che si trovava altrove, bisognava telefonare e, se non c'era, lasciare un messaggio.

A volte potevano volerci giorni prima di mettersi in contatto con una persona. Oggi è sufficiente inviare un messaggio mentre si è in ufficio o in movimento.

Quasi la metà dei dipendenti afferma che gli strumenti di messaggistica istantanea sul lavoro aumentano la produttività. Il segreto è usare le tecnologie di messaggistica in un modo che riduca le distrazioni al minimo, ad esempio disattivando le notifiche pop-up e utilizzando la modalità Non disturbare.

Dall'ufficio allo smart working

Grazie a Internet, è possibile lavorare in situazioni diverse dalla presenza in ufficio o in magazzino e questo può essere un vantaggio. Gli uffici open space e i luoghi di lavoro rumorosi sono spesso fonte di distrazione.

Chi lavora in smart working può scegliere un ambiente silenzioso come l'abitazione o un altro luogo di sua preferenza. E se dovesse avere un problema, può richiedere aiuto con la messaggistica istantanea o usare la condivisione dello schermo per risolverlo rapidamente.

Dalla connettività alla produttività?

È difficile confutare il fatto che la connettività stia rendendo il lavoro più facile. Il vero banco di prova sarà vedere in che misura gli strumenti di comunicazione e collaborazione ci aiutano a trovare la giusta distanza fra le modalità "lavoro senza sosta" e "Non disturbare".

Ma, seguendolo nel modo giusto, si tratta di un percorso che può garantire a tutti un equilibrio più sano fra vita e lavoro e una maggiore produttività.

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