Cos'è un modello di lavoro ibrido?

I modelli di lavoro ibrido sono diversi, quindi leader e organizzazioni devono assicurarsi di scegliere quello giusto per aiutare il proprio team e la propria azienda a ottenere risultati ottimali.

Nel modello ibrido che prevede più giorni in ufficio, i dipendenti lavorano principalmente in sede con la possibilità di optare per lo smart working uno o due giorni a settimana. In questo modello, la pianificazione rimane in mano all'organizzazione.

Dalla parte opposta si trova il lavoro ibrido completamente flessibile che dà ai dipendenti la possibilità di scegliere il numero di giorni in cui lavorare da remoto su base continuativa e modificabile. Questo modello mette al centro il dipendente, ma non è esente da potenziali insidie di cui i leader devono occuparsi. Queste includono:

• Disuguaglianza che può creare una divisione tra lavoratori da remoto e in sede

• Sensazione dei lavoratori da remoto di avere meno attenzione da parte dei dirigenti e di perdere eventuali opportunità di promozione e vantaggi

• Diversità degli ambienti di smart working: non tutti hanno un ufficio ben fornito a casa o locali silenziosi idonei al lavoro

• Problemi legati alla fiducia

• Confini non ben delineati tra lavoro e tempo libero

• Sovraccarico digitale

Come puoi rendere il lavoro ibrido efficace?

Esamina le attività e crea flussi di lavoro

Il primo passo per adottare una politica di lavoro ibrido ottimale è esaminare le singole attività. I team leader possono pianificare ciò che va fatto in modo sincrono (e che quindi richiede una collaborazione simultanea dei membri del team) e ciò che è possibile fare in modo asincrono (e che permette ai dipendenti di scegliere gli orari, potenzialmente in autonomia).

• Per ricerche, relazioni e progettazione complessa, è preferibile un ambiente silenzioso per avere una maggiore concentrazione ed eliminare le distrazioni.

• Per le attività coordinate, che richiedono leadership, mentoring, valutazione e project management, è probabilmente più opportuno lavorare in team, almeno parzialmente.

• Le attività basate sull'innovazione come sessioni di brainstorming, pensiero creativo e progetti interdipartimentali o le iniziative sociali come quelle di team building devono essere svolte insieme. Inoltre. queste attività possono ottenere risultati migliori, se vengono svolte in presenza.

Identifica da dove proviene l'energia produttiva

La produttività richiede energia. I leader delle organizzazioni con un modello ibrido di successo devono riflettere su come alimentarla in azienda: ad esempio, permettendo ai membri del team di sviluppare e creare il lavoro in autonomia o mettendoli nelle condizioni di collaborare. Cerca di capire in che modo il personale genera energia produttiva per scegliere la strategia più adatta per la tua azienda e per ogni suo membro.

Ripensa gli spazi dell'ufficio

Avere una considerevole percentuale di dipendenti che lavorano da remoto, almeno parzialmente, non ti dà solo l'opportunità di ridurre spazio e costi dell'ufficio. Passare a un modello ibrido ti permette di ripensare e riprogettare gli spazi per ridurli, ma anche per renderli più adatti a chi vi lavora. Crea più spazi per riunioni, lavoro condiviso e socializzazione e pensa a come usare al meglio le aree comuni.

Coinvolgi tutti

I team ibridi di maggiore successo includono tutti nel modello smart working/ufficio, anche responsabili e leader. In questo modo, i leader possono essere d'esempio per quanto riguarda le best practice per il lavoro ibrido. Conosceranno vantaggi e sfide relative al lavoro da remoto e a quello in sede e avranno la possibilità di mostrare come creare un equilibrio sano tra lavoro e vita privata.

Aiuta i neoassunti

I primi giorni e settimane di un nuovo lavoro sono fondamentali: è di cruciale importanza quindi aiutare i neoassunti a capire come funziona il lavoro ibrido nella tua organizzazione. Assegna a ogni neoassunto un partner o un mentore che gli spieghi il tutto. Incoraggia i dipendenti a interagire con i team da remoto e in sede attraverso chat e attività sociali online. Per aiutare i neoassunti a imparare prima il mestiere, è una buona idea chiedere loro di trascorrere più giorni in sede con colleghi di esperienza all'inizio per poi aumentare i giorni di smart working.

Investi tempo e denaro

Abituarsi a nuove modalità di lavoro richiede tempo, così come nuove competenze. La formazione, l'introduzione di nuovi modi di svolgere il lavoro e gli investimenti nelle tecnologie giuste ti permetteranno di aiutare il personale ad accogliere i cambiamenti. Investire tempo e denaro consentirà inoltre a tutti di sentirsi supportati e apprezzati e di essere parte integrante di una cultura aziendale positiva.

Condividi le conversazioni fondamentali

Chi lavora da remoto può sentirsi distaccato da quanto succede in sede. Assicurati di condividere le conversazioni e le decisioni cruciali con tutto il team, non solo con chi è presente in azienda.

Quali competenze servono per avere successo in un ambiente di lavoro ibrido?

La nuova era del lavoro ibrido richiede nuove competenze, tanto per i responsabili quanto per i team. Inoltre, le aziende devono adattare i processi di reclutamento, onboarding e formazione al nuovo mondo ibrido.

Relazioni e gestione dei conflitti

Le relazioni possono essere complicate quando le persone non si trovano nello stesso spazio fisico e non lavorano nello stesso momento. A causa di incomprensioni o di comportamenti percepiti come ingiusti possono insorgere situazioni di conflitto. Gestire queste insidie e mantenere una cultura aziendale positiva è fondamentale per i leader dei team ibridi.

Trattazione di temi delicati

Affrontare temi quali la discriminazione o uno scarso rendimento all'interno di un team ibrido richiede ottime capacità di comunicazione. I responsabili devono mostrare empatia e trovare il giusto equilibrio tra supporto e fermezza.

Mantenimento della fiducia

Anche creare e mantenere la fiducia tra il personale ibrido richiede particolari competenze. Chi lavora da remoto può sentirsi in dovere di fare più ore e ciò può condurre al sovraccarico digitale e al burnout. Allo stesso tempo, i responsabili potrebbero avere dubbi sul rendimento dei riporti quando non li vedono lavorare con i propri occhi. Sentirsi regolarmente evitando di cadere nella microgestione è d'aiuto in questi casi.

Adattabilità

Il cambiamento è il tratto distintivo del passaggio al lavoro ibrido. Leader e responsabili devono aiutare i team ad adattarsi al nuovo modo di lavorare adeguando al tempo stesso il loro stile manageriale per sfruttare al meglio il nuovo ambiente di lavoro.

9 best practice per un modello di lavoro ibrido

1. Comunica

La comunicazione è l'ingrediente chiave per il successo del lavoro ibrido. Usa i tuoi strumenti di comunicazione per far sapere sempre a tutti da dove lavorano colleghi e responsabili e di quali progetti si stanno occupando. Mantieni sempre aperti i canali di chat per consentire alle persone di condividere idee, proprio come se si trovassero nella stessa stanza.

2. Adotta una normativa ufficiale

Mettere tutto nero su bianco aiuterà a evitare accuse di ingiustizie e farà sentire i dipendenti più protetti. Tutti devono sapere chi può lavorare da remoto, quando e su quali attività. Le normative devono anche stabilire quali sono le esigenze dell'organizzazione in termini di report, contatti digitali e di persona, orari di lavoro e partecipazione a eventi e attività sociali in sede.

3. Fai le scelte giuste per l'ambiente di lavoro ibrido

Ripensa e riprogetta le attività per adattarle alle nuove opzioni offerte dallo smart working. Esamina il piano dell'ufficio per consentire a diversi gruppi e team di collaborare. Investi in connessioni dirette tra HR e IT per supportare le persone, da qualunque posto lavorino.

4. Ascolta i dipendenti

Crea un ambiente nel quale il personale si senta incoraggiato a dire ciò che pensa e a partecipare ad attività correlate al lavoro così come a quelle di team building. Raccogli feedback tramite sondaggi periodici e annuali e condividi i risultati. Incoraggia la cooperazione e la collaborazione.

5. Non aspettarti che le persone lavorino ininterrottamente

Scrivi messaggi solo quando è necessario e invia le comunicazioni durante gli orari di lavoro. Rispetta il diritto degli altri di disconnettersi alla fine della giornata.

6. Concentrati sulla cultura aziendale

Continua a creare e mantenere una cultura positiva, aperta, inclusiva e di sostegno tra il personale in sede e da remoto.

7. Coltiva la fiducia

Esponi chiaramente le aspettative e il concetto di responsabilità. Ascolta i feedback, assegna la responsabilità di attività o obiettivi specifici e crea un ambiente nel quale le persone si sentano libere di esprimere le proprie idee, opinioni e domande senza aver paura di ricevere risposte negative. Evita la microgestione troppo dispendiosa in termini di tempo.

8. Non dimenticare i dipendenti che non possono lavorare da remoto

Ristruttura il reparto HR per far sì che tutti vengano presi in considerazione. Rivedi l'apprendimento non ufficiale e impara come rendere efficaci l'assunzione, l'onboarding e la formazione in diverse sedi remote.

9. Rivaluta il modello adottato e correggi il tiro

Assicurati di usare un approccio del tipo "testa e impara" per le tue iniziative ibride e preparati ad apportare modifiche velocemente, soprattutto se sono necessarie per rendere la tua organizzazione più eterogenea e inclusiva.