Trasmissione delle conoscenze: che cos'è e come gestirla al meglio
Se non adotti procedure adeguate, rischi di perdere informazioni preziose per la tua azienda. In questo articolo parliamo della trasmissione delle conoscenze e di come gestirla al meglio.
Che cosa si intende per trasmissione delle conoscenze?
La trasmissione delle conoscenze riguarda le modalità di condivisione e divulgazione di nozioni e informazioni all'interno di un'organizzazione, con un'attenzione particolare alla risoluzione dei problemi, all'aumento dell'efficienza e al miglioramento della collaborazione in team.
Applicata alle aziende, riguarda le modalità di distribuzione delle informazioni aziendali importanti, delle nozioni apprese e delle competenze fra i diversi reparti. In pratica, significa capire come queste informazioni sono organizzate, come assicurarsi che siano accessibili e pertinenti, e come trasmetterle alle persone giuste al momento giusto.
È fondamentale garantire una trasmissione delle conoscenze ai nuovi dipendenti, ma questo richiede un impegno continuo. Vediamo quindi perché la trasmissione delle conoscenze è importante per le aziende e come garantire la trasmissione delle informazioni per tutta la durata dei rapporti di lavoro.
Perché la trasmissione delle conoscenze è importante?
Per garantire continuità nelle operazioni aziendali, è fondamentale che i dipendenti condividano le proprie conoscenze e le nozioni apprese con i colleghi, in modo che non vadano perse quando il personale lascia l'azienda. Le informazioni preziose non devono essere appannaggio esclusivo di un solo dipendente, ma devono essere condivise tra i diversi reparti secondo un principio di collaborazione.
I sistemi di trasmissione delle conoscenze offrono ai dipendenti un rapido accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, portando così a un miglioramento dell'efficienza e della produttività. Questo è ancora più importante con il passaggio a modalità di lavoro più flessibili e da remoto.
Grazie a questi sistemi, i team possono condividere informazioni sugli aspetti più efficaci e su quelli meno produttivi e i dipendenti possono apprendere dagli errori e dai successi reciproci. Inoltre, la trasmissione delle conoscenze può favorire una maggiore innovazione: presentando un problema o un'opportunità a più team con competenze diverse, si raccolgono più idee e punti di vista differenti.
Grazie alla trasmissione delle conoscenze, i dipendenti possono godere di un ambiente lavorativo che favorisce il loro sviluppo professionale. Inoltre, incoraggiare i dipendenti a condividere il successo dei propri colleghi e farli sentire apprezzati per il loro valore e le loro competenze può contribuire a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.
Esempi di trasmissione delle conoscenze
Vediamo insieme qualche trucchetto per implementare metodi di trasmissione delle conoscenze efficaci in tutte le fasi del percorso professionale del dipendente presso l'azienda.
Quando assumi nuovo personale
Assunzione: la trasmissione delle conoscenze aziendali è parte integrante del processo di inserimento del nuovo personale. Inoltre, tutti i membri del team dovrebbero spiegare e mostrare ai neoassunti il proprio lavoro, anche se non collaboreranno direttamente con loro.
Presenta i neoassunti nei vari reparti e fai in modo che vi trascorrano del tempo: in questo modo si faranno un'idea più chiara di come funziona la tua organizzazione.
Affiancamento: affiancare un mentore ai neoassunti è un ottimo modo per favorire la trasmissione delle conoscenze ai nuovi arrivati. È possibile farlo in modo informale, affiancando i nuovi assunti a dipendenti con più esperienza, o in modo informale, tramite un programma di mentoring.
Quando le persone lavorano per te
Formazione e sviluppo: dotarsi di un programma efficace di formazione e sviluppo non solo aiuta ad assumere e mantenere il personale, ma in generale consente la trasmissione delle conoscenze all'interno dell'azienda.
Valorizza le competenze interne invitando chi è con te da più tempo a formare i giovani; rivolgiti anche a esperti esterni in grado di offrire conoscenze e competenze nuove tramite occasioni di formazione.
Condivisione delle nozioni apprese: favorisci una cultura della condivisione all'interno dell'organizzazione per evitare la compartimentazione delle conoscenze aziendali. Organizza incontri dimostrativi nel corso dei quali le persone possano raccontare di cosa si occupano.
Puoi anche usare strumenti per la collaborazione che facilitano la condivisione e il reperimento delle conoscenze aziendali. I gruppi di Workplace, ad esempio, sono spazi condivisi in cui persone e team possono condividere documenti, lavorare su file in modo collaborativo e salvare materiali di progetto.
Documentazione: se le conoscenze aziendali non esistono al di fuori dei singoli, non è possibile condividerle. Valuta l'adozione di sistemi di gestione delle conoscenze per consentire la documentazione di processi, metodi e nozioni, rendendoli accessibili a chi ne ha bisogno.
Quando le persone lasciano l'azienda
Processi di uscita: uno dei momenti in cui si rischia maggiormente di perdere conoscenze aziendali è quando le persone lasciano l'organizzazione. Definisci un processo formale che aiuti le persone a condividere le informazioni importanti.
Ricorda che una piattaforma di collaborazione è anche uno spazio in cui memorizzare in modo sicuro le conoscenze per tutto il tempo necessario. In questo modo, i neoassunti potranno approfittare fin da subito di tutte le preziose conoscenze accumulate nella tua organizzazione.
Come creare un processo di trasmissione delle conoscenze efficace
Ecco alcuni passaggi per realizzare un processo di trasmissione delle conoscenze efficace all'interno dell'azienda.
Acquisisci informazioni
Il primo passo è conoscere le idee, le best practice, le procedure e le tecnologie fondamentali per la tua azienda: incoraggia i dipendenti a partecipare attivamente a questo processo.
Considera chi sono i destinatari
Rifletti su chi riceverà le informazioni e pensa al modo più efficace di trasmetterle, scegliendo una modalità comprensibile e coinvolgente per i destinatari.
Organizza le informazioni
Affinché le informazioni siano davvero utili, i dipendenti devono poterle trovare senza difficoltà. Classifica i documenti usando parole chiave, tag ed etichette per renderle facilmente accessibili.
Distribuisci le informazioni
Ci sono diverse tecniche per la trasmissione delle conoscenze, come il mentoring, l'affiancamento da parte di colleghi con più esperienza, la formazione pratica o la documentazione: individua l'approccio più adatto al tipo di informazione che vuoi condividere.
Incoraggia la collaborazione
Incoraggia il personale a usare strumenti per la collaborazione per condividere informazioni con i team che lavorano in smart working.
Offri opportunità di apprendimento
Si dice che l'apprendimento duri tutta la vita: un concetto che si applica anche alle aziende. Workshop, corsi di formazione e conferenze tenute da esperti del settore possono favorire lo sviluppo professionale del personale, consentendogli di rinnovarsi continuamente rimanendo sempre all'avanguardia.
Crea un approccio strutturato
Definisci obiettivi e scadenze chiare per il processo di trasmissione delle conoscenze e individua i parametri da monitorare per valutare l'impatto che questo ha sulla tua azienda.
Incoraggiare i dipendenti a segnalare nuove idee, soluzioni e tecnologie assicura che il processo di trasmissione delle conoscenze sia flessibile e in continua evoluzione.
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