Come eliminare il micromanagement
Sei il tipo di responsabile con l'ossessione per i dettagli e che reputa il lavoro del team sempre insoddisfacente? È possibile che tu sia un micromanager. Esercitare un controllo eccessivo ostacola lo svolgimento delle attività. Come si può smettere di essere micromanager?
Alla maggior parte dei dipendenti non piace avere sempre lo sguardo puntato addosso. Ammettiamolo: se un responsabile ti osserva, ti controlla e critica tutto ciò che fai è praticamente impossibile riuscire a rilassarsi. Questo atteggiamento ostacola la creatività, genera sfiducia e demoralizza i team.
Una gestione poco efficiente è una delle tre principali cause di abbandono del posto di lavoro. È quindi nel tuo interesse eliminare subito qualsiasi atteggiamento autoritario prima di danneggiare la cultura aziendale.
Cosa significa micromanagement?
Il micromanagement consiste in un monitoraggio e un controllo rigoroso del lavoro quotidiano del personale da parte del leader del team. Le persone che attuano il micromanagement spesso non delegano alcuna responsabilità, in modo da poter prendere tutte le decisioni. Anziché supervisionare, ordinano.
Il micromanagement è uno stile di leadership estremo, che non favorisce la creazione di rapporti professionali positivi. La mancata concessione di autonomia nello svolgimento del lavoro porta il personale a chiedersi se i responsabili hanno fiducia nella loro capacità di giudizio e nelle competenze ed esperienze che possiedono. Questo non solo abbatte il morale e aumenta l'insicurezza ma può persino causare gravi stati d'ansia e burnout da lavoro.
E quando i dipendenti non sono felici, cercano opportunità di lavoro altrove.
Un report del CIPD del 2023 dimostra una relazione diretta tra una leadership negativa e livelli insufficienti di salute mentale, soddisfazione sul lavoro e prestazioni del personale. È stato infatti rilevato che:
il 50% dei dipendenti i cui responsabili hanno le valutazioni peggiori ha maggiori probabilità di soffrire di problemi di salute mentale rispetto al 14% di quelli che hanno i responsabili migliori;
il 30% delle persone con i responsabili meno efficienti si dichiara soddisfatto del proprio lavoro, contro l'88% di quelle che hanno i responsabili con le valutazioni più alte;
il 38% degli individui con i responsabili peggiori è disposto a dare il meglio di sé sul lavoro, contro il 74% di quelli che hanno i responsabili migliori.
Una delle principali sfide che i responsabili devono affrontare è imparare a delegare. Se intervieni troppo nel lavoro dei dipendenti, potresti trasformarti, intenzionalmente o meno, in un micromanager.
Il compito dei i responsabili è offrire guida e supporto, per consentire alle persone di ottenere prestazioni superiori. I dipendenti riescono a sfruttare appieno il proprio potenziale solo se viene concesso loro di assumersi la responsabilità del lavoro che svolgono. Il micromanagement ostacola la crescita dei team.
Perché le persone esercitano il micromanagement?
Il micromanagement nasce soprattutto da paura e insicurezza. I responsabili temono che i membri del team commettano errori in grado di rovinare una reputazione costruita con impegno o si preoccupano di sembrare poco informati se non conoscono anche i minimi dettagli. Il controllo eccessivo rappresenta una sovracompensazione del problema.
Le cause più comuni del micromanagement sono:
Scarsa esperienza gestionale e incapacità di delegare
Perdita di controllo sui progetti
Mancanza di fiducia e rispetto
Desiderio di stabilire un legame più stretto con i lavoratori di livello inferiore
Presenza nel team di membri molto inesperti
Fallimento in un lavoro precedente
Credere di avere l'obbligo di mostrare la propria autorità per giustificare una promozione o un aumento della retribuzione
Essere perfezionisti e sentire l'esigenza di mantenere sempre il controllo su tutto
Scarsa autostima ed elevati livelli di insicurezza
Ritenere che il lavoro delle altre persone possa farli apparire inadeguati
La linea tra aggiornamento costante e controllo eccessivo è molto sottile ed è quindi estremamente facile commettere errori di gestione.
Come si riconosce il micromanagement?
Se ti sembra di avere una tendenza al controllo eccessivo, quali segnali indicano che sei un micromanager? Verifica se:
1. Non riesci a delegare il lavoro
Per molti responsabili, l'idea di cedere il controllo sul lavoro ai membri del team è semplicemente inimmaginabile. La loro enorme difficoltà a delegare è causa di due grandi problemi. Da una parte, i team si ritrovano ad avere l'obbligo di chiedere l'approvazione per qualsiasi attività, con un conseguente aumento della sensazione di insicurezza. Dall'altra, i responsabili finiscono per doversi occupare di una parte eccessiva del lavoro altrui per riuscire a mantenere un livello di controllo elevato, trascurando così i compiti legati alla leadership.
2. Chiedi continui aggiornamenti
Chi vuole avere il controllo su tutto insiste per ricevere aggiornamenti continui. Questo sottrae tempo prezioso al progetto in corso e mette inutilmente sotto pressione i dipendenti. Le persone che si sentono sempre costrette a giustificarsi penseranno di essere ritenute inaffidabili.
3. Ti concentri sui dettagli anziché sul quadro generale
I micromanager hanno la tendenza di perdersi nei minimi dettagli delle attività. Questo impedisce loro di vedere il quadro generale degli obiettivi aziendali e dei risultati che i dipendenti devono raggiungere.
4. Pretendi di essere in copia in tutte le comunicazioni relative a un progetto
La pretesa di essere in copia in tutte le e-mail e i messaggi inviati è indicativa del timore di essere tagliati fuori. I micromanager si infastidiscono quando i colleghi discutono dei progetti e prendono decisioni senza il loro intervento.
5. Stabilisci scadenze impossibili da rispettare
Spesso i micromanager stabiliscono scadenze che non permettono di ovviare a ritardi imprevisti a cui nessuno può porre rimedio. Hanno inoltre la tendenza a interrompere i progetti in corso per svolgere attività più "urgenti", costringendo così i team a gestire più incarichi contemporaneamente.
6. Vuoi l'ultima parola su ogni decisione
Molti micromanager ritengono di essere i soli in grado di prendere decisioni valide. La loro esigenza di monitorare tutte le procedure, comprese le meno importanti, complica in modo inutile ed eccessivo anche i progetti più semplici.
7. Pensi che il lavoro debba essere svolto a modo tuo
In genere, i micromanager ritengono di saperne di più di qualsiasi altra persona e passano al microscopio le prestazioni altrui. Se reputano che il lavoro svolto dai dipendenti non sia all'altezza degli standard, lo ripetono continuamente e spesso credono di lavorare con persone dotate di capacità inferiori.
8. Non condividi le informazioni con il tuo team
Chi vuole mantenere il controllo cerca di rendersi indispensabile evitando la collaborazione e scegliendo di non condividere le conoscenze e le competenze acquisite. Queste persone si sentono minacciate poiché pensano che gli altri membri del team vogliano sostituirle.
9. Registri un tasso di ricambio di dipendenti elevato
Non sorprende il fatto che la maggior parte del personale non apprezzi il micromanagement. Il grado di soddisfazione professionale dei dipendenti che si sentono infelici, demotivati e ritenuti inaffidabili è minimo. Questo provoca un aumento delle assenze e una riduzione dei livelli di mantenimento.
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Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Come smettere di esercitare il micromanagement
Il micromanagement può essere un'abitudine difficile da eliminare, ma è importante imparare a delegare per consentire ai team di dare il massimo. Per uscire dalla spirale del micromanagement:
Scegli con cura i membri del team
Il modo più efficace per smettere di esercitare il micromanagement è circondarsi di persone che ritieni in grado di svolgere al meglio il proprio lavoro. Naturalmente è più facile a dirsi che a farsi, ma prova ad assumere persone che possiedono già le competenze necessarie e fornisci loro le informazioni e gli strumenti di onboarding necessari per avere successo. La tentazione di esercitare il micromanagement si riduce se i dipendenti hanno l'esperienza e le competenze richieste per raggiungere ottimi risultati.
Questo influisce positivamente anche sull'azienda. Nei lavori con elevati tassi di ricambio del personale, assumere e formare una figura sostitutiva può costare il 16% circa della retribuzione di un dipendente.
Non concentrarti sulle attività, ma sui risultati
Quando assegni un incarico, spiega quali attività bisogna portare a termine e non come deve essere svolto nei dettagli. Il modo che tu preferisci non è necessariamente l'unico. Se un'attività assicura gli stessi risultati rispettando una scadenza realistica, come viene svolta non ha importanza.
Chiarisci ai membri del team che, in ogni caso, se hanno difficoltà a completare un incarico in tempo possono sempre chiederti indicazioni.
Esercitati a delegare
Quando il tuo istinto naturale è quello di controllare, assegnare un'attività ad altre persone è difficile. Tuttavia, delegare è una competenza fondamentale che tutti i responsabili devono acquisire.
Se il pensiero di farlo ti mette a disagio, esercitati delegando inizialmente piccoli incarichi meno importanti per poi passare a progetti di maggiori dimensioni. Delegare la responsabilità significa rendere i membri del team più autonomi e consentire loro di migliorare.
Gestisci il tuo tempo
Stabilisci quale progetto richiede necessariamente il tuo coinvolgimento e quali attività possono invece essere assegnate ad altre persone. Alcuni progetti devono effettivamente essere seguiti da vicino, ad esempio in caso di un nuovo contratto o di reclami da parte di un cliente importante.
Tuttavia, in linea generale, più deleghi e più gestisci la produttività in modo efficace, maggiore sarà il tempo che potrai dedicare alle attività più redditizie per l'azienda.
Cerca di capire qual è il tipo di gestione preferito dal team
Chiedi a ogni membro del team che tipo di gestione preferisce. Alcuni, ad esempio, gradiscono ricevere più istruzioni rispetto ad altri. Cogli questa opportunità per esporre sinceramente la tua difficoltà a cedere il controllo e il tuo desiderio di continuare a ricevere aggiornamenti, anche se non con una frequenza eccessiva.
Una conversazione bidirezionale e matura dimostra il tuo interesse verso le opinioni del team e genera fiducia.
Stabilisci giorni in cui non si organizzano meeting
Uno studio dimostra che prevedere giorni senza meeting riduce significativamente lo stress e gli effetti del micromanagement. Concedi al personale la libertà di occuparsi delle proprie iniziative e di collaborare con i colleghi in modo più spontaneo, senza le interazioni forzate imposte dai meeting.
Esci dalla tua comfort zone imparando a fidarti
Non è facile, ma assegnare ai dipendenti maggiori responsabilità di quanto ti venga naturale porterà, a lungo termine, a risultati positivi sia per te che per loro. Offri al team la possibilità di dimostrare la propria capacità di prendere iniziative e risolvere i problemi autonomamente. Grazie all'aumento delle responsabilità e alla riduzione degli interventi, la maggior parte dei membri riuscirà a ottenere un notevole miglioramento delle prestazioni e, probabilmente, avrà bisogno di una gestione minima.
Se le cose non andranno come avevi previsto, cerca di non reagire in modo eccessivo. Considerala una lezione da tenere presente per la prossima volta.
Per il personale disporre di una maggiore autonomia è positivo, ma questo non significa che devi sovraccaricarlo di responsabilità e incarichi extra o smettere completamente di verificare il lavoro svolto e fornire un feedback. Fai capire ai dipendenti che in caso di bisogno sei sempre disponibile. In altre parole, impara a fidarti del loro giudizio e delle competenze che possiedono, in modo che possano migliorare come team e contribuire alla crescita dell'organizzazione.
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